電子采購成本節余指標的計算方法及其應用問題研究

　　摘要：本文對電子采購的目的作用、成本節余指標的評價目標內涵以及具體計算方法進行了系統的分析與研究。并以中國石油天然氣股份有限公司年度業績考核指標的實際測算工作為例，完成了電子采購成本節余業績考核指標的計算方法及其應用等相關問題的初步研究。本文的研究結果對做好企業電子采購的業績考核工作具有一定的理論指導意義和參考作用。
　　關鍵詞：業績考核 電子采購 成本節余
　　
　　一、電子采購業績考核問題的性質分析
　　
　　企業對其所開展的某項業務工作進行業績考核，從現代經濟管理理論的高度來看，是一種屬于內部經濟評價性質的信息溝通活動。這種內部信息溝通活動一般表現為一個等級組織（企業）內部的上級經濟行為主體對其下級經濟行為主體工作績效的考核與評價。內部評價的主要目的是企圖通過考核評價來建立和健全組織的決策——信息機制和激勵——約束機制，并由此來進一步解決組織（企業）的資源配置和動力問題。
　　電子采購的業績考核工作本質上就是一種內部經濟評估或考核評價活動。按照考核評估工作的一般原理和工作思路，考核工作中的核心內容是：明確考核目標、制訂考核指標、設計考核方法。這里，考核目標是考核工作的前提和出發點；考核指標是考核工作的關鍵；考核方法是考核工作的保障?？己酥笜说闹贫ū仨氁钥己四繕藶橐罁?，考核方法的設計以及具體考核模型的構造又要依據考核指標的特點。
　　針對電子采購成本節余的業績考核，要以電子采購工作的目的作用分析為突破口。在準確界定節余額考核指標的目標內涵和具體技術作用的基礎上，給出一套科學、可行、規范的節余額指標計算方法及相應的模型公式。
　　
　　二、電子采購的目的作用分析
　　
　　隨著社會信息化程度的不斷提高，作為電子商務重要內容的電子采購開始流行。電子采購的具體目的作用包括以幾個方面。
　　
　　1．電子采購是降低成本、提高采購效率的有效手段
　　電子采購降低成本、提高效率的作用主要體現在節約采購支出（如，節約庫存、整合供應商、優化合同及合同規范化等）和優化采購流程（如，縮短采購周期、減少人力投入及節約差旅費等）這兩個方面。美國權威市場預測研究機構AMR（ADVANCED MARKETING RESOURCES）的調查表明，電子采購能為采購商節約10-15%直接采購成本，減少50-75%的采購周期。另據美國全國采購管理協會（www.napm.org）的報道稱，使用電子采購系統可以節省大量成本。采用傳統方式生成一份定單所需要的平均費用為150美元，使用基于Web的電子采購解決方案則可以將這一費用減少到30美元。與傳統采購相比，電子采購的最大優勢在于將全球的供應資源通過網絡連接起來，使企業能高效地接觸到更廣泛的供應商，并能以非常低的價格采購到所需原材料，同時電子采購還減少了傳統議價的繁瑣過程，提高了采購效率。
　　
　　2．電子采購是戰略采購的一種工具和技術
　　與戰術采購相對，戰略采購更多的關注采購策略的規劃、未來供應預測、策略性采購成本控制，以及開發和培養有競爭力的供應伙伴等方面問題。比如購買合同，是簽6個月的合同還是1年的合同？是否需要拓展一些新的供應商？是否可以考慮一些新的產品品種和規格？這些都是戰略采購的問題。電子采購可幫助買家將尋找最佳供應資源、選擇合適供應商、談判價格等戰略采購活動通過互聯網來完成。具體來說，電子采購活動可包括目錄式采購、反向拍賣、網上詢價和網上談判等等。
　　
　　3．電子采購是企業實現電子商務的一個重要環節
　　設備材料的采購是企業物化成本的主要組成部分，也是現代企業管理非常重要的一個方面。在管理鏈條中，采購是開端，銷售是終端。在管理活動中，采購是支出，銷售是收入。采購與銷售是企業資金流的主體，也是物流的主體。管理的方向應該是集中，而集中采購和銷售如果沒有現代化的手段是難以真正實現的。電子商務為集中采購和銷售提供了手段。顯然電子采購是企業實現電子商務的一個重要環節。國外很多企業實施電子商務成功的案例，如Intel、Cisco、Dell、通用汽車等都通過實施電子商務降低了成本，提高工作效率。而其中重要的一步就是通過電子采購實現了對供應商這一端的供應鏈，這樣不僅能夠在配件采購方面保質保量，而且可以有效地控制采購成本，從而降低生產和庫存成本。電子采購作為供應鏈管理兩端的一端，也正是我國許多電子商務企業管理較薄弱的一部分。
　　
　　三、分析研究
　　
　　依據評價指標制定的科學性原則要求，指標及指標體系的評價內容要有科學的規定性。各項指標的概念要科學、確切，要有精確的內涵和外延。指標的計算范圍要明確，不能含糊其詞。指標體系應盡可能全面、合理地反映評價對象在評價目標上的本質特征，必須是對客觀實際的抽象描述?？茖W性原則還要求指標體系必須符合一致性、獨立性和整體的完備性，只有以科學性原則為依據，設立的指標體系才能客觀、全面地反映出系統目標的要求。
　　根據上述原則，我們應該科學界定電子采購成本節余額指標的目標內涵以及具體技術作用，并在公司內統一規范，使得人們在確定其計算方法時依據的是統一規范且具有說服力的基準和依據。
　　下面我們就以中國石油天然氣股份有限公司電子商務年度成本節余業績考核工作背景為例，來研究電子采購成本節余業績考核指標的計算方法。
　　
　　1. 中石油電子采購業績考核工作的緣起與現狀
　　中國石油天然氣股份有限公司于2000年8月做出了全面開展電子商務的決策。2001年7月中國石油電子商務B2B網站——能源一號網開始投入運營。2002年中國石油以100億元的物資電子采購為起點，將電子商務正式列入了公司的長期業務發展計劃。
　　為積極引導各級采購部門逐步適應、理解與接受電子采購方式，推動電子商務工作的深入開展，建立科學的績效考核評估體系和激勵機制是非常必要的。為此，中石油股份公司電子商務部決策層在2002年初結合公司實際和中國國情探索性地確定了‘采購額指標完成率’和‘采購成本節余額’兩個電子商務業績考核的量化評估指標，并與其它業績考核指標一起適時地考核評估了2002年度中石油股份公司電子采購業務的計劃完成情況?？己斯ぷ魇艿搅松霞売嘘P部門的肯定。考核結果用定量數據簡明地給出了公司實施電子商務獲得的部分成效，讓公司各級部門直觀地看到了電子采購能帶來的可觀效益，真切地感受電子商務的積極作用和實際價值。
　　
　　隨著年度終期的臨近，新的年度業績考核工作又將展開。如何在以往年度業績考核工作經驗的基礎之上，進一步提高考核指標的科學性，規范指標計算方法，增強考核結果的說服力等問題提到了公司領導和具體操作部門——電子商務部的面前。其中，現行業績考核指標體系中的重要指標——‘采購成本節余額’統計指標的科學性問題成了相關人士關注的焦點。這里最核心的疑點問題有兩個：一是，采購成本節余額是電子采購帶來的嗎？能歸功于電子商務嗎？二是，節余額指標的科學計算基準和依據是什么？如何確定一個統一規范的、科學可行的計算辦法？這兩個上年度考核工作中遺留的核心難點問題的有效解決，必將極大地促進公司今后電子商務業績考核工作開展。
　　
　　2. 中石油節余額指標的目標內涵和具體技術作用分析
　　中國石油電子商務是通過其業務指標體系來推動整個系統對物資采購的管理進行優化，最終達到資源優化、流程優化，降低采購成本的目的。因此中國石油電子商務的概念超出了一般對電子商務概念的理解，它涵蓋了對整個物資采購戰略及戰術管理行為的提升。
