試論高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的問題與對(duì)策

摘要：科研經(jīng)費(fèi)已成為高校主要的資金來源之一，如何管好、用好科研經(jīng)費(fèi)，提高科研經(jīng)費(fèi)的產(chǎn)出效益是高校財(cái)務(wù)管理面臨的新課題。本文提出了高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理上存在的主要問題，財(cái)務(wù)管理體制不夠嚴(yán)謹(jǐn)、財(cái)務(wù)管理制度不夠健全、科研固定資產(chǎn)管理不夠規(guī)范，剖析了產(chǎn)生這些問題的主要原因，探討了進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新的主要舉措。

關(guān)鍵詞：高校科研 財(cái)務(wù)管理 問題與對(duì)策

隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，科研能力已成為評(píng)價(jià)高校綜合競爭力的重要指標(biāo)。各類高校為了促進(jìn)學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)，提升學(xué)校的聲譽(yù)和地位，普遍高度重視科研活動(dòng)的開展。與此同時(shí)，科研經(jīng)費(fèi)來源趨于多元化，經(jīng)費(fèi)數(shù)額也大幅上升，并且已成為高校資金的重要組成部分。高校對(duì)科研活動(dòng)的管理包括兩方面：科研項(xiàng)目管理和科研經(jīng)費(fèi)管理。管理模式多為科研處負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的管理，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的管理。科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理是高校科研管理的基礎(chǔ)工作，用活用好科研經(jīng)費(fèi)對(duì)高校科研活動(dòng)的開展具有不可輕視的作用。但是，目前高校科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理中存在不少亟待解決的問題。

此前，學(xué)者提出要建立開放、競爭、協(xié)作的機(jī)制，有效利用科研經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)科研領(lǐng)域內(nèi)的監(jiān)督、成本核算；重視科研產(chǎn)出，努力提高科研投資的效益。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了電算化條件下高校科研經(jīng)費(fèi)管理方法的研究㈨、高校科研財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的研究，探討了加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理，提高資金使用率的措施，以及建立科研經(jīng)費(fèi)管理責(zé)任制和績效評(píng)估機(jī)制的要求。本文基于現(xiàn)有文獻(xiàn)的分析和大量的調(diào)研，歸納了高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理上存在的主要問題，分析了形成的主要原因，探討了進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新的主要舉措。

一、高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理中存在的主要問題

(一)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理體制不夠嚴(yán)謹(jǐn)

1．科研經(jīng)費(fèi)成本核算缺位。科研成本應(yīng)包括與科研活動(dòng)有關(guān)的學(xué)校公共資源(如圖書館等)、水、電等的使用費(fèi)，科研用房、儀器設(shè)備等的折舊費(fèi)，科研人員的薪水、福利等的支出費(fèi)。多數(shù)高校在科研經(jīng)費(fèi)到賬后，只提取少量的管理費(fèi)，有的甚至不提管理費(fèi)。原應(yīng)進(jìn)入科研成本的支出，往往是從教育事業(yè)費(fèi)中列支，這樣使多數(shù)科研人員誤以為科研經(jīng)費(fèi)全部屬于個(gè)人所有。

2．科研經(jīng)費(fèi)實(shí)際支出隨便。對(duì)科研經(jīng)費(fèi)開支，事前審查往往不嚴(yán)，事后審查也容易走過場。經(jīng)常出現(xiàn)種種違規(guī)現(xiàn)象，如發(fā)票開具時(shí)間與科研活動(dòng)時(shí)間不一致，常把立項(xiàng)之前的舊發(fā)票拿來報(bào)銷；科研報(bào)銷單據(jù)中所列的明細(xì)賬與實(shí)際情況不符。也有些科研經(jīng)費(fèi)開支明顯違背財(cái)經(jīng)紀(jì)律。

