基于ＶＦＰ和ＳＰＴ技術(shù)的銀行對(duì)賬系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

[摘 要] 針對(duì)銀行對(duì)賬不及時(shí)，工作量大且銀行存款余額調(diào)節(jié)表信息不全和單位內(nèi)控的需要，利用VFP開發(fā)平臺(tái)及SPT遠(yuǎn)程連接技術(shù)開發(fā)一個(gè)計(jì)算機(jī)輔助銀行對(duì)賬系統(tǒng)來代替人工對(duì)賬的工作#65377;

[關(guān)鍵詞] 對(duì)賬;VFP;SPT;開發(fā)

[中圖分類號(hào)]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2007)06-0021-05

銀行對(duì)賬一直是企事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員所頭疼的問題，單位越大，銀行賬戶越多，賬目就越紛繁復(fù)雜，由于沒有有效的工具，在月末的靜態(tài)時(shí)點(diǎn)上與銀行賬的不完全一致性使得財(cái)務(wù)人員往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力手工進(jìn)行銀行賬的對(duì)消工作，花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，還容易發(fā)生錯(cuò)誤和人為粉飾平衡，而且這種錯(cuò)誤還具有累積效應(yīng)，不利于單位內(nèi)控制度的完善#65377;

為了減少對(duì)賬難度，減輕手工對(duì)賬的工作量，增加對(duì)賬的準(zhǔn)確性和防止人為調(diào)節(jié)銀行存款余額表，本文將介紹如何利用VFP(Visual FoxPro)開發(fā)平臺(tái)及SPT(SQL pass-through)遠(yuǎn)程連接技術(shù)來開發(fā)一個(gè)計(jì)算機(jī)輔助銀行對(duì)賬系統(tǒng)以代替人工對(duì)賬的工作#65377;

一#65380;必要性

1. 對(duì)賬不及時(shí)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量越大的單位，這種現(xiàn)象就越普遍，如在校生規(guī)模約12 000人的某高校2006年9月份的銀行日記賬分錄達(dá)1 353筆，銀行出納手工對(duì)消少則一周，多則半月才能提供銀行存款余額調(diào)節(jié)表，若因財(cái)務(wù)人員的錄入錯(cuò)誤則需一張張地翻閱當(dāng)月原始記賬憑證進(jìn)行核對(duì)，耗時(shí)費(fèi)力，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)很難及時(shí)準(zhǔn)確掌握銀行存款信息，進(jìn)而影響對(duì)現(xiàn)金流決策的制定#65377;

2. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表信息不完整，或因歷史沿襲，或因制度不健全，或因未達(dá)賬項(xiàng)太多而使調(diào)節(jié)表不堪“重負(fù)”#65377;在筆者調(diào)查的幾所高校中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表信息基本如表1所示#65377;

這種調(diào)節(jié)表會(huì)產(chǎn)生兩種情況，一是時(shí)間稍長(zhǎng)一點(diǎn)的未達(dá)賬項(xiàng)或在編制人員換崗后，未達(dá)賬項(xiàng)很難看明白;二是不便于單位內(nèi)控，容易被人為操控來調(diào)節(jié)單位現(xiàn)金流量#65380;速動(dòng)比率，或資金被長(zhǎng)期挪用等#65377;

3. 單位內(nèi)控的需要，如教育系統(tǒng)的教育部#65380;財(cái)政部教財(cái)[2002]2號(hào)《關(guān)于清理檢查直屬高校資金往來情況，加強(qiáng)資金管理，確保資金安全的通知》中規(guī)定:“各校的財(cái)務(wù)處長(zhǎng)對(duì)每月的銀行對(duì)賬單必須認(rèn)真審核，審核簽字后，再交由本校的審計(jì)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核簽字，并報(bào)經(jīng)主管財(cái)務(wù)的校(院)長(zhǎng)或總會(huì)計(jì)師審簽后與當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證一同保存”#65377;這就是銀行存款余額調(diào)節(jié)表要進(jìn)行“雙簽”的制度，而通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)對(duì)賬生成調(diào)節(jié)表，就如同有的單位實(shí)行了銀行出納和編制調(diào)節(jié)表的崗位分離制度一樣，加強(qiáng)了單位內(nèi)控制度，讓財(cái)務(wù)人員的中心工作轉(zhuǎn)到余額表調(diào)平以后的審核，審核那些超過合理期限#65380;金額大的未達(dá)賬項(xiàng)以及銀行付而單位未付和單位已收而銀行未收的項(xiàng)目#65377;