　　中石油股份公司電子商務部決策層在2002年初確定采用‘采購成本節余額’業績考核指標，其本意是希望能對電子采購降低采購成本（具體指降低采購成交價格）的作用給出一個定量化的考核結果，讓公司各級部門不僅能感受到電子商務的積極作用，而且能直觀看到電子采購可帶來的可觀經濟效益。在具體的指標計算中，采購成本節余額是以采購物資的采購成交價格的降低幅度為計算基準和依據的。
　　由電子采購的作用分析可知，采購物資的采購成交價格的降低并不能完全被認為是電子采購方式帶來的。采購價格的降低應該是集中大批量采購、規范談價議價、加強供應商整合等多方面的優化采購管理措施的綜合作用結果。傳統采購方式下，通過這些強化采購管理的措施也一樣可能使得采購價格降低。也就是說，采購成交價格的降低并不能簡單的全部歸功于電子采購方式。電子采購在降低采購價格成本的過程中起到的是技術支撐作用。電子采購將價格降低收益置于公開透明的管理監督之中，使之免于流失。因此，我們認為，公司有必要對‘采購成本節余額’指標的目標內涵作進一步的界定。這也是目前有關人員對該項指標的具體技術作用開始產生疑問的根本原因所在。
　　分析往年的‘采購成本節余額’指標的科學性，我們發現，公司以前對該指標的目標內涵界定是不充分的。人們在確定其計算方法時也難以找到統一規范有說服力的基準和依據。因為，實際操作中我們是極難將采購價格降低總額中能歸功于電子采購方式的部分準確分離出來的。往年下屬各地區公司采購辦采用的‘采購成本節余額’指標的計算方法有十幾種之多（表1），處于各自為陣的無序狀態，急待統一規范。為了消除概念的混淆，我們建議對中國石油電子商務“采購成本結余額”指標進行重新界定。
　　表1現行‘采購成本節余額’指標計算方法匯總表
　　
　　3. 研究結果
　?。?）重新界定指標的目標內涵
　　我們經過分析研究后認為，雖然采購成交價格的降低不能完全歸功于電子采購方式，但電子采購是使這一塊收益由隱性的人為經驗管理狀態統一納入到顯性的科學規范管理行為之中的具體形式。也就是說，電子商務在一定程度上強化了對這塊收益的管理，防止了人為經驗管理之中的流失之憂。從這個角度上說，采購成交價格的降低又是離不開電子采購方式的，因而也是可以作為電子采購的業績考核指標之一而‘歸功’于電子商務的。
　　基于上述認識，我們建議將‘采購成本節余額’指標替換掉，用‘采購成本最大節余額’頂替作為電子商務的業績考核指標之一?！少彸杀咀畲蠊澯囝~’指標表示在正常合法（但不一定合理）的前提下，通過電子采購可能為公司保?。ㄗ⒁猓翰皇菐恚┑某山粌r格降低收益的最大值。也就是說，電子采購只是為公司確保了一塊在傳統采購方式下有可能流失掉的價格降低收益，而不是創造了這塊收益。
　?。?）構造新型指標的計算方法
　　經過分析研究我們發現，當時‘節余額’指標計算方法不能統一規范的根本原因在于對原指標目標內涵界定的不充分。因為指標內涵界定不準，不同的人對該項指標有不同的理解、甚至批判，從而進一步導致具體計算方法的五花八門。而經過科學界定的新型業績考核指標——‘采購成本最大節余額’是有準確目標內涵的。所以，相應的指標計算方法也比較容易構造。既然是正常可能的‘最大’發生額，我們就可以用最終的成交采購價格與正?？赡艿淖罡卟少弮r格的差作為指標實際計算采購成本正常可能的最大節余額JYE的基準和依據。具體計算模型公式為：
　　
　　這里，JYE——考核期正?？赡艿摹少彸杀咀畲蠊澯囝~’總計
　　P ——第i類物資的第j批次的最終成交采購價格
　　P——第i類物資的第j批次采購的‘正?？赡堋淖罡卟少弮r格
