電腦排版對編校產生的影響及對策

電腦排版和激光照排技術的出現，使中國印刷出版業“告別鉛與火，迎來光與電”。這次印刷出版業的革命使中國的印刷出版出現了前所未有的迅猛發展，同時對編校也不可避免地要產生負面影響，值得我們注意。結合工作實踐，筆者試從以下幾個方面談談自己對此問題的認識和看法，以就教于同行。

一、使三審制在一定程度上流于形式

鉛排時代，要將文稿排成版面，先要一粒一粒地用手工揀出字粒，再用雙手將揀好的字粒按編輯的意圖排成完整的版面。然后，再通過壓版、澆鑄鉛版，才上機印刷。這樣不但勞動強度大，而且生產效率低，整個過程費時費力，關鍵是一旦版面拼成后，改動的余地很小。如果要改換字體字號，那么涉及改換部分的字模就要全部更換，甚至有可能導致全局變化。這種組版技術必然要求編輯提供的稿子“齊、清、定”，三級審讀制度與此是相適應的。實踐也證明，三審制對保證貫徹我國的出版方針，保障出版物的質量是行之有效的。

但近年來，三審制流于形式在部分新聞出版單位是存在的，①究其原因，筆者認為與電腦排版技術的應用是有一定關系的(當然也有其他的因素)。電腦排版的優勢一是排版員可以很快按編輯的意圖將版“拼”好，鉛排拼成一塊版幾個人要用一兩個小時，電腦排版一個人只需半小時左右即可。二是版“拼”好后易于修改，敲幾下鍵盤，就可以整段復制文字，或者對局部進行修改，也可以令整篇、整本書的字號、字距、字體或行距發生變化②……也正是基于此便利條件，加上打印稿的閱讀效率比手抄稿要高，有的編輯就認為，應該充分利用現代排版技術的便利條件，責任編輯提供的樣稿只要能做到基本“齊、清、定”即可，字詞句這樣的小問題不是問題，在下一編校程序中消滅也來得及，也不會給排版員帶來很大的麻煩。實踐中，他們把本應在三審過程中解決的問題放在了校對過程中(在編校合一的單位這種現象更普遍)，就是無此認識的編輯，在實際工作中或多或少地已不自覺地受到了影響。而電腦排版引起的出版周期的加快，也使二審特別是終審者沒有那么多的精力認真履行自己的職責。而有的新聞出版單位的領導也默許這種做法，重結果不重過程，使三審制流于形式，稿件達不到“齊、清、定”的要求。

上述認識運用于實踐是非常有害的：一是稿件基本“齊、清、定”實質就是未“齊、清、定”，就可能隱含有重大問題。二是未“齊、清、定”勢必增加校對環節的改動量，雖然這不會給排版員增添太多的麻煩，但改動太多必然影響校對的質量(下文詳述)。

上述認識運用于實踐也是不可行的。三審制是一種責任制，如果二審和終審也持基本“齊、清、定”的想法而把關不嚴，就等于放棄了部分責任，而根據現行的出版法規政策，責任編輯或校對在校對過程中是不能對稿件做較大修改的，修改的話由誰來把關、責任由誰承擔就成了問題。如此，出版物的編校質量就難以得到保證。

所以，新聞出版單位必須加強對三審制必要性的認識，嚴格三級審稿制度，在電腦排版技術下也務必在發稿時做到“齊、清、定”。

但上述認識的存在又不無道理，應引起我們足夠的重視。筆者認為，嚴格執行三審制與充分利用現代排版技術并不矛盾，可以嘗試這樣的做法：對部分質量相對較差的稿件，責任編輯進行一定的編輯后，可以請排版員先期錄入(如果來稿是磁盤稿、責任編輯又可以熟練操作文字處理系統的話，那就更方便了)，然后在打印稿上進一步進行編輯加工(但要注意保存原稿)。二審和終審者審讀這樣的稿件也會感到輕松。這樣既可以充分利用現代排版技術帶來的便利，也符合三審制的要求，有利于提高出版物的編校質量，保證正確的出版方向。

