工作分析與工作說明書生成系統

企業重視部門職能和崗位職責的明確，更應重視對人的要求!

如果我們已經明確了部門職能和崗位職責的問題，更為緊迫的工作該是，如何為明確的崗位配置合適的人才了!

為什么我們的工作分析投入了大量的人力、物力、財力卻總是達不到理想的效果?為什么我們總是只能憑感覺來確定用人指標，而找不到客觀的依據?某個固定崗位需要哪種類型的人才，它的任職資格是什么?對人才的知識、技能和能力有哪些具體的要求?如果不能明確，那我們將無法確保選用合格的員工、完成組織的各項命令和職責，我們的招聘、選拔和考核工作將無法得到有效實施!

我們又有多少企業正處于這種尷尬的境地呢?

在當前社會經濟轉型、企業競爭日益激烈的敏感時期，企業急需擺脫這種尷尬!而當企業無法找到合適的解決方法時，他們感覺困惑!《人力資源管理技術解決方案》的工作分析與工作說明書生成系統，為企業擺脫困境提供了一條簡單有效的捷徑!

該系統是專家幾十年實踐經驗和理論研究的結晶，它以國內外許多成功案例為支撐點，在組織管理和組織職能設計系統的基礎上，通過精心提煉的工作分析方法、獨創性的工作分析流程提取各類工作的人員特征，具有廣泛的適用性，真正實現了，在組織職能設計的平臺上，工作分析的智能化和軟件化，提供了強大可維護的任職資格數據庫，并通過多重和多維護的控制，來避免人為因素的干擾，是我國人力資源管理科學發展史上，第一個智能化工作分析自動生成系統。

1、工作分析相關知識

工作分析是現代人力資源管理所有職能工作的基礎和前提。所謂工作分析，就是通過崗位調查和工作寫實，對企業內各類崗位的性質、任務、職責、勞動條件和環境，及員工承擔本崗位工作應具備的資格條件進行系統的描述、分析和研究的一門技術。工作分析的具體內容包括：必須進行的與工作有關的活動、完成工作對人的行為要求、工作中使用的工具、完成工作的標準、工作條件以及工作對人的要求。

1．1 工作分析的對象

工作分析的對象包括以下四個方面：

1．1．1 工作的輸出特征

包括工作的輸出結果(產品和勞務)以及該結果與組織內其他輸出之間的聯系和區別。

1．1．2 工作的輸入特征

工作對從業人員的資格要求，包括知識、技能與經驗等方面的要求，工作中所使用的設備、材料以及其他非人為的資源。

1．1．3 工作的轉換特征

工作由輸入到輸出的轉化過程，包括工作程序、方法、人和設備之間的職能的分配以及轉化過程中人的活動和行為之間的聯系。

1．1．4 工作的關聯性特征

包括工作在組織中的位置、工作的責任和權利、工作對人的體力和腦力的要求、工作執行的時限以及適用該工作的規章制度和法律。

1．2 工作分析的作用

只有做好了工作分析，才能有效地完成人力資源管理的其他工作。

1．2．1 在人力資源規劃方面，解決組織發展過程中“人”與“工作”相互適應的關系：

1．2．2在人員的選聘與錄用方面，解決進入組織中人員的質量問題。

1．2．3 在工作執行評價方面，對工作的完成、執行標準、績效評價提供信息管理基礎。

1．2．4 在薪酬管理方面，是進行工作分類與工作評價的基礎。

1．2．5 在培訓與開發方面，為人員的培訓與開發提供實施信息。

1．2．6 在公平管理方面，確保管理所使用信息的客觀性、完整性、準確性。

1．3 工作分析的程序

工作分析一般包括以下幾個步驟：

1．3．1 明確工作分析的目標

在進行工作分析之前，首先明確工作分析的目標，即工作分析是服務于人員選拔，還是服務于薪酬設計；是服務于人員培訓，還是據此進行內部職位的調整。然后依據不同目標運用深度訪談方式、職位分析問卷法、任務分析清單法、工作量化排序等不同的方法來進行工作分析。

1．3．2 搜集背景信息

這些信息包括組織結構圖、工作流程圖、現有的工作說明書、規范制度及其他相關背景信息。同時要全面了解公司的情況，如人員、部門、機構設置、業務范圍等方面。這些對信息的了解和整理過程，將大大有助于提高工作分析的使用性和準確性。

