檔案管理簡約化趨勢分析

也許是因?yàn)槲飿O必反的原理，繁瑣冗雜的檔案管理工作在過去的十幾年間不斷被簡約化，并且成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢，應(yīng)當(dāng)引起我們的足夠重視，予以充分的分析。

一、檔案鑒定不再成為難事

上個(gè)世紀(jì)80年代，筆者根據(jù)上級機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)意見，整理出多達(dá)20個(gè)步驟的文件歸檔鑒定工作流程，其冗繁程度令人咋舌不止、鎖眉難開。在一些單位，文件價(jià)值鑒定還有三年不出徒的土規(guī)定，而決定案卷存亡的檔案鑒定更是讓許多人談之色變。由此可見，以“高（指所需操作水平）、難（指工作難度）、險(xiǎn)（指失誤引起責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)）”著稱的檔案鑒定工作觀念，在檔案界不知延續(xù)了多少年。然而，到本世紀(jì)初，至少在鐵路物資系統(tǒng)，檔案鑒定因其變得簡明而易于學(xué)習(xí)，因其變得簡單而易于操作。中國鐵路物資總公司于2004年舉辦了一期檔案鑒定培訓(xùn)班，近30家單位的50多名專兼職檔案員僅僅經(jīng)過半天課堂培訓(xùn)，又經(jīng)過半天實(shí)習(xí)操作，便基本上掌握了歸檔文件鑒定和檔案鑒定的工作技巧，當(dāng)年，全系統(tǒng)鑒定各門類保管期滿檔案約5萬余卷，往年費(fèi)力耗時(shí)的文件鑒定和歸檔整理工作，許多單位僅用一周時(shí)間便告結(jié)束。

二、檔案分類已從神壇上走下來

上個(gè)世紀(jì)80年代，一些檔案學(xué)教授們反復(fù)講解“分類是檔案管理的核心與基礎(chǔ)”這個(gè)命題，檔案分類幾乎被神圣化，成為約束人們思想觀念、束縛人們手腳的“天條”。1987年出版的《中國檔案分類法》，將檔案從Ａ到Ｕ列出19個(gè)大類，僅分類主表就編排了近200頁，此外，還有復(fù)分表、分類規(guī)則等，如同一部厚重而又難懂的“天書”。天地輪回，物極必反。當(dāng)實(shí)踐成為檢驗(yàn)檔案分類正確與否的主要標(biāo)準(zhǔn)后，檔案分類便走上了不斷簡化和易于操作之路。機(jī)構(gòu)分類法在機(jī)關(guān)、企事業(yè)機(jī)構(gòu)精簡中被不斷精簡；問題分類法將近乎無限的問題高度簡約化；以社會公共職能為主、以本單位特殊職能為輔、只設(shè)置8－12個(gè)單級目錄的職能簡易分類法，更是徹底褪去了檔案分類的神圣華裝，將檔案分類從神壇上拉將下來。有些人預(yù)見，在實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)智能化管理之后，根本不用將歸檔文件作任何分類，只用常規(guī)方法將其組成若干保管單位，一樣可以通過主題詞實(shí)現(xiàn)快速模糊查詢。

三、對檔案目錄（手工編寫或用于手工查詢的）能否繼續(xù)存在的設(shè)問

檔案編目學(xué)像一堵厚重的圍墻，將公眾擋在檔案館大門之外。人們?nèi)n案館查閱檔案，不耐心翻閱目錄而試圖找到所需文件，如大海撈針。而試圖通過查閱專業(yè)性很強(qiáng)的、簡直數(shù)不清的各種目錄，找到所需檔案，猶如翻越三丈高的冰崖方可遙見如同小小白斑的那朵雪蓮。依據(jù)《檔案編目學(xué)》編撰的館（室）藏引導(dǎo)性、查找性的卡片式、簿冊式、機(jī)讀式若干檔案目錄，被稱為“檔案檢索目錄體系”。這個(gè)復(fù)雜的檔案目錄體系，連檔案目錄學(xué)專家都感到眼花繚亂。由此可見，檔案館藏向社會開放，真不是一蹴而就的事情。

在西北某飛機(jī)制造公司即將將100多萬卷的圖文檔案輸入計(jì)算機(jī)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理之時(shí)，“十一五”期間要丟棄一切紙質(zhì)目錄而實(shí)現(xiàn)檔案無紙化網(wǎng)絡(luò)查詢利用。“我們將把檔案目錄庫貼上封條!”館長不無幽默地說。

是的，誰能設(shè)想在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)的計(jì)算機(jī)智能化查詢功能該有多么神奇！它不僅是簡約快速與非常便利的，而且是準(zhǔn)確與系統(tǒng)的，甚至是人性化（友好對話與生動頁面）與人工智能的（具有邏輯聯(lián)想功能）。可以自動生成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的各種案卷級、文件級查詢目錄，并可實(shí)現(xiàn)快速便捷檔案全文檢索利用的計(jì)算機(jī)智能管理技術(shù)，將浩瀚的豐富的系統(tǒng)的檔案館藏（少數(shù)需保密者除外）一覽無余地展示給社會，那個(gè)時(shí)候，傳統(tǒng)的手工檔案編目便成為歷史，檔案編目學(xué)只是檔案管理軟件編程者的工具書。