　　S ——第i類物資第j批次的采購物資總量
　　N ——第i類物資的采購總批次數
　　M ——采購的物資種類總數
　　由于公司有些物資的采購行為非常頻繁，而現行物資統計體系又不完善，從而使得指標計算的難度加大、工作量膨脹。對此，我們認為，可以先估算該類物資在一段時期（如，季、月、周等）內的加權平均的最終采購成交價格和加權平均的‘正?？赡堋罡卟少弮r格，然后按下面的計算模型公式（2）完成考核期（如，年等）的采購成本正常可能節余額計算。
　　
　　這里，JYE——考核期正?？赡艿摹少彸杀咀畲蠊澯囝~’總計
　　JP ——第i類物資第j時段的最終成交采購價格的加權平均值
　　JP——第i類物資第j時段采購的‘正?？赡堋淖罡卟少弮r格的加權平均值
　　S ——第i類物資第j時段的采購物資總量
　　Ni ——第i類物資考核期內的采購時段總數
　　M ——采購的物資種類總數
　　今后也可以通過該公式對部分敏感物資（典型/標志性物資）進行抽樣計算來判斷總結情況。
　?。?）‘正?？赡堋罡卟少弮r格的確定
　　由上述‘采購成本最大節余額’指標的計算模型公式可知，該項指標計算的關鍵難點又轉向了‘正常可能’的最高采購價格的合理確定。經過與各有關方面專家的共同研究，我們針對中國石油的具體情況制定了下面的正?？赡茏罡卟少弮r格的確定原則和辦法。
　　正?？赡茏罡卟少弮r格的確定原則是：依據不同物資采購行為的具體特征，按優先順序 依次選用市場價、招標價、計劃價、預算價作為該物資該次采購行為的正?？赡茏罡卟少弮r格的考核計算基礎依據。換句話說，正?？赡茏罡卟少弮r格是指：如果采購方企圖以較高的價格購得某批物資（當然，這一定是非正常原因導致的非正常行為。），在希望獲得合法外衣的前提下（因為，擔心暴露其非正常行為的非正常原因。），可能付出的最高采購價格。
　　具體確定辦法是：要求各地區公司對每筆物資采購活動的價格形成過程進行準確地記錄后按要求定期上報報告，有關專家按照正?？赡茏罡卟少弮r格的含義和確定原則，椐此確定此次采購活動的正?？赡茏罡卟少弮r格。這里的價格形成過程依具體采購活動特性的不同可能有所不同，但一般包括：市場價、招標價、計劃價、預算價和成交價。
　　
　　我們認為，將正?？赡茏罡卟少弮r格與采購的實際成交價格的差額作為計算采購成本正?？赡艿淖畲蠊澯囝~JYE的基準和依據是合乎常理的。正如公司紀檢監察審計部門考察電子商務部的工作時，評價的那樣：物資采購這一塊是違紀和經濟犯罪的高發部門，每年許多處級干部的違紀都與采購有關。你們的工作本身很有意義。合資公司取得好的效益；電子采購節約了不少資金；又防止了許多違紀犯法，保護了許多干部。
　　4. 計算方法示例
　　為了驗證上述指標計算模型可行性和科學性，我們按照抽樣統計的原理確定了一批真實的樣本數據并進行了實際的測算工作。具體測算方法見表1和表2（為保密起見，實際數據略掉了）。
　　
　　
　　四、結論及建議
　　
　　經過上述理論分析和實際計算驗證，我們總結提出如下幾點結論或建議：
　　1．繼續核算“節余額”，但改用“最大節余額”指標
　　‘采購成本最大節余額’是對原有‘采購成本節余額’指標的目標內涵重新界定后提出的電子商務業績考核指標。它更能反映電子采購方式使公司在物資采購活動中避免發生價格損失的正?？赡艿淖畲髷殿~。該項考核指標同樣能使公司上下直觀感受電子商務在物資采購中的作用和價值。