1．3．3選擇工作樣本

以典型的、有較好代表性的業務作為工作樣本，先對樣本進行全面的分析，再擴大到企業全部的業務，目的是提高工作分析的效率。

1．3．4 搜集工作信息

運用訪談、問卷等不同的信息收集方案，收集與目標工作相關的各類信息，如：職責、任務、所需知識、技能，工作條件等。

1．3．5 審查工作信息

工作信息的審查者為企業人力資源經理及專員、工作承擔者、工作承擔者的直接主管。工作的性質、工作的功能為審查重點。

1．3．6編寫工作說明書

工作說明書是工作分析的結果，工作說明書中最重要的信息是工作描述和工作規范。工作描述是關于一種工作中所包含的任務、職責和責任的一份目錄清單。工作規范是一個人為了完成某種特定的工作所必須具備的知識、技能、能力以及其他特征的一份目錄清單，全面反映對工作承擔者在個性特征、技能以及工作背景等方面的要求。一份標準的工作說明書應涵蓋以下元素：工作標識(也稱工作名稱)，工作描述，工作聯系，職責與任務，工作權限，績效標準，工作條件，工作規范。

2、系統基本功能

工作分析與工作說明書生成系統為組織人力資源管理的基礎工作——工作分析提供科學而全面的技術支持。工作分析是確定完成各項工作所需技能、責任和知識的系統過程，是一種重要而普遍的人力資源管理技術。它是人力資源管理所有活動的基石，為其他的人力資源管理實踐如甄選、培訓、績效考核、薪酬設計等搜集信息。但是，由于我國企業工作分析剛剛起步，在實踐過程中遇到許多困難，基于解決這些困難的考慮，本系統應運而生。

在軟件的設計中，組織管理系統幫助客戶確定崗位的任務，在此基礎上，工作分析與工作說明書生成系統通過崗位工作清單評估、重點工作項目評估以及任職資格評估等關鍵流程進行各個崗位任職資格(招聘要素)、考核要素、培訓要素的評估的確認，并最終形成各個崗位的工作說明書。

與傳統的工作方法和過程相比，本系統的優勢主要體現在以下方面。

2．1 本系統是基于眾多企業成功實踐經驗設計而成，具有較強的可操作性和普遍的試用性；

2．2 獨創性是工作分析流程，崗位工作清單評估、重點工作項目評估及任職資格確認評估環環相扣，既保證了工作分析的流暢性和嚴密的邏輯性，又為企業工作分析節約了成本和時間；

2．3 基于強大可維護的任職資格數據庫和崗位的關鍵工作任務，自動甄選各個崗位的招聘、培訓和考核要素，使工作分析的應用更具有針對性，使其他人力資源管理活動在應用工作分析結果時更易把握重點，有區別性的提取有用的信息；

2．4 依托于電子技術平臺構建工作分析系統，是我國人力資源管理科學發展史的第一個智能化工作分析自動生成系統，其意義和影響已遠遠超出了工作分析技術的本身，它在國內是首創，具有一定的開拓意義，為未來工作分析的進一步科學化和智能化奠定了堅實的基礎。

3、模塊主要功能介紹

工作分析與工作說明書生成系統模塊主要功能。

本系統主要功能是崗位任職資格評估，崗位任職資格評估的過程主要包含三個步驟，它們依次是：崗位工作清單評估、重點工作項目評估、任職資格確認評估。

3．1 崗位工作清單評估

從組織設計與部門職能管理系統中得到的各個崗位的工作任務并不是同等重要的，對于重要程度和花費時間不同工作任務應區別對待，正確加以處理和使用。一個崗位的所有工作任務當中，有一些任務對該崗位的業績形成具有關鍵意義，這些任務就是該崗位的關鍵任務。崗位工作清單評估的目的是通過對崗位的工作清單進行重要程度和時間消耗的兩維評估，找出對該崗位業績形成比較關鍵的工作任務，這些關鍵性的工作任務同時成為這個崗位的關鍵職責考核要項。

重要程度根據發生問題對工作的影響程度和影響的持久性來判斷，劃分為五個等級：5(極為重要)，4(非常重要)，3(比較重要)，2(不重要)，1(輕微)。

時間消耗根據該項目工作占總作業時間的比例進行評估，劃分為五個等級：5(極多)，4(非常多)，3(比較多)，2(相對多)，1(極少)。

對崗位的每項工作任務在重要程度和時間消耗兩方面進行評估以后，根據兩個緯度的綜合評估結果確定其是否為關鍵工作任務，關鍵工作任務由于對業績形成具有重要影響，在以下步驟需要進一步評估。