四、誰打破了檔案著錄標(biāo)引的瓶頸

將檔案內(nèi)容中可用于檢索的信息特征記錄并形成條目的過程，叫著錄；用規(guī)范化語言符號對檔案主題內(nèi)容揭示并標(biāo)識，稱作標(biāo)引。按照《檔案著錄標(biāo)引規(guī)則》，標(biāo)引一份文件的近二十個(gè)著錄項(xiàng)目，一般要花約十分鐘時(shí)間；而著錄標(biāo)引一張案卷級卡片，一般需要20分鐘。有人做過專門測算，對某檔案館數(shù)百萬卷檔案、數(shù)千萬甚至上億份文件著錄標(biāo)引，幾百人要干幾百年，這就是將天文數(shù)字的檔案著錄標(biāo)引所要花費(fèi)的天文時(shí)間。2005年10月，筆者在參觀某一現(xiàn)代化機(jī)械制造廠檔案館時(shí)，已經(jīng)親眼所見一秒鐘“吃進(jìn)”一頁文件的自動翻頁掃描機(jī)，它一年就可輕松地將大約一萬卷檔案數(shù)字化，如果組排式高速自動掃描機(jī)問世，數(shù)百萬卷檔案館藏的數(shù)字化處理，幾個(gè)月便可大功告成。智能化檔案全文高速掃描，可以在掃描過程中由管理程序自動生成用于檢索的檔案（文件）主題詞，以及年代、日期、文號、責(zé)任者、類別編號等若干查詢要素，徹底打破了檔案計(jì)算機(jī)著錄標(biāo)引的瓶頸。突破瓶頸的檔案文件，如決堤洪水嘩嘩地涌進(jìn)海量的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，這就是檔案著錄標(biāo)引工作的歷史性變革。

五、公眾在檔案館自由檢索利用檔案為時(shí)不遠(yuǎn)

一個(gè)以簡約管理為特色的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化的檔案館，其服務(wù)對象應(yīng)當(dāng)是社會公眾。傳統(tǒng)檔案館厚重的圍墻在檔案數(shù)字化過程中轟然倒塌之后，同樣廢除的還有束縛公眾檔案檢索利用的若干制度。國家民主化法制化治理的重要標(biāo)志之一，是大眾對檔案的自由利用。檔案本來就是全體社會成員的勞動產(chǎn)物，它應(yīng)當(dāng)毫無障礙（指科技因素）毫無條件（指社會因素）地服務(wù)于全體社會成員，才能使檔案信息資源能量實(shí)現(xiàn)最大化擴(kuò)張，成為取之不盡用之不竭的社會再生智力資源。檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化推動社會民主化法制化進(jìn)程，社會民主化法制化不斷提出檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化要求，二者如同兩個(gè)車輪，推動著社會進(jìn)步與民主政治的不斷深化。從某種意義上講，簡約化就是大眾化，沒有簡約化的檔案管理，就沒有大眾化的檔案利用。檔案管理所謀求的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化簡約管理形態(tài)，其最終目的是適應(yīng)民眾對檔案館藏的自由檢索利用。

六、檔案勞動的社會化展望

筆者在本文中分析檔案簡約化管理，并把它看成是檔案事業(yè)不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢，是由檔案勞動的社會化發(fā)展規(guī)律所確定的。

檔案勞動作為社會中的一種專業(yè)勞動，起源于社會勞動分工。檔案勞動分工在經(jīng)歷了產(chǎn)生——細(xì)化——完善這一漫長的歷史過程之后，又將走向檔案勞動的兼容并舉——分工界限模糊——被社會同化直至消失，實(shí)現(xiàn)社會勞動大同，這就是檔案勞動社會分工的歷史回歸，檔案勞動必然循其規(guī)律而發(fā)生諸多變化。目前，我們正處于檔案勞動分工的兼容階段，兼容，既是吸納、完善，又是重組并簡約化過程。檔案勞動的吸納，就是吸引其他社會成員參與檔案勞動，吸納其他專業(yè)勞動的優(yōu)秀之處而完善自己。但是，它主要通過自身勞動方式的簡約化，為其他社會成員參與檔案勞動創(chuàng)造基礎(chǔ)。社會中任何一種勞動分工的完善與進(jìn)步，不是排異力量的增長而是兼容能力的擴(kuò)大，越來越廣泛的社會參與，必然推動檔案專業(yè)勞動分工界限的模糊，從而走向社會勞動大同。檔案勞動的范疇是很廣泛的，除了一般意義上的檔案專業(yè)管理活動，還包括檔案材料的形成與檔案的利用，而其后兩者不是專業(yè)檔案管理活動所能涵蓋的。檔案是社會全體成員的勞動成果，全體社會成員都有享受（利用）檔案的權(quán)利，只不過，曾被復(fù)雜化繁瑣化甚至神話的檔案管理形態(tài)，和促成這種檔案管理形態(tài)的法律法規(guī)，曾經(jīng)剝奪了大多數(shù)社會成員參與檔案勞動和享受檔案勞動成果的權(quán)利。在歷史上，檔案一度成為權(quán)貴們享受的專利品，檔案藏在石室金匱中不見天日，幾乎與社會隔絕。社會民主與法制的力量逐步解放著檔案勞動，使其以簡約化形態(tài)融入社會，以順應(yīng)社會進(jìn)步和社會對檔案愈來愈普遍的需求。

檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化必然以簡約化為顯著特征，以簡約化為特征的檔案管理同時(shí)推動著檔案勞動社會化進(jìn)程，從而最終導(dǎo)致檔案專業(yè)管理融入社會大同。這是筆者關(guān)于檔案事業(yè)發(fā)展趨勢的窺見。

作者單位：福建省民政廳