小企業怎樣尋找供應商

《科學投資》編輯部：

有一個問題想向你們請教。我現居住于北京西四環附近的一個居民小區里。小區是1980年前后建的，已經有20多年歷史，大多數居民家中的裝修已經顯得陳舊，所以，許多居民都在動二次裝修或家裝翻新的念頭。在小區周圍5公里范圍內，還有10多個正在興建的居民小區，其中有些新建樓盤已陸續入住。很多建材商看好我們這一帶的建材市場，包括東方家園等大型建材連鎖店都在周圍建起了分店。大型建材市場實力雄厚，貨物齊全，是一般小型商店比不上的，但對于消費者來說，也有不方便的地方。大型建材市場一般都場面宏大，上下兩三層，幾千上萬個品種，雖然分類清楚，但要想買點什么，仍舊要上下費勁地找半天，而且交款的時候，往往還要排隊。一般人如果只是想買幾顆釘子、一卷防滲紗布、一個地漏、一個燈泡、一把螺絲起子、幾米有線電視電纜等，都不愿到這些地方去買，而是寧愿選擇就近的小五金商店。在小區周圍和附近一帶，最近一年多出現了30多家小五金商店。這些小五金店，小的只有3、4平方米，前面一截柜臺、后面一個木頭的或金屬的貨架，就算開張了，投資頂多也就二三萬元，大一些的也就二三十平方米，投資大概五六萬元。我了解過，這些小五金店基本都是從離我們這里大約20多公里遠的一家大型五金建材批發市場進貨。因為資金有限，而經營的品種繁多，即使是最小的一家五金店，經營的品種也有上百種，所以，每次進貨量都不大，比如進一個型號的釘子，店小的一次只能進個一兩公斤，多的也就是三四公斤。批發商大多靠走量賺錢，你一次進的貨這樣少，他給你的價格肯定下不來。所以，我想在我們小區周圍開一個專門的小五金配送商店，批零兼售。我店里賣的小五金價格不低于周圍的那些小五金商店，同時我給他們配貨。我計算了一下，因為我每次從廠家進貨可以達到一定的量，所以，從廠家拿貨的價格不會比那家大型五金建材市場高多少，而我在經營成本上的優勢不是那家大型五金建材批發市場可比的。這樣的話，周圍的小五金店從我這里拿貨，價格至少可以比他們自己從那家五金建材批發市場進貨便宜5％以上。對于小本經營的店來說，這就是一個不小的比例了，而且我還可以送貨上門，有時候碰到顧客要的品種他們沒有的話，還可以臨時從我這里拿，我等于給他們做了一個儲備倉庫。我問過一些小五金店的店主，他們都表示有興趣。我粗算了一下，做這么一個小五金批零商店大概需要投資100萬元左右。我過去是做水產批發的，有一些積蓄，加上有幾個朋友對我的主意感興趣，也準備投資，在資金上沒有問題。店面已經找好了，就在我們小區后面一條胡同里，是一家小木器廠的幾間臨街的小平房，大約有300多平米，中間可以打通，價錢很便宜。我現在的問題就是要尋找合適的供應商。我已經找了幾家工廠，雙方已經談了幾次。我還想再找一些工廠，以便進行比較，希望在保證質量的前提下能夠拿到最有競爭力的價格。我以前只做過水產采購，做水產時只需要跟一兩個養殖場打好交道就可以了。現在做這一行，需要打交道的廠家可能有十幾個，甚至幾十個，我覺得和以前做水產時很不一樣。我想要向你們請教的是：像我這樣的小企業，應該如何尋找供應商？在選擇供應商時應該注意些什么？謝謝！

