構(gòu)建會計約束機制：中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制方法

[摘 要]當(dāng)前，我國不少中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在財務(wù)人員職責(zé)劃分不清、人員素質(zhì)參差不齊、貨幣資金內(nèi)部控制制度缺乏等一系列問題，究其成因主要是企業(yè)對內(nèi)控制度認識不到位、約束機制不完善、人員素質(zhì)偏低等等。建立貨幣資金內(nèi)部控制制度、加強監(jiān)督制度是解決企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的有效措施。

[關(guān)鍵詞]會計約束機制；貨幣資金；內(nèi)部控制；中小企業(yè)

[中圖分類號]F275

[文獻標(biāo)識碼]A

[文章編號]1009－2234(2007)04－0107－02

一、中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制常見的問題

1．家族式的經(jīng)營方式使中小企業(yè)內(nèi)部管理較混亂，容易出現(xiàn)貪污舞弊現(xiàn)象

在我國，中小企業(yè)的最大特點就是家族式的經(jīng)營方式。這類企業(yè)在創(chuàng)建的初期，往往都是依靠家庭或家族成員共同經(jīng)營打天下的，所以其所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)大都控制在其家庭或家族成員的手中。另一方面，出于某些方面的考慮，這類企業(yè)的所有者都會選擇自己人來管理一些重要部門，特別是作為直接掌握整個企業(yè)的貨幣資金的崗位——出納，絕大部分的老板會啟用自己的親戚。

中小企業(yè)的這種所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的密不可分，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理比較混亂，報銷審批制度不嚴，容易出現(xiàn)貪污舞弊現(xiàn)象。

2.會計、出納崗位職責(zé)劃分不清，缺乏監(jiān)督和牽制機制

中小企業(yè)由于規(guī)模小、業(yè)務(wù)頻繁、會計核算簡單、會計制度不健全，同時企業(yè)老板出于管理成本的考慮，往往要求財務(wù)人員“一個蘿卜幾個坑”，有的企業(yè)出納除了辦理涉及現(xiàn)金、銀行存款的本職業(yè)務(wù)外，同時還兼保管銀行存款全套印鑒、審核會計憑證等會計業(yè)務(wù)，而有的企業(yè)會計，偶爾也收取現(xiàn)金，一個人辦理有關(guān)現(xiàn)金業(yè)務(wù)的全過程。加上財會人員素質(zhì)參差不齊，會計、出納崗位職責(zé)劃分不清，缺乏監(jiān)督和牽制機制，甚至有時一人身兼數(shù)職，混崗和職能的交叉最容易引起貨幣資金的挪用和侵吞。

3.會計人員素質(zhì)參差不齊，造成會計資料亂、漏的現(xiàn)象

中小企業(yè)所有者的“任人唯親”，導(dǎo)致會計人員素質(zhì)普遍較低，有的會計人員“半路出家”，業(yè)務(wù)不精通，方便那些“有心人”利用各種手法貪污現(xiàn)金。比如：利用工作之便，少開收據(jù)，隱瞞收入；涂改原始憑證的金額，達到多支出的目的。

4．缺乏健全的貨幣資金內(nèi)部控制制度

中小企業(yè)的貨幣資金管理出現(xiàn)混亂的根源，除了其本身經(jīng)營特點之外，更重要的是在企業(yè)內(nèi)部缺乏貨幣資金控制制度。一個企業(yè)的財務(wù)規(guī)章制度是否健全，貨幣資金的內(nèi)部控制制度是否嚴格，直接影響到企業(yè)的貨幣資金能否健康運轉(zhuǎn)，關(guān)系到企業(yè)的財產(chǎn)能否安全無恙。

二、解決問題的對策

1．建立貨幣資金內(nèi)部控制制度

(1)建立不相容職務(wù)崗位分離制度

不相容職務(wù)是指企業(yè)里某些相互關(guān)聯(lián)的職務(wù)，如果集中于一個人身上，就會增加發(fā)生差錯和舞弊的可能性，或者增加了發(fā)生和舞弊以后進行掩飾的可能性。這是中小企業(yè)建立相互約束機制的基礎(chǔ)。就會計部門來講，出納和會計這兩個職務(wù)，不能由同一人擔(dān)任，即：出納只負責(zé)貨幣資金的收付、保管各種空白收據(jù)、支票、發(fā)票等，不能兼任會計審核、會計檔案保管和登記債權(quán)、債務(wù)、收支、費用等分類帳、總賬的工作，應(yīng)該根據(jù)分工原則，盡量地將涉及到現(xiàn)金的業(yè)務(wù)由不同的人員來完成，避免只由一個人去辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。如果企業(yè)的確人手有限，也應(yīng)保證實行錢帳分管，即管錢的不管帳，管賬的不管錢。此外，中小企業(yè)還應(yīng)該注意以下幾種職務(wù)之間的分離：授權(quán)批準職務(wù)與執(zhí)行業(yè)務(wù)職務(wù)；業(yè)務(wù)經(jīng)辦職務(wù)與財產(chǎn)保管職務(wù)；財產(chǎn)保管職務(wù)與會計記錄職務(wù)。

