運用Ｅｘｃｅｌ構建企業財務管理系統的探討

［摘 要］ Excel具有強大的數據處理和數據分析功能，而且界面友好，操作簡單，易學易用，可用它來構建財務管理系統。根據企業價值最大化的總目標，可把企業財務管理系統分為7個子系統，利用Excel的VBA和宏，建立友好系統管理界面。在創建系統時，可利用Excel的接口功能，建立與企業管理的其他子系統的數據鏈接。

［關鍵詞］ Excel；財務管理系統；構建

［中圖分類號］F273.4；F270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2007）02-0042-03

一、引 言

Excel具有強大的數據處理和數據分析功能，與傳統的財務軟件比，Excel不僅提供了數據輸入、輸出、顯示等數據處理功能，還提供了數據分析功能，使得利用Excel來解決財務管理與分析中的各種實際問題變得方便和簡單。利用Excel提供的繪圖、文檔處理、數據庫管理、統計圖形等功能，能夠很輕松地對表格中的數據進行計算、統計、排序、分類、查詢及圖表制作等數據分析和處理工作；利用Excel提供的大量函數創建數據庫管理和宏的功能，可以完成較為復雜的任務。而Excel界面友好，操作簡單，易學易用的特性，為中小企業財務人員根據自身管理的需要，自建靈活多變的財務管理系統提供了極大的方便。

目前市場上的財務管理軟件大多作為會計軟件的附屬物，停留在記賬、審核及對會計指標的簡單綜合分析的層次上，沒有充分發揮財務管理的其他職能，因而往往導致人們認識上的誤解，從而無法適應現代企業財務管理的要求。另外，市場上的財務管理軟件通用性差，成本高，而每個企業又各具特點，這為各類企業進行科學的財務管理造成了極大的障礙。故構建成本低、靈活性大、適用性強而又比較簡單的財務管理系統十分必要。本文擬以Excel提供的工具，在構建財務管理系統上作一些初步探討。

二、系統目標

以一般的多種經營的加工型企業為例，在資金來源上，可以在市場上以多種方式籌資；在投資上，可以自由選擇有利的項目；在生產上，假定各個生產環節都可以有自己的最終產品，同一個企業內部的各個生產環節之間可以是離散的，也可以是連續的，各種產品相對獨立，成本不一，一般是來料加工，或生產自己設計的產品；在資源的使用上，有一定的約束條件。因此，要有效地籌集資金、組織好資本運營，充分調動職工積極性，使自己的產品滿足用戶多方面的需求，加強財務管理是必要的，這不僅能提高整個企業的管理水平，而且可以降低產品成本，提高企業的信譽。Excel為企業的財務管理提供了強大的工具，它可以在各種預算的基礎上，引入閉環成本控制，通過技術經濟分析，糾正實績與計劃、目標的偏離，從而將高質量、低成本、使用戶滿意的產品推向市場。

為此，Excel下的財務管理系統的總目標是：一是加強財務管理，使企業管理更為合理；二是降低產品成本，增強產品技術含量；三是在資源約束條件下，使企業收益最大化。

三、系統構建

(一)Excel環境下企業財務管理系統設計的基本思想

根據目前大多數人對財務管理的認識，財務管理的內容是對企業的資金活動全程的控制、協調、監督、反饋、決策，包括財務預測、籌資與投資決策、耗資(成本費用)、收入、分配、風險控制、企業并購等環節。為此，筆者認為系統應能形成上述財務信息的集成。這主要包括以下兩個層面：

一方面，財務管理子系統本身的信息集成，即數據庫、知識庫和模型庫的集成。Excel提供的函數及宏工具、VBA編程及數據挖掘技術，為模型庫的建立提供了很大方便。模型庫主要包括籌資模型、投資決策模型、成本分析與控制、營運資金管理、財務分析與預測等模型；數據庫中包括各種原始數據、報表及其他財務數據，Excel提供了與其他類型的數據庫相連的鏈接工具；知識庫是財務管理人員的經驗知識。另一方面，財務管理系統僅為企業管理系統的一個子系統，除本子系統的信息需要集成之外，還要與其他管理子系統進行集成。