(二)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理制度不健全

1．對(duì)科研經(jīng)費(fèi)核算缺乏獨(dú)立賬號(hào)。大多高校為了集中學(xué)校財(cái)力，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)沒有設(shè)立獨(dú)立賬號(hào)。沒有獨(dú)立的科研經(jīng)費(fèi)收入賬，這既違背了國家有關(guān)科研經(jīng)費(fèi)的管理規(guī)定，又有可能當(dāng)科研經(jīng)費(fèi)到賬后，因收入款項(xiàng)的具體課題負(fù)責(zé)人不詳，難以及時(shí)分配給相關(guān)科研課題組，進(jìn)而影響科研課題的順利開展，同時(shí)也給科研管理和財(cái)務(wù)管理帶來麻煩。

2．對(duì)科研經(jīng)費(fèi)支出缺乏應(yīng)有的監(jiān)控。對(duì)科研經(jīng)費(fèi)這種特殊的專項(xiàng)資金，財(cái)務(wù)處難以對(duì)本校每年申報(bào)的科研項(xiàng)目的信息資料進(jìn)行收集整理，難以對(duì)科研課題經(jīng)費(fèi)支出的情況、結(jié)題成果推廣運(yùn)用的效益進(jìn)行分析，更談不上參與科研前期、中期、后期的管理工作，所以容易造成計(jì)財(cái)處與科技處“兩張皮”，經(jīng)常出現(xiàn)科研項(xiàng)目尚未結(jié)題，科研經(jīng)費(fèi)已用完的現(xiàn)象，而科技處對(duì)此又難以監(jiān)控。

3．對(duì)科研結(jié)余資金的處理缺乏規(guī)章。因諸多原因科研工作實(shí)際已經(jīng)終止，上級(jí)撥入的經(jīng)費(fèi)出現(xiàn)“掛空”現(xiàn)象。經(jīng)常出現(xiàn)將掛空經(jīng)費(fèi)挪作它用，甚至挪作私用。某些課題(尤其是理工科課題)完成后，往往還有相當(dāng)多的結(jié)余資金。按照“結(jié)余留用”原則，自然得歸課題組使用。由于缺乏明確的時(shí)間限制，常常出現(xiàn)“馬拉松”式的報(bào)銷問題。

(三)科研固定資產(chǎn)管理不夠規(guī)范

科研活動(dòng)的開展，必須有一定的資源積累。一項(xiàng)課題的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)保證一定比例經(jīng)費(fèi)用于購置各項(xiàng)固定資產(chǎn)(如圖書、設(shè)備等)，作為可持續(xù)科研的資本投入。這對(duì)研究者個(gè)體和研究單位集體，都是必不可少的。目前的問題是：

1．科研資產(chǎn)購置明顯不足。不少科研工作者、院所部門領(lǐng)導(dǎo)，缺乏可持續(xù)性科研眼光，往往將科研經(jīng)費(fèi)用于其他方面，預(yù)留購置資產(chǎn)嚴(yán)重不足。這在人文社科項(xiàng)目管理中更為突出。

2．科研資產(chǎn)流失比較嚴(yán)重。既有有形資產(chǎn)的流失，也有無形資產(chǎn)的流失。一方面，高校科研經(jīng)費(fèi)購置固定資產(chǎn)的管理，名義上存在著科研處、院所、財(cái)務(wù)處等齊抓共管，實(shí)際上共管缺位。購置后的科研儀器設(shè)備、圖書資料大部分由課題組保管使用，在科研人員工作調(diào)動(dòng)和崗位調(diào)整時(shí)，缺乏嚴(yán)格的資產(chǎn)交接手續(xù)，物隨人走。更有甚者，某些固定資產(chǎn)被化整為零，將國有資產(chǎn)拆分成材料開具發(fā)票。由于科研處與財(cái)務(wù)處缺乏監(jiān)督，從而造成學(xué)校國有資產(chǎn)的嚴(yán)重流失。另一方面，對(duì)專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、軟件等，學(xué)校管理的意識(shí)、措施非常薄弱，流失現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

3．科研資源共享非常低下。科研活動(dòng)實(shí)行專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理。各個(gè)課題內(nèi)容不同，當(dāng)然圖書、設(shè)備資源購置也不相同；也有課題內(nèi)容相近，常常設(shè)備重復(fù)購置。由于分屬不同課題、不同部門，科研資源的共享性很差。

