簡論會計信息交換

[摘 要] 會計信息交換，即在計算機會計信息系統之間交換會計信息，涉及會計#65380;信息資源配置以及計算機技術多個領域#65377;本文將其作為計算機會計的一個分支提出并研究，主要探討其理論基礎#65380;交換技術和相應的標準，以及交換方法的選擇#65377;

[關鍵詞] 計算機;會計信息;交換

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)08-0023-03

廣義的會計信息交換，是指會計信息在會計主體或利益相關者之間進行傳遞和流動的過程#65377;但通常所指的會計信息交換是狹義的，指在計算機會計信息系統之間對會計信息或會計數據的互傳，又稱會計數據交換，是計算機會計或管理信息化應用的一個分支，是會計電算化發展到一定階段出現的一個新的應用領域#65377;本文主要探討狹義的會計信息交換#65377;

一#65380;會計信息交換的理論基礎

(一)會計信息的特征

傳統經濟學建立在完全信息假定基礎上，即信息是足夠充分而不是稀缺的，而且信息沒有成本，可免費取得#65377;但信息經濟學認為信息也是稀缺資源，將信息商品等作為其研究對象#65377;會計信息就是一種信息商品，因為會計信息具有商品屬性，它“是勞動產品，具有價值屬性;能滿足人們的需要，具有使用價值;必須用來交換，具有交換價值”#65377;會計信息有以下特征:

1. 非競爭性#65377;會計信息是具有非競爭性的公共物品#65377;會計信息的非競爭性是指一個使用者對會計信息的使用不減少其他使用者對會計信息的的使用#65377;

2. 部分的非排他性#65377;非排他性是指無法排除他人免費使用該商品#65377;會計信息作為一種公共物品，當將它提供給限定的使用者時，具有一定的排他性;而上市公司及其他一些公司的會計信息必須向公眾提供，則是非排他性的#65377;

3. 不完全性#65377;無論多么先進的會計系統，都無法提供使用者決策所需要的全部會計信息#65377;承認會計信息的不完全性，是追求會計信息相關性#65380;客觀性和重要性的基本前提#65377;

4. 非對稱性#65377;會計信息的生產者和會計信息的消費者對會計信息的掌握和理解程度是不同的#65377;會計信息的生產者，即企業管理當局掌握更充分的會計信息，而股東和其他外部使用者則主要是被動地接受管理當局提供的會計信息#65377;

5. 共享性#65377;會計信息與其他信息一樣具有共享性#65377;會計信息的共享性不僅體現了其非競爭性，同時也強調信息內容在各共享主體之間的同一性#65377;

(二)會計信息交換的影響因素

信息是由信息生產者生產出來的，根據信息生產的深度分為一次信息生產#65380;二次信息生產和三次信息生產#65377;會計信息屬于二次信息生產的結果，因此會計信息生產必然和相關的一次信息生產和三次信息生產或信息消費進行信息交換#65377;這種交換或交易是會計信息生產的延續，其交換效率與會計信息需求#65380;交易成本和交換的技術因素相關#65377;我們用E表示會計信息交換的效率系數，D表示對會計信息交換的需求，C表示交換成本，T表示信息交換技術的支持程度，E是另外三者的函數:

E=f(D，C，T)

首先，會計信息交換的需求推動著會計信息交換的產生和發展#65377;一般來說，企業的規模越大#65380;外部經濟關系越復雜，則會計信息交換的需求就越旺盛#65377;跨國公司#65380;企業集團和供應鏈管理的發展促進了在相關會計主體之間頻繁地交換越來越豐富的會計信息#65377;其次，會計信息交換的應用水平還取決于信息交換技術的成熟度#65377;初級的技術只能支持定期提供少量最關鍵的會計信息，而先進的信息技術能提供動態的#65380;實時的，而且充分的會計信息#65377;最后，交換成本是會計信息交換的重要制約因素#65377;高昂的成本會抑制交換的應用，早期的信息交換系統難以得到普及的重要原因是昂貴的建設成本和運行費用，而今天的互聯網絡及其相關技術則提供了廉價#65380;易用的方法，使得會計信息交換走向現實應用#65377;

(三)會計信息交換主體和交換的內容

1. 會計信息交換的主體#65377;會計信息交換的主體是指參與會計信息交換的相關者，包括會計信息的生產#65380;加工#65380;使用和消費的有關企業#65380;機構和個體使用者#65377;會計信息交換主體與會計主體是兩個不同概念#65377;一方面，并非所有的會計主體都參與會計信息交換，傳統上僅僅為內部或少數機構提供財務報告不能稱為現代意義的會計信息交換#65377;另一方面，參與會計信息交換的主體不僅有會計主體，也有利益相關的自然人#65377;在每一次交換中，交換雙方存在主次關系#65377;通常會計信息生產者是主導方，他們不僅提供會計信息，還提供交換的通道#65380;工具或平臺#65377;

