應用ＶＢ數據庫技術開發公文處理系統

一、項目的提出

1、文書的職責之一是收發上級部門文件。常規工作流程是，1）收文登記。需要登記的內容有，來文單位、文件編號、文件標題、時間、密級等；2）制作“公文處理單”，供主任批示。主任根據文件的內容，按照相關規定，批示該文件應該送呈的領導或負責辦理的部門。領導、部門也在該處理單上批示或寫處理意見；3）根據主任批示，制作“公文傳閱單”。將送領導或某部門的一個或幾個文件登記編號，送領導或部門傳閱、辦理；4）回收存檔。

在以上4個過程中，部分內容需要重復書寫，既浪費了時間和精力，又容易出錯。

2、現要求開發一公文處理系統，要求實現來文登記、打印“公文處理單”、“公文傳閱單”。

二、 項目分析與開發工具

1、項目分析 本系統是一個典型的數據庫應用項目，經分析，決定采用VB與Access來實現。

2、VB簡介 Visual Basic（簡稱VB）是MicroