提高財務管理系統軟件可維護性的方法

〔關鍵詞〕 財務管理；系統軟件；維護方法

〔中圖分類號〕 G721

〔文獻標識碼〕 C

〔文章編號〕 1004—0463（2007）07（B）—0039—02

隨著計算機在信息管理領域中的普及和推廣，計算機財務管理系統已走進了各行各業。然而每個行業、每個單位所具有的不同管理特點以及財務制度的改革所引起的企業財務管理的相應變化，使計算機軟件開發人員越來越感到軟件維護以及功能模塊的二次開發其工作量之大，任務之重叫人難以承受。筆者就如何提高財務管理系統軟件可維護性的方法談一些自己的看法。

一、加強系統用數據庫的定義

1.“賬簿”名字由系統自動產生

各單位對于正常發生的經濟業務，往往通過會計憑證的填制和審核，可以反映和監督這些經濟業務的發生和完成情況。但是，一個單位在一定時期的會計憑證很多，每張憑證只能反映一項經濟業務，因而會計憑證對經濟業務的反映只能是分散的，零星的，不能全面地、聯系地、系統地反映一個企業在一定時期內發生的全部經濟業務。為了便于了解一個單位在一定時期內的全部經濟活動，就必須設置會計賬簿。把會計憑證所提供的大量而分散的核算資料加以歸類整理，登記到賬簿中去，以取得經營管理上所需要的各種核算資料，這種用來全面、連續、系統的記錄會計業務，具有專門格式而又相互聯系在一起的賬頁，稱為會計賬簿。設置和登記賬簿是會計核算的一種專門方法。財務管理軟件自動產生“賬簿”的程序包括兩部分內容：建立“賬簿”和修改已建立“賬簿”的結構。“賬簿”名字由字母開頭并加會計科目表中一級科目編號組成。文件名開頭字母多寡由用戶通過屏幕輸入。在產生“賬簿”之前，應先建立一個“賬簿”結構文件，然后根據用戶輸入的字母及會計科目表，利用文件建立命令或文件拷貝命令自動產生全部一級科目的“賬簿”，接著用戶根據需要對已建立的文件結構進行修改。雖然建立的數據文件較多(一般企業所使用的一級科目在四十個以上)，但在程序執行中不需要作索引，省去了建立索引的開銷，這相對提高了系統的運行速度。由于“賬簿”文件名是規范的，與一級科目編號是一一對應的，自然在使用“賬簿”的程序中不會直接使用會計科目所對應的文件名。

2．增加會計科目類別字段

建立會計科目是財務管理及會計電算化初始化工作中的重要內容，它主要包括設立科目編號，輸入科目名稱，定義賬戶類別等內容。為了消除程序中出現直接的科目編號，在記賬憑證輸入時，為了滿足用戶要求，凡是往來科目要求作金額核對處理的，在程序中往往會要用具體的科目編號作為比較對象，根據判斷結果決定程序的執行路線。如果往來科目編號改變必須要對程序作相應修改。為了把程序和數據相對獨立開來，在定義會計科目表的數據庫時增加了科目類別標志字段，用標志字段代替程序中的具體科目編號。這樣做到了把業務變化引起的程序修改轉到了數據維護上。

