干部檔案材料收集工作存在的問題與對策研究

干部檔案是反映干部情況的基本憑證和選拔任用干部的重要依據。干部檔案工作的一項重要任務，就是收集有價值的材料和信息，不斷完善檔案內容，確保檔案能夠全面、客觀地反映干部的情況。在新的歷史時期，按照黨管干部、黨管人才的原則，干部檔案材料的收集工作得到各級組織部門的高度重視和關注，并已成為業內專家和學者研究的重點。本文基于檔案材料收集工作長期實踐的基礎上，分析歸納在干部檔案材料收集工作中出現的若干問題，并提出解決問題的具體對策。

一、干部檔案材料收集工作中存在的問題

由于干部社會實踐活動范圍廣，干部檔案跨越周期長、涉及面廣的客觀原因，在干部檔案材料收集工作中，普遍存在以下五個方面問題，影響了干部檔案利用價值。

1.對檔案材料收集工作重視不夠，社會檔案意識薄弱。干部人事檔案是一項政策性、保密性強的工作，同時也是一種默默無聞的基礎性工作，在促發展、重效益的社會大潮中，人們放松了對干部人事檔案的管理，甚至有不少人認為干部人事檔案可有可無。在這種社會環境下，干部人事檔案材料的收集工作更加困難重重。一是有些單位領導對干部人事檔案的重視停留在口頭上，“說起來重要，忙起來忘掉”，檔案材料收集工作沒有得到有力的支持；二是干部檔案材料形成部門對干部人事檔案認識不足，有些形成完備的檔案材料沒有得到妥善保管和及時轉遞到干部檔案管理部門，而是隨手亂放，隨意丟棄；三是各部門檔案材料收集轉遞人員并非檔案材料收集專職人員，而且檔案業務知識匱乏，致使一些重要檔案材料沒有及時收集歸檔；四是有些干部漠視干部人事檔案的重要性，填寫材料從個人利益出發，怎樣對自己有利怎樣填寫，有些同志為了使用方便，甚至將個人檔案材料據為己有。

2.檔案材料收集管理工作不規范，檔案材料不齊全。比較普遍的問題主要存在于三個方面：一是干部檔案中缺少反映干部實際情況的檔案材料，特別是學歷材料。目前社會各企事業單位對員工的學歷水平要求越來越高，在職員工利用工作之余通過各種渠道提高自身學歷層次和業務水平，但由于有些辦學單位對人事檔案知識了解不夠，對歸檔材料要求認識不足，導致學習材料保存不當，轉遞不及時，因此造成人事檔案中學歷材料不齊全，且補辦困難；二是某些成套檔案材料不齊全。如完整的入黨材料中應當包括入黨志愿書、入黨申請書、預備黨員轉正申請書（1969年4月1日~1977年8月11日無預備期，無轉正申請材料）、自傳、綜合性政審材料及有關的證明等，而有些黨員干部的檔案材料中缺少入黨申請書或缺少政審材料等，導致入黨材料不齊全，且無法查找；三是獲獎表彰材料、工資變動材料等不齊全。大部分表彰申報材料要經過層層上報審批，至上級部門下發表彰文件，而表彰申報材料沒有歸入人事檔案，且由于材料性質無法重新填寫。工資變動材料有些年份由于政策原因沒有填寫，造成工資變動材料中工資變動不連續，工資材料不齊全。

3.檔案材料收集工作重數量輕質量，材料審核制度不完善。多數干部檔案管理部門對干部人事檔案的審核停留在檔案中應有的材料是否已經存在，材料是否齊全，而對檔案材料的內容沒有進行嚴密的審核，造成干部人事檔案的案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫不實，前后不一致。特別是干部檔案“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別人的年齡越填越小，工齡越填越長，學歷越填越高；二是檔案材料內容填寫不全面，手續不完備。一些表格性材料的重要項目沒有填寫，應當有個人簽名的材料沒有簽名，需要有組織部門簽章的材料沒有組織部門的簽章，有些材料沒有材料形成時間等等。這種材料進入干部人事檔案就不完全具有依據與憑證作用，降低了檔案的使用價值；三是檔案材料用紙規格不符合要求，書寫潦草不規范。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中規定，干部人事檔案材料的載體一般應使用16開規格的辦公用紙，材料左邊應留出2厘米的裝訂邊。手寫文字材料應字跡清楚，使用藍黑墨水、碳素墨水或墨汁書寫。但目前送交干部檔案管理部門的檔案材料規格大小不一，整理檔案時不得不對材料進行剪裁、折疊或粘貼，破壞了檔案材料的原貌；有些材料用筆不規范，如使用圓珠筆、純蘭色筆書寫，這種材料字跡不耐久且易擴散，不利于保存；有些材料字跡潦草、亂涂亂改難以辨認，不利于干部人事檔案的利用。