2. 會計信息交換的內容及其形式#65377;傳統的會計信息交換主要是財務報告的交換#65377;在網絡會計環境下，會計信息交換可以包括幾乎所有會計信息，從財務報告，到電子賬簿#65380;電子憑證甚至各種單據均可通過信息網絡進行交換#65377;會計信息交換的形式有傳統的書面形式，也有現代信息技術支持的電子數據#65377;電子數據根據其數據格式和遵循的標準，又有不同的類型#65377;

二#65380;會計信息交換方法及標準的變遷

自從計算機技術應用于會計信息系統，系統間交換會計信息的需求就開始萌生#65377;隨著會計信息化的發展，越來越明顯的會計信息交換需求推動著相關技術和方法的發展#65377;早期的EDI主要用于貿易伙伴的計算機系統之間交換商務信息;關聯的會計主體之間相同的或不同的財務軟件系統相互聯系，就必須依賴一定的數據接口交換會計數據;而在互聯網時代，上市公司欲與外界進行直接的#65380;廣泛的會計信息溝通，就要借助跨平臺#65380;可擴展#65380;自描述的XML技術及其在會計領域的子集XBRL#65377;以下主要按發展階段闡述會計信息交換的方法和標準#65377;

(一)EDI

EDI(電子數據交換)是指按照協議，對具有一定結構特征的標準經濟信息，經過電子數據通訊網絡，在貿易伙伴的電子計算機系統之間進行交換和自動處理#65377;EDI最早出現于20世紀70年代的美國，成熟于80年代;最早在交通運輸業中應用，進而開始在國際貿易#65380;航空#65380;金融行業中出現并得到迅速推廣#65377;EDI實現以電子單證代替紙面單證，在不同用戶的計算機系統之間自動交換數據#65377;其重點在于業務單證的交換，會計賬戶記錄和財務報告信息的交換是其擴展功能#65377;近年來，EDI和XML及XBRL的結合進一步拓展了其在會計信息交換中的應用#65377;

(二)《財務軟件數據接口標準98-001號》

我國關于不同系統之間交換會計信息問題的提出，始于20世紀90年代初各種會計核算軟件不斷涌現之際#65377;企業集團中各成員企業的數據上傳#65380;集團數據匯總時，如果相互之間的軟件平臺不同#65380;數據結構迥異，就需要在不同軟件平臺之間進行數據轉換#65377;當時，數據轉換所涉及的任意兩種軟件的廠商之間都互不協調甚至故意設置技術壁壘，從而使會計信息交換大受限制#65377;這既不利于當時會計軟件行業的健康發展，也不利于用戶會計核算和管理水平的提高#65377;為此，1998年中國軟件行業協會財務及管理軟件分會制定了《財務軟件數據接口標準98-001號》，在國內首開不同軟件平臺之間交換會計信息的接口標準的先河#65377;該標準主要界定了會計核算軟件轉出或轉入數據的文件類型#65380;數據格式#65380;數據內容結構等#65377;

但是，該標準出臺后并沒有得到廣泛的接受和應用，最好的例證是參與制定該標準的多家廠商本身就沒有在自己的產品中真正貫徹該標準，沒有向用戶提供基于該平臺的轉換工具#65377;大家都在相互猜疑和觀望中靜等自己所制定標準的出局#65377;究其原因，應該看到《財務軟件數據接口標準98-001號》的出臺不主要是滿足用戶日常會計信息交換的需求，它是為了在當時會計軟件競爭形勢下，優勢廠商淘汰并替換中小軟件廠商的產品時，便于將原有平臺的會計數據轉換到新的軟件平臺上來#65377;他們的轉換工具往往是一次性地在系統初始化時運行，因此不難理解為什么缺乏基于用戶日常使用的數據轉換工具#65377;這一階段的會計信息交換是初級的#65380;非經常的，信息交換標準雖然存在，但并未形成廣泛影響#65377;

(三)上海《信息技術 會計核算軟件數據接口規范》

上海市質量技術監督局于2002年發布的《信息技

術 會計核算軟件數據接口規范》是一個地方性標準#65377;但它是第一個以政府部門名義頒布的標準，兼容了《財務軟件數據接口標準98-001號》的內容，同時主要考慮了國外軟件與國內會計軟件以及國內會計制度之間的一致性轉換，實現中西方會計制度的銜接#65377;因為對于使用國外財務軟件或ERP軟件的外資企業，它們的信息系統是中國大陸地區以外研制的，而且應用目的首先是為集團公司服務的，因此軟件系統內部采用的一般是西方的會計制度，與國內會計制度相比，會計科目不同，憑證分錄不同，費用成本處理不同，會計信息分散在其他模塊#65377;針對這些問題，就需要一個“會計核算軟件數據接口規范”將國外軟件環境下的會計信息轉換成符合國內會計制度#65380;能為國內軟件所識別和匯入的會計信息#65377;上海市的這一標準也正是國家標準出臺的序幕#65377;

