中小企業財務資金信息化管理的思考

［摘 要］ 本文就中小企業資金管理松散，使用效率低下，未能及時掌握下屬企業的資金狀況并實施有效的財務監督，難以實現企業資金的統一調撥和均衡調配；預算管理薄弱并且執行困難等問題進行分析研究。提出財務資金信息化管理是當前中小企業財務資金管理方法中較突出的問題，為此探討中小企業財務資金信息化管理的一些方法。

［關鍵詞］ 中小企業；財務資金；信息化管理

［中圖分類號］F271.5;F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）05-0057-03

一、中小企業財務資金管理中存在的問題分析

（一）中小企業財務資金管理中存在的問題

目前，許多中小企業的營業額和資產總額已經超億元，中小企業在快速擴張中已經傾向于采取企業集團或控股公司管理模式。但由于管理水平低，企業財務管理的作用沒有得到充分發揮。隨著中小企業的發展，母子公司體制開始建立，財務資金管理中的問題愈加突出，財務風險日益顯露，其表現主要有以下4個方面：

1. 監控不力，缺乏事前、事中的嚴格監督。在中小企業中，所有者對企業、企業對內部各職能部門，公司管理層對各資金運動環節普遍存在著監控不力甚至內部人控制現象，擅自挪用轉移資金甚至侵吞集體資產等問題突出。盡管設置了一些監督職能，也制訂了多種監督制度，但因監督者沒有掌握企業財務資金全面情況的必要信息和手段，故而難以及時有效地發揮作用。相當多的企業在重大投資等問題上還沒有形成有效的決策約束機制，個人說了算，資金的流向與控制脫節。母公司難以及時掌握子公司的財務資金變動情況，監督工作不是即時的而是滯后的。很多企業領導對企業財務狀況說不清，而財務人員對經營情況又不甚了解，且處于從屬地位，常常只能按領導的意圖處理賬務，使財務監督流于形式。

2. 資金散亂，使用效率低下。目前，企業資金集中管理的需要和內部多級法人資金分散占用的矛盾已成為現階段企業財務資金管理中最突出的問題。一是子公司多頭開戶的現象比較普遍，一些集團屬下各子公司設立多個賬戶，資金管理嚴重失控；二是投資決策隨意性大，有些企業不顧自身的能力和發展目標，盲目投資，多元化經營，投資失誤多，損失嚴重，使本來就十分緊張的資金狀況雪上加霜。

3. 疏忽營運資金管理。資金沉淀嚴重，占用不盡合理，貨款拖欠居高不下，存貨資金有增無減，周轉緩慢，企業信用和盈利能力下降。

一是貨幣資金管理不嚴，造成資金閑置或不足。在傳統的資金管理模式下，有相當多的企業不能對貨幣資金管理進行有效的管理。貨幣資金數額多少、使用效果怎樣，靠的是財務人員的記錄和制度的約束，企業高層管理只能通過閱讀每月的資產負債表來掌握企業月末貨幣資金的結余情況，而對企業日常的貨幣收支缺乏及時而有效的控制，致使貨幣資金使用效率低下。

二是應收賬款周轉緩慢，造成資金回收困難。由于管理手段落后，沒有建立嚴格的賒銷政策，缺乏有力的催收措施，應收賬款不能兌現或形成呆賬。相當多的企業也因收集有關客戶信息的成本較高，缺乏對客戶信用標準的評定。有些企業盡管進行了客戶信用等級評定，其評定過程和結果也常常過于主觀，難以跟蹤管理。

三是存貨控制薄弱，造成資金呆滯。很多中小企業月末存貨占用資金往往超過其營業額的2倍以上，造成資金呆滯，周轉失靈。原因是對存貨采購價格和數量兩個因素沒有科學的控制方法。由于采購存貨的價格經常是變動的，沒有實現信息化，企業管理當局難以及時掌握存貨的市場行情和庫存結存情況，存貨的采購價格高低、采購數量的多少在一定程度上受采購員的行為所左右。

4. 由于管理手段的落后，許多企業的預算工作還停滯在年度預算。在市場經濟條件下，許多不確定因素的存在，使企業的年度預算在年度后期難以起到約束作用，財務預算形同虛設。

