淺談科研院所如何加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理

［摘 要］ 科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是科研院所重要的資金來源。本文從預(yù)算管理和資金管理兩方面提出了加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的幾點(diǎn)思路。

［關(guān)鍵詞］ 科研項(xiàng)目；預(yù)算管理；資金管理

［中圖分類號(hào)］F275.1;F270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2007）02-0051-02

隨著國家財(cái)政不斷加大對(duì)科學(xué)研究的投入，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用與管理越來越受到各級(jí)財(cái)政部門和項(xiàng)目主管部門的重視，監(jiān)督檢查力度逐年加大。鑒于此，本文就科研院所如何加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理，提出一些思路，供大家參考。

科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的核心問題，就是預(yù)算管理和資金管理，其管理的好壞直接影響到科研院所爭取科研項(xiàng)目的能力和科研項(xiàng)目可持續(xù)發(fā)展的水平。因此，科研院所應(yīng)堅(jiān)持“兩手抓”，從兩方面加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理。

一、建立預(yù)算管理制度，加強(qiáng)科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)預(yù)算管理

科研院所應(yīng)建立健全財(cái)務(wù)預(yù)算管理制度，從預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)督3個(gè)環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)預(yù)算管理。

（一）成立預(yù)算委員會(huì)，出臺(tái)指導(dǎo)性范本，做好預(yù)算編制工作

由于科研項(xiàng)目預(yù)算編制同時(shí)涉及科研領(lǐng)域和財(cái)務(wù)領(lǐng)域方面的知識(shí)，財(cái)務(wù)部門或科研部門獨(dú)立編制預(yù)算很難較好地完成，而科研項(xiàng)目預(yù)算編制的好壞，又直接影響到科研項(xiàng)目資金的爭取。因此，科研院所應(yīng)給予足夠的重視，組織科研部門、科研管理部門和財(cái)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人成立預(yù)算委員會(huì)，下設(shè)由相關(guān)人員組成的預(yù)算編制工作小組；制定預(yù)算管理制度，出臺(tái)指導(dǎo)性的預(yù)算編制范本，限制各項(xiàng)開支占總經(jīng)費(fèi)的比重，例如，人員費(fèi)和科研管理費(fèi)所占總經(jīng)費(fèi)的比重均不能超過5%，國際合作費(fèi)支出一般不能超過總經(jīng)費(fèi)的10%等等；改變粗放的預(yù)算編制方法，采取零基預(yù)算、彈性預(yù)算和滾動(dòng)預(yù)算等編制方法，盡可能細(xì)化每一項(xiàng)開支，認(rèn)真估算各項(xiàng)業(yè)務(wù)所需資金，盡量考慮需要開支的每一個(gè)環(huán)節(jié)，使預(yù)算的每一個(gè)數(shù)據(jù)有合理、合法的依據(jù)，使科研項(xiàng)目的預(yù)算編制工作制度化、規(guī)范化、合理化。

（二）開發(fā)財(cái)務(wù)軟件的輔助核算功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行情況的事前控制

科研項(xiàng)目預(yù)算一經(jīng)批復(fù)下達(dá)，各單位必須認(rèn)真組織實(shí)施，嚴(yán)格按照批復(fù)的預(yù)算執(zhí)行。目前，國家非常重視“973”、“863”、“國家自然科學(xué)基金”、“科技攻關(guān)”等重大基礎(chǔ)科研項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況，要求項(xiàng)目支出明細(xì)嚴(yán)格按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行，同時(shí)，各主管部委也不斷加大對(duì)此類科研課題預(yù)算執(zhí)行情況的審計(jì)力度。但是由于財(cái)務(wù)部門不能事前控制預(yù)算執(zhí)行情況，支出超預(yù)算的情況經(jīng)常發(fā)生。如何才能及時(shí)掌握各種預(yù)算的執(zhí)行情況，是科研項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行工作中亟需解決的問題。

1．開發(fā)財(cái)務(wù)軟件“預(yù)算管理”模塊功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行事前控制

