談?wù)劸C合多欄賬的定義

［摘 要］ 本文以用友財務(wù)軟件為例，對綜合多欄賬的定義加以分析，以期對會計電算化教學(xué)和實(shí)際應(yīng)用有所幫助。

［關(guān)鍵詞］ 多欄賬；綜合多欄賬；用友財務(wù)軟件

［中圖分類號］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）08-0016-03

綜合多欄賬是在多欄賬的基礎(chǔ)上新增的一種賬簿查詢方式，它除了可以以科目為分析欄目查詢明細(xì)賬外，還可以以輔助項(xiàng)及自定義項(xiàng)為分析欄目查詢明細(xì)賬，可完成多個不同科目在同一賬頁中的查詢，并提供簡單的計算功能，使得賬簿提供的信息更加廣泛，從而更好地滿足管理當(dāng)局全方位了解單位經(jīng)濟(jì)信息的需要。這也是綜合多欄賬和普通多欄賬的主要區(qū)別所在，因此綜合多欄賬在實(shí)際工作中有著比較廣泛的應(yīng)用領(lǐng)域。如可以利用綜合多欄賬隨時了解本月或本年各類產(chǎn)品的銷售收入、銷售成本、銷售稅金以及銷售利潤情況；也可以利用綜合多欄賬隨時了解現(xiàn)金以及各個銀行賬戶存款的增減變化情況，從而將現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬合并成一本賬，使得有關(guān)人員對貨幣資金增減變化的監(jiān)控更加方便。但是綜合多欄賬的設(shè)置比較煩瑣，而且軟件所提供的使用說明書非常簡單，一般財務(wù)人員很難真正理解。在此筆者根據(jù)自己在教學(xué)中的經(jīng)驗(yàn)以及對綜合多欄賬的理解，談一點(diǎn)粗淺的看法，期望對會計電算化的教學(xué)和實(shí)際應(yīng)用有所幫助。

用友財務(wù)軟件對綜合多欄賬的設(shè)置分兩個部分，即“欄目組”和“計算欄”?！皺谀拷M”是綜合多欄賬所要分析的對象，如設(shè)置一張產(chǎn)品銷售利潤的綜合多欄賬，則各類產(chǎn)品的“主營業(yè)務(wù)收入”、“主營業(yè)務(wù)成本”就是其中的欄目組，每個欄目組又可以按明細(xì)科目設(shè)置不同的專欄，如“主營業(yè)務(wù)收入——Ａ產(chǎn)品”、“主營業(yè)務(wù)收入——Ｂ產(chǎn)品”等來反映不同產(chǎn)品的銷售收入。各專欄的數(shù)據(jù)來源于相關(guān)的賬戶，因此需要輸入對應(yīng)的會計科目（見圖１）。與此同時還需要用戶確定所選科目的分析方向，即“借方分析”還是“貸方分析”。借方分析即分析科目的借方發(fā)生額，貸方分析即分析科目的貸方發(fā)生額。除此之外，還要確定分析方式（見圖１）。分析方式有兩種，一種是按金額分析，即系統(tǒng)在專欄輸出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時只輸出借貸方向與分析方向相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生額，如果經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的借貸方向與分析方向不同，則在專欄中不輸出該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因此用戶看不到該明細(xì)科目的真正余額（除非將圖１中的輸出余額選中），只能看到符合條件的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生額和余額。筆者認(rèn)為，作為賬簿應(yīng)該反映某一時期的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而按金額分析所得到的多欄賬并沒有反映所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因此這種賬簿并不是真正意義上的賬簿，其余額也并不是真正意義上的賬簿余額。另一種是按余額分析，即系統(tǒng)在專欄輸出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時對與分析方向相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生額按正數(shù)輸出，與分析方向不相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生額按負(fù)數(shù)輸出，這樣就使得會計信息使用者能夠真正了解所發(fā)生的與該明細(xì)科目有關(guān)的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以及真正意義上的期末余額。因此一般情況下應(yīng)采用余額分析方式。如果需要對輔助項(xiàng)或自定義項(xiàng)進(jìn)行分析，則在定義欄目組時標(biāo)明。另外采用金額分析方式時，各欄目相關(guān)的期初余額在多欄賬中并不顯現(xiàn)，因此多欄賬中的“當(dāng)前累計”數(shù)就是多欄賬的本期發(fā)生額。如果采用余額分析方式，各欄目相關(guān)的期初余額就出現(xiàn)在多欄賬中，而且多欄賬中的“當(dāng)前累計”數(shù)就是多欄賬的本期發(fā)生額與期初余額之和，是會計賬上的期末余額，見圖２。