二#65380;對(duì)賬模式設(shè)計(jì)

外部對(duì)賬#65377;即單位銀行日記賬與銀行對(duì)賬單之間的對(duì)賬#65377;單位所記錄的銀行日記賬如不存在未達(dá)賬項(xiàng)，在某一個(gè)時(shí)點(diǎn)應(yīng)全部對(duì)應(yīng)于銀行所記錄的銀行賬，但一般情況下，在月末，此類業(yè)務(wù)可能產(chǎn)生3種狀況:①企業(yè)發(fā)生而銀行未發(fā)生，稱為銀行未達(dá)賬;②銀行發(fā)生而企業(yè)未記錄，稱為企業(yè)未達(dá)賬;③銀行和企業(yè)同時(shí)有記錄發(fā)生，這是銀行對(duì)賬系統(tǒng)要解決的自動(dòng)對(duì)消的第一個(gè)層次，而未對(duì)消的①和②就是當(dāng)月未達(dá)賬項(xiàng)#65377;從目前各大商業(yè)銀行返回給單位的銀行對(duì)賬單信息來看，二者之間的業(yè)務(wù)只能按金額或票據(jù)結(jié)算號(hào)進(jìn)行對(duì)消，而按結(jié)算號(hào)對(duì)消的前提是在記賬憑證中要事先錄入，這往往與會(huì)計(jì)人員審核原始憑證#65380;錄入記賬憑證#65380;銀行付款的做賬習(xí)慣不符，所以銀行對(duì)賬系統(tǒng)首先還是按金額來自動(dòng)對(duì)消#65377;其次，數(shù)據(jù)都是按時(shí)間順序排列的，所以總是時(shí)間最相近的#65380;數(shù)據(jù)相等的先自動(dòng)對(duì)消#65377;金額相同而業(yè)務(wù)不同的，則在自動(dòng)對(duì)消過程中系統(tǒng)會(huì)認(rèn)為已對(duì)消，這就需要手工來進(jìn)行調(diào)整#65377;

紅字對(duì)沖賬#65377;在單位銀行日記賬中，由于支票過期作廢#65380;票據(jù)退回#65380;業(yè)務(wù)取消等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，同時(shí)又考慮到不影響當(dāng)期實(shí)際發(fā)生額而導(dǎo)致銀行日記賬中發(fā)生同方向的紅字(電算化中表現(xiàn)為正負(fù)數(shù))沖轉(zhuǎn)記錄，按復(fù)式記賬法的要求不允許一張記賬憑證中只有借或貸，但在會(huì)計(jì)電算化后也常出現(xiàn)此類記賬憑證;另一特殊情況是在國(guó)庫(kù)集中支付下，票據(jù)退回是以負(fù)數(shù)沖減國(guó)庫(kù)借方#65377;這類業(yè)務(wù)的相互對(duì)消，是銀行對(duì)賬系統(tǒng)要解決的自動(dòng)對(duì)消的第二個(gè)層次#65377;

內(nèi)部對(duì)沖賬#65377;在單位銀行日記賬中，由于支票過期作廢#65380;賬務(wù)串戶#65380;票據(jù)退回等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)而導(dǎo)致賬務(wù)處理中發(fā)生一借一貸的沖轉(zhuǎn)記錄，這類業(yè)務(wù)的相互對(duì)消，稱為單位內(nèi)部對(duì)沖賬，這在銀行對(duì)賬系統(tǒng)中是無法自動(dòng)對(duì)消的，需要手工來進(jìn)行調(diào)整#65377;

三#65380;系統(tǒng)核心設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)任何一個(gè)MIS(Management Information System，管理信息系統(tǒng))時(shí)，都要事先定義和規(guī)劃好數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，表2和表3是存放銀行對(duì)賬單(以下簡(jiǎn)稱銀方)yh.dbf和銀行日記賬(以下簡(jiǎn)稱我方)self.dbf文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)#65377;