就目前的通用財(cái)務(wù)軟件（以用友財(cái)務(wù)軟件為例），我們僅能使用其“項(xiàng)目管理”模塊對(duì)科研課題實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理，雖然各項(xiàng)目的收支情況可以通過“項(xiàng)目明細(xì)賬”和“項(xiàng)目總賬”一目了然地反映出來，但不能滿足項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)科研課題項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行控制的要求，往往造成項(xiàng)目總支出數(shù)沒有超總預(yù)算但其明細(xì)支出數(shù)卻不能按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行，有的明細(xì)支出嚴(yán)重超預(yù)算。以“人員工資”為例，有的科研項(xiàng)目規(guī)定開支的人員工資不能超過項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)的5%，但實(shí)際上有的單位科研課題負(fù)擔(dān)的人員工資甚至達(dá)到了50%，故使項(xiàng)目承擔(dān)單位在審計(jì)過程中非常被動(dòng)。對(duì)此，為更好地執(zhí)行項(xiàng)目預(yù)算，筆者認(rèn)為各單位應(yīng)該在現(xiàn)使用的財(cái)務(wù)軟件基礎(chǔ)上，和財(cái)務(wù)軟件公司合作開發(fā)增設(shè)“預(yù)算管理”模塊，實(shí)現(xiàn)科研課題項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行控制功能。具體要求達(dá)到的功能是：以國家基礎(chǔ)性研究課題“973”為例，承擔(dān)單位預(yù)先將科技部批準(zhǔn)的“973”課題預(yù)算批復(fù)數(shù)按支出明細(xì)輸入到財(cái)務(wù)軟件對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目中，待以后該課題報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，如果某一項(xiàng)費(fèi)用對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目當(dāng)前累計(jì)數(shù)超過了預(yù)先輸入到軟件中該會(huì)計(jì)科目的預(yù)算批復(fù)數(shù)，則軟件自動(dòng)出現(xiàn)提示框提示操作人員“超預(yù)算”并不能繼續(xù)該項(xiàng)操作，這樣就可以及時(shí)提示前臺(tái)財(cái)務(wù)審核人員不能報(bào)銷該項(xiàng)費(fèi)用，從而達(dá)到嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算的目的。

2．開發(fā)財(cái)務(wù)軟件“經(jīng)費(fèi)存折一本通”輔助核算的功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理

當(dāng)前，大部分科研院所為使科研課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人動(dòng)態(tài)掌握課題支出情況，習(xí)慣的做法是采用“經(jīng)費(fèi)本”手工輔助核算管理，一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)經(jīng)費(fèi)本，歸課題負(fù)責(zé)人保管，報(bào)銷時(shí)由財(cái)務(wù)審核人員登記課題經(jīng)費(fèi)本，每報(bào)銷一筆登記一筆。這樣雖然便于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)掌握課題使用情況，但受人為因素影響較大，容易漏記或誤記，造成經(jīng)費(fèi)本上的結(jié)余和財(cái)務(wù)賬上的結(jié)余不一致，必然加大財(cái)務(wù)查詢和對(duì)賬的工作量。因此，筆者認(rèn)為，手工輔助核算的辦法已經(jīng)過時(shí)，應(yīng)該借鑒銀行“活期存折一本通”的模式，增設(shè)財(cái)務(wù)軟件“經(jīng)費(fèi)存折一本通”的輔助核算功能，將手工“經(jīng)費(fèi)本”升級(jí)換代成財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)輸出打印的“經(jīng)費(fèi)存折一本通”，每報(bào)銷一筆費(fèi)用由機(jī)器自動(dòng)將開支情況在“經(jīng)費(fèi)存折一本通”上打印出來。“經(jīng)費(fèi)存折一本通”的樣式可以參照銀行“活期存折一本通”，打印內(nèi)容包括：報(bào)銷日期、憑證號(hào)、報(bào)銷內(nèi)容、對(duì)方科目、報(bào)銷金額和操作人等。條件允許的情況下，還可以在單位的方便地點(diǎn)增加一臺(tái)“經(jīng)費(fèi)存折一本通”自動(dòng)打印機(jī)，各課題可以隨時(shí)補(bǔ)登那些已報(bào)銷還沒有登記的費(fèi)用。這樣將徹底避免漏記或誤記情況的發(fā)生，既及時(shí)準(zhǔn)確又工整，從真正意義上實(shí)現(xiàn)了科研課題項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠及時(shí)準(zhǔn)確掌握經(jīng)費(fèi)開支情況，發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，以便及時(shí)解決，更好地執(zhí)行預(yù)算。

（三）建立科研院所內(nèi)部預(yù)算管理監(jiān)督體系

預(yù)算的監(jiān)督是指對(duì)預(yù)算編制、執(zhí)行、決算全過程的監(jiān)督。預(yù)算編制的再好，如果不按預(yù)算執(zhí)行，那就形同虛設(shè)。因此，科研院所應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部預(yù)算管理監(jiān)督體系，預(yù)算編制須通過預(yù)算委員會(huì)的審議通過；預(yù)算批復(fù)下達(dá)后，財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行事前控制；審計(jì)部門對(duì)預(yù)算執(zhí)行的整個(gè)過程進(jìn)行跟蹤審計(jì)。

