電子文件在科技檔案管理中的應用

1、電子文件及其特點

電子文件存在著多種定義 美國聯邦管理法規將其定義為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”國際檔案理事會電子文件委員會將其定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。”

本文論及的電子文件包括以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的各種文件材料，如電子文檔、電子報表、電子圖紙、電子圖片、多媒體音視頻資料等等。與傳統的紙質文件比較，電子文件有如下特點：電子文件的讀取需要電腦等現代化辦公設備；電子文件易于完成檢索、復制、傳輸等管理工作；電子文件易于存儲音、視頻等多媒體信息；電子文件的保存環境與傳統文件要求不同。

2、電子文件應用于科技檔案管理的可行性

2．1 科技檔案的特點使其適于電子文件管理。科技檔案中涉及到大量的圖表、照片、錄音、錄像等資料，而圖紙、表格、圖片、多媒體音、視頻資料等均可以形成電子文件，且便于完成檢索、復制、傳輸等管理工作。

2．2 計算機多媒體技術及網絡技術的發展為電子文件應用于科技檔案管理提供了可能性。隨著計算機技術的發展及普及，計算機管理目前已廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面，這就為電子文件應用于科技檔案管理提供了可能性。

首先，在為科技檔案館提供資料的各種企事業單位中，管理信息系統(MIS)及計算機輔助設計(CAD)等計算機技術已經得到了廣泛的應用，辦公自動化、無紙化辦公日漸普及，這就使檔案的生成方式發生很大變化。這些單位在進行產品設計、文件的起草、數據的統計及處理時，都可借助計算機直接形成電子圖紙、電子文檔表格，多媒體聲像資料等電子文件，為電子文件應用于科技檔案管理提供了大量的原始資料和素材。其次，隨著檔案管理辦公條件的改善，辦公自動化、網絡化已經得到普及，這為檔案管理部門處理電子文件提供了保障。

由此可見，電子文件應用于科技檔案管理已成為檔案管理工作發展的一個必然趨勢。

3、電子文件應用于檔案管理的優勢

3．1 與傳統的紙質文件相比，電子文件具有以下優點：a、省錢。采用電子文件管理檔案，只在初次取得文件時需要投入一定的資金，文件取得后，要想得到復件，只需花少量費用進行復制即可，如采用傳統的紙質文件對檔案進行手工編研，需要很多的經費，從而給國家和檔案管理部門造成負擔。b、省力。采用電子文件管理檔案，可充分利用和發揮計算機、網絡等各種現代化辦公設備的潛能，使文件的查詢、修改、保存、傳輸等工作更易完成，可大量節省人力、物力。c、省時。采用電子文件管理檔案，可以縮短二次文獻信息的加工時間，從而提高檔案信息的時效性。d、高效。采用電子文件管理檔案，信息成果可多份拷貝，從而擴大了檔案的應用領域，拓寬了服務范圍，取得良好的社會效益。

3．2 與傳統檔案縮微技術相比，電子文件具有如下優點：a、電子文件制取設備簡單，易于推廣普及，一般的企事業單位或檔案管理部門利用現有的計算機設備再附加一些設施，操作人員稍加培訓，按照提示進行操作即可取得。b、電子文件易于保存。電子文件可保存在光盤上，光盤存儲密度高，一張普通的光盤能存儲的內容相當于上萬面的A4文件或13盤16毫米縮微膠卷的存儲量。

4、電子文件應用于科技檔案管理的實施步驟

4．1 電子文件的取得。對于新生成的城建檔案，可以要求相關單位在提供紙質文件的同時再提供一套電子文件，從而使檔案管理部門可直接獲得電子圖紙，電子文件、電子圖片、電子音、視頻文件等。對于原有的紙質文件，檔案管理部門可在條件允許的情況下利用計算機、掃描儀、數碼照像機、數碼攝像機等設備，通過文字錄入、圖紙掃描、拍照、錄像等手段，逐步取得原有檔案文件的電子版。

4．2 電子文件的利用。相關管理部門要加大電子文件推廣應用的力度，使電子文件的應用范圍逐步擴大。檔案管理部門及相關部門應當為電子文件的應用提供條件。主要為：改善辦公條件，為工作人員提供多媒體計算機、局域網、互聯網等設備設施，為相關人員提供培訓，使他們能夠熟練掌握這些先進設備的使用技術，為其應用電子文件奠定基礎。

4．3 電子文件的保存。電子文件的載體材料主要是光盤，保存光盤的理想溫度為16℃～0℃，相對濕度為40％(+±5％)。在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施，灰塵會污染光盤表面，形成物理損壞，造成記錄信息的損毀；灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起光盤載體腐蝕、降解等，造成記錄信息消失：灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。有害氣體和光線對光盤的破壞力也很大。有害氣體如二氧化硫、氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞光盤基老化、變質，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧反應，使盤基老化，強度下降。

綜上所述，做好電子文件的保存工作，要提供溫度、濕度適宜的環境，同時要做好防塵、防有害氣體、防光照等工作，并經常備份，以防數據丟失。

5、電子文件應用于科技檔案管理的難點及對策

電子文件應用于科技檔案管理已成為一種趨勢，但就目前的實際情況看，還存在一些難點，主要有如下幾點：

5．1 規章制度不夠健全。由于目前科技檔案管理電子化還沒有得到普及，各級領導及有關人員對此項工作缺乏認識，因此在部分檔案管理部門還沒有形成健全的規章制度，導致在管理上出現不足之處，如電子文件的取得難、收集難、管理難，要解決這些問題，就要加大宣傳推廣檔案管理電子化力度，建立建全規章制度，促使形成檔案的各有關部門把收集、保管和利用好科技檔案的電子文件當作一件大事來抓，以保證檔案內容的齊全和完整。

5．2 人員素質參差不齊。推廣實施檔案管理的電子化，對檔案管理人員的素質要求較高，就目前情況來看，有部分人員達不到要求，這制約了電子文件在科技檔案管理中的推廣和應用。要想解決這個問題，一方面要吸引優秀的科技人員從事檔案管理隊伍中，另一方面要加強對現有人員的培養，促使這些人不斷提高技術水平，雙管齊下，共同打造一支高素質的科技檔案管理隊伍，為科技檔案管理電子化的推廣實施創造條件。

5．3 管理系統不夠完善。目前還沒有形成一套統一的、標準化的科技檔案管理系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性。服務性、共享性較差，不能適應電子文件信息資源共享的要求，要解決這個問題，就要編制、推廣一套規范的檔案管理系統，以提高電子文件的利用率。