　　嚴格地講‘采購成本節余額’應有四個來源。一是采購價格的降低；二是采購管理成本的減少；如，庫存、人力、差旅、資金占用等。三是間接收益。整合了供應商、提升了管理水平和監督能力等；四是其它。如，增值服務、合理避稅等。但由于其它來源公司已用其它相應的考核指標和管理手段進行考核控制，所以這里我們只重點研究采購成交價格的降低這一塊內容。
　　“采購成本最大節余額”既是潛在隱性的“可能收益”也是潛在隱性的“可能損失”。采購價格的降低是集中批量采購（盡管從形式上看，具體每筆采購決策是分散做出的，但由于采購招標議價是統一進行的，所以實質上獲得的集中批量采購價格）、統一規范議價的成果。電子商務以較低的成本將這筆有可能流失的不確定性收益通過科學、公開、透明、規范的采購行為而確定化了。
　　
　　2．中石油股份公司實施電子采購是必要和卓有成效的
　　我們的研究表明，中石油股份公司在成為上市企業后，運行模式的轉變需要高效的采購模式相配合，從而要求中石油股份公司提高自身采購管理的質量，努力實現采購業務的全面優化。通過實施電子采購以及與供應商建立戰略合作關系，保證獲得高品質、低成本的采購物資，從而提高企業的核心競爭力是必要和有效的。
　　中石油股份公司實行高效的采購管理，可以通過降低采購價格、采購管理成本、訂單處理成本、運輸成本、存儲成本和提升管理、加強監管等多方面，來降低中石油股份公司的運營總成本。如此，即便在收入不變的前提下，中石油股份公司運營總成本的降低也意味著公司利潤的提高，通過資本市場對于中石油股份公司盈利能力的認同，可直接表現為股東權益的增值。另外，通過采購優化還可以幫助中石油股份公司改善現有的產品與服務，從企業創新的角度為中石油股份公司贏得在所處市場中的成功。
　　
　　3．盡快完善市場機制和電子商務環境下的物資統計體系
　　在研究的實際測算過程中，由于基礎性統計資料和數據獲取的不便，使得本項研究的關鍵成果——正常可能最高采購價格的實際取得遇到了一定的困難。而從道理上講，采購價格實際形成過程中的各階段價格都是已經發生過的，只是由于現行物資統計體系的不健全而導致在需要時無法及時、準確、完整的提供出來。也因此迫使我們不得不在操作中降低一些準確性要求。而采用準確性較低但更為可行的獲得基礎數據的處理辦法。
　　上述情形還只是統計不足影響管理研究的一個具體局部實例，統計不足給公司管理造成的整體危害還遠不止如此。從公司發展戰略的層面上看，缺少科學完整的物資統計體系已經成為阻礙中石油股份公司物資管理工作進一步發展的一個重大隱患。統計的缺失并不僅僅只是使得公司高層不能準確掌握公司業務的具體細節，更嚴重的是要影響考核評價、狀態監控、資源配置等等一系列現代化管理措施的研究和實施，阻礙公司的長遠發展。
　　
　　4．因地制宜開展成本節余考核工作
　　通過對中石油股份公司電子采購成本節余業績考核指標計算方法的研究與應用，我們認為，不同的公司，其開展的電子商務業務不同，工作的側重點也不相同，因此，對于電子商務中采購成本節余的考核也應該各有不同。所以，我們建議，成本節余業績考核工作要以具體企業電子商務中電子采購的實際目的作用定位分析為基礎，要準確界定節余額考核指標的目標內涵和具體技術作用，因地制宜的給出節余額指標計算方法及相應的模型公式。
　　作者單位：張志勇，北京物資學院物流學院，合肥工業大學管理學院；李斌 洪衛東 左瑩，中國石油天然氣股份有限公司電子商務部
　　(編輯 雨露)
　　
　　參考文獻：
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　　[2] 丁海 等編，石油企業經濟效益分析與評價，石油工業出版社，1990.
　　[3] 張志勇，馬行天.企業經濟效益多指標綜合評價中指標分值轉換的理想方法，西安石油學院學報（社科版），2