會(huì)展管理信息系統(tǒng)研究

[摘要] 本文對(duì)會(huì)展管理信息系統(tǒng)的基本模式進(jìn)行了仔細(xì)的研究，認(rèn)為對(duì)于開(kāi)放式會(huì)展系統(tǒng)如果采取傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理的模式，不能對(duì)會(huì)展活動(dòng)進(jìn)行有效控制，因此提出了面向管理的應(yīng)用模式，其主要思想是構(gòu)建會(huì)展系統(tǒng)的階段性控制，通過(guò)局部控制從而實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)管理的一種機(jī)制，這種機(jī)制將會(huì)展的管理工作轉(zhuǎn)換成為對(duì)會(huì)展的項(xiàng)目的管理和控制。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)展管理會(huì)展信息管理會(huì)展管理信息系統(tǒng)

一、前言

會(huì)展是信息密集型的活動(dòng)，具有前期準(zhǔn)備時(shí)間長(zhǎng)，實(shí)施時(shí)間短的特點(diǎn)，在整個(gè)會(huì)展期間，尤其是在臨近開(kāi)始的短暫時(shí)間內(nèi)，將會(huì)涌現(xiàn)出大量的、高密度的信息，這些信息必須要及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行處理。我們把它們又可以分成財(cái)務(wù)信息、接待信息、會(huì)議進(jìn)程信息、人員信息、場(chǎng)館信息、物流信息、住宿信息等，通過(guò)這些信息流貫穿整個(gè)會(huì)展期間。

會(huì)展本身是很大概念的集合，按形式包括會(huì)議、展覽會(huì)、節(jié)慶等活動(dòng)；按它們涉及和輻射的地域范圍，可分為本地的、全國(guó)的、國(guó)際性的；按組織規(guī)模和參觀人數(shù)分類，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按會(huì)展的規(guī)格，可分成普通的、行業(yè)的、政府的和國(guó)際性的。小的會(huì)展則可以是本地的一個(gè)行業(yè)、組織或企業(yè)的活動(dòng)，甚至是個(gè)人舉辦的類似于婚宴等。大型展覽會(huì)的參觀者可達(dá)數(shù)萬(wàn)人以上，小型的會(huì)議僅僅幾十人。由于規(guī)模上具有明顯的差異、重要程度不同、主辦方等級(jí)、與會(huì)人數(shù)的多少，所有這些綜合因素使得在會(huì)展的組織管理上、運(yùn)作上有多種模式，這樣不能用一個(gè)會(huì)展管理信息系統(tǒng)涵蓋所有類型的會(huì)展活動(dòng)，所以會(huì)出現(xiàn)多種不同形式的會(huì)展管理信息系統(tǒng)，各種系統(tǒng)的信息處理的內(nèi)容和流程也不盡相同。

會(huì)展活動(dòng)具有非常鮮明的階段性，對(duì)于會(huì)議系統(tǒng)系來(lái)講，可分成策劃階段、接待階段、會(huì)議期間、結(jié)束階段、休會(huì)期間；而對(duì)于展會(huì)系統(tǒng)，又可以分成展前、展中和展后三個(gè)階段。兩者在前期工作方面具有很多相似之處。對(duì)每個(gè)階段的信息流程進(jìn)行剖析，研究它們?cè)诓煌h(huán)節(jié)的特點(diǎn)，不僅是設(shè)計(jì)會(huì)展管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是做好管理工作、組織工作的基礎(chǔ)。

二、信息管理模式的研究

由于會(huì)展形式的多樣性，為會(huì)展管理信息系統(tǒng)的研究?jī)?nèi)容、系統(tǒng)設(shè)計(jì)帶來(lái)很大困難，同時(shí)因?yàn)闀?huì)展本身的特點(diǎn)，如果采用一般性的業(yè)務(wù)處理的模式，很難采用較為一致的框架來(lái)設(shè)計(jì)具有通用意義的會(huì)展管理信息系統(tǒng)。從業(yè)務(wù)處理層面來(lái)看，能夠處理的信息是相當(dāng)有限的，僅僅限于客戶關(guān)系管理、會(huì)員管理、登記參會(huì)情況、場(chǎng)館展位預(yù)訂和租用等業(yè)務(wù)層面的信息；從信息處理流程來(lái)看，由于會(huì)展活動(dòng)是一次性發(fā)展進(jìn)程，從策劃到結(jié)束基本上屬于線性的過(guò)程，因此可以將會(huì)展信息系統(tǒng)看作一個(gè)開(kāi)放式系統(tǒng)，不具有明顯的反饋和系統(tǒng)狀態(tài)控制的環(huán)節(jié)。這種面向業(yè)務(wù)層面的會(huì)展管理信息系統(tǒng)的生命力是不強(qiáng)的。

