英語專業外貿英文函電寫作錯誤實例分析與建議

王海燕　劉迎春

摘 要：針對外貿英語函電寫作錯誤的研究，目前雖有少數學者將語言研究與商務語境結合起來，但主要集中在語言能力方面。從文化和語用學的角度分析函電寫作錯誤尚不多見，也未見學者對函電寫作中的外貿業務知識錯誤進行系統的分析和研究。通過對英語專業學生的大量函電習作進行研究，我們發現學生的語用錯誤和國際貿易實務知識錯誤比較突出。對這些錯誤進行分析，旨在引發同行對外貿英語函電教學的思考和研究。

關鍵詞： 英語專業；外貿函電；寫作；語用；錯誤分析

中圖分類號：H315.9文獻標識碼：A

一、外貿英文函電寫作失范及現狀

21世紀是一個國際化時代，對英語人才的需求正在向實用型和復合型的方向轉變,傳統的通用型英語人才已不能適應市場經濟的需要。教育部頒發的《高等學校英語專業英語教學大綱》（2000）［1］ 明確規定了高等學校英語專業的培養目標，“培養具有扎實的英語語言基礎和廣博的文化知識并能熟練地運用英語在外事、教育、經貿、文化、科技、軍事等部門從事翻譯、教學、管理、研究等工作的復合性英語人才。”為此，新大綱在課程設置方面提出英語專業要開設相關專業知識課程，如經貿英語等能力拓展課程，將外語學習和相關專業知識結合起來。外貿英語函電寫作是英語寫作和國際貿易實務知識相結合的課程，屬于專門用途英語(English for Special Purposes)。然而，目前這門課程的教學現狀卻不盡如人意，英語專業的學生函電習作中存在的錯誤較多。

目前，國內不少學者研究了外貿英語函電寫作錯誤，研究的對象涉及英語專業和非英語專業中專學生、大專學生和本科學生的習作。范思勇、房愛群和曾馥等學者對學生在詞匯和語法等語言形式上的錯誤予以關注［2］［3］［4］，揭示了英語語言基本功在商務函電寫作中的重要性；也有少數學者將語言研究與語境結合起來，分析商務語境中學生的英語表達錯誤［5］以及商務信函中合作和禮貌問題［6］，不但使我們認識到中西思維模式的差異對語言表達產生的影響，也使我們懂得了語用學中的合作原則和禮貌原則同樣可用于指導外貿英語函電的寫作。然而，從文化和語用學的角度分析英語專業學生函電習作的錯誤尚不多見，也未見學者對學生函電習作中的外貿業務知識錯誤進行分析。筆者從外貿從業經驗和實務與函電的教學經驗出發，以1120篇英語專業本科生的函電習作為語料，通過對學生的錯誤進行歸納和分析，找出錯誤的原因，對癥下藥，以期提高外貿英語函電的教學質量。

二、外貿英文函電樣本收集與錯誤分析

（一） 語料搜集

本文研究的語料取自大連海事大學外國語學院英語專業3個年級的學生習作共1120篇 (見表1)。內容覆蓋了外貿活動的8個環節：建立業務關系、詢盤與回復、發盤與還盤、定單與確認、包裝與標志，裝運、保險和要求修改信用證。

（二）語言錯誤分析

通過批改3個年級的函電習作，筆者發現學生所犯的錯誤主要包括三個方面：語言錯誤、語用錯誤和業務知識方面的錯誤。就英語專業學生而言，后兩種錯誤更為突出。因此本文將對比較典型的語用錯誤和外貿業務知識錯誤進行分析。通過對學生習作的批改，筆者發現學生語用錯誤較多，尤其是“中式英語”居多：

1. 稱呼語的使用錯誤

稱呼是商務交往過程中的重要組成部分，是寫信人對收信人的尊稱。使用什么樣的稱呼語取決于寫信人和收信人之間的關系、地位差別、性別差異、國別習慣等。恰當的稱呼是使商務交流順利進行的重要條件。

