轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)的必要性

［摘 要］ 在使用通用會(huì)計(jì)軟件的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的記賬憑證制作時(shí)，由于各項(xiàng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)級(jí)別、無(wú)層次，用戶使用較為不便，也容易造成記賬上的混亂現(xiàn)象，因而導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。本文就這一現(xiàn)象提出在會(huì)計(jì)軟件中增加自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能的建議。

［關(guān)鍵詞］ 轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別；校驗(yàn)；轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)公式及數(shù)據(jù)打印

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2007）02-0021-02

目前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上銷售的通用會(huì)計(jì)軟件都具備自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)功能，該功能主要用于期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。筆者根據(jù)國(guó)內(nèi)多家通用會(huì)計(jì)軟件的使用情況，發(fā)現(xiàn)其中有幾個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)不太理想，因而增加了操作人員的主觀判斷，沒(méi)有充分發(fā)揮軟件的檢測(cè)功能，現(xiàn)列舉如下：（1）轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)級(jí)別設(shè)置；（2）轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)級(jí)別校驗(yàn)；（3）憑證記賬無(wú)級(jí)別校驗(yàn)；（4）轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)原始憑證生成等。

會(huì)計(jì)軟件在設(shè)計(jì)時(shí)要以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，否則就會(huì)與現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度相違背，因此，有必要對(duì)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)進(jìn)行剖析。

一、會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別

會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)一般有分配制造費(fèi)用、分配輔助生產(chǎn)成本、計(jì)提固定資產(chǎn)折舊、計(jì)提職工福利費(fèi)、計(jì)提工會(huì)經(jīng)費(fèi)、計(jì)提職工教育費(fèi)、計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、計(jì)提削價(jià)準(zhǔn)備、計(jì)提減值準(zhǔn)備、計(jì)提管理費(fèi)、各項(xiàng)收入轉(zhuǎn)利潤(rùn)、各項(xiàng)成本費(fèi)用轉(zhuǎn)利潤(rùn)、計(jì)提所得稅、利潤(rùn)分配、年末結(jié)轉(zhuǎn)等。在實(shí)際工作中，這些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是有先后順序的，因此也就形成了期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別。根據(jù)實(shí)際工作中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的期末處理，才能形成正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，這是每個(gè)會(huì)計(jì)從業(yè)人員所共知的。如果在未提取折舊費(fèi)、福利費(fèi)、管理費(fèi)等費(fèi)用的情況下結(jié)轉(zhuǎn)損益類賬戶，必然虛增企業(yè)利潤(rùn)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真，從而影響后續(xù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性。所以轉(zhuǎn)賬級(jí)別的設(shè)置非常重要。

二、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)的設(shè)想

通用會(huì)計(jì)軟件的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)模塊應(yīng)當(dāng)根據(jù)手工情況下會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的順序來(lái)設(shè)計(jì)，同時(shí)要利用軟件和計(jì)算機(jī)的特殊功能，對(duì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別進(jìn)行校驗(yàn)，以免轉(zhuǎn)賬級(jí)別較高的記賬憑證先生成，或低級(jí)別的憑證在未記賬的情況下生成高級(jí)別的憑證，從而造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。筆者在會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中就曾發(fā)現(xiàn)學(xué)生多人次對(duì)同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)利用期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能重復(fù)編制記賬憑證的現(xiàn)象，故筆者對(duì)會(huì)計(jì)軟件中的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)有如下建議：（1）增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別功能，以劃分轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的先后順序及層次；（2）增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能，由軟件校驗(yàn)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)屬于哪一級(jí)別的業(yè)務(wù)，并檢測(cè)本級(jí)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是否全部生成，若有未生成的轉(zhuǎn)賬憑證，系統(tǒng)應(yīng)給予報(bào)告，提示操作人員是否繼續(xù)生成高一級(jí)憑證（如計(jì)提管理費(fèi)用與計(jì)提壞賬準(zhǔn)備為同一級(jí)別業(yè)務(wù)，都是結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)賬戶前應(yīng)當(dāng)提取的費(fèi)用，但管理費(fèi)用每月計(jì)提，壞賬準(zhǔn)備年末計(jì)提，它們不是同一層次）；（3）增加憑證記賬校驗(yàn)功能，確保記賬層次低的憑證均已記賬；（4）增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)公式打印功能，給后續(xù)財(cái)政、稅務(wù)檢查及審計(jì)留下線索。

