強化高校辦公室協(xié)調(diào)職能的幾點思考

馬克思曾指出：“一切規(guī)模較大的直接社會勞動或共同勞動，都或多或少地需要指揮，以協(xié)調(diào)個人的活動，并執(zhí)行生產(chǎn)總體的運動所產(chǎn)生的各種一般職能。”任何有組織的工作過程，都需要有協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)是實施有效管理的重要環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)也是各類辦公室應有的管理職能。對于高校來說，在新的形勢下，隨著各項改革的深化，需要協(xié)調(diào)

的事情越來越多，越來越復雜，進一步強化高校辦公室在學校管理工作中的協(xié)調(diào)職能有著十分重要的意義。

一、高校辦公室協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容

在高校管理工作中，辦公室作為上傳下達、聯(lián)系左右的紐帶，承擔了重要的協(xié)調(diào)工作職能。應該說，協(xié)調(diào)的內(nèi)容很廣泛，學校所涉及的各項工作中都存在協(xié)調(diào)。但從大的來說，主要有三個方面：

1.政策協(xié)調(diào)。輔助決策是高校辦公室的三大職能之一。在決策過程中輔助領導收集信息，研究、掌握政策，提供決策參考方案，發(fā)揮輔助決策的作用。這其中產(chǎn)生的協(xié)調(diào)，即是政策協(xié)調(diào)。實際上，政策的制定和貫徹本身就是一個不斷協(xié)調(diào)、不斷統(tǒng)一認識和行動的過程。如辦公室在協(xié)助領導草擬或?qū)徍宋募倪^程中，常常需要就一些具體政策進行協(xié)調(diào)，以明確各有關部門之間的責、權(quán)、利關系，使各方面的意見達到一致，使政策更加具有可行性和指導意義。

2.關系協(xié)調(diào)。關系協(xié)調(diào)是指對人與人、組織與組織、團體與團體以及個人與組織之間關系的協(xié)調(diào)。高校辦公室的綜合、中介性質(zhì)決定了在日常工作中必然會遇到并要處理各種各樣的關系，這是高校辦公室一項重要職責。關系協(xié)調(diào)主要有上下關系協(xié)調(diào)（上級領導機關或下級所屬單位與本單位的關系協(xié)調(diào)）、左右關系協(xié)調(diào)（本單位各部門之間的關系協(xié)調(diào)以及本單位與外界不相隸屬有關單位關系的協(xié)調(diào)）、領導層協(xié)調(diào)（包括目標協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)以及領導活動的協(xié)調(diào)）等幾類。

3.公務協(xié)調(diào)。公務協(xié)調(diào)在辦公室工作中是最經(jīng)常的、大量的。主要是辦文、辦會、辦事的協(xié)調(diào)。辦文，包括制發(fā)文件、處理文件等的協(xié)調(diào)；辦會，包括會議審批、確定議題、時間地點人員統(tǒng)籌安排等的協(xié)調(diào)；辦事，包括對重要工作事項、步驟、日程以及日常事務性工作的協(xié)調(diào)。公務協(xié)調(diào)，旨在對各類公文、會議及各項工作進行把關，精簡文件、會議的數(shù)量，合理規(guī)范統(tǒng)籌各項工作的開展，以切實提高公務辦理的質(zhì)量和效率。

二、如何強化高校辦公室在學校管理工作中的協(xié)調(diào)職能

當前，高校正走向更加注重管理、更加注重內(nèi)涵發(fā)展的階段。在學校日益復雜的管理工作中，離不開辦公室的綜合統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。如何強化高校辦公室在學校管理工作的協(xié)調(diào)職能，筆者認為應從以下幾方面著手：

1.樹立三種意識。第一，要樹立全局意識。強調(diào)服從全局，對于高校辦公室發(fā)揮好協(xié)調(diào)作用十分重要。不論是做協(xié)調(diào)工作，還是服務工作，都要有強烈的全局意識。要站在大局的立場和高度對各部門各單位進行綜合平衡，抓住影響全局的重點工作或主要矛盾，分清輕重緩急，統(tǒng)籌安排，把機關各部門的主要力量組織到完成全局工作和中心任務上來。無論是制定學校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，還是籌劃年度工作計劃，辦公室在協(xié)調(diào)過程中，要站在全局的高度，圍繞學校工作的重點和主線，廣泛聽取各方面的意見，充分調(diào)動各部門各單位的積極因素，以求真正達到統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。第二，樹立創(chuàng)新意識。面對新的形勢，作為高校綜合部門的辦公室，更應適應知識經(jīng)濟時代的要求，在協(xié)調(diào)工作中樹立創(chuàng)新意識。一是要圍繞進一步淡化管理、強化服務促使思想觀念創(chuàng)新。高校辦公室以及機關各職能部門都要順應校院（系）二級管理體制改革的形勢，不斷促使思想觀念創(chuàng)新，由管理型主體向參謀服務型主體過渡。二是促使協(xié)調(diào)工作方法手段的創(chuàng)新。要使聯(lián)系的橋梁順暢、便捷、高效，就要創(chuàng)新原來的協(xié)調(diào)工作手段和方法。更多地深入進行調(diào)查研究，充分運用會議協(xié)調(diào)、組織協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)、逐個溝通等多種方式，協(xié)助反映、分析和解決改革和發(fā)展中遇到的問題，為其提供更多更好的服務。第三，樹立效率意識。必須增強責任感和緊迫感，要在三方面下功夫：一是注意協(xié)調(diào)的內(nèi)容事項要突出重點要適度，大局著眼，宏觀入手，切忌胡子眉毛一把抓；二是協(xié)調(diào)要有明確的目標要求，達到什么目的和效果心中要有數(shù)；三是要有雷厲風行的工作作風，了解情況、分析問題、傳達指示等，要敏銳敏捷，節(jié)奏要快，辦事要實，務求時效，務求實效。