西方文化強調尊重人的個性，而中國的傳統文化更看重共性。英語里“先個人后集體”的特征十分明顯。人名的排序是“先名后姓”。名代表個性，姓代表共性。經常用的方法是在Dear Mr./Miss/Ms./Mrs之后加上姓，而不是名字。在Dear后如果沒有“先生”“女士”之類的稱呼，則直接加名字，不能直接加姓。例如：學生在給筆者的信函中稱呼用Dear Wang，是受到漢語的“先姓后名”的順序影響的結果。還有的學生寫成Dear Ms. Shirley，卻不知道Ms. 之后應該加上姓氏。所以，在寫稱呼語時，我們應遵循英語習慣，而不能照搬漢語習慣。這類錯誤是由于不了解中西文化差異造成的。

2. 句法錯誤

第一，否定位置不當

學生的習作中經常出現否定詞not的位置不當的情況。

例：I think our company is not responsible for the damage to the goods.

這個句子是不符合英語習慣的。英語的否定表達通常是對主句的謂語動詞作出否定，而漢語的習慣是對從句謂語動詞的否定。上述錯誤明顯是將漢語的否定從句動詞的方式照搬到英語中。正確的說法是：I dont think our company is responsible for the damage to the goods.

第二，詞語搭配不當

外貿英語函電作為專門用途英語，專業詞語的搭配須遵循一定的原則。學生往往只記住了詞語的漢語意義，而忽略了詞匯的文化內涵和用法，寫作時情急之下就會把漢語的意思翻譯過來，造成詞匯搭配錯誤。例如，買方在還盤時指出產品的價格高或沒有競爭力時寫道： I am afraid that the price of your products is too expensive。這個句子出現了 price與 expensive的搭配錯誤。表示價格高低的正確搭配有high, unreasonable, low, reasonable, moderate, competitive等詞，而與expensive 搭配的名詞應該是物品。句子應改為：I am afraid the price of your products is too high或者I am afraid that your products are too expensive.

上述錯誤是受漢語思維方式和相應文化背景知識的干擾造成的，屬于“中式英語”。學生將漢語的語言規則用于英語之中，句子的“骨頭”是中文，“肉”是英文。

3. 語篇結構錯誤

卡普蘭(Robert Kaplan) 的調查分析表明：中國人的思維方式是曲線式的，以英語為母語的人思維方式是直線式的［7］。反映在寫作上，英語語篇強調結構清晰、篇章連貫、邏輯性強、直截了當，習慣在句首點題，然后解釋背景、原因等。而中國人習慣先闡述原因，然后再點題。這樣便會沖淡寫信的真正意圖，令使用英語的人費解。

例如學生在寫《還盤函》時，往往不直截了當地指出對方價格偏高，而是陳述很多原因，說明其他賣主價格如何低，然后向對方提出降價要求。這里至少有兩點不妥：第一，不符合英語習慣，主題表達不夠鮮明。第二，原因列得過多，浪費對方的時間。最好的辦法是先提出降價要求，再簡述原因，兼顧雙方的情緒。

語篇方面的錯誤說明學生在語篇寫作時常用中文思維。因此，“只從微觀上來找原因，指出學生用詞不恰當、句型不正確等問題不足以解決他們在表達上的癥結。我們有必要從宏觀上使學生意識到中西思維的不同及其在語言表達上的差異”［7］18。 學生只有意識到這些差異，才能在實踐中自覺避免因文化差異而造成的錯誤。

4.違背合作原則

外貿英語函電寫作這種書面英語交流屬于言語交際的范疇。因此，Grice的合作原則可以指導外貿英語函電寫作。筆者在分析學生習作錯誤中，發現以下違背合作原則的錯誤：

第一，模糊表達的誤用

清晰是商務函電的寫作原則之一，體現了合作原則中的方式準則。如果在必須使用清楚表達的時候使用了模糊表達，既容易引起歧義和誤解，又違背合作原則。例如：

The glassware was dispatched yesterday by sea.