北京胡柏生

2004年8月12日

胡柏生：

謝謝您的信任。您來信提出的不僅是一個對商業批零企業來說十分重要的問題，對生產型企業同樣也是一個十分重要的問題。小型企業在尋找和確立供應商方面，就一些具體操作手法來說，與大型企業有一些區別，但從基本原則看，與大型企業并無區別，有一些原則是大家都必須遵守的。遵守這些原則，可能使企業的道路走得更加平順，使企業進步更快，反之，違反了這些原則，則可能使企業受到損失。特別是有一些損失小型企業是承受不起的，所以需要格外注意。

選擇供應商應遵循的原則

一般來說，企業在尋找和確立供應商時，不論其大小，均應遵循以下幾項原則：

第一、目標定位的原則

企業在尋找和確立供應商時，應當注重對供應商進行廣泛和深入的考察。應根據目標客戶的屬性，鎖定目標商品，然后依據目標商品的品質特性、采購數量、價格要求等去選擇供應商。建立的供應渠道應既能保證企業對產品品質的要求，又能夠滿足企業對產品價格的要求。

第二、優勢互補的原則

供應商應當在經營理念、經營方向和技術能力方面符合企業預期的要求，在某些領域應具有比企業更強的優勢，在日后的配合中能在一定程度上優勢互補。尤其在建立關鍵、重要零部件的采購渠道時，更需對供應商的生產能力、技術水平、優勢所在、長期供貨能力等方面有一個清楚的了解和把握。作為需求方，應清楚地知道你之所以選擇這家廠商作為你的供應商而不是其他廠商，是因為他們具備某些其他廠商所不具備的優勢，而這些優勢對你的企業今后的發展至關重要。

第三、擇優錄用的原則

在報價相同及交貨承諾相同的情況下，應首先選擇那些企業形象好的供應商。如果這家供應商曾經給某些品牌企業提供過產品供應，并得到這些品牌企業的認可，則無疑應成為你選擇時的最好參考。在這里需要注意的是，你不應只為供應商某一方面的優勢所打動，比如價格或者產品品質，而忘記了該供應商在其他方面的劣勢，比如交貨不及時等。你需要綜合各方面因素，平衡利弊，考慮哪些因素對你來說最重要，然后作出最有利于你的選擇。一些企業在尋找供應商時容易犯這樣的錯誤，即一葉障目，僅僅因為看中了某些供應商在價格或產品品質方面的優勢，就匆匆簽下供應合同，卻忘記了這些供應商并不能保證及時給他們供貨。當遭到第三方索賠的時候才發現問題，卻悔之晚矣。在商業活動中，這種情況屢見不鮮。小企業由于資金不足、缺乏經驗或急于樹立企業形象，尤其容易犯這樣的錯誤，應盡力避免。

第四、共同發展的原則

隨著社會分工的細化和市場競爭的日趨激烈，要經營好一家企業，已經不僅僅是某一家企業自身努力就可以達成的。經營好一家企業需要全方位因素的配合，包括供應商的配合。如果供應商不能以全力配合本企業的發展計劃，企業在實際運作中必然會受到影響。所以，供應商是否有共同發展的理念，并將之付諸實踐的能力，應成為企業在尋找和確立長期供應商時的重要參考標準之一。

對供應商的審核

當你確定了一個初步的供應商名單后，你應從以下兩個方面來對你初步擬定的供應商進行審核，以便從中作出最后和最佳的選擇。第一、你所選擇的供應商是否有能力滿足你短期和長期的需求；第二、你所選擇的供應商是否能積極地以你所期望的方式來滿足你短期和長期的需求。更具體地說，你可以根據這樣一些因素對你初步選定的供應商進行全面審核，以最后確立你的目標。這些因素包括：1、供應商的企業性質、規模；2、供應商的財務狀況；3、供應商的經營理念和管理方式、管理水平；4、供應商的技術能力、生產能力；5、供應商的品質保證能力；6、供應商的長期、穩定的供貨能力；7、供應商的長期發展規劃等。

審核的方式則有多種，比如發函進行書面調查（常用于一些遠距離的供應商，比如海外供應商）、實地考察（常用于一些距離較近的供應商）、與供應商面對面的交流、與目標供應商的現有客戶群進行討論，征求目標供應商現有客戶群的意見。這些方法在實際操作中常常被結合起來使用。