二、加強(qiáng)科研項(xiàng)目的資金管理

科研院所要改變對(duì)科研項(xiàng)目“重爭取，輕支出”和“重財(cái)政資金，輕配套資金”的觀念，建立項(xiàng)目資金管理體制，全面加強(qiáng)科研項(xiàng)目的資金管理。

（一）加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目外撥資金的管理

有相當(dāng)一部分科研院所對(duì)科研項(xiàng)目外撥資金的管理不重視，或者缺乏有效控制，有錢但不及時(shí)外撥，存在剝皮的現(xiàn)象，影響了合作單位項(xiàng)目的開展；或者缺乏合理合法的依據(jù)，隨意外撥，甚至有的以外撥資金為幌子滿足私利和饋贈(zèng)人情；或者缺乏跟蹤監(jiān)督，對(duì)撥出資金的使用情況不管不問，存在挪用和濫用的現(xiàn)象，甚至有的形成了“小金庫”，影響了資金的使用效益。因此，科研院所應(yīng)當(dāng)重視科研項(xiàng)目外撥經(jīng)費(fèi)的管理。對(duì)多方合作的科研項(xiàng)目，要按照合同或任務(wù)書的規(guī)定，及時(shí)外撥資金；對(duì)獨(dú)立承擔(dān)的科研項(xiàng)目，若有臨時(shí)需要的資金外撥，如到試驗(yàn)點(diǎn)上進(jìn)行相關(guān)試驗(yàn)而需要的外撥試驗(yàn)費(fèi)，應(yīng)在雙方單位簽訂協(xié)議后，方能辦理資金外撥。對(duì)外撥的資金要進(jìn)行跟蹤管理，要求對(duì)方單位定期提供該項(xiàng)資金使用情況明細(xì)，特別對(duì)于“973”、“863”等首席專家負(fù)責(zé)制的重大科研課題項(xiàng)目，有必要不定期組織單位財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門和科研部門到對(duì)方單位對(duì)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。

（二）保證科研項(xiàng)目配套資金的落實(shí)

有的科研課題項(xiàng)目要求實(shí)施單位進(jìn)行資金配套，有的還要求配套資金必須達(dá)到一定的比例，并且配套資金的落實(shí)是此類科研項(xiàng)目財(cái)政檢查的重點(diǎn)，因此要求科研院所改變以前在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中存在“重財(cái)政資金，輕配套資金”的觀念，杜絕虛假配套資金的現(xiàn)象，積極尋找渠道，保證科研項(xiàng)目配套資金的落實(shí)?？蒲性核梢詮?方面落實(shí)配套資金：一是吸納社會(huì)資金，積極尋找有資金實(shí)力且科研力量雄厚的科技型企業(yè)進(jìn)行合作；二是吸納地方財(cái)政資金，在爭取國家級(jí)的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的同時(shí)，還要積極申請(qǐng)地方政府財(cái)政資金的資助，作為國家級(jí)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)充；三是積極創(chuàng)造單位自有資金，科研院所應(yīng)加大科研成果轉(zhuǎn)化的力度，甚至可以直接將科研成果轉(zhuǎn)化成資金，作為科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)充，以求更好地完成科研項(xiàng)目，從而實(shí)現(xiàn)科技成果轉(zhuǎn)化的良性循環(huán)。

（三）把好財(cái)務(wù)審核關(guān)

科研院所應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理制度、報(bào)銷制度和內(nèi)部檢查審計(jì)制度，防止科研項(xiàng)目資金的損失浪費(fèi)和擠占挪用。單位財(cái)會(huì)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，嚴(yán)格把關(guān)，審核科研項(xiàng)目支出的依據(jù)是否充分，是否遵守科研項(xiàng)目合同的規(guī)定；審核資金支出原始單據(jù)的合理性、合法性、真實(shí)性和完整性；監(jiān)督科研項(xiàng)目按合同進(jìn)度的要求使用資金，杜絕超支；監(jiān)督科研項(xiàng)目外撥資金的使用情況，杜絕形成賬外賬；監(jiān)督科研項(xiàng)目配套資金的落實(shí)，防止虛假配套資金。單位審計(jì)部門應(yīng)按照科研項(xiàng)目的具體管理辦法對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施情況定期進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正問題，保證科研項(xiàng)目資金的正確使用，也為各級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)督檢查和專項(xiàng)審計(jì)做好準(zhǔn)備。

科研院所應(yīng)積極做好科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理和資金管理工作，千方百計(jì)把有限的資金用在刀刃上，努力追求資金效益最大化。