計算欄是對欄目組有關(guān)專欄進(jìn)行加減乘除運(yùn)算生成管理部門所需要的新信息的一種工具#65377;計算欄定義的關(guān)鍵是運(yùn)算公式的定義(見圖3)#65377;每個欄目組均提供了4項(xiàng)指標(biāo)，但在用友軟件的使用說明書中并沒有告訴我們這些指標(biāo)的含義#65377;經(jīng)多次實(shí)驗(yàn)，筆者發(fā)現(xiàn)“× × _ × × ”的含義是取多欄賬中某一專欄(即明細(xì)科目)的本期發(fā)生額;“× × 余額”是指× × 賬戶的余額;“× × 借合計”是指多欄賬中某欄目組借方發(fā)生額合計;“× × 貸合計”是指多欄賬某欄目組貸方發(fā)生額合計;“× × _ × × ”和“× ×借合計”或“× × 貸合計”的區(qū)別在于前者是該欄目組中某一專欄的數(shù)據(jù)，相當(dāng)于某明細(xì)科目的數(shù)據(jù);而后兩者是該欄目組的數(shù)據(jù)，相當(dāng)于總賬的數(shù)據(jù)#65377;下面以銀行日記賬(見圖4)為例，分別說明不同分析方式下各項(xiàng)指標(biāo)的取數(shù)結(jié)果(假定分析方向?yàn)榻璺?，見表1#65377;

由于“銀行存款貸合計”指標(biāo)是指多欄賬中銀行存款的貸方發(fā)生額合計數(shù)，在金額分析方式下，該貸方發(fā)生額沒有在多欄賬中顯示，因此取數(shù)結(jié)果為零；在余額分析方式下，它在多欄賬中被視為借方發(fā)生額的沖減數(shù)，而不作為貸方發(fā)生額，因此取數(shù)結(jié)果還是為零，這也是金額分析方式下借方發(fā)生額數(shù)據(jù)大于余額分析方式下借方發(fā)生額數(shù)據(jù)的原因所在。設(shè)置運(yùn)算公式過程中還需要注意以下兩點(diǎn)：

(1)計算欄的運(yùn)算公式只按順序優(yōu)先的規(guī)則進(jìn)行計算，而不是按數(shù)學(xué)上的乘#65380;除優(yōu)先于加#65380;減進(jìn)行計算#65377;即:排在前面的運(yùn)算先算，排在后面的后算#65377;如:若定義的公式為X+Y/Z，則計算執(zhí)行結(jié)果為(X+Y)/Z，而不是X+(Y/Z)#65377;若希望得到X+(Y/Z)的結(jié)果，則需將公式定義成Y/Z+X#65377;

(2)在采用余額指標(biāo)時，計算機(jī)默認(rèn)借方余額是正，貸方余額為負(fù)#65377;在圖5中將毛利的計算公式定義為“收入余額”減去“成本”余額，但在圖6中計算所得的毛利卻是-761 900，其原因在于計算機(jī)自動將收入余額478 900元作為負(fù)數(shù)處理#65377;如果將毛利的計算公式定義為“成本余額”減去“收入余額”，所得結(jié)果就是正數(shù)，見圖7#65377;因此毛利欄的運(yùn)算公式不應(yīng)該采用余額指標(biāo)，應(yīng)該采用“收入貸合計”減去“成本借合計”#65377;