這是學生給買方發裝運通知時寫的一句話，里面有6處不清楚：一是數量不清，多少玻璃器皿被運出沒有交代；二是哪批貨沒有交代，未注明是哪個定單、合同或信用證項下的貨物；三是發運貨物的時間沒交代清楚。yesterday是不明確的：從哪天算？按誰的時間算？由于東西方有時差，我們的昨天很可能不是對方的昨天。應當說明具體的裝運時間，如 March 6, 2006；四是運輸方式不清by sea 只說明海洋運輸，而這一點在簽定合同時就已經定下來了，所以這種說法毫無意義。應當說明載貨船只的具體名稱和航次號；五是沒有說明具體的裝運港。在外貿實踐中，有時在簽定合同時沒有明確具體的裝運港，到了實際裝船前必須確定下來并在裝船后及時通知買方，讓對方作到心中有數；六是沒有說明預計抵達目的港的時間。賣方在裝船后給買方發裝船通知時，要包括預計抵達時間，以便買方為接貨作好準備。上例只能讓對方了解到一個信息：貨物已經發運。 嚴重違反了合作原則中的數量準則和方式準則。正確的說法是：

The 500 cartons of glassware under Contract No. xxx were dispatched on March 6, 2006 by vessel “Bangchuidao” Voyage No. 186 from Dalian Port, China to Hamburg, Germany, scheduling to arrive at your port April 5, 2006.

當然，并不是所有的外貿商務函電都要明確、具體。在某些特定的情況下，模糊表達可能會產生更好的效果。商務英語的模糊表達一般出現在以下場合：（1）不想說明詳情；（2）缺少具體信息；（3）自我保護；（4）表達禮貌；（5）勸導對方［8］。顯然，例子中的模糊表達不屬于所列的任何一種情況。

第二，內容不全

學生在撰寫發盤函時，經常出現漏寫有效期（實盤）、貿易術語、商品品名和付款條件等情況，沒能做到所需要的詳盡程度，違反了合作原則中的數量準則。在發盤時，出口商品的品名一定要具體。如規定出口商品是服裝 (garments)，這是一個籠統的規定，在實際發盤時，一定要說出商品的具體名稱和種類。不少學生就直接寫成garments, 不具體，違背了合作原則中的方式準則。學生在還盤時，也出現還盤內容不全的情況。有時只提到要求降低價格，但并未說明要降價的具體幅度；有時在還價時漏掉幣別；有時忘記闡述還盤的原因。這些都違背了合作原則。

5.違背禮貌原則

“禮貌是人類文明的標志，是人類社會活動的一條重要準繩。作為一種社會活動，語言活動同樣也受到這條準繩的約束。禮貌原則就是在其他條件相同的情況下，把不禮貌的信念減弱到最低限度”［9］。禮貌是建立良好和諧人際關系的前提，也是國際貿易活動的重要保證。請比較下面的一組例子：

例1．We regret to tell you that we cant ship the goods you ordered until next week.

例2．We wish to tell you that we will ship the goods you ordered next week.

這兩個句子其實要表達的意義相同。例1運用了表示否定意義的詞regret和cant, 強調自己不能做什么，令對方感到不快, 違背了禮貌原則。例2正好相反，運用了表示積極和肯定意義的詞wish 和will，強調自己能做什么。盡管都是下周發運貨物，卻讓人容易接受，因為說話者采取的是積極的態度。因此，在外貿函電語篇里，當我們要表示拒絕對方要求或傳遞令人失望的信息，出于禮貌，開頭應該盡量使用表示積極意義的詞，避免使用表示否定意義的詞。

另外，可用委婉語氣否定對方，不會使對方尷尬。請比較下面的一組例子：

例3． Your letter is not clear at all. I cant understand it. What do you mean?

例4． If I understand your letter correctly, you mean the bicycles ordered by you should be delivered in August and partial shipment is prohibited.