(2)建立授權(quán)審批制度，各司其職，杜絕一條龍作假的現(xiàn)象

貨幣資金支出審批手續(xù)的規(guī)范化、制度化，既可減少某些不必要的支出，也可以防止侵吞和挪用行為發(fā)生。具體可以包括：①授權(quán)權(quán)限，即審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批；②授權(quán)批準程序，企業(yè)的有關(guān)部門或個人在用款時，應(yīng)當(dāng)向?qū)徍巳?會計主管)提交支款申請書，注明款項的金額、用途、支付方式等，并應(yīng)附有關(guān)的合同或送貨清單、簽驗貨證明等。審核人應(yīng)對該申請的真實性、合法性進行審核，并核實該筆業(yè)務(wù)的手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當(dāng)?shù)龋瑢Σ环弦?guī)定的支付申請，審核人應(yīng)當(dāng)不予辦理；接下來，審批人(企業(yè)負責(zé)人)應(yīng)當(dāng)對審核后的支付申請進行批復(fù)，最后交給出納人員辦理支付手續(xù)。

當(dāng)然，在這一整個過程中，必須要具備一個主要的前提，那就是除了要建立不相容職務(wù)崗位分離制度以外，還應(yīng)當(dāng)加強企業(yè)的內(nèi)外部監(jiān)控。

(3)建立健全的貨幣管理制度

a.做好企業(yè)的資金收支預(yù)算；

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，主要是通過貨幣資金的流通(流入與流出)來實現(xiàn)的。編制資金收支預(yù)算的目的，就是要按照企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營要求，對企業(yè)的貨幣資金流入流出先做一個預(yù)先的安排，盡可能使企業(yè)保持暢通的資金渠道，從而保證生產(chǎn)經(jīng)營的正常運作。

b.合法地辦理現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)；

中小企業(yè)應(yīng)該針對企業(yè)自身的特點和會計人員的設(shè)置情況，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)采取一系列措施和方法，建立一套符合實際情況的資金收支業(yè)務(wù)流程，以保證會計記錄的真實性、完整性和正確性，同時，也使貨幣資金業(yè)務(wù)的會計處理更為程序化和規(guī)范化。

收入貨幣資金的途徑，一是通過銀行，二是直接收取現(xiàn)金。由于通過銀行收款的業(yè)務(wù)受到銀行的直接監(jiān)督，起到了外部控制的作用，客觀上能夠減少和堵住貨幣資金收入業(yè)務(wù)中的漏洞，企業(yè)只需把重點放在銀行票證的管理與銀行的及時核對上，就能有效地保護貨幣資金的安全。因此，貨幣資金收入業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計，主要是現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)。

一般情況下，企業(yè)的現(xiàn)金收入主要靠銷售貨物取得現(xiàn)金和回收欠款取得現(xiàn)金。由銷售貨物取得現(xiàn)金，多數(shù)是那些零星銷售行為，凡發(fā)生這類收現(xiàn)金的業(yè)務(wù)應(yīng)該先由出納開具收款憑證(收據(jù)或發(fā)票)，再傳遞到會計那里加蓋財務(wù)專用章，出納再根據(jù)收款憑證的顧客聯(lián)收取現(xiàn)金。業(yè)務(wù)發(fā)生后，收取的現(xiàn)金應(yīng)于當(dāng)日存入本企業(yè)的銀行賬戶，存單回執(zhí)應(yīng)由會計人員復(fù)核簽字，并附上收款憑證的入賬聯(lián)，盡量在當(dāng)天進行帳務(wù)處理。回收欠款業(yè)務(wù)也可以參照這個程序來辦理，總之，就是要使開票和收款工作分離，且不論采用什麼方式收取現(xiàn)金，在強調(diào)原始憑證作用的同時，都必須充分利用賬簿的功能，按規(guī)定及時登記現(xiàn)金日記賬和現(xiàn)金總分類賬，并加強兩者之間的核對工作。