每個(gè)文件設(shè)置8個(gè)字段，目的是希望以最簡(jiǎn)單的結(jié)構(gòu)來反饋出最大化的信息量，以解決銀行存款余額調(diào)節(jié)表信息不完整的問題和滿足計(jì)算機(jī)自動(dòng)對(duì)賬處理的需要#65377;在日記賬(我方)中，借方對(duì)賬標(biāo)志MYTZ1表示我方日記賬中借方金額對(duì)消否，貸方對(duì)賬標(biāo)志MYTZ2表示我方日記賬中貸方金額對(duì)消否;在銀行對(duì)賬單(銀方)中，借方對(duì)賬標(biāo)志TZ1表示銀方對(duì)賬單中借方金額對(duì)消否(銀方借對(duì)應(yīng)我方貸，單位存款在銀行是作為其負(fù)債，單位提款時(shí)，銀行賬務(wù)處理是:借記活期存款，貸記庫(kù)存現(xiàn)金)，貸方對(duì)賬標(biāo)志TZ2表示銀行對(duì)賬單中貸方金額對(duì)消否(銀方貸對(duì)應(yīng)我方借)，對(duì)應(yīng)關(guān)系E-R示意圖如圖1所示#65377;

YH.TZ1 --||-----||-- SELF.MYTZ2

YH.TZ2 --||-----||-- SELF.MYTZ1

圖1

TZ3和MYTZ3是記錄手工調(diào)整的痕跡，主要目的是考慮存在大量手工調(diào)整后造成數(shù)據(jù)不平衡而無法查詢#65377;這3組標(biāo)志是在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)使用，平時(shí)導(dǎo)入對(duì)賬數(shù)據(jù)時(shí)，我方日記賬和銀方對(duì)賬單只需提供前5項(xiàng)內(nèi)容即可#65377;

(一)數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換

目前市場(chǎng)上主流賬務(wù)核算系統(tǒng)的賬務(wù)數(shù)據(jù)和各大商業(yè)銀行提供的電子對(duì)賬單都能導(dǎo)出成Excel格式的文件，若單位開通了網(wǎng)上銀行結(jié)算，如工商銀行的網(wǎng)銀就能直接下載每月的Excel格式電子對(duì)賬單數(shù)據(jù)，考慮到系統(tǒng)的通用性和外部接口，按前述設(shè)計(jì)完主數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)后，則需開發(fā)一個(gè)既能將Excel格式的文件轉(zhuǎn)換成對(duì)賬系統(tǒng)的DBF文件格式，又能滿足數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義的轉(zhuǎn)換工具#65377;這可分為兩個(gè)步驟實(shí)施，首先是將Excel文件轉(zhuǎn)換成DBF文件，再將DBF文件改成約定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)#65377;源程序代碼如下:

Append From Excel文件名 Type Xl8 Sheet ＇＇

Copy To (s2)

Use (s2) Alias vv_disp開始轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

SELECT vv_disp

GO top

i=fcount()

for m=1 to i

if field(m)==“A”

ALTER table vv_disp RENAME COLUMN A TO RQ 改字段名

ALTER table vv_disp alter COLUMN RQ d改字段屬性

EXIT

ENDIF

ENDFOR

轉(zhuǎn)換時(shí)有兩點(diǎn)注意事項(xiàng):一是Excel文件不要任何表頭信息，直接為5列數(shù)據(jù);二是此段程序僅是轉(zhuǎn)換第一個(gè)字段的源代碼，其余類同#65377;

(二)SPT遠(yuǎn)程連接

目前主流財(cái)務(wù)核算軟件的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)基本是SQL Server和Oracle(只要提供ODBC接口都可以)，其在VFP中通過SPT技術(shù)連接的程序源代碼是:

Con_sql=SQLSTRINGCONNECT(“DRIVER={SQL SERVER};SERVER=CWC;UID=SA;PWD=JPYE;APP=MICROSOFT?VISUAL FOXPRO?;DATABASE=ZW”)定義連接Sql Sserver句柄

其中:cwc為賬務(wù)服務(wù)器名;SA為Sql Sserver的用戶名，其口令為JPYE;數(shù)據(jù)庫(kù)名為ZW#65377;

sqlsetprop(0，“displogin”，3)

con_oracle=sqlstringconnect(“DRIVER={Microsoft ODBC for Oracle};UID=CW;PWD=JPYE;SERVER=ORA_SERVER;”) 定義連接Oracle句柄