二、使校對經常出現意想不到的問題

鉛排是將鉛粒固定在模版上，出現頻率較多的錯誤一般是揀錯字、替換了不該替換的字等，局部的改動不會影響下文或影響很小。

電腦排版的情況就比較復雜一些，在下一校次經常會出現意想不到的問題，有些甚至是莫名其妙的：上一校次的字距是正常的，下一校次字距自動變大；插圖未隨著文字一起變化位置，出現在不該出現的地方；改正的字體、字號、字距、行距等超過了要求改的范圍，未要求改的發生了變化；報紙、雜志有時出現文末空行或文末漏灌文字現象，圖書個別多出頁碼或少頁碼；排版員在電腦中確實改過了，但出的校對樣卻依然如故；莫名其妙地掉字……而局部小小的變動就可能推倒“多米諾骨牌”，引起連鎖反應，使通篇發生變化，如果版式復雜一點的話，還可能引起版式的變化，使下文的圖片、標題等處于不恰當的位置。

出現上述情況的原因主要有以下幾個方面：一是電腦的自動排版，這是最主要的原因。排版員將錄入的文字灌入設定區域后，電腦會很快自動進行排版。已排好的文章如果進行局部改動，那么改動之處以下部分就要按改動后的文字重新進行自動排版，這必然引起下文文字位置的變化。比如報紙，如果多出了幾個字，這幾個字以后的文字就會自動往后推，如果圖片設定的不是自動隨文字走的話，就會出現文字位置動了但圖片位置不動的情況；如果這幾個字又剛好造成文末推行的話，文末的最后一行就沒有了。二是電腦的“易修改”。電腦的“易修改”給我們的工作帶來了極大的便利，但同時也會給我們制造麻煩，無意間碰到一個鍵，就有可能造成意想不到的結果。三是三審制流于形式，把本應在編輯環節解決的問題放在了校對環節，在校對環節改動的地方太多。而每改一次就有可能使通篇發生變化，出現本不該出現的問題。四是未形成嚴格的排版責任制度，排版員擅自改動未要求改的地方。比如，一個小的改動使所在段落少了一行，排版員為了彌補少一行的不足，有時就會想辦法使文章的其他地方多出來一行，這樣雖然解決了少行的問題，但極有可能產生新的問題。五是編輯校對人員不熟悉排版軟件的操作，意識不到自己的要求可能產生的后果。比如解決少行問題，如果編校人員熟悉排版軟件操作的話，就可能意識到自己要求的改動可能會產生什么樣的后果，相應地就可以同時要求排版員執行最佳的改動方式。這樣，因改動產生的差錯率就會降至最低。六是排版員的責任心不強。

找到了產生問題的原因，就找到了解決問題的辦法：第一，嚴格三級審稿制度，稿件“齊、清、定”方交付排版。這是解決問題的根本，也是最有效的辦法(但不能杜絕問題的產生)。第二，編校人員最好能了解排版軟件的操作，熟悉電腦排版的出錯規律，起碼要知道自己要求的改動可能會產生什么后果。排版員雖有可能意識到這樣的后果，但其職責是不折不扣地執行編校人員的意圖，排版員可能根本不去考慮此問題，當然也沒有義務考慮此問題。第三，加強管理，完善責任制度，全面提高排版員的業務水平和責任心。第四，編校人員要增強責任意識。不管怎樣，莫名其妙的差錯在電腦排版技術下是不可避免的，只是多少的問題。這就要求編校人員克服麻痹思想，增強責任意識，時刻防范新產生的錯誤。

三、使“付印”程序“復雜化”

在鉛排時代，校對人員對樣稿三校，經排版員“滅紅”后出的樣就是“清樣”。責任編輯通讀“清樣”后，如果沒有發現錯誤，就簽字“付印”，如果發現“清樣”中仍有錯誤存在，就簽“改后付印”。因為“清樣”是從拼好的鉛字版上印下來的，如果在“清樣”中沒有發現錯誤，它和讀者見到的成品是完全一樣的，即使“清樣”中個別字詞需要“改后付印”，這樣改動的影響也只是局部的。所以，編校工作至此結束。