（二）中小企業財務資金管理存在問題的原因

1. 管理模式僵化，管理觀念陳舊。一方面，中小企業典型的管理模式是所有權與經營權的高度統一，企業的投資者同時就是經營者，這種模式給企業的財務管理帶來了負面影響。中小企業中相當一部分屬于集體、個體、私營性質，在這些企業中，企業領導者集權、家族化管理現象嚴重，并且對于財務管理的理論方法缺乏應有的認識和研究，致使其職責不分，越權行事，造成財務管理混亂，財務監控不嚴，會計信息失真等。另一方面，企業管理者的管理能力和管理素質差，管理思想落后。有些企業管理者基于其自身的原因，沒有將財務管理信息納入企業管理信息的有效機制中，缺乏現代財務管理觀念，使財務管理失去應有的信息基礎。

2. 有效的資金集中管理模式沒有形成。企業管理中的集權和分權是對立統一的，從國外跨國公司的實踐來看，事權可以分散，但財權必須集中。企業集團管理層次過多，大多數企業職能部門分割，相互缺乏信息聯系和數據集成，產、銷、購、存信息脫節，原本集成連貫的業務被人為地割裂成多個環節。過去雖然采用集權管理模式，但不夠規范，不適應現代企業集團扁平化集中管理的要求?，F在，大多數企業集團內部沒能形成高度集中的資金管理指揮系統，缺乏統一規范的財務資金調控制度，沒有統一的信息平臺，信息傳遞渠道不暢，財務數據、資金結算、投融資管理集中不起來，致使企業決策者難以及時準確全面掌握生產經營全過程的相關信息，無法實施有效的管理、監督和控制。

3. 管理的技術手段和方式落后。規?；笊a和高度集中的管理模式，需要大量準確的基礎數據和相關信息作支撐，而要把這樣復雜的信息流、物流和資金流及時準確地集成起來，傳統的管理手段是無法做到的。大多數企業資金占用不明，產品成本構成不清，材料消耗、工時定額不準，考核決策無依據，滿足不了企業現代化、精細化管理的要求。單純依靠傳統的手工方式來統計、核算、傳遞有關生產經營過程中的各種信息，不僅速度慢、效率低，而且難以跨越管理幅度、地域分布、交通通訊方面的限制，監督管理必然滯后。另外，受各種人為因素的制約，有規章制度而不執行，沒有硬約束、硬程序的信息化管理體系。

4. 新技術、新經驗的學習和推廣不夠。大多數企業對以財務管理軟件為核心的計算機信息管理系統的應用缺乏了解，對推行計算機財務信息化管理需要的條件，企業應采用何種財務資金管理模式，什么樣的財務管理軟件能切實改善財務資金管理水平等問題心中無數。所以，認真總結和大力推廣企業應用計算機信息技術的成功經驗，全面比選和強制推行統一和適用的財務管理軟件，已成為當前強化細化企業財務管理的當務之急。

二、加強和改善財務資金管理的對策

資金是企業的血液，只有建立資金管理信息系統，進行資金集中核算與管理，才能有效地把控各個下屬企業，實現集團公司對下級公司或各職能部門的資金監控。要達到這個目標，需要信息化的手段來輔助實現。

（一）大力應用計算機信息技術，為實施資金集中管理和有效監控提供有力保障

1． 以財務資金管理為中心推進企業計算機網絡技術的應用。企業財務資金信息是各類信息的交匯點，也是支撐經營決策的基礎。企業管理以財務管理為中心，財務管理以資金管理為中心的理念，已成為目前企業界的共識。計算機網絡技術和統一的財務管理軟件是先進的管理思想、管理模式和管理方法的有效載體，也是實施資金集中管理和有效監督控制的必然選擇。

2． 建立以財務資金管理為核心的內部信息管理系統。目前我國多數企業在采購、庫存、分銷、成本核算等環節的財務資金信息時效性差，通過采用計算機網絡手段和統一的財務管理軟件，可以將過去煩瑣的會計數據加工、分析及人工無法做到的基礎性管理工作和“人盯人”的監控方式，借助計算機管理軟件應用予以取代，深化管理工作，增加透明度，特別是規章制度可以通過計算機程序固化，減少人為因素，變成硬約束，從技術上解決信息不及時、不對稱和監督乏力、滯后問題。

3． 積極推進企業財務與業務一體化的工作。財務管理的最高層次是業務和財務的完美結合，即財務和業務的一體化。因此，應用統一的計算機財務管理軟件、實現財務信息與業務流程一體化，進而逐步引進、消化、開發使用先進的ERP（企業資源計劃）系統軟件，是企業內部信息化發展的基本方向。企業應結合實際，積極引進開發運用統一的財務與業務一體化的管理軟件，逐步實現生產經營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數據共享，保障企業預算、結算、監控等財務資金管理工作規范化、高效化。