3．2 重點工作項目評估

通過第一步崗位工作清單評估，確定每個崗位的關鍵性工作，對關鍵性工作任務的學歷要求、特定知識(專業)要求、特定經驗要求、和特定能力要求進行提取。必須注意的是，對于每項工作任務，這四個方面的要求代表完成此項任務所需要的最低要求。在軟件的設計中，提供了與學歷要求、特定知識(專業)要求、特定經驗要求和特定能力要求有關的基礎數據，這些基礎數據可根據實際情況補償和修正，在對每項關鍵工作任務進行四個方面的評估時，可以從基礎數據中挑選符合任務要求的相關項目要求，每個崗位的重點工作項目評估后，軟件系統將對于各類要求進行歸類合并，如有相同要求，自動選取要求最高者。

3．3 任職資格確認評估

對重點工作項目評估結果，進行再評估，這是任職資格確認的過程。任職資格是對于任職者或者應聘者應該具有的個人特質要求，其中包括特定的技能(如焊接技術等)、能力(如邏輯思維能力、書面表達能力等)、知識(如貨幣銀行相關知識等)要求：身體素質要求(嗅覺、身體靈活性等)i教育背景要求(如本科等)，工作經驗(如從事兒童教育工作1年以上)，個人品格與行為態度(如工作積極性、責任感、忍耐力、成就動機等)，等等。任職資格與工作描述其它方面內容有很大不同，它獨特性較強，它關注的是完成工作內容所需的人的特質。

在本系統中，對重點工作項目評估結果的在評估包括四個方面：“是否是招聘必備要求”、“若不具備是否給工作帶來麻煩”、“若不具備是否可勉強接受”、“是否為區分優秀員工的重要標志”。系統將根據特定的評估規則(如：當確認某一要素可以用來區分優秀員工時，那么該因素應視為素質考核要素)，確認哪些要求作為招聘要求，哪些要求作為素質考核要素，那些要求作為培訓要素。

3．4 自動生成崗位工作說明書

通過前面三個步驟，軟件可以自動生成每個崗位的工作說明書。崗位工作說明書是工作分析的結果性文件，一般包括工作描述和工作規范兩部分。工作說明書是對工作性質類型、工作環境、資格能力、責任權限及工作標準的綜合描述，用以表達崗位在單位內部的地位及任職者的要求，是考核、培訓、錄用及指導任職者的基本條件，也是工作評價的重要依據。

在本系統中，最終得到的完整的崗位工作說明書應包括以下幾部分：

3．4．1 崗位標識

包括崗位名稱、崗位編碼、所在部門、任職者、任職人數、薪資等級、批準人等基本信息：

3．4．2 組織中的位置

包括直接上級、直接下級、內部和外部關系等項目；

3．4．3 晉升及輪換途徑

包括可晉升的崗位和可輪換的崗位兩項目

3．4．4 工作概要

對工作內容、職責與權力范圍以及和其他崗位之間的關系作一個簡單的描述；

3．4．5 崗位職責、工作清單

崗位工作清單分主體功能、職責和細目三級描述，具體參見組織管理系統．

3．4．6 招聘要素(任職資格)

根據任職資格確認評估的結果，確認哪些學歷、知識、經驗和能力要求可以作為該崗位的招聘要素；

3．4．7 培訓要素

根據任職資格確認評估的結果，確認哪些學歷、知識、經驗和能力要求可以作為該崗位的培訓要素；

3．4．8 考核要素

根據關鍵工作任務和任職資格確認評估的結果，確認哪些知識經驗和能力要求可以作為該崗位的考核要素。

4、模塊的基本操作流程

在您初次評估某個崗位時，請依次按照如上流程進行評估操作，完成過一個評估流程后，當您需要再次修改數據時，可直接進入相應的評估窗口進行修改操作，修改操作完成后可以重新生成崗位的工作說明書，新生成的崗位說明書覆蓋原崗位的工作說明書，生成的崗位說明書是以WORD文檔形式生成，您可以直接打開硬盤上的存儲文件進行查看，崗位說明書的存放路徑為：軟件安裝路徑＼崗位工作說明書＼部門名稱[部門代碼]＼崗位名稱[崗位代碼]工作說明書.doc。