4.檔案材料收集工作監督不力，材料歸檔不及時。按規定，干部檔案材料應在材料形成完備一個月內歸入干部人事檔案。但由于干部社會實踐活動廣泛，干部檔案材料形成分散，而干部檔案管理部門管理檔案數量較多，對每個干部的情況不可能及時掌握，因此主動收集干部檔案材料很不容易，多數材料只能被動地等待有關單位送上門來。檔案材料經過多層轉遞，到達干部檔案管理部門的時間得不到保障，干部檔案的現實性因此受到影響。

5.檔案材料收集范圍片面，重政歷輕業績。由于管理體制上的原因，干部人事檔案的內容偏重于反映干部的政歷情況，檔案中記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的材料較多，而反映個人工作能力、業績、技術特長等方面的材料少。隨著社會用人制度的改革，組織人事部門對干部的考察不僅僅考察其政歷、學歷、社會關系等硬條件，而更注重考察干部的工作能力、社會責任感和誠信度等軟條件。當前的干部人事檔案中的一些陳舊內容已不能滿足社會用人制度的需要。

二、改進干部檔案材料收集工作的對策

1.轉變觀念，端正對干部檔案材料收集工作的認識。干部人事檔案材料收集工作是干部檔案工作的重要環節，是干部檔案充分發揮作用的前提和保障。檔案材料記載的內容是黨和國家選拔任用優秀干部的重要依據，收集檔案材料也是在為黨和國家積累歷史資料和寶貴歷史財富。在新的形勢下，我們黨重視干部檔案的優良傳統不能丟，干部檔案作為全面反映干部情況的基本憑證和重要依據的作用沒有變，干部檔案材料收集工作作為干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環節，不能削弱和淡化。

2.完善制度，加強干部人事檔案材料收集的管理和監督。建立健全干部檔案材料收集制度是做好檔案材料收集工作的準則和保障，要使干部檔案得以及時補充新材料、新內容，必須將檔案材料收集和歸檔工作用制度形式固定下來，使干部檔案材料收集管理和監督工作有章可循。一是干部檔案材料形成部門應指定專人負責干部檔案材料的收集和轉遞，建立健全主動送交檔案材料歸檔的制度，在檔案材料形成完備一個月內將材料送交干部人事檔案管理部門；二是干部檔案管理部門應掌握檔案材料形成的信息，建立干部人事檔案材料收集歸檔的聯系溝通制度，及時向有關部門收集新形成的干部人事檔案材料；三是干部人事檔案管理部門應建立檔案材料鑒別、審核、催要、銷毀制度，對干部檔案材料認真鑒別審核，催要查找缺失的檔案材料，不屬歸檔范圍的材料報批后予以銷毀或退回，不符合歸檔要求的材料及時通知形成材料部門補辦手續；四是組織人事部門應根據工作需要，適時布置填寫干部履歷材料，及時充實檔案內容。

3.強化培訓，提高干部檔案材料收集轉遞人員的專業水平。干部檔案材料收集工作專業性強，各部門檔案材料收集轉遞人員更了解本部門干部職工的基本情況和動向，更早接收到干部檔案材料，在干部檔案材料收集工作中起著至關重要的作用，他們對干部檔案工作的重視程度和專業素養就顯得格外重要，必須提高這支隊伍的專業化水平。定期舉辦干部人事檔案專業知識培訓班，是建設一支高素質的干部檔案材料收集轉遞人員隊伍的重要途徑。通過培訓可以提高他們的思想認識水平，充分了解干部人事檔案材料收集工作的重要意義，掌握干部人事檔案材料的收集制度和歸檔要求，熟悉干部人事檔案的業務知識，明確干部檔案材料收集歸檔范圍，了解干部檔案材料質量要求，對不符合歸檔要求的檔案材料及時進行修正處理；也可以使新形成的干部檔案材料及時得到歸檔。

4.嚴格審查，把好檔案材料質量關。首先把好檔案材料入口關，對新接收的檔案材料認真審查，著重審查材料是否齊全，內容填寫是否規范，手續是否完備，對于不符合要求的材料及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位；其次把好檔案材料信息關，防止虛假材料進入檔案，重點審核涉及干部“三齡一歷”等重要信息的歷史材料，認真核實檔案材料之間的聯系是否相互銜接，記載的相關信息是否相互矛盾，確認信息是否真實準確。

5.大膽改革，調整干部檔案材料的收集范圍。近年來，隨著干部人事制度改革不斷深化，特別是《黨政領導干部選拔任用工作條例》等法規文件頒布后，形成了一些新的有價值的材料。干部檔案材料收集工作應適應當前深化干部人事制度改革的要求，本著實事求是的原則，及時調整干部檔案材料收集范圍，按照科學發展觀和正確政績觀的要求，著重收集能夠真實反映干部德、能、勤、績等情況的材料，充實到干部檔案中，作為選拔任用干部的重要依據，有效為干部工作服務，提升干部檔案的使用價值。

此外，要不斷創新干部檔案材料收集工作思路，實行目標管理。把干部檔案材料收集的總目標分解為收集工作各個環節的分目標，以此對檔案材料收集不同階段的工作人員進行目標管理和績效考核。

（作者單位：中國礦業大學）