2.堅持三項原則。第一，堅持調(diào)查研究的原則。堅持實事求是，一切從實際出發(fā)，是做好協(xié)調(diào)工作的根本依據(jù)。由于各部門認識和處理問題的角度或方法不同，局部利益也不完全一致，產(chǎn)生某些分歧甚至矛盾是難于避免的。這時，高校辦公室開展協(xié)調(diào)首先就要深入調(diào)查研究，全面了解情況，分析情況，做好基礎性工作。在占有事實、尊重事實的前提下，尋求實現(xiàn)領導意圖與汲取融合各方合理意見的契合點，最終形成滿意的解決方案。切不可偏聽偏信，草率對待。第二，堅持平等協(xié)調(diào)的原則。高校辦公室的地位和性質(zhì)決定了其從屬性和服務性特點。辦公室是作為綜合部門介入、開展協(xié)調(diào)工作的，與被協(xié)調(diào)對象之間并非領導與被領導關系。因此，在協(xié)調(diào)時要以平等的地位同大家商量，立足點落在“商”字上，即使意見有分歧，也要做好思想工作，應當經(jīng)過充分協(xié)商，在溝通思想的基礎上，求得意見的一致，把問題解決。第三，堅持分級負責的原則。在協(xié)調(diào)中要注意分層次，依照職責職權(quán)范圍，分級做好協(xié)調(diào)工作，充分發(fā)揮各方作用。凡屬于業(yè)務主管部門職責范圍的事，應充分發(fā)揮其內(nèi)部的協(xié)調(diào)作用；涉及幾個部門的一般性問題主要由各有關方面自行協(xié)商解決；對那些需要辦公室協(xié)調(diào)的問題，也要注意發(fā)揮各職能處室的作用，使每個處室和每個崗位在履行各自職責的活動中，在辦文、辦會、辦事等工作領域里，主動做好協(xié)調(diào)；對于確實需要主要領導出面協(xié)調(diào)的問題，秘書部門要及時匯報有關情況，提供有關材料，做好基礎工作，為領導協(xié)調(diào)服務好。

3.強化三方面素質(zhì)。第一，高校辦公室工作人員應有良好的政治素質(zhì)。要堅定不移地貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法律法令（特別是有關教育的法規(guī)）和學校的各項規(guī)章制度，嚴格遵守政治紀律、組織紀律；要有一定的政策水平和理論水平，能夠熟練運用理論、政策開展工作；要有高度的事業(yè)心和責任感，工作一絲不茍，實事求是，敢于負責，善于在工作中開創(chuàng)新局面；要摒棄“衙門”作風，待人要熱情，認真聽取來自各方的意見，認真受理教職工的來信來訪，切實幫助他們反映情況，解決問題。第二，高校辦公室工作人員應具備良好的業(yè)務素質(zhì)。要懂“行”，熟悉相關專業(yè)知識。辦公室在開展協(xié)調(diào)工作時，必須遵循高等教育及學科專業(yè)的特點和規(guī)律。如果對涉及的領域及學科專業(yè)知識特點一無所知或知之甚少，就很難進入角色，也難于提出實際可行的協(xié)調(diào)意見，不利于問題的解決；要講求方法和藝術。比如是采用電話溝通協(xié)調(diào)，還是召開會議協(xié)調(diào)，亦或是文件會簽協(xié)調(diào)、成立相關組織機構(gòu)協(xié)調(diào)，等等，應視具體情況而定。這就需要掌握一些輔助性知識，如科技知識、交際學、心理學、統(tǒng)籌學、語言文學藝術等等。只有這樣，協(xié)調(diào)起來才能得心應手。第三，有公道正派的人格素養(yǎng)。公道正派是協(xié)調(diào)工作的靈魂，對于辦公室尤為重要。總的原則應該是出乎公心，公平處事，公正待人。協(xié)調(diào)工作必須講政治、講政策、講原則，不偏不倚，不感情用事；實事求是，一切從實際出發(fā)；要廉潔自律，不借協(xié)調(diào)謀一己私利；有時為了協(xié)調(diào)大局，還可能要委曲求全，“代人受過”。唯有此，才能做好協(xié)調(diào)工作，為學校改革、發(fā)展、穩(wěn)定服務。

（作者單位：江西理工大學）