在電腦排版時代，編校工作到哪個環節才算結束呢?由于終校樣本身沒有問題或者問題很少，這和鉛排時代出的“清樣”有相同之處，所以，有的單位就在責任編輯通讀終校樣后簽“付印”，結束編校工作。筆者認為這是不妥當的。在實踐中，我們經常發現付印軟片或片樣和該“付印樣”不一致的情況，常見的問題及成因上文已有交代，不再贅述。總之，終校樣并不是“清樣”，付印軟片或片樣才是“清樣”，在電腦排版技術下，編校工作終止于通讀終校樣是不行的。

那么，在電腦排版時代，通讀終校樣后編校人員還要做哪些工作才能確保編校質量呢?第一步，排版員將終校樣滅紅后，責任編輯或校對除在電腦中“對紅”外，最好能和排版員一起采用關鍵點定位法在電腦中進行檢查，解決未“滅紅”存在的問題和版式發生的變化。這一步主要是為了防止版式變化造成軟片和時間的無謂浪費，即使編校人員不能親自和排版員一起做這項工作，也要形成制度，由排版員完成這一環節。第二步，通讀軟片或軟片樣。這是編校工作的最終環節，編校工作只有終于此才可完全保證編校質量。通讀軟片或片樣前，如果編校人員未和排版員一起做第一步的工作，最好先采用關鍵點定位法等檢查版式是否和終校樣一致，是否發生了變化，要重點檢查改動的地方是否對下文的版式產生了影響，圖片、標題等是否處于不恰當的位置。如此做可以有效解決版式發生的變化，但對未引起版式變化的錯誤卻不起作用，所以必須通讀軟片或軟片樣。軟片樣可以是軟片的復印樣，也可以是用該軟片制版印刷出來的成品。通讀軟片或軟片復印樣比較經濟，但軟片或軟片復印樣讀起來會有些吃力，效果不太好，通讀成品雖說略浪費一點點，但效果要好得多，實踐中可以根據實際情況靈活選用。由于印刷環節曬的版和軟片是一模一樣的，所以通讀軟片或片樣后就意味著編校工作的結束，就可以簽字“付印”。如果軟片重制，必須重新通讀。

在實踐中，絕大部分新聞出版單位已意識到或發現了通讀終校樣即結束編校工作的弊端，堅持通讀付印軟片或軟片樣，但其中的個別單位在通讀終校樣后簽“付印”，然后再通讀付印軟片或軟片樣，之后才正式開機印刷。這樣做也可以有效保證編校質量，其編校流程和上文所述實質上是一樣的，只是簽“付印”的時間略有不妥。簽“付印”即意味著編校工作的結束，也意味著印刷廠按此印刷即可。這樣就沒有了再通讀的必要，通讀后發現問題印刷廠是改還是不改就兩難了，不改吧，的確有問題存在，改吧，印刷出來的報紙和“付印樣”就不一致了，就涉及責任問題，也違背了簽“付印”的初衷。與其這樣做，還不如在終校樣上簽“出片”、“出報樣”等字樣，待通讀軟片或片樣后再簽“付印”。

總之，電腦排版對傳統的編校流程及編校本身不可避免地要產生影響，我們應在肯定傳統編校流程和編校規律的基礎上，探索電腦排版下的編校規律，建立與電腦排版相適應的編校流程和制度，以確保出版物的編校質量，并充分利用高科技給我們帶來的便利。

參考文獻：

①孫王秀、董高懷．“三審制”，并非簡單的話題[J]．編輯之友，1999(6).

②孟志華等.北大方正書版排版技術和應用[M].北京：北京大學出版社，1993.

(作者曾任《中學生時事政治報》(初中版)副主編、副編審，1996年鄭州大學歷史學碩士生畢業后，參加新聞工作。2006年12月3日一次事故奪去了他年輕又富有才華的生命。我們發表此文，表示深切的懷念。——編者)

編校：楊彩霞