(二)Excel環境下財務管理系統的模塊設計

Excel環境下企業財務管理系統的結構如圖1所示，整個系統由7個子系統組成：籌資管理系統、投資管理系統、營運資金管理系統、銷售與收益管理系統、成本費用管理系統、財務綜合評價系統及企業風險管理系統。

1． 籌資管理子系統

根據中小企業的實際特性，籌資管理子系統由長期籌資決策方案擬定、長期借款方案比較、融資租賃方案比較、長期借款與融資租賃比較等子系統構成。其基本思想是：首先，在最優的資本結構原則下，選擇邊際資本成本最低、風險較小的籌資方法；其次，在籌資方法確定的條件下，選擇最優籌資渠道；三是從同類籌資渠道中，以還款的利率、時間、方式等選擇最優籌資方案。主要技術和工具包括單雙變量模擬運算、規劃求解、數據分析、控件、復合函數及宏單變量求解等。

2． 投資管理子系統

投資管理子系統主要完成固定資產的繼續使用、維修、改造與更新選擇的方案比較、固定資產更新時機選擇；投資方案可行性評價、方案選優與組合決策，以及并購目標企業的價值評估和影響分析。由于Excel本身的財務函數及加載宏工具后的規劃求解功能，使得構建投資決策系統非常方便和快捷，而且還可以根據企業的實際情況調整決策目標以及重新組合投資方案。各中小企業可以根據自身規模、業務以及投資的資金來源等特點，選擇子模塊。該子系統的管理思想是：固定資產在平均使用費用最低時更新，組合方案中凈現值最大的方案最優，繼續使用、維修、改造與更新設備的選擇標準是年均凈現值與修正的內部收益率較高者；而企業并購則主要分析目標企業的價值，以及并購成功后對企業可能造成的影響。主要技術和工具包括宏(Macro)VBA、控件、數據分析及宏單變量求解技術和工具。

3．營運資金管理子系統

該子系統的主要目標是確定公司合理的現金持有量、加強應收賬款的管理及存貨的管理。故該子系統主要包括應該賬款賒銷策略分析模型、最佳現金持有量模型及最優經濟訂貨批量決策模型。現金持有模型的總目標是找出資金持有成本、管理成本和短缺成本總和最低的現金持有量方案，可用鮑曼模型或者利用Excel的宏編輯符合企業自身特點的自定義函數，直接計算求得；而應收賬款模型則是通過權衡擴大銷售帶來的收益與隨之產生的管理應收賬款的直接和間接成本，從而制定科學合理的信用政策；而存貨管理的目標則是在企業滿足正常經營情況下，盡可能使存貨投資最少，存貨周轉率最高。主要技術和工具包括數據宏(Macro)VBA、復合函數、控件、數據分析及宏單變量求解技術和工具。

4． 銷售與收益管理子系統

面對激烈的市場競爭，企業應該采用市場為核心的市場鏈流程重組模型，使企業面對用戶，形成以客戶為中心的服務理念，所以銷售及其收益管理在企業經濟活動中的地位越來越重要。建立銷售及收益管理子系統，可以及時準確地從企業的賬務處理子系統或銷售資料中提取數據，進行動態或靜態分析。該子系統主要由銷售流向、銷售業績分析、銷售模型預測及利潤管理模型組成。主要技術和工具包括數據透視表(Pivot Table)、宏(Macro)和控件、數據分析及宏單變量求解技術等。

5. 成本費用管理子系統

成本管理子系統有別于成本會計核算系統，該系統的主要目標是從企業生產的產品或提供的服務的市場價格出發，反推企業具有競爭力的目標成本，并對照分析企業成本費用的結構及存在的問題，做出成本費用決策。該子系統主要包括企業的平均單位產品的成本費用數量及其結構分析、市場同類產品的價格、企業成本變動最大空間等模塊。主要技術及工具包括Excel各種計算、定義功能、函數組合、控件及Macro VBA、數據分析、規劃求解及控件等。