二、高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理問題的主要原因

1．項(xiàng)目爭取與經(jīng)費(fèi)管理相脫節(jié)。從校領(lǐng)導(dǎo)到科研處往往片面地強(qiáng)調(diào)調(diào)動(dòng)科研人員的積極性，全力爭取科研課題，而對(duì)正確使用科研經(jīng)費(fèi)促進(jìn)高校可持續(xù)科研的意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)從根本上講是國家財(cái)產(chǎn)，理應(yīng)遵守國家財(cái)經(jīng)紀(jì)律的要求缺乏足夠的重視，形成了“重爭取，輕管理”的潛規(guī)則。

2．上級(jí)制度與高校管理相脫節(jié)。財(cái)政部、教育部尚未制定統(tǒng)一的高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理制度，目前高校科研經(jīng)費(fèi)管理和會(huì)計(jì)核算一般參照教育事業(yè)的財(cái)務(wù)制度。教育事業(yè)費(fèi)的管理模式顯然與高校科研經(jīng)費(fèi)的特點(diǎn)不相適應(yīng)。部分高校針對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的特點(diǎn)作了一些補(bǔ)充規(guī)定，但總體上管理制度不夠系統(tǒng)、完善。由于缺乏具體、有效、可操作的科研經(jīng)費(fèi)管理制度，財(cái)務(wù)人員、科研人員在具體工作中都無章可循、無據(jù)可依，往往做的是糊涂帳。

3．項(xiàng)目管理與經(jīng)費(fèi)管理相脫節(jié)。科研處重視多爭項(xiàng)目、多出成果。總認(rèn)為項(xiàng)目立項(xiàng)后，經(jīng)費(fèi)管理完全是財(cái)務(wù)處的職責(zé)，不會(huì)向財(cái)務(wù)處提供完整的項(xiàng)目資料與信息，也不跟蹤經(jīng)費(fèi)的使用情況。實(shí)際上形成了科研經(jīng)費(fèi)的管理與會(huì)計(jì)核算脫離了科研活動(dòng)的具體情況，結(jié)果是科研經(jīng)費(fèi)的管理過于寬松，疏于監(jiān)管，甚至完全由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人個(gè)人支配；或者過于苛刻、死板，缺乏靈活性與可操作性。

4．經(jīng)費(fèi)預(yù)算與實(shí)際需求相脫節(jié)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人普遍認(rèn)為編制預(yù)算的目的是為了申報(bào)項(xiàng)目，因此預(yù)算一般憑經(jīng)驗(yàn)估計(jì)，很少去做科學(xué)性與合理性的研究，也不請相關(guān)的財(cái)務(wù)指導(dǎo)。當(dāng)然在經(jīng)費(fèi)到位后也不會(huì)按預(yù)算執(zhí)行。由于財(cái)務(wù)處對(duì)科研項(xiàng)目的運(yùn)作過程不熟悉，獲取的信息不對(duì)稱，也難以監(jiān)督科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況。實(shí)際上科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算形同虛設(shè)，缺乏應(yīng)有的制約力。

5．成本核算與實(shí)際支出相脫節(jié)。目前科研經(jīng)費(fèi)管理中的“成本核算”，實(shí)際上是核算經(jīng)費(fèi)是否用完。至于將經(jīng)費(fèi)花在何處，是否花的與科研有關(guān)，對(duì)此科研處從來不管，財(cái)務(wù)處也只有流水帳；通過對(duì)科研項(xiàng)目的投入與產(chǎn)出分析來評(píng)價(jià)科研經(jīng)費(fèi)使用的經(jīng)濟(jì)效益更是無從談起。結(jié)果是科研經(jīng)費(fèi)超范圍開支、不合理開支、私有化開支成了“人皆默認(rèn)”。