三、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別舉例

某企業(yè)部分期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)見(jiàn)表1。

在這些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)中，要對(duì)每一級(jí)別進(jìn)行校驗(yàn)，而不是對(duì)每一筆業(yè)務(wù)進(jìn)行校驗(yàn)，從而減少人機(jī)對(duì)話，又能做到有效校驗(yàn)。有的軟件對(duì)每一筆業(yè)務(wù)都進(jìn)行校驗(yàn)，卻不能對(duì)低級(jí)別的憑證是否已生成、已記賬進(jìn)行校驗(yàn)，這就有可能造成在低級(jí)別的憑證未記賬的情況下生成高級(jí)別的憑證，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。有的軟件根本沒(méi)有校驗(yàn)功能，應(yīng)當(dāng)增加。

例如某通用會(huì)計(jì)軟件在計(jì)提管理費(fèi)時(shí)，首次生成該憑證時(shí)系統(tǒng)無(wú)提示，第二次生成該憑證時(shí)，系統(tǒng)只提示“有未記賬憑證，是否生成”，導(dǎo)致重復(fù)生成該憑證仍可執(zhí)行，軟件沒(méi)有檢測(cè)出是同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，再生成同一級(jí)別的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)憑證時(shí)，系統(tǒng)還是同樣的提示，人機(jī)對(duì)話重復(fù)，從而降低操作速度。

四、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)校驗(yàn)設(shè)計(jì)

（一）校驗(yàn)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別、本級(jí)憑證是否全部生成、記賬

在進(jìn)行期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證制作時(shí)，若本級(jí)憑證未全部生成，當(dāng)生成高一級(jí)別的憑證時(shí)，人機(jī)對(duì)話提示：“尚有低一級(jí)別的憑證未生成，是否繼續(xù) YN”，如果本級(jí)憑證存在漏編，則鍵入“N”，不生成高一級(jí)別的憑證，查找未生成的前一級(jí)別的業(yè)務(wù)內(nèi)容，繼續(xù)生成前一級(jí)憑證；如果本級(jí)別本層次的憑證確已全部生成，則鍵入“Y”準(zhǔn)備生成高一級(jí)憑證。當(dāng)鍵入“Y”后提示“前一級(jí)憑證尚未記賬”，則應(yīng)先進(jìn)行前一級(jí)憑證的審核、記賬，之后再進(jìn)行高一級(jí)憑證的生成。

例如：根據(jù)表1，“壞賬準(zhǔn)備”應(yīng)在年末計(jì)提，本業(yè)務(wù)屬于第2級(jí)別，但與其他本級(jí)業(yè)務(wù)不是一個(gè)層次，故，1~11月份在未生成“壞賬準(zhǔn)備”憑證時(shí)，生成第3級(jí)別的憑證，系統(tǒng)提示“尚有低一級(jí)別的憑證未生成，是否繼續(xù) YN”，當(dāng)確認(rèn)本級(jí)別應(yīng)該生成的憑證已畢，鍵入“Y”；若系統(tǒng)提示“有未記賬憑證，是否生成”，則說(shuō)明還有2級(jí)別的憑證未記賬，應(yīng)先審核、記賬，再生成3級(jí)別的憑證。若沒(méi)有人機(jī)對(duì)話，則說(shuō)明第2級(jí)別的憑證已經(jīng)記賬，可生成第3級(jí)別的轉(zhuǎn)賬憑證。應(yīng)當(dāng)注意的是，12月份不要忘記計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。

（二）打印自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證公式及數(shù)據(jù)

每筆自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)生成后，存盤時(shí)系統(tǒng)提示“是否打印公式來(lái)源及數(shù)據(jù) YN”，鍵入“N”，則跳過(guò)打印；鍵入“Y”，則打印本項(xiàng)業(yè)務(wù)的計(jì)算公式及數(shù)據(jù)，作為記賬憑證的原始憑證，以備財(cái)政、稅務(wù)檢查及審計(jì)。現(xiàn)在的通用會(huì)計(jì)軟件大都沒(méi)有此功能，從而給后續(xù)檢查及審計(jì)造成不便。

（三）重復(fù)生成憑證時(shí)應(yīng)予提示

若本筆業(yè)務(wù)確已生成，當(dāng)重復(fù)生成該憑證時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)提示“該筆業(yè)務(wù)已生成，是否重復(fù)生成 YN”，鍵入“N”退出本項(xiàng)業(yè)務(wù)的憑證制作，鍵入“Y”則重復(fù)生成該筆業(yè)務(wù)的憑證，本項(xiàng)功能是為以前月份發(fā)生憑證漏編的補(bǔ)救，是否需要生成憑證，由用戶確定。

五、建 議

以上自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能增加的設(shè)想，源于會(huì)計(jì)電算化教學(xué)工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，望軟件開發(fā)單位能予以考慮。