淺談干部人事檔案的資源利用

李龍娟，女，漢族，籍貫：江蘇淮陰，1973年5月出生，大專學(xué)歷，目前攻讀機(jī)關(guān)管理與辦公自動(dòng)化專業(yè)本科。

干部人事檔案是對(duì)干部個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)等的一個(gè)記錄，在人們長(zhǎng)期形成的觀念中，這些材料都屬于個(gè)人隱私，必須在一定范圍內(nèi)保管，所以不便于主動(dòng)展開利用工作。但我認(rèn)為干部人事檔案需要保密，是相對(duì)而言的，實(shí)際上只要遵循相關(guān)的原則和紀(jì)律，利用和保密并不矛盾。我們必須充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作在黨的干部工作和國(guó)家檔案事業(yè)中的地位和作用，認(rèn)識(shí)到它是各級(jí)組織人事部門工作必備條件之一，直接影響到組織人事部門干部工作的效率和質(zhì)量。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，檔案工作的信息化、社會(huì)化建設(shè)步伐加快，出現(xiàn)了不少新情況、新問題，干部人事檔案工作也面臨不少新的挑戰(zhàn)，干部人事檔案如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，強(qiáng)化服務(wù)效能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，及時(shí)根據(jù)干部人事工作和其它中心工作的需要，主動(dòng)參與，超前服務(wù)，本著實(shí)事求是、客觀公正、對(duì)本人透明的原則辦理，更好的為干部人事工作服務(wù)，這些需要我們認(rèn)真研究。同時(shí)作為干部檔案工作者必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮干部人事檔案作用為干部人事工作服務(wù)，是干部人事檔案工作的根本目的。

1、實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，充分發(fā)揮其作用。

在信息高速發(fā)展的今天，作為重要信息資源之一的干部人事檔案，是做好干部工作不可缺少的基礎(chǔ)材料，是開發(fā)人才的有效信息，是解決各種問題的重要依據(jù)。然而在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式中存在手工勞動(dòng)導(dǎo)致工作效率較低，傳統(tǒng)的服務(wù)方式不能滿足人們對(duì)信息量大、面廣、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等諸方面需求，傳統(tǒng)管理模式也使管理者以老辦法去分析、解決新問題等等一些弊端。如果建立起人事信息庫(kù)，將大量的信息材料通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印，利用計(jì)算機(jī)管理人事信息將大大提高整個(gè)人事檔案信息的開發(fā)與利用工作的全面性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，進(jìn)而推進(jìn)整個(gè)人事工作的大變革。因此，組織人事部門必須盡快建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，它不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理，記錄干部工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，在實(shí)際工作中如果碰到年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等方面的問題時(shí)，可及時(shí)調(diào)出查閱，這樣不必查閱人事檔案原件，就可以個(gè)快捷、更迅速開發(fā)人事檔案信息資源。這種方式既可以使干部人事檔案充分發(fā)揮其歷史效能，堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，為正確解決問題提供第一手資料，用干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)能及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價(jià)值的信息，提高工作效率，又可以盡量減少檔案原件的使用次數(shù)，有效保管原始檔案。

2、利用干部人事檔案為選拔任用干部、人才服務(wù)。

（1）為單位選人用人配置合理、結(jié)構(gòu)優(yōu)化服務(wù)。干部檔案工作是組織干部人事工作的重要組成部分，使干部人事管理中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)造就大批能夠跨世紀(jì)擔(dān)當(dāng)重任的領(lǐng)導(dǎo)人才的偉大工程中，干部檔案工作更使起著基礎(chǔ)和聯(lián)結(jié)的作用，干部人事檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)。在干部選拔工作中，通過干部檔案可以查清女干部、非黨干部和少數(shù)民族干部的分布情況、年齡情況、文化結(jié)構(gòu)等情況，真正做到選賢任能，知人善任，選拔德才兼?zhèn)涞暮酶刹浚瑸闄C(jī)構(gòu)改革調(diào)整班子，任用干部提供重要依據(jù)，保證各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)構(gòu)改革調(diào)整班子做到了心中有數(shù)，增強(qiáng)了工作的預(yù)見性。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)干部檔案信息進(jìn)行綜合分析，可以迅速提取各種信息，科學(xué)準(zhǔn)確地提供出所需要的人選，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供可靠資料，為組織領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

（2）為單位建立人才信息科，實(shí)行個(gè)性化管理服務(wù)。改革開放以來，我國(guó)人才交流較大，為做好人才資源開發(fā)利用，就要利用檔案、分析檔案、跟蹤用人。組織人事部門應(yīng)盡快建立起各類人才檔案，并主動(dòng)提供所需人才個(gè)體情況，挖掘人才潛能，形成數(shù)量充足、門類齊全的人才庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確選人用人提供重要依據(jù)。有條件的還應(yīng)主動(dòng)向有關(guān)部門推薦優(yōu)秀人才，把資源庫(kù)變成人才信息庫(kù)，把沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案。如可以為專業(yè)技術(shù)人員建立技術(shù)檔案?jìng)?cè)重職業(yè)能力、職業(yè)生涯、職業(yè)信譽(yù)、科研創(chuàng)造、技術(shù)創(chuàng)新以及專業(yè)著述等情況的記載，探索人事檔案為各類人才提供個(gè)性化服務(wù)的方法和途徑，不斷豐富和創(chuàng)新檔案管理的內(nèi)容，向更高的層面上提升人事檔案的使用效能，便刻板的資料為動(dòng)態(tài)的資源，為用人單位選才和各類人才擇業(yè)提供真實(shí)可靠的第一手資料。對(duì)于引進(jìn)的人才可為其建立人才檔案，建檔后，經(jīng)過鑒別、分類、整理后裝訂成冊(cè)，人事部門及時(shí)為這些人才提供跟蹤配套服務(wù)實(shí)行規(guī)范化管理，使被引進(jìn)的人才后顧無憂。

現(xiàn)在的檔案作用在不斷發(fā)生著變化，今后它所記錄的內(nèi)容可能要擴(kuò)展到記載每個(gè)人的事業(yè)成果、人才的業(yè)績(jī)等等，也會(huì)紀(jì)錄一個(gè)公民守法、納稅、接待等信用內(nèi)用，它將變成一個(gè)人的誠(chéng)信檔案，逐漸為社會(huì)共享的個(gè)性化的人才信息庫(kù)。

在實(shí)際工作中，干部人事檔案除了滿足干部考察、人才選用工作需要外，可以為干部工作出具歷次任職憑證、工資變動(dòng)憑證、社會(huì)關(guān)系憑證、黨團(tuán)關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學(xué)習(xí)層次憑證等，對(duì)工資制度的改革、干部工齡的認(rèn)定、為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇和干部歷史遺留問題等一系列問題的解決提供有價(jià)值的資料、依據(jù)和服務(wù)。