例3首先用了表示否定意義的詞not 和cant，有失禮貌。其次，語氣欠妥。表達過于直接，沒給對方留面子。例4則比較婉轉，不僅給對方留了面子，而且也顯得寫信人比較謙虛：沒懂可能是自己沒理解清楚，有效地貫徹了禮貌原則。

當然，我們在表達禮貌時，也要有個度。過于禮貌或不禮貌都是不可取的，要視具體的語篇功能和語境而定。Leech說過：“不同場合需要不同種類的禮貌。”［10］不同種類的外貿英語函電需要使用不同的禮貌策略。在寫還盤函時，有時要犧牲方式準則，采用各種禮貌策略緩解對方的對立情緒；在寫詢盤或回復函時，對收信的一方意味著可能的利潤，本身就是一種禮貌行為。所以，此時更多地采用合作原則，但適度的禮貌也是必須的。

學生在習作中所犯的語用錯誤還有很多，無論在詞匯、語法還是語篇上都會受到漢語的影響。作文不符合英語規范，歸根結底是由于不了解中西思維模式差異。而思維方式的差異，正是造成語言差異的一個重要原因［11］。

（三） 外貿業務知識方面的錯誤

外貿英語函電與國際貿易課程密切相關。實務講授國際貿易的程序、環節、操作規范以及相關的國際慣例，而函電則是在這些環節與外商溝通的書面形式。在溝通過程中，不可避免地涉及實務各個方面的知識。如果學生沒有或缺少相關的業務知識，就會產生溝通障礙，影響交易的順利進行。筆者在教學實踐中發現實務知識是學生的薄弱環節。在函電寫作過程中，常常因為缺乏實務知識而出現錯誤。這些錯誤經常出現在發盤、還盤、包裝、運輸、保險和要求修改信用證等函中。現以發盤函和要求修改信用證函為例分析學生的錯誤。

1. 發盤函中的業務性錯誤

筆者在講授發盤函時，先講解此類信函的功能、內容和寫作原則，然后進行范文分析和句型練習。要求一名學生作為賣方給買方發實盤，另一名學生就發盤寫還盤函。要求如下：

Seller: Suppose you are an exporter and you want to sell your garments to a customer in the USA. Write an offer to the customer.”

Buyer: Write a counter-offer according to the offer from the seller.

學生的這類錯誤主要表現在以下幾個方面：

（1）貿易術語的含義不清

學生在發盤時，貿易術語選擇FOB（裝運港船上交貨），但仍然列舉保險條款。這與實際業務不符。根據《2000年國際貿易術語解釋通則》，只有采用CIF和 CIP術語時，賣方才對保險負責。采用其他術語，保險由買方決定。還有不少學生在發盤時，貿易術語選擇CIF，但是后邊接的是裝運港，如CIF Shanghai (注：賣方在中國)。C組貿易術語后邊接的是目的港或目的地，賣方要負責貨物從裝運港或裝運地到目的港或目的地的運費。如果接裝運港，就不應使用C組術語。這個錯誤每屆學生都犯，頻率也較高。

（2）專業術語意義不清

例1． For terms of payment we often adopt CFR Nagoya.

例2． Change the terms of payment from Draft to L/C

例1說明學生沒有弄清什么是terms of payment，將付款方式與價格術語混同起來。例2是誤把draft當成了付款方式，其實draft只是國際貿易支付工具的一種，而在外貿實踐中，付款方式有信用證、托收和匯付等。買方讀了這樣的信函，會感到心里沒底。連什么是支付方式都不懂的人怎么能從事外貿業務呢？

（3）業務程序不清

賣方在發盤中出現這樣的話: “We will open an irrevocable Letter of Credit at sight after we receive your countersigned contract.” 這個錯誤暴露出學生對進出口業務程序,即信用證的運轉程序不清楚。在業務實踐中，如買賣雙方簽定的合同中規定采用信用證的支付方式，則由買方在規定的時限內向當地的銀行申請開立信用證，而不是由賣方開立信用證。

（4）包裝方式不合常規

出口服裝目前最常用的包裝方式是先裝塑料袋，再裝到紙箱中。而有的學生這樣寫到：Packing: in gunny bags of 50 pieces each. 將服裝裝到麻袋里，既不合常理，也不雅觀。