為解決上述矛盾，我們認(rèn)為會(huì)展信息系統(tǒng)應(yīng)突破以往管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)基本模式，即一開(kāi)始就應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)一個(gè)為會(huì)展項(xiàng)目管理為目的，以會(huì)展項(xiàng)目管理、會(huì)務(wù)管理服務(wù)為主要研究?jī)?nèi)容，提供會(huì)展的項(xiàng)目策劃、進(jìn)程管理上需要的信息。從這個(gè)意義講，雖然會(huì)展系統(tǒng)總的看來(lái)是一個(gè)仍然是一個(gè)開(kāi)放式系統(tǒng)，但是在各個(gè)階段的管理方式上可以加強(qiáng)階段性、局部性的控制和管理，使會(huì)展系統(tǒng)和會(huì)展過(guò)程得到良好的控制，能夠達(dá)到系統(tǒng)預(yù)定的目標(biāo)，因此這樣的會(huì)展系統(tǒng)不再是簡(jiǎn)單的開(kāi)放式，而是若干個(gè)良好控制的閉環(huán)子系統(tǒng)的在時(shí)間進(jìn)程上有機(jī)地結(jié)合。

面向管理應(yīng)用的會(huì)展系統(tǒng)，能夠很好的解決一般性和特殊性的問(wèn)題。雖然會(huì)展活動(dòng)的形式多樣性和多變性，但是從會(huì)展的管理和進(jìn)程的角度來(lái)看，都可以劃分成策劃階段、接待階段、會(huì)展階段、結(jié)束階段、休會(huì)階段，完全可以忽略每次活動(dòng)形式的差異，把各個(gè)階段的工作抽象成策劃、組織、落實(shí)和檢查的研究?jī)?nèi)容，因此信息處理工作就轉(zhuǎn)換成把會(huì)展各個(gè)階段的項(xiàng)目的管理工作，系統(tǒng)的使用人員的主要工作就是制訂所要完成的工作列表（項(xiàng)目），并對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行情況監(jiān)督和控制。在會(huì)展活動(dòng)期間的所有業(yè)務(wù)處理工作都融會(huì)在系統(tǒng)管理中來(lái)，即在項(xiàng)目管理的前提下實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理，提升業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理內(nèi)涵、意義和針對(duì)性。

這種以項(xiàng)目管理為主的管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用模式在其他管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中并不常見(jiàn)，可以認(rèn)為是會(huì)展管理信息系統(tǒng)的獨(dú)特之處。

三、以階段控制為主要研究目標(biāo)

管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)的主要功能是通過(guò)信息對(duì)企業(yè)狀態(tài)進(jìn)行控制，而開(kāi)放式會(huì)展系統(tǒng)缺乏反饋環(huán)節(jié)，不能實(shí)施有效的控制，我們研究的會(huì)展系統(tǒng)是在會(huì)展的各個(gè)階段實(shí)施控制手段，在各個(gè)局部上進(jìn)行階段環(huán)節(jié)上的控制，即對(duì)整個(gè)階段達(dá)到控制的目的。

所謂控制在信息系統(tǒng)中可以有多種方式，在運(yùn)用于項(xiàng)目管理方面，應(yīng)當(dāng)包括如下環(huán)節(jié)：策劃、落實(shí)、監(jiān)督、檢查、確認(rèn)。會(huì)展項(xiàng)目之間具有比較強(qiáng)的時(shí)間和空間依賴性。時(shí)間依賴性是指項(xiàng)目的準(zhǔn)備和執(zhí)行過(guò)程在時(shí)間軸上具有先后順序依存的關(guān)系，如果一個(gè)項(xiàng)目延誤了時(shí)間，其他項(xiàng)目又不能超越它的時(shí)候，就有可能造成整個(gè)活動(dòng)的向后推移。在會(huì)展整個(gè)期間很多工作又是并行運(yùn)行的，各個(gè)部分工作完成的質(zhì)量直接影響其他工作完成的好壞，當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目的物理屬性尚未建立或建立不完整、不完善的勢(shì)必影響其他項(xiàng)目的存在，這是空間上的依賴性。