會計報表的編制也是財務管理系統中不可缺少的部分。會計報表是根據賬簿記錄和其他日常核算資料，以一定的指標體系，總括地反映會計主體一定時期內的財務狀況、經營成果和理財過程的報告文件。它是會計核算程序的最后環節。編制會計報表是會計核算的一種專門方法。一個單位的經濟活動的內容、成果及其財務狀況是通過一定的經濟指標來揭示的。會計核算的目的，就是要通過對經濟業務進行記錄、加工、整理、綜合、匯總等環節，將會計主體的資產、負債和所有者權益的變動，利潤的形成與分配，以及資金的取得和運用等各方面的會計信息，以一定的指標體系，全面、系統、概括地反映出來，以便人們了解其一定時期經濟活動的內容、成果和財務狀況。在會計核算過程中，會計賬簿所提供的會計資料仍然是分散在各類賬戶中的，不能集中而概括地反映出企業、單位經濟活動的全貌。因此，就必須對賬簿中的會計資料作進一步的加工、整理、綜合，并結合其他日常會計核算資料，按照一定的指標體系，以報告文件的形式集中地反映出來，從而全面、系統、概括地提供會計主體一定時期內經濟活動的內容、經營成果和財務狀況的信息。在編制會計報表處理中，報表項目的變化會直接引起程序的修改且工作量也較大。這也許正是目前市場上銷售的財務管理軟件中編制會計報表功能模塊分為對用戶開放和半開放的原因吧。這里所指的“開放”是指向用戶提供源程序，用戶在系統運行時遇到報表變化時可由用戶完成程序維護。它雖然給用戶程序修改的方便，但是銷售者不會向用戶提供系統設計文檔，只能靠用戶在閱讀源程序、弄清其設計思想、方法之后才可以動手修改，這無疑給用戶帶來了很大困難，同時也給系統的運行帶來了影響。為了做到使用戶只修改數據而不修改程序，在編制會計報表的功能模塊設計中，可以把報表內容作為系統數據文件，建立了一個報表格式定義數據庫，把程序與報表的具體內容分離開來。

二、加強系統初始化功能

會計軟件的初始化是指從手工會計系統(或舊的計算機會計軟件)轉換成電算化會計軟件過程中所做的有關初始性工作。這些工作完成后，才可以用會計軟件進行日常的會計處理。財務管理軟件的初始性是指正式錄入記賬憑證前應該做的各種前期工作，它包括使用財務處理軟件前的手工準備階段，科目代碼的設置，初始余額的裝入，運行環境的初始設定等。初始化工作完成后，就可進入正常的計算機日常賬務處理階段，即錄入憑證、記賬、出賬階段。由于初始化工作是因為使用電算化會計軟件引起的，而初始化階段計算機還不能代替手工做會計核算工作，所以，初始化階段會增加會計人員的工作量。但初始化工作是非常重要的，初始化工作的好壞，直接影響到以后工作能否順利進行。

為了避免由于管理制度和方法的變化引起功能模塊的二次開發，我們必須加強系統的初始化功能，盡可能地給用戶提供自定義窗口。

1.工資結構定義

用戶可根據本單位工資結構定義工資項目(包括工資項目名稱、類型長度等參數的指定)。因為無論何種工資結構總是包含收入(實發)部分、支出(扣除)部分，從收入部分減去支出部分便是職工的應發部分。系統用表格形式分為收入、支出部分，并按順序由用戶輸入信息，這樣系統同時也完成了工資的計算公式的定義。

2．工資輸出文件項目的指定

一個單位至少有離退休職工和在職職工兩種不同的輸出報表，用戶可以通過自定義窗口，從已定義的工資項目中指定輸出報表包含的項目，用戶還可根據需要指定所需要的其他報表。如，儲蓄發放表、水電費發放表等等。

3．工資分配方式的定義

任何一個單位的工資內容會按月按用途分配到相應的會計科目中去。由于各單位的分配方式略有不同，且分配到核算科目所包括的工資項目也會隨工資結構變化而變化。所以在初始化中給用戶提供了定義工資分配方式的功能。工資分配的去向大致涉及到以下幾個科目(貸方科目)：

(1)基本生產(在建立了廠內銀行核算的單位把應分配到該科目的總金額轉到廠內銀行進行核算)；

(2)輔助生產；

(3)企業管理費；

(4)利潤的營業外支出；

(5)專業基金的職工福利、獎勵基金；

(6)銷售。

用戶可按要求輸入信息完成工資分配的定義。系統根據用戶輸入的信息，自動產生工資分配程序。這樣用戶通過系統初始化便可以完成工資改革發生變化而引起的系統維護工作。