6． 財務綜合評價子系統

財務綜合評價系統的主要目的是評價企業的資產流動性、負債水平及償還債務的能力等方面的財務狀況；評價企業資產管理水平，進而評價企業的經營管理水平；評價企業的獲利能力；評價企業的發展趨勢。該子系統主要包括償債能力評價、發展能力評價、盈利能力評價、營運能力及綜合能力評價5個子模塊。每個模塊綜合采用比率分析法、比較分析法、圖解分析法進行分析和評價。該系統的數據可以利用Microsoft Query從外部數據庫獲取，采用的主要技術是Excel圖表功能、計算功能及與Query—ODBC通訊獲取外部數據的功能。

7． 企業風險管理子系統

企業風險管理系統的主要目標是監控企業的風險，隨時做出預警報告。根據Altman在1968年提出的Z計分的企業風險評估模型（Z=₁x₁+w₂x₂+…+w_nx_n）和20世紀80年代以來普遍認同的用來描述企業所面臨的風險程度的邏輯回歸模型，以及楊淑娥、何紅渠、柴建利等人的關于財務風險評價的論述，本文采用的風險評估體系主要包括以下幾個模塊：融資風險模塊，主要包括經營杠桿、財務杠桿及總杠桿的計算和評價；投資風險的分析；企業綜合風險計分及其評價，包括Z計分和邏輯計分及評價。主要技術及工具包括Excel各種計算、圖表、規劃求解及控件等。

（三）Excel環境下財務管理系統界面設計

為了減少不必要的操作，以及為了使不太熟悉Excel的財務管理人員與企業管理者都能非常方便地使用本系統，有必要應用Visual Basic for Application宏技術和各種工具，將各子系統下的模塊及各子系統有機地鏈接起來，設計友好界面。可以選擇各種按鈕，編輯相應的宏程序，使其與相應的宏按鈕鏈接；同時，在每個工作簿中建立相應的用戶界面。目標是使財務管理人員通過驅動各類模型界面上的宏按鈕，進入該工作簿的各個分析模型，在每個工作表分析模型中，又通過各種驅動宏按鈕完成各種管理、分析和決策工作。財務管理人員使用宏按鈕控制工作表，完成各種操作。

四、與其他管理系統的聯系

企業在設計財務管理系統時，還應充分考慮到它與其他管理子系統之間的聯系問題。財務管理系統的財務分析數據應作為DSS系統的輸入數據，以便DSS系統做出最優決策；同時，財務管理子系統的輸出數據應作為生產管理、物資供應管理、經銷管理等子系統的成本控制項，對這些分系統進行控制，同時這些分系統的輸出信息又作為財務管理系統的輸入數據。而基于服務器的數據源，通過ODBC（Open Database Connectivity），利用Excel軟件本身的數據導入功能，Microsoft Excel可以對任何支持ODBC的數據庫進行數據訪問；而作為資料輸出時，一般辦公軟件都能直接使用Excel所產生的電子表格資料。因而，在用Excel構建財務管理系統時，能更好地貫徹系統集成的思想。同時，由于Microsoft Excel本身所具有的安全性、吞吐量、可靠性、可維護性等高性能指標，使以Excel構建的財務管理系統既能貫徹系統集成的思想，也具有Microsoft Excel本身所具有的優良性能。

五、結 論

企業財務管理所面臨著經營環境日益復雜多變，用相對比較固定的數據處理系統是難以實現企業財務管理的目標。Excel為構建財務管理系統提供了非常簡便易行的工具。用Excel構建的財務管理系統信息處理量大，可靠性高，系統環境變化后的可維護性強，能有效貫徹系統集成思想，是提高企業財務管理水平的便捷有效的工具。

主要參考文獻

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［2］ 張瑞君． 計算機財務管理［M］． 北京：中國人民大學出版社，2005．

［3］ 楊淑娥等． 財務管理研究［M］． 北京：經濟科學出版社，2002．

［4］ 何紅渠等． 企業經營風險預測模型探討［J］． 財會通訊，2003，(9)．

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