供應商的取舍

務虛階段結束之后，對供應商的選擇就進入務實階段。你要對初步篩選后保留的供應商作再次篩選，以便作出最后的取舍。在以上階段的審核中，如果你的目標供應商皆能滿足你的要求，那么，接下來要做的就是：要求目標供應商提供產品樣本，對樣本進行審核，有時需要對樣品進行試用；對目標供應商的生產工廠進行審核。樣品審核（評估）必須進行，對目標供應商的工廠審核則應視情況而定。因為工廠審核需耗費采購方大量人力、時間和精力。一旦審核不合格，供應方還需投入資金對工廠進行整改。如果你的采購數量較大且是長期采購，換句話說，你對供應商來說是一位重要客戶，那么，一般供應方會接受你對工廠的審核，并根據你的要求，對不合格的部分進行整改，否則的話，供應商將會拒絕你對工廠的審核。就胡先生的情況來看，應該屬于一位小規模的采購商，供應商可能不會接受你對工廠的審核，提出對工廠審核，反而可能會影響雙方的合作。

在對供應商作出取舍時，另一個需要考慮的重要因素是地理距離。基于交貨的迅捷性和處理問題的方便性，另外考慮物流成本，對供應商的選擇原則上一般是舍遠取近，但如果外地供應商在產品品質或價格上擁有較大優勢，可為采購方帶來較大利益，則應優先考慮外地供應商。

為防止出現在“一棵樹上吊死”的局面，或避免受單一供應商的“挾持”，在同一物料的采購中一般應盡量多選幾個供應商，這樣也會有利于采購方在就價格、品質、交貨期等同供應商進行談判的時候獲取主動。像胡先生這樣的小企業，如果做不到同時應付多個供應商，也可以采取主副供應商的辦法，比如在某一物料的采購中，以一個供應商為主，同時視情況輪流從其他兩三個供應商中進行采購，保持與這些供應商的聯系。

具體操作細節

首先要明確你對供應商的要求，然后，你需要盡可能多地獲取相關供應商的信息。信息的來源有多種，例如，互聯網、電話黃頁、各種展覽會、通過別人介紹等等。為了更好地監督尋找工作的進程，你可以制作一張簡單的列表，將你所了解到的供應商及其情況，分門別類地記錄在上面。

通過這種方式，就你所需要的某一種物料，比如釘子、螺絲起子，可能同時會有幾家供應商進入你的視野。你可以根據自己的要求，對這些供應商進行初步篩選。篩選的方式：你可以使用合適你的方法與這些供應商取得聯系，但是，第一次盡可能采用電話聯系。在第一次聯系的時候，你就應該盡可能清楚地向對方表明你跟他們聯系的目的，你的需求和要求。通過電話，你可以初步了解對方，包括對方的人和對方的產品，這可供你作出進一步的判斷。除非特殊情況，不要在第一次聯系時就叫供應商報價，因為，一是你正處于廣泛與供應商接觸的階段，你并不能確定自己最終會從哪一個或哪幾個供應商進貨，這時候就讓對方報價，對你來說毫無意義；二是要避免讓對方產生“這個客戶只關注價格”的錯誤印象；三是雙方第一次打交道，對方不可能一上來就給你一個“誠實”的報價，這樣的報價往往連參考的價值都沒有；四是第一次接觸就讓對方報價，容易給對方造成一種你急欲達成協議的感覺，從而提高對方在心理上的優越感，給接下來雙方可能會存在的進一步的談判造成障礙。

