提高行政管理工作效率的幾點思考

我國古代思想家很早就已提出近似于效率的概念，如“效功”“效績”等。一般而言，效率就是泛指日常工作中所獲得的勞動效果與消耗的勞動量的比率。到了21世紀，行政管理學把它引申為行政效率。即是國家行政機關及其工作人員在從事行政管理活動中所得到的勞動效果和社會效益同所消耗的人力、物力、財力、時間等因素之間的比率關系。人們在單位時間和空間內開展行政活動，并獲得改造客觀世界和主觀世界的社會效果，同時也必須承擔一定的消耗。簡言之，行政效率就是行政產出與行政投入的比率關系。提高行政工作效率是行政管理工作的目標之一。在我們日常的行政管理中，往往重視工作過程與投入，卻忽視結果和產出，從而導致行政效率低下。

一、行政效率低下的原因

1.組織層次與管理幅度之間不能有效協調。長期以來，我國政企不分，政事不分，橫向劃分過細，推諉扯皮現象嚴重，常見的有辦事拖拉、無人負責、互相推諉、互相制肘、人浮于事、講究排場，這將直接影響行政效率。因此，組織的縱向分層和橫向劃分要符合兩者關系的規律性。組織層次是縱向組織結構的等級層次；管理幅度是橫向組織的管理控制跨度，即一個管理者能夠直接管轄的人員數目，這個數目是有限的，超過了限度，就需要將組織劃分為若干層次。盡可能減少政府的組織層次，并科學地配置相應的幅度，才有可能實現行政高效率。組織中的管理幅度與組織層次之間的關系有一定的規律性，當組織規模一定的情況下，較大的幅度意味著較少的層次，較小的幅度意味著較多的層次，一般情況下，層次越多，信息溝通越遲緩，信息失真的可能性越大；管理幅度越寬，協調越困難。面對龐雜的管理對象，無法進行有針對性的具體管理，只能采取粗放的、僵硬的管理方式，以致官僚機構膨脹、行政效率低下，很難保證行政管理工作的效率與活力。

2.管理方式陳舊單一，行政管理體制僵化。傳統的管理方式，強調思想政治工作，注重政治管理，沒有考慮各類行政人員的具體工作性質、社會責任和職業特點。這種傳統的方法雖然操作簡便，并為組織部門所熟悉，但不利于按照工作的不同特點，對工作人員進行有針對性的管理，遠遠不能適應客觀形勢發展的需要。在現今的行政管理中，個人情感因素被徹底排除于行政過程之處。行政人員成為政策執行的工具，行政人員對制度的技術性依賴越大，所應具備的責任感就越低。我們知道，行政體系是一個權力體系，如果這個體系中每個掌握權力的人都喪失了責任感，僅僅依靠外在的規定來強化他們的責任的話，這個權力體系就會背離其公共性質，而變異為權力集團專屬的權力，從而會處于與社會、與公眾相對立的境地。也就會造成行政效率低下。

3.行政人員素質不高、缺乏服務意識。行政管理活動的有效開展，需要高素質的人才。而現今有些行政管理人員素質不高，無法適應現實需要。不少人沒有受過專門訓練，工作的安排隨機性大，不是有了某種專門的知識才去干某種工作，而是首先干這方面的工作，然后再去積累，這就往往造成經驗化的工作方法。對行政人員缺乏有效的考核和監督、管理手段落后、干多干少一個樣，干好干壞一個樣，缺乏有效的競爭機制，在機構設置、職權、人員編制、工作程序等方面人為行事嚴重，因而積弊甚多，造成很多行政人員頭腦沒有奮發向上的勁頭，沒有全心全意為人民服務思想理念。

二、提高行政效率的思考

提高行政效率，是一個長期的堅持不懈的工作，解決行政低效問題必須找出一套綜合的治理辦法，必須樹立正確的效率觀念。由于行政管理是國家代表人民對公共事務進行管理的，這就要求行政管理工作者必須將提高行政效率上升到為人民服務的高度來認識，具備強烈的事業心和高度的責任感。