三、高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新對(duì)策

(一)財(cái)務(wù)管理的觀念創(chuàng)新

1．國家的財(cái)經(jīng)法規(guī)是高校科研經(jīng)費(fèi)管理工作的指針。制度創(chuàng)新不能懸空進(jìn)行，需要正確和堅(jiān)實(shí)的認(rèn)識(shí)指導(dǎo)。高校財(cái)務(wù)處應(yīng)和審計(jì)處、科研處密切配合，積極主動(dòng)地在科研人員中大力宣傳《會(huì)計(jì)法》和教育部、財(cái)政部《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高校科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》等財(cái)經(jīng)法規(guī)，以幫助科研人員形成對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理工作的正確認(rèn)識(shí)與配合支持，使他們充分認(rèn)識(shí)到，只要是通過學(xué)校或?qū)W校授權(quán)的有關(guān)職能部門與往來協(xié)作單位簽署科研協(xié)議，并由學(xué)校提供必要條件的科研項(xiàng)目，其科研經(jīng)費(fèi)都應(yīng)歸屬學(xué)校。

2．高校科研經(jīng)費(fèi)來源不同，均須納入學(xué)校財(cái)務(wù)處統(tǒng)一管理，集中核算，確保專款專用。縱向科研經(jīng)費(fèi)一般為財(cái)政撥款，屬國家預(yù)算資金，雖不具有創(chuàng)收作用，卻是促進(jìn)高校科研的持續(xù)健康發(fā)展，提升學(xué)校的綜合素質(zhì)的支撐條件。橫向科研經(jīng)費(fèi)是學(xué)校通過提供技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓等服務(wù)性項(xiàng)目所取得的社會(huì)投資，是學(xué)校的主要財(cái)源之一。縱向、橫向科研經(jīng)費(fèi)共同構(gòu)成了學(xué)校經(jīng)費(fèi)的重要組成部分，必須納入學(xué)校財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理，專款專用。

3．加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的管理，提高資金的使用效益，是高校增強(qiáng)科研競爭力的基本保證。對(duì)此從高校領(lǐng)導(dǎo)到科研處、財(cái)務(wù)處、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)達(dá)成共識(shí)，采取措施切實(shí)加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的管理。分管財(cái)務(wù)、科研的校領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理和使用負(fù)總責(zé)。

(二)財(cái)務(wù)管理的制度創(chuàng)新

1．要根據(jù)具體情況，探索和建立新型有效的財(cái)務(wù)管理運(yùn)行機(jī)制。一般情況下，對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理，都由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，而有些高校在科研處下設(shè)了專門性的財(cái)務(wù)室，負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理，工作人員由財(cái)務(wù)處派出。這樣，財(cái)務(wù)管理人員不僅較易掌握科研工作的基本情況，而且還能從立項(xiàng)申請開始，全程參與科研管理工作。

2．要制訂和建立較為完備的科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理制度。目前，高校科研經(jīng)費(fèi)的來源渠道較多，情況復(fù)雜，基礎(chǔ)學(xué)科和應(yīng)用學(xué)科、人文社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)在經(jīng)費(fèi)使用方面也有很大差異，因此，應(yīng)該針對(duì)各個(gè)學(xué)校科研經(jīng)費(fèi)的具體情況，分別制訂較為完備的科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理辦法，明確規(guī)定不同性質(zhì)的科研經(jīng)費(fèi)的適用原則、開支范圍、審批手續(xù)等，對(duì)其中的人員經(jīng)費(fèi)、評(píng)審費(fèi)、管理費(fèi)等都作出嚴(yán)格規(guī)定，并在科研人員中積極宣傳，使得管理工作有法可依。

3．要建立科學(xué)的科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)核算體系。為了避免科研經(jīng)費(fèi)和國有資產(chǎn)的浪費(fèi)與流失，應(yīng)該嚴(yán)格實(shí)行科研經(jīng)費(fèi)的“全成本核算”。

4．要加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析處理。一方面，應(yīng)該建立會(huì)計(jì)核算網(wǎng)絡(luò)，向包括科研人員在內(nèi)的有關(guān)人員動(dòng)態(tài)、及時(shí)地反映每一科研項(xiàng)目的撥款進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)使用與節(jié)余情況；另一方面，對(duì)于數(shù)額巨大的重要項(xiàng)目，也應(yīng)分階段地及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，以保證科研工作的順利進(jìn)行。