（5）計量單位有誤

出口服裝的計量單位一般為套或件，因為服裝是以個數計量的。而有的學生用長噸作為服裝的計量單位，缺少基本的業務常識。通常象大豆、煤炭和礦石這類大宗貨物才以重量計量。

2. 信用證函中的業務性錯誤

前文提到的3個年級的學生在業務上所犯的錯誤在要求修改信用證函中有比較集中的體現，而且所犯錯誤大同小異。

例如作業要求學生根據合同條款審核開來的信用證，找出錯誤并給買方去函要求對方修改信用證。習題共設計了五處錯誤：A金額的大小寫都與合同不符；B裝運港與目的港順序顛倒；C提單上的運費表述有誤；D分批和轉船被禁止；E信用證的到期地點在開證行的柜臺。

（1）錯誤的發現和修改

通過批改學生習作，筆者發現直接對照合同就能發現的錯誤很容易被學生找到（如A B）；當涉及實務知識，對照合同不能直接看出來的錯誤（如CDE）答對的人數相對較少。現以大連海事大學英語專業2003級學生作業完成情況為例進行統計分析（見表2）。

從表2可以看出，C、D、E錯誤較多，分別只有12%，42%和36%的學生答對。C是有關在提單上顯示運費預付還是到付的問題，與貿易術語有關。《2000年國際貿易術語解釋通則》規定，CIF術語由賣方負責租船定艙，并支付到目的港的運費。因此，在提單上的運費欄就應注明運費預付，而不是到付；E是關于是否允許分批和轉船的問題。在業務實踐中，如果合同未規定，而開來的信用證卻規定禁止分批和轉船，如果賣方配不上直達目的港的船只或者不能將全部貨物按時備齊裝船，勢必造成分批或轉船，導致單據與信用證要求不符，甚至導致銀行的拒付。這種對賣方不利的條款，賣方應要求買方去開證行修改。E是有關信用證到期地點的問題。按我國的一般做法，信用證的有效地應在中國，而所給信用證規定到期地在國外銀行的柜臺，這對賣方十分不利。信用證在國外到期意味著單據必須在規定的時間寄達開證行，而單據在從國內到國外的郵寄過程中可能出現延誤，給對方拒絕或拖延付款留下了把柄。所以，一般情況下，當賣方收到表明國外到期的信用證時，應馬上要求修改。

2.多余修改

我們還發現3個年級的學生在修改信用證函中常常因為實務知識不夠而提出多余的修改。例如把保險索賠地點由國外改回國內；把付款銀行從開證行改為出口地的銀行，而信用證中并沒有作出這樣的指定；將受益人由賣方改為買方；將匯票的金額由發票金額的100%改為110%等。

上述業務知識方面的錯誤都是由于學生國際貿易實務知識不扎實造成的。可見，扎實的國際貿易實務知識是寫好外貿英語函電的必備條件之一。

三、提高外貿英文函電寫作質量的建議

從以上的錯誤分析不難看出，英語專業學生外貿函電寫作錯誤是多方面的，產生的原因也各有不同。我們要針對出現的錯誤，努力優化課程體系、提高教師素質和改進教學方法。

在課程設置方面，我們可采取國際貿易實務先行的策略。針對學生語用錯誤比較多的情況，可考慮在本科基礎階段開設語用學課程和西方文化概論等課程，以減少語用錯誤的發生。針對教材內容陳舊、語料不夠真實和業務知識介紹部分出錯的情況，要組織有業務經驗和語言功底很深的教師編寫新的教材。對于不懂業務的教師進行業務培訓，如學習實務課程并到外貿公司實地考察一段時間，再教函電課程。此外，教師的教學方法仍需改進，如可采用語言文化差異和中西思維模式差異的的對比分析，引進多媒體教學手段，校企聯合等策略，全面提高函電教學質量。

英語專業的學生在習作中所犯的語用錯誤和外貿業務知識方面的錯誤比較突出。為減少或避免這些錯誤，需要教學管理者、函電教材的編寫者、廣大教師及學生多方的共同努力，才能達到較好的效果。本研究僅限于大連海事大學英語專業3個年級的函電樣本，不一定能代表其他高校英語專業學生的實際情況。希望此研究能引發人們對外貿英語函電教學的思考和研究，以便培養出更多應用型和復合型高層次英語人才。オお

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本文責任編輯：熊德米