如何避免財務管理中的資金支付風險

資金支付是財務管理中的常規操作行為，但常規行為卻常常出事。近來，許多公司紛紛來函來電或者發來電子郵件，就資金款項支付上出現的法律問題進行咨詢，探究財務管理風險的法律防范之道。

山東怡誠公司咨詢（為陳述方便，本文咨詢客戶使用虛擬名稱。）：我們公司組織機構基本健全，財務制度也有。但管錢的人很多，董事長、總經理甚至控股股東都可以發號施令，執行起來總是很亂。公司如何在財務的授權方面形成一個科學的體系呢？

于律師：這就需要一個完整的策劃。比如，股東會、董事會以及總經理的權限及其相互制約，這需要通過公司章程進行規約；財務部門是具體執行部門，一般無權參與決策，但具體操作中是執行股東會、董事會還是總經理的指示，如何執行，這需要通過財務制度進行規約。因此，建議貴公司盡快設計完善授權體系，建立科學的財務制度和流程。其中需要特別提醒貴公司的是：第一，明確公司各個機構的權限范圍，特別是要根據經濟活動的重要性和金額大小確定不同的授權批準層次；第二，明確各個機構、特別是財務部門的責任范圍，責任范圍要清晰、具體、可操作，避免有權無責、出現問題無人承擔責任的情況發生；第三，梳理具體業務程序，對每一項發生的業務設計明確的、單一線條的流程，按程序辦理，避免越級審批、違規審批的情況發生。

山東怡誠：我們公司也有會計制度，基本上也形成了一定的流程，但為什么還是出事呢？比如，去年我們與一個總監解除了勞動合同，依法給他結算了工資、經濟補償等各種款項5萬元，并一次性支付到他的工資卡上?？蛇@位總監在事后又找到公司要求再行支付上述款項，理由是他工資卡上的款項是業務提成款，公司還欠他錢。

于律師：這恐怕是許多公司經常面臨的問題。由于電子支付手段的迅速發展，傳統的有紙支付逐漸減少。電子支付后沒有對方的書面確認，于是造成許多爭議。有的不承認收到款項（這一點比較難），有的對收到的款項認可但主張收到的不是雙方爭議的款項、而是另外一筆款項（比如貴公司遇到的情況），有的說不清楚一筆款項中到底包括哪些內容，等等，不一而足。這些問題的發生，大致有兩方面的原因，其一，財務制度和流程還過于粗糙，缺乏可操作性；其二，財會人員的法律防范意識還不夠強，疏于收集保存支付證據。

山東怡誠：那么如何制定財務制度和財務流程呢？

于律師：財務制度應當是一個體系，與公司治理結構及其他制度相輔相成。一個公司的財務制度無法照搬其他公司，因為公司股東結構、董事會構成、經理職責不同，財務功能不同，其制度也就不同。因此，公司一定要根據自己的情況制定適合自己的財務制度。這里有兩個重要的前提：安全和高效。為達到這樣一個目的，財務流程就顯得尤為重要。因為，制度更多的是規定權利、義務和責任，而其實現則要按照流程通過具體操作完成。現在，許多公司都根據自己的實際情況設計PP（Policy and Procedure），通過一系列簡單明晰的流程圖和表格實現財務管理的安全和高效，使經營管理活動合理化，更具有經濟性、效率性以及效果性，保證會計記錄的準確和完整，并提供及時的、可靠的財務和管理信息。

山東怡誠：具體而言，如何使財務制度和財務流程更科學和更具有操作性呢？

于律師：以付款制度為例。首先，確定付款制度的基本守則，如按權限進行申報和審批，明確付款審核、支票使用、現金支付等職責的具體分配，所有付款憑證必須附上有效文件作依據，嚴格保存和使用空白支票、簽名樣本等重要財務文件，特別規定大額付款的付款方式等等。其次，要對具體付款項目明確不同的支付流程，包括固定資產采購付款、營運支出付款、向外借款付款、投資項目注資等等，有些付款還可以詳細分列，如對員工的付款可以分為員工支出報銷、交際應酬費用、加班餐費補貼、加班出租車補貼、勞動合同解除補償及相關款項結算等等。最后，還要根據不同的付款，規定不同的申請程序和執行程序。

山東怡誠：看來，關鍵是具體的申請程序和執行程序如何設計。那么在付款的申請程序上一般如何設計呢？

于律師：申請部門應填寫付款申請單，注明支出項目，詳列付款細節及付款理由，按審批權限審批。這時，申請部門必須清楚列明付款金額和收款人名稱。使用銀行匯票或電匯時，收款人的姓名及其銀行賬戶號碼、貨幣等資料應通過傳真或者電子郵件獲得收款人的書面確認。

山東怡誠：的確，申請程序需要科學設計，以便執行程序的安全和高效。那么，執行程序又如何設計呢？

于律師：執行程序一般應當包括付款審查、付款核對、付款審批、款項支付幾個階段。付款審查階段，主要檢查付款申請是否已獲審批；付款核對階段，主要檢查票據申請、付款憑證、付款通知書等支持文件及固定資產采購、營運支出申請單是否相符。付款審批階段，由財務經理進行簽批，對于大額款項應設定特別審批限制，如經董事會批準或者董事長批準等?？铐椫Ц峨A段，要特別注意保存和收集款項支付的憑證、支付內容、對方對款項的確認等證據。貴公司遇到的問題恐怕很大一部分原因就出在財務執行程序上。如果貴公司能夠有一套完整的款項審批和支付流程，或者在付款前后要求那位總監簽署書面確認文件，明確所收款項的內容和數量，明確標示他與公司的關系就此全部厘清，不存在其他債權債務，這樣都可以避免麻煩。事實上，收款人的簽字極為重要，這個簽字不僅僅是收款的證明，更多情況下是一個債務了結和責任終止的標志。

山東怡誠：看來，只有制度還不行，還需要高效并且是有效的操作流程。

于律師：確實。最后我還要特別提示貴公司，制度和流程固然重要，但關鍵還是要嚴格執行。有令不行、有禁不止的管理注定是失敗的。

還有一點，就是要樹立法律風險防范意識。公司的重要決策和經營管理都離不開法律。比如有的公司就規定，法律文件（包括但不限于合同）都必須獲得法律顧問和財務總監的同意之后方能簽署，若有一方反對，合同就無法簽訂。這是一種切實有效的辦法。財務管理在于確保經營能夠產生盈利，而法律審核則在于避免和減少風險，二者從兩個方向促使公司經營管理行為的科學和理性，維護著公司的根本利益。