其中:CW為數(shù)據(jù)庫(kù)用戶名;JPYE為數(shù)據(jù)庫(kù)口令;ORA_SERVER為賬務(wù)服務(wù)器名#65377;

if con_oracle<=0

messagebox(“連接賬務(wù)服務(wù)器失敗!”，64，“錯(cuò)誤信息”)

return

else

messagebox(“連接賬務(wù)服務(wù)器成功!”，64，“成功信息”)

endif

con_exe = SQLEXEC(CON_ORACLE，“SELECT

PZH，ZY，J_MYSELF，D_MYSELF，subj FROM憑證庫(kù)”，

“TEMP2”)取記賬憑證表中明細(xì)數(shù)據(jù)

通過以上程序可以讓對(duì)賬系統(tǒng)直接連接到賬務(wù)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)來自動(dòng)獲取我方每月的日記賬明細(xì)數(shù)據(jù)，這樣每月只要把銀方對(duì)賬單下載回來，通過系統(tǒng)提供的轉(zhuǎn)換工具轉(zhuǎn)換成DBF文件導(dǎo)入對(duì)賬系統(tǒng)就可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)對(duì)賬了#65377;

(三)對(duì)賬處理

這里的對(duì)賬是指系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬層次的設(shè)計(jì)，屬對(duì)賬模式中的第一層次和第二層次，而在第一層次中也包括兩部分設(shè)計(jì):第一部分為銀方借和我方貸對(duì)消，即處理對(duì)賬標(biāo)志TZ1和MYTZ2，如果能對(duì)消就同時(shí)作上標(biāo)志‘1’，否則不予處理;第二部分為銀方貸和我方借，即處理對(duì)賬標(biāo)志TZ2和MYTZ1，如果能對(duì)消就同時(shí)作上標(biāo)志‘1’，否則不予處理#65377;下面是第一層次的第一部分處理的程序源代碼，其余比照進(jìn)行#65377;

Local isrec，selfj，selfd，selfrecno，yhrecno

Select 2

Use yh

Select 1

Self

Go Top

isrec=Reccount( )

For m=1 To isrec

Select 1

Go m

selfd=d_myself

selfrecno=Recno( )

Select 2

Go Top

Locate For j_yhje=selfd

k=Reccount( )

For N=1 To k

If Found( ) And Len(Alltrim(TZ1))=0

yhrecno=Recno( )

Update yh Set TZ1=“1” Where Recno

( )=yhrecno

Update self Set MYTZ2=‘1’Where Recno( )=selfrecno

Exit

Endif

Continue

Endfor

Endfor

在第二層次中也要分3部分設(shè)計(jì)，分別處理我方日記賬中借方正負(fù)數(shù)對(duì)沖賬#65380;貸方正負(fù)數(shù)對(duì)沖賬以及國(guó)庫(kù)支付中借方正負(fù)數(shù)對(duì)沖賬，表現(xiàn)在數(shù)值上是絕對(duì)值相等#65377;下面是處理借方正負(fù)數(shù)對(duì)消的源代碼，其余處理方法類同#65377;

Select 1

Go Top

isrec=Reccount( )

For m=1 To isrec

Go m

selfj=j_myself

selfrecno=Recno( )

Select 3

Use self again

Go Top

Locate For j_myself=selfj*(-1)

k=Reccount( )

For N=1 To k

If Found( ) And Alltrim(MYTZ1)<>‘1’

yhrecno=Recno( )

Update self Set MYTZ1=‘1’ Where Recno( )=selfrecno Or Recno( )=yhrecno

Exit

Endif

Continue

Endfor

Endfor

Select 3

Use

通過以上程序的自動(dòng)對(duì)消處理后，所有數(shù)值相等且符合第一#65380;第二層次對(duì)賬邏輯關(guān)系的賬務(wù)數(shù)據(jù)已全部對(duì)消，當(dāng)月對(duì)賬工作在瞬間即基本完成，并且調(diào)節(jié)表也一定是平衡的#65377;