(四)國家《信息技術 會計核算軟件數據接口標準》

2003年底，國家審計署和上海市分別向國標委提交了兩個《信息技術 會計核算軟件數據》的標準草案#65377;2004年2月至8月，審計署計算中心召集上海《信息技術 會計核算軟件數據》標準起草組成員及其他相關專家，綜合整理制定了《信息技術 會計核算軟件數據接口標準》，于2004年9月20日經國家標準化管理委員會批準發布，并于2005年1月1日起在全國范圍內實施#65377;標準的內容主要包括:數據元素規范#65380;數據文件的輸出內容和格式要求#65377;該標準頒布后，國內主要的會計軟件廠商，如用友#65380;金蝶#65380;新中大等在各自的升級版本中增加了基于該標準的數據轉換功能#65377;

(五)XBRL

XBRL(可擴展商業報告語言)是XML在財務報告信息交換中的一種應用，是目前應用于非結構化信息處理，尤其是財務信息處理的最新標準和技術#65377;XBRL在會計中的應用，能夠實現不同公司之間會計信息共享和互操作#65377;我國會計數據交換國家標準鑒于目前國情，將數據交換格式重點放在文本文件類別，同時提出了XML文件類別的格式定義，但沒有涉及XBRL中國標準的制定#65377;這一任務落在了深圳證券交易所和上海證券交易所#65377;兩家交易所及相關機構共同制定了XBRL中國部分的會計信息分類標準和格式標準，于2005年初在網上發布了部分上市公司財務報告的XBRL實例文檔#65377;

三#65380;會計信息交換方法的現實選擇

(一)同構系統間基于無縫連接的交換

同構系統是一個相對概念#65377;絕對的同構系統指會計軟件平臺#65380;數據庫平臺及用戶化設置完全相同的系統#65377;即使如此，同構系統也可能因為日后的運行情況不同而變為異構系統#65377;因此衡量會計信息系統之間是否同構的標準是:系統之間相互可直接傳出和匯入數據，交換和合并后的數據不會引起歧義#65377;做到前一點并不難，只要雙方采用的軟件平臺一致，均提供數據交換功能即可;但要做到交換和合并后的數據不會引起歧義，則需要確保會計制度一致#65380;科目結構一致#65380;核算方式一致#65380;憑證類型定義一致#65380;單據結構一致，以及其他基礎信息結構一致#65377;經過判斷符合上述條件，則可采用直接(無縫)交換的方式#65377;

(二)異構系統間基于數據接口的交換

1. 數據接口的基本原理#65377;異構系統必須通過數據接口程序進行數據交換#65377;“數據接口”實際上是一個翻譯轉換程序，它將特定系統的數據轉換成其他系統可讀的標準數據文件，或者將來自其他系統的標準數據文件轉換成符合特定系統要求的數據#65377;數據接口技術的關鍵是所遵循的接口標準#65377;根據《財務軟件數據接口標準98-001號》開發的接口程序，其標準數據文件符合該標準規定的元素#65380;格式和內容;支持XML的接口程序，就必須定義或指定其依據的元素說明文檔和格式文檔，支持輸出或讀取XML數據文檔#65377;可以根據所采用的接口技術，將異構系統會計信息交換方法分為:基于EDI的會計信息交換#65380;基于《信息技術會計核算軟件數據接口標準》的文本數據交換#65380;基于《信息技術會計核算軟件數據接口標準》的XML數據交換和基于XBRL的會計信息交換等#65377;

2. 現行數據接口標準的基本內容#65377;會計核算數據主要包括電子賬簿#65380;會計科目#65380;科目余額#65380;記賬憑證#65380;報表等部分，這些就是會計核算軟件數據接口標準的客觀對象#65377;現行會計數據接口標準對于所有正在使用的會計核算軟件(包括含會計核算功能的會計信息系統#65380;管理信息系統等)規定統一的數據輸入#65380;輸出的內容和格式#65377;會計核算軟件數據接口分為兩部分，一部分規定其內容，含電子賬簿#65380;會計科目#65380;余額#65380;記賬憑證#65380;報表等;另一部分規定輸出的格式要求，包括文本文件輸出方式和XML文件的輸出方式#65377;為了能更清楚地描述會計核算數據接口的輸出內容，該標準引進數據結構的概念，將電子賬簿#65380;會計科目#65380;科目余額#65380;記賬憑證#65380;報表等作為數據表，每個數據表含有多個數據元素，對應于一個數據文件，數據文件包含的內容由這些數據元素規定#65377;

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