XX會(huì)議的接待項(xiàng)目策劃一覽表

會(huì)展活動(dòng)的周期可能很長(zhǎng)，但是真正舉行活動(dòng)，僅僅是很短的幾天時(shí)間，其他時(shí)間都在籌劃和準(zhǔn)備，它們的工作直接影響會(huì)展活動(dòng)的順利舉辦和觀眾的滿意度，如果出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤，很難有機(jī)會(huì)彌補(bǔ)并挽回影響，因此有必要在舉辦的前期，將所有可能發(fā)生的問(wèn)題和情況進(jìn)行有效的評(píng)估和認(rèn)真考慮，防患于未然，做到萬(wàn)無(wú)一失。因此在會(huì)展信息管理上按階段對(duì)本階段要實(shí)施的項(xiàng)目進(jìn)行有效的管理和控制，這就體現(xiàn)在會(huì)展活動(dòng)的各個(gè)階段都存在管理上的周期，用于對(duì)會(huì)展項(xiàng)目工作的策劃，組織人員對(duì)各個(gè)項(xiàng)目分別落實(shí)，在會(huì)展項(xiàng)目完成情況監(jiān)督和檢查，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施的有效性進(jìn)行確認(rèn)，通過(guò)這種方式實(shí)現(xiàn)管理和控制。例如，會(huì)議的接待工作可用下表所示。

四、會(huì)展管理信息系統(tǒng)的策劃功能研究

會(huì)展包括會(huì)議和展會(huì)兩種形態(tài)，它們的信息管理工作有很大的區(qū)別，體現(xiàn)在控制的實(shí)體在形式上的不同，將其工作流程抽象成信息流之后，在很多方面具有相似之處，我們把它們歸類在基本功能之中。這里僅討論它們共同的、相似的處理功能。

在會(huì)展信息處理的基本功能包括：策劃功能、管理功能、營(yíng)銷功能、信息發(fā)布、網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、后勤保障、邀請(qǐng)函管理等。其中最核心的工作是策劃功能，由于篇幅關(guān)系僅討論策劃的功能需求，對(duì)其他功能不做討論。

會(huì)展信息管理的策劃功能是為會(huì)議和展覽會(huì)的項(xiàng)目的起始階段的策劃服務(wù)的。在策劃中需要大量的信息和會(huì)展管理的經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)會(huì)展項(xiàng)目的要求，如舉辦的時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)展的規(guī)格和性質(zhì)，與會(huì)人員的級(jí)別和人數(shù)、會(huì)展覆蓋的地域范圍、最后要達(dá)成的效果，這些顯性和隱性的問(wèn)題在會(huì)展策劃中是著重考慮的因素。由于會(huì)展活動(dòng)具有非常明顯區(qū)別的階段性，不同階段的任務(wù)、工作重心也不同，因此策劃也應(yīng)配合這樣情況，針對(duì)會(huì)展不同階段做相應(yīng)的策劃。由于會(huì)展的信息量很大，因此在策劃時(shí)，必須認(rèn)真對(duì)待工作出現(xiàn)的一些細(xì)節(jié)和可能發(fā)生的種種情況，并備有應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的緊急預(yù)案。

在策劃中制定的項(xiàng)目包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：首先是確定項(xiàng)目?jī)?nèi)容，制定項(xiàng)目的基本內(nèi)容，如項(xiàng)目名稱、達(dá)到的目標(biāo)、完成或考核的指標(biāo)，項(xiàng)目在準(zhǔn)備過(guò)程中、必須安排具體的負(fù)責(zé)人落實(shí)該項(xiàng)目，并在指定的時(shí)間內(nèi)，按照考核指標(biāo)進(jìn)行檢查；第二是項(xiàng)目之間流程關(guān)系，即項(xiàng)目之間的在時(shí)空方面存在某種耦合關(guān)系，確定項(xiàng)目的任務(wù)鏈和完成的時(shí)間鏈。我們把會(huì)展的信息管理的策劃功能，按照會(huì)展的不同階段進(jìn)行劃分，以階段作為不同的研究對(duì)象，按籌備階段、準(zhǔn)備階段、會(huì)前階段、期中階段、結(jié)束階段和休會(huì)階段的順序進(jìn)行，然后在針對(duì)每個(gè)具體的階段作詳盡的策劃，逐步分解到具體的功能。對(duì)于不同階段設(shè)計(jì)不同的功能需求，這也是我們研究的重點(diǎn)，系統(tǒng)的所有功能需求都圍繞著策劃的功能需求展開(kāi)進(jìn)行的。

五、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)會(huì)展信息管理的分析和研究，此類信息變化和跨度等很大的信息系統(tǒng)，開(kāi)放式是其主要特點(diǎn)，采用面向業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的模式不能對(duì)會(huì)展信息進(jìn)行有效的管理和控制，筆者采用項(xiàng)目管理的研究方法，以面向項(xiàng)目管理的模式對(duì)其各個(gè)發(fā)生階段進(jìn)行局部控制，以項(xiàng)目的策劃、落實(shí)、監(jiān)督、檢查和確認(rèn)的工作環(huán)節(jié)的形式實(shí)現(xiàn)局部上的反饋控制，從而達(dá)到對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行控制的目的，以這種方式組織的管理信息系統(tǒng)能夠較好地適用于不同形式的會(huì)展信息管理的需求。