目前，許多企業(yè)辦理財務(wù)開支大都先由企業(yè)負責(zé)人審批后，再由會計審核記賬，我認為，企業(yè)開支的原始憑證不合法、不規(guī)范、白條入帳、貪污挪用等違法會計行為屢禁不止，一個很重要的原因就是這種“自上而下”的票據(jù)審批程序造成的。如果將這個程序的順序調(diào)整一下，先由會計人員對原始憑證的真實性、完整性、合法性進行審核，再經(jīng)企業(yè)負責(zé)人審查該筆開支是否與經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)，是否同意開支，變“事后監(jiān)督”為“事前監(jiān)督”，這樣才有利于發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，及時有效地打擊違法行為。

(4)建立票據(jù)與印章的管理制度

票據(jù)和印章的管理對一個企業(yè)來講是貨幣資金業(yè)務(wù)得以正常進行的保證，有了票據(jù)和印章，就可以支配企業(yè)的貨幣資金運動。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，并設(shè)置專門的登記簿進行記錄：購入票證時及時登記，妥善保管；詳細登記用途；領(lǐng)用時必須按編號順序使用；防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。同時，還要加強對銀行預(yù)留印鑒的管理，在實際操作中，一般是由出納保管空白支票和個人私章，財務(wù)專用章由會計或其他授權(quán)人員保管。嚴禁只由一個人保管全套銀行印鑒和空白票據(jù)。

(5)加強對會計人員的法制教育，提高會計人員的業(yè)務(wù)水平

企業(yè)的經(jīng)營活動離不開人這個主體，要保證貨幣資金的安全和運作暢順，就必須保證貨幣資金業(yè)務(wù)崗位人員的素質(zhì)。企業(yè)的會計人員必須要有《會計從業(yè)資格證》，這是對從事會計工作人員的最起碼的要求。對貨幣資金崗位的人員進行定期換崗。并應(yīng)當(dāng)鼓勵會計人員多學(xué)習(xí)相關(guān)知識，定期參加后續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

2.檢查監(jiān)督制度的執(zhí)行力度

建立相應(yīng)的內(nèi)部審計制度，是檢查監(jiān)督企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度的一種特殊形式。它是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營活動和管理制度是否合理、合法和有效的獨立評價機構(gòu)，在某種意義上講也可以稱為是對其他內(nèi)部控制的再控制。中小企業(yè)出于管理成本的考慮，一般不設(shè)置專門的內(nèi)部審計部門，所以中小企業(yè)的內(nèi)部審計控制，可以定期聘請注冊會計師對企業(yè)的賬目進行審核，看是否存在錯誤和營私舞弊的現(xiàn)象。在日常的工作中，應(yīng)該加強以下兩 點的控制：

(1)對現(xiàn)金實行突擊盤點

據(jù)了解，許多中小型企業(yè)只在年末(每年的12月31日)進行一次現(xiàn)金的定期盤點，由出納盤出現(xiàn)金的實存數(shù)額，會計復(fù)核，并與總帳的現(xiàn)金數(shù)額進行比較，看二者是否一致，然后填制《現(xiàn)金盤點表》。中小企業(yè)的老板應(yīng)該重視對現(xiàn)金的內(nèi)部控制，采取經(jīng)常性的突擊盤點，并且增強會計人員的責(zé)任感，把這件事情落實到位，及時發(fā)現(xiàn)和處理現(xiàn)金收支保管中存在的問題。這樣，現(xiàn)金的安全才能得以保障。

(2)加強對銀行日記賬與銀行對賬單的核對，同時對未達帳項的真實性進行核查

在銀行存款業(yè)務(wù)方面，主要是由會計人員每月末對銀行日記賬和銀行對賬單進行核對，并且應(yīng)該在與銀行對過賬的前提下，才出會計報表。如發(fā)現(xiàn)日記賬與銀行對賬單的余額不相符，應(yīng)盡快查找不符原因，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。有的會計為了趕報表，不認真核對日記賬和銀行對賬單，以為兩者金額一致就沒錯了，殊不知那些“有心的”出納正利用了這點，故意少記兩筆金額相同的收支業(yè)務(wù)，來達到貪污資金的目的。所以，會計人員應(yīng)對銀行存款每一筆的收支都仔細審核，弄清楚未達帳項的真實性，避免銀行存款長期未達，防止循環(huán)入賬，“拆東墻，補西墻”的情況出現(xiàn)。

除了以上談到的兩點以外，在日常內(nèi)部控制中，中小企業(yè)的老板必須為貨幣資金的安全和完整提供一個良好的外部條件，重視內(nèi)部控制制度的作用和支持它的不斷完善，使企業(yè)內(nèi)部形成若干規(guī)范性的操作程序和方法，為維護企業(yè)資產(chǎn)的完整，保證會計信息的合理合法，實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，促進社會經(jīng)濟的健康發(fā)展。

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〔責(zé)任編輯：佳 忠〕