(四)手工調(diào)整

按前述對(duì)賬模式設(shè)計(jì)中提及的兩種需手工調(diào)整的情況進(jìn)行人工干預(yù)，實(shí)際上是對(duì)經(jīng)過自動(dòng)對(duì)賬處理后的修正和補(bǔ)充，所以手工調(diào)整是對(duì)賬系統(tǒng)中必不可少的功能之一#65377;在工作實(shí)踐中，實(shí)際情況可能還遠(yuǎn)不止以上兩種原因?qū)е碌男杼峁┦止ふ{(diào)整功能，如財(cái)務(wù)人員可能為省事而把多張金額小且數(shù)值相等的銀行回單合并記賬等#65377;同時(shí)我們也考慮到如存在大量手工調(diào)整的記錄時(shí)，操作人員有可能調(diào)錯(cuò)，所以對(duì)手工調(diào)整的記錄都留有痕跡(TZ3和MYTZ3)，并提供一個(gè)表單窗口供查詢和試算平衡之用#65377;手工調(diào)整可設(shè)置四項(xiàng)調(diào)整功能:全部(顯示我方借貸和銀方借貸全部明細(xì))#65380;按付款方向(顯示自動(dòng)對(duì)賬后的我方貸和銀方借)#65380;按收款方向(顯示自動(dòng)對(duì)賬后的我方借和銀方貸)#65380;調(diào)整查詢(顯示經(jīng)手工調(diào)整的記錄)#65377;按付款方向調(diào)整的實(shí)際運(yùn)行效果圖如圖2#65377;

(五)銀行存款余額調(diào)節(jié)表的生成

按照銀行存款余額調(diào)節(jié)表的平衡公式:

(上期我收銀未收-上期我付銀未付)+銀方期末余額+我收銀未收-我付銀未付=(上期銀收我未收-上期銀付我未付)+我方期末余額+銀收我未收-銀付我未付

其中我收銀未收#65380;我付銀未付#65380;銀收我未收#65380;銀付我未付就是我們?cè)诋?dāng)月自動(dòng)對(duì)賬和手工調(diào)整后找出的未達(dá)賬項(xiàng)，在此增設(shè)一個(gè)存放我方和銀方期末余額的表yek.dbf，按上述平衡公式計(jì)算后就可得到調(diào)節(jié)表了，這樣自動(dòng)生成的調(diào)節(jié)表就可以按需要設(shè)置憑證號(hào)#65380;摘要等必要的補(bǔ)充信息，使調(diào)節(jié)表信息豐富和充實(shí)起來，也就不會(huì)出現(xiàn)看不懂的情況，實(shí)際運(yùn)行如圖3所示#65377;

四#65380;其他輔助設(shè)計(jì)

通過上述系統(tǒng)核心設(shè)計(jì)的介紹，一個(gè)銀行對(duì)賬系統(tǒng)已基本完成#65377;但這僅僅是一個(gè)單一賬戶的對(duì)賬系統(tǒng)，即一次只能存放一個(gè)賬戶的對(duì)賬數(shù)據(jù)#65377;如何滿足多賬戶的對(duì)賬需求呢?為此我們可以再增設(shè)3個(gè)功能:結(jié)轉(zhuǎn)下月#65380;數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)及數(shù)據(jù)清理功能#65377;如7月份××賬戶調(diào)節(jié)表生成完后，將未達(dá)賬項(xiàng)結(jié)轉(zhuǎn)下月并備份，同時(shí)清除系統(tǒng)中所有數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入當(dāng)月另一賬戶數(shù)據(jù)進(jìn)行處理#65380;月結(jié)轉(zhuǎn)和備份，到8月份時(shí)，恢復(fù)××賬戶7月未達(dá)賬項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)賬處理，如此類推#65377;這樣系統(tǒng)的兼容性就大大增強(qiáng)，擁有處理多套賬戶的功能了#65377;同時(shí)所有的數(shù)據(jù)處理都是在賬務(wù)核算系統(tǒng)之外(SPT連接也是只讀取數(shù))，所以對(duì)賬務(wù)核算系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)沒有任何影響，具有很高的安全性#65377;系統(tǒng)基本功能如圖4所示#65377;

通過對(duì)這套系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計(jì)，不但可以為本單位節(jié)約一筆可觀的軟件購(gòu)置費(fèi)用及后續(xù)的服務(wù)費(fèi)，而且完全能夠隨時(shí)隨地按照本單位的實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，如國(guó)庫(kù)集中支付中的正負(fù)數(shù)對(duì)消問題，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理中一些不規(guī)范做法，夯實(shí)單位會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)，為完善資金內(nèi)控制度奠定一定基礎(chǔ)#65377;

主要參考文獻(xiàn)

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[3] 馬學(xué)國(guó). 銀行對(duì)賬應(yīng)注意的問題[J]. 財(cái)會(huì)通訊:會(huì)計(jì)，2006，(2):58.

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