4. 建立資金管理信息系統，對營運資金進行信息化管理。財務部門將每筆貨幣收支數據及時輸入企業的文件中心，并由文件中心迅速傳達給管理層。資金的使用在網絡上向企業決策層公開，堵塞了資金使用中的漏洞。企業管理者不僅可以掌握貨幣資金收支的實際執行情況，及時發現有關收支在執行中存在的問題，而且能夠在網上隨時了解當日貨幣資金的結余情況?，F金日記賬和銀行存款日記賬以電子數據形式展現在決策者面前，為管理者把握商機，進行科學決策提供了便利，實現了資金流與信息流的集成管理。

借助計算機系統，可以自動建立有關客戶的信息檔案，收集和整理客戶應付金額、應付時間、已付金額、支付時間、拖欠金額，以及與客戶的交易背景等方面的信息，并進行賬齡分析，跟蹤管理，對債權資金進行連續監控和催收。通過網絡系統，管理者看到的不再是資產負債表上的靜態數據，而是各項債權資金占用的詳細動態記錄，便于對大額賒銷業務進行審批，以此建立合理的賒銷政策。 通過網絡，管理者可以查詢商品價格數據庫，為采購定價提供依據，企業對各種商品科學地制定出最高限價，以便控制商品的采購成本；在科學可行的獎懲制度配合下，采購人員在采購時會自覺地貨比三家，動態優化采購渠道，優化商品的采購價格，加強商品供應過程的管理。

在計算機網絡系統的支持下，企業可以自動生成各種商品的最高儲備量和最低儲備量，各企業的倉庫部門每天都可以通過網絡將當天的銷售情況或原材料的發出情況輸入到企業數據庫，由數據處理中心對商品的領出時間、單位、數量進行計算機統計并將信息傳達給管理者，企業經理層可以隨時在網上對各種存貨進出庫及結存數量進行查詢，在此基礎上制訂科學的采購方案，實現以信息流優化物流和資金流的管理目的。

（二）推進預算管理信息化，實施資金的集中管理

1. 建立預算的統一平臺，實現預算數據的信息化管理。建立預算的統一平臺，利用網絡技術，實現數據共享，提高集團獲取信息的能力，實行預算管理集中監控，進行統一預算管理，有效地進行權限管理。按照彈性預算管理的原則，實現預算數據的信息化管理。在這個基礎上，提供預算分析功能，實現合理籌集和使用資金，確保資金占用和資金成本最低，保證資金良性循環，為決策、執行服務。

2. 計算機網絡技術的廣泛運用，為資金的全面預算和及時結算提供了可能，從而使資金的集中管理成為可行。企業要以資產為紐帶，實行分級預算，母公司應側重搞好投融資預算，以資本經營預算為主，實行資金的統一籌劃，集中管理；子公司要以生產經營預算為主，加強成本費用和資金流量預算。預算一經確定，即成為企業內部組織生產經營活動的法定依據，不得隨意更改。通過資金預算管理系統，建立健全全面預算管理機制，對生產經營各個環節實施預算的編制、分析、考核制度，把企業生產經營活動中的資金收支納入嚴格的預算管理程序之中，管理者可以按期預算企業的現金流量，從而加強了資金流程的預算控制。

3. 資金賬戶統一管理。集團所有的資金由財務部門一個賬戶統一進行管理。所有下屬企業在外的開戶應一律取消，成立內部銀行，從源頭上管理資金的流向，以免企業亂借錢，亂擔保，給集團造成損失。公司實施資金賬戶統一管理后，資金變散存為統存，降低銀行的利息費用；可積聚大量的資金，企業內部可以運籌資金，形成內部貸款；財務經理可隨時在網上控制資金的流向，實現集團資金的統一調撥和均衡調配。

三、結束語

信息化是實現對物流、資金流有效管理的必然手段。通過信息化，使物流、資金流管理一體化，并建立起基于網絡的企業數字神經系統---信息流系統。財務資金信息化管理不是簡單地用計算機來代替手工勞動，也不是將傳統的管理方式硬搬到計算機網絡中，而是借助現代信息技術，引進現代管理理念，對傳統的管理體制、財務核算流程進行全面而深刻的變革，因此一定要抓好財務基礎數據的管理，投入一定資金，以財務資金管理為突破口，解決中小企業財務資金管理信息化問題。

主要參考文獻

［1］ 陳永建. 中小企業如何快速實現基礎財務信息化［Ｊ］． 中國管理信息化，2004，（12）.

［2］ 國家經貿委綜合司. 抓住三個環節提高財務資金管理水平［ＥＢ／ＯＬ］． http://www.setc.gov.cn/jjyx/setc_jjyx_main_166.htm，2006- 04-28.