通過這些方法，你可以對潛在供應商作一個初步的篩選。你可以保留3-5家供應商，以供進一步的接觸。對于保留的這些供應商，可以根據對方的遠近采取進一步的行動。對于距離較近的，可以邀請對方過來面談。面談的時候，請對方帶上企業簡介、相關樣品以便進一步考察。對于距離較遠的供應商，草率地讓對方千里赴約是不禮貌的。合適的做法是首先讓對方用郵遞的方式將相關資料和樣品寄送給你，在進一步了解的基礎上，感覺有較大把握達成合作時，再讓對方過來面談。當然，像胡先生這樣的小企業，資金實力有限，每次采購數量有限，如果一定要雙方見面才放心的話，一般情況下，就只能自己屈尊到生產廠家去面談了。對于較有實力的企業，如果對采購的要求較高，數量較大，或者對小企業來說，某一批物料的采購對你生死攸關（比如可能耗盡你手頭所有的資金，或者使你因不能按合同期交貨而遭受不能承受的損失），則最好能經過一個“核廠”程序，即親自到對方的生產現場去看一看。在這樣的情況下，如果僅僅滿足于讓對方過來面談一番，聽對方的一面之詞，或者看看對方送來的樣品后就草率地作出決定，很容易出問題。還要注意一個問題，有些供應商因為實力不濟，經常會拿別人的工廠來冒名頂替，蒙騙對方，這樣的事經常發生，要注意識別。

經過這些程序，對于哪些人能夠最后成為你的供應商，你已經初步做到了心中有數，這時候就可以開始讓對方報價了。因為雙方彼此都有了一定程度的了解，這時候供應商的報價一般會比較接近實際，水分較小。盡管如此，對待廠商的報價你仍舊應持小心態度，應盡量從多渠道、多側面獲得廠家的報價，以進行比較。之后，你可以選擇最適當的二至三個報價（注意是最適當報價，而不是最低報價。做生意，一分錢一分貨。有時候最低的價格未必是最合適的價格。得到最優惠價格的同時，如果產品品質、交貨周期等等不能得到保證，將會造成無窮后患，也可能得不償失）。經過雙方進一步議價，得到最后定價。雙方簽訂合同，便可以共同認可的條件，比如價格、貨期、產品質量、數量等等，進行合作了。至此，尋找和確定供應商的流程便可告一段落。以后如再有新的需求，可按此程序照方抓藥。

幾句題外話

從胡先生的來信看，可謂是有備而來，事先對市場進行過詳細的調查，各方面都考慮得比較周到，但是，“投資有風險，入市須謹慎”，這雖然是一句套話，卻可謂至理名言，對于小本創業者來說，更是不可須臾忘記。據《科學投資》的了解，小五金的經營是一件十分瑣碎的事，涉及的品種太多，在尋找供應商方面很容易，但以胡先生準備投入的資金額，分配到幾百個品種的采購，好像撒胡椒面一樣，每個品種每次的采購數量、投入資金都不可能太大。在這種情況下，一方面對供應商的管理可能會存在較大困難，需要較高成本，因為涉及的供應商可能會有十幾家甚至幾十家，對一個小企業來說，這樣的供應商數量未免太多了一點；另一方面，以這種采購方式，胡先生究竟能夠從供應商方面獲得多大程度的價格優惠，以便與胡先生信中所述及的那家大型五金建材批發市場進行競爭，我們的看法不是十分樂觀。胡先生可能還要面臨周邊大型建材超市的競爭。胡先生既然將經營的主攻方向放在給周圍的幾十家小五金店作配送，那么，不能不考慮的還有那些小五金店的經營慣性，那些小五金店老板的思維慣性。《科學投資》在與小本經營者的接觸中發現，一些小本經營者存在一種不好的心理取向，那就是寧可讓自己不認識、不熟悉的人賺自己的錢，也不愿讓自己周圍的人、天天與自己打交道的人賺自己的錢，盡管后者更可能給他們帶來好處，只要這種損失在自己心理的承受范圍之內，他們將寧可忍受這樣的損失。這種人還不少。胡先生對此不能不認真加以考慮，何況胡先生就是這些小五金店的競爭對手呢。