(三)財(cái)務(wù)管理的手段創(chuàng)新

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，財(cái)務(wù)人員可以與信息技術(shù)人員合作，針對(duì)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)與需求，共同開發(fā)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理手段創(chuàng)新，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析和管理，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理由結(jié)果控制轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程控制，由被動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理。

現(xiàn)在的科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理模式只能控制科研經(jīng)費(fèi)的總指標(biāo)不被超支，但是不能嚴(yán)格控制每一個(gè)具體項(xiàng)目按其申請計(jì)劃執(zhí)行。在具體工作中還是依靠財(cái)務(wù)人員的人為控制，這就不可避免地存在對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用管理的主觀性。針對(duì)這一問題，可以采用如下科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理程序進(jìn)行控制，如圖1所示。

比如，某高校取得一個(gè)橫向項(xiàng)目50萬元，經(jīng)費(fèi)預(yù)算要求資料費(fèi)5萬元以內(nèi)、差旅費(fèi)3萬元以內(nèi)、測試加工費(fèi)在8萬元左右、人員經(jīng)費(fèi)7萬元以內(nèi)、設(shè)備費(fèi)控制在13萬元左右、材料費(fèi)7萬元左右、鑒定費(fèi)5萬元以內(nèi)、其它費(fèi)用為275元以內(nèi)。

首先，根據(jù)到款金額設(shè)立科研項(xiàng)目代碼XXXXX，同時(shí)輸入控制程序使在該項(xiàng)目代碼XXXXX下，分科目報(bào)銷總額為：資料費(fèi)5萬元、差旅費(fèi)3萬元、測試加工費(fèi)8萬元、人員費(fèi)用7萬元、設(shè)備費(fèi)13萬元、材料費(fèi)7萬元、鑒定費(fèi)5萬元、其它費(fèi)用2萬元。

其次，日常工作時(shí)以原始憑證辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)。當(dāng)該項(xiàng)目所報(bào)銷的資料費(fèi)總額超過5萬元時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會(huì)提示費(fèi)用已用完，自動(dòng)停止；未超過時(shí)則自動(dòng)通過。其它費(fèi)用科目運(yùn)行過程與結(jié)果同上。

第三，項(xiàng)目完成結(jié)題時(shí)，按照真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)編制財(cái)務(wù)報(bào)表，其數(shù)據(jù)基本與經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃一致。

第四，依據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表提供的數(shù)據(jù)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行成本分析和技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析，得出真實(shí)有用的數(shù)據(jù)，為今后的科研經(jīng)費(fèi)管理提供可信的參考。

由此可見，啟用科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，受益明顯：一是，可以實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的全程控制。在項(xiàng)目初始化時(shí)，就將經(jīng)費(fèi)細(xì)分為資料費(fèi)、差旅費(fèi)、測試費(fèi)、材料費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、評(píng)審費(fèi)等費(fèi)用。在使用中如出現(xiàn)個(gè)別科目費(fèi)用超支，系統(tǒng)會(huì)做出相應(yīng)的提示。這就能保證科研經(jīng)費(fèi)按照申請計(jì)劃使用，實(shí)現(xiàn)了事前控制；進(jìn)而在系統(tǒng)運(yùn)行中再根據(jù)實(shí)際情況的變化微調(diào)各科目具體支出指標(biāo)，也就實(shí)現(xiàn)了事中控制；在項(xiàng)目完成時(shí)通過系統(tǒng)迅速作出財(cái)務(wù)報(bào)表，并進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)分析，為今后的科研經(jīng)費(fèi)申請?zhí)峁┝擞幸娴呢?cái)務(wù)信息，為科研管理決策提供了可靠的依據(jù)。這就實(shí)現(xiàn)了事后控制。二是，可以將財(cái)務(wù)專用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成科研人員能理解的語言和數(shù)據(jù)，將預(yù)算執(zhí)行情況及時(shí)反饋給科研人員，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息的有效共享。三是，可以為財(cái)務(wù)部門和科研人員之間搭建起一個(gè)實(shí)時(shí)溝通的橋梁，為實(shí)施新的科研經(jīng)費(fèi)管理理念提供一個(gè)有效工具。