高校檔案管理人員職業素質芻議

隨著科學技術的迅速發展，檔案作為知識載體和歷史的信息源，越來越成為國家經濟發展、社會進步的重要戰略資源之一。高校檔案是學校歷史的真實記錄，在學校發展中起著承前啟后的作用，是學校教育、教學管理工作的重要環節。檔案管理是一項技術性很強的專業性工作。隨著計算機技術和網絡技術的發展，電子檔案、音像檔案等新型載體檔案的出現，對檔案管理人員的政治素養、理論水平和業務素質等各個方面提出了更高的要求和挑戰。目前，從高校檔案管理人員的整體素質來看，還遠遠不能適應這種新形勢的要求。因此，培養檔案管理人員的職業素質，成為加速提高高校檔案管理水平的關鍵。

高校檔案管理人員職業素質存在的問題

首先，檔案管理人員的檔案管理意識不強。由于人們對檔案管理意識的淡薄，很多人包括一些領導也認為檔案部門收集、整理檔案是輕而易舉的事，誰都能干，無需多少學問；或者認為檔案工作好壞對本單位的發展影響不大，不予過多考慮，從而在思想上未引起足夠的認識和重視。

其次，檔案管理人員知識結構比較單一。作為一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和政治素養，懂得國家檔案管理的政策和法規，懂得檔案工作的基本理論和方法。面對校園網的建設和信息化建設的高速發展，高校檔案隊伍中既懂檔案管理又懂現代信息化管理技術的人才更是奇缺。由于檔案管理人員素質不高，直接導致了檔案管理的新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，在解決工作中遇到新情況和新問題時，常常感到力不從心。

再次，檔案管理人員學歷層次偏低，專業人員偏少，這些都嚴重影響著高校檔案館隊伍整體素質的提高，而且，人員變動頻繁、業務素質低，也造成了高校檔案工作質量不高，極大地妨礙了高校檔案事業的持續發展。

高校檔案人員職業素質的內涵

1.思想政治素質。檔案人員的政治素質包括：具有正確的職業理想和堅定的工作信念，高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律性；具有愛崗敬業、淡泊名利、無私奉獻的精神和紀律法制觀念等。高校檔案人員應做到：①熱愛檔案工作，忠于職守；②刻苦鉆研業務技術，不斷提高自身綜合素質，敬業愛崗、無私奉獻，為學校在培養人才、搞好管理，促進科研與教學提供力所能及的服務；③要具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，正確處理好利用與保密的關系，凡是有損于黨和國家及學校利益的事就堅決不做；④要有嚴謹的科學態度和求真、務實的工作作風。同時，全心全意為檔案利用者服務是檔案人員職業道德的靈魂，在接待利用者時，要十分注意工作態度和工作作風，努力做到工作上積極主動、態度上誠懇熱情、言談舉止文明禮貌，想利用者所想，急利用者所急。

2.專業知識素質。檔案人員要有寬廣、扎實的專業知識。檔案人員堅實的基礎知識包括：人文社會科學知識、自然科學知識和現代技術在檔案中的應用知識。為適應形勢發展的需要，高校檔案工作者要不斷學習新理論、新知識、新技術。檔案人員要在完成本職工作的基礎上，系統地學習和掌握檔案學知識，學習相關的科學文化知識，不斷拓寬知識領域，充分利用互聯網和多媒體技術拓展檔案工作空間，以有效開發與利用檔案信息資源，增強運用現代科學技術進行檔案管理的能力；注重電子計算機與自然科學知識的學習，提高外語水平，全面提高個人綜合素質，以便更好地適應高校檔案管理工作的需要。

3.信息管理素質。近幾年，由于現代信息技術在高校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理工作非常重要的工具。檔案管理人員的信息管理能力包括：①獲取網絡信息的能力。檔案管理人員要具備及時獲取、更新網絡信息的能力以及多學科多領域先進技術信息的敏感性；②處理各方面信息的能力。高素質處理信息的能力要求檔案管理人員能從門類眾多、數量繁雜的信息海洋中提取有用的東西，使所收集到的多種檔案信息，通過科學地歸納、分類、鑒別、篩選、分析，能有效地歸檔與利用，將檔案信息處理為學校所需的信息。③信息協作的能力。信息時代中，高校的檔案管理工作離不開資源互享，沒有信息協調，檔案建設就會是不科學、不完整的。因此，檔案管理人員必須具有在工作中開展信息協調的工作能力。

4.創新素質。檔案工作要跟上時代前進的步伐，高校檔案工作者必須具有創新精神創新素質。①思想創新。高校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在信息化社會，檔案人員要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏銳和睿智，多一些魄力與果斷，主動發揮檔案在高校教育、教學上的作用，提高檔案工作的自身價值。②技術創新。隨著網絡技術的發展、虛擬檔案的實現，對高校檔案人員在信息技術方面提出了更高的要求，高校檔案人員應該由原來的收集、保管、提供現場檢索和查閱的保管型工作者，變成文檔標準規范制定、軟件設計編制以及使用培訓指導監督的專家型工作者。③服務創新。高校檔案人員要變被動服務為主動服務，應改變以往“坐等上門”、“你用我查”的被動服務方式，圍繞學校中心工作以及社會需求，積極主動、不失時機地挖掘和捕獲潛在的檔案需求，使各種合理的檔案需求能及時得到滿足。可以利用檔案展覽、檔案館網站、制作檔案宣傳冊等方式宣傳檔案。人們只有了解檔案，才能有效利用檔案，高校檔案才能獲得最大的社會效益。

提高高校檔案管理人員職業素質的途徑

首先，實行檔案管理人員準入制度。目前，高校檔案工作普遍存在投入資源較少的問題，特別是在人員使用方面，檔案（室）館成了解決家屬問題和學校冗員工作問題的部門。檔案管理人員整體素質不高，直接導致檔案部門的信息服務能力較弱，檔案工作的作用得不到強有力的體現，使之進入邊緣化的惡性循環。為了優化檔案隊伍，必須建立完善的檔案業務人員工作能力的評估體系，執行資格準入制度，引進優秀人才。

其次，完善檔案管理人員培訓制度。為了適應以信息化為核心的高校檔案工作現代化建設的需要，必須有計劃地對檔案管理人員進行培訓。培訓內容主要包括：檔案法律法規、計算機應用知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理知識等。培訓可以是專門的短期培訓，也可以將每周或者每月的特定時間作為培訓時間，使檔案管理人員通過培訓，能夠在較短的時間內，掌握現代化管理技術，提高現代化管理水平，盡快適應現代化管理的要求。

再次，建立檔案管理人員激勵制度。信任、理解和尊重是開展好各項管理工作的基礎。檔案管理工作是一項相對沉悶和乏味的工作，這就要首先從注重滿足管理人員的情感需求入手，充分了解他們的愿望，設身處地地了解工作人員的處境、情感，取得相互理解、信任和尊重，建立起情感交流平臺；其次要注意滿足專業人員事業上成就的需求，培養“團隊意識”、“學術氛圍”，使館（室）內營造出一個和諧、融洽有積極追求的工作氛圍；再次要滿足檔案館專業人員的一種高層次的心理需求，采取豐富多樣的措施激勵激發他們的工作熱情和工作積極性。要著重注意以下三個方面：一是通過心理引導和政策激勵，激發檔案管理人員的上進心；二是通過民主管理和建立健全管理制度，以公平的獎勵來激勵檔案管理人員；三是通過表彰獎勵、職務晉升的正激勵方式和批評與懲罰的負激勵方式，強化激勵方式的雙重作用。

編輯：呼格