1.樹立服務意識。迎合市場經濟的客觀要求，強調明確的服務標準，提供完整而準確的服務信息，提供禮貌服務。服務是一種基本理念和價值追求，把行政人員定位與服務者的角色上，把為社會服務、為公眾服務作為行政工作的基本宗旨。行政管理人員必須首先建立起服務民眾的基本信念，才可能在這種信念的基礎上明確責任。而從管理體制上明確行政人員的責任，則有利于行政人員工作的自由度與創造性發揮，激發行政人員的活力與責任心。在這里，信念是先于責任的，信念是責任的支柱，也是責任發生的機制。服務民眾是一種行為表現，它的實質內容就是維護公共利益，服務民眾的信念也就是公共利益至上的信念。所以，行政人員的行政行為必須以為人民服務為宗旨，必須貫穿公共行政公共性的信念，要把公共意志作為行政人員必須加以執行的信念。要有勤政為民的“民本”意識。常懷為民之心——以民為本，心里永遠想著群眾；常聽為民之言——廣開言路，通過多種途徑，及時了解民情，體察民意。常思為民之策—做決策要替群眾著想，代表人民群眾的根本利益。常興為民之舉——堅持不懈地為人民辦實事，辦好事。應該做到“民有所呼，我有所應”，恪守為民之責，善謀利民之策。

2.進一步改進和完善激勵機制。心理學家認為，人的需要是其行為的原初動力。從人的需要出發，正確運用激勵機制，調動人的積極性和創造性，能極大地提高行政效率。激勵機制是激發行政人員工作熱情的動力，完善的激勵機制是行政系統工作正常運轉的潤滑劑。一要加強目標激勵。在制定目標管理責任制時，應將定量與定性指標結合起來，明確落實每一個人的具體任務、質量標準和目標要求，使之在目標導向下，司職盡責，達標創優，形成以實際評優劣的競爭局面。通過對相同機構和同等級別實行報酬差異的原則，打破“大鍋飯”和平均主義，使行政人員更注重自己的能力發揮與責任感。二要運用情感激勵。行政領導要尊重人、理解人、關心人、愛護人、注意人的個性，要有針對性地為行政人員排憂解難，使他們感到組織的溫暖，產生對組織的向心力。三要完善考核激勵，對行政人員進行定期或不定期考核，獎優罰劣，可以采用額外獎金發放制度，額外獎金可以依據任務的客觀數據、每個人的工作義務和效率同時考慮，作出考慮的出發點應當是部門之間的總體水平及每個機構的內部情況。

3.提高行政人員的素質。行政人員素質的提高可以提高組織管理的有效性，能夠實現科學的而又藝術的管理，行政機構也就可以實現層級簡化，就能減少官僚主義和各種失誤，從而降低行政成本。行政人員的素質主要有以下幾個方面：其一，政治素質。在新的歷史時期，對行政人員的要求就是要忠于國家、忠于法律、忠于自己為之奮斗的事業。要有全心全意為人民服務的思想境界。要有公仆意識，轉變觀念，強化服務意識，把人民的利益放在第一位，自覺執行黨的群眾路線，傾聽群眾的呼聲，關心群眾的疾苦，盡心盡力為群眾排憂解難。其二，品德素質。孔子論政，“政者正也，子帥以正，孰敢不正？”透徹地說明了行政管理者的品行修養在行政活動中的重要意義。行政人員要具備高尚的人格品行和高度的廉潔自律意識，心里裝著國家，正確對待自己的得失。要有正確的人生觀，繼續發揚艱苦奮斗的精神，在生活上要從嚴要求，積極向上，不放縱自己，自覺抵制拜金主義、享樂主義，反對腐化；要作風正派，辦事公道；要善于團結同志；要坦蕩樂觀；要嚴于律己，寬以待人。其三，知識素質。行政人員從事的是一項兼有科學性和藝術性雙重特點的創造性工作。隨著社會化分工日益加劇，行政管理也日趨專門化，特別是知識經濟社會的來臨，對于行政人員的知識素質的要求越來越高。合理的知識結構是有效開展行政活動的保證，是行政藝術創造的基礎。行政人員的知識素質結構主要有三個方面：較全面的文化知識素養、較扎實的專業才干、較豐富的管理知識。行政人員要善于學習、勤奮學習，學會用心思考、用心說話、用心做事。要內外兼修、開拓創新、繼承先賢，澤被后世。一個有科學創造新能力的人，不但要有科學知識，還要有藝術修養。一定要把學習作為一種政治責任、一種精神追求、一種思想境界來認識、來對待，刻苦學習，具備做好本職工作的專業知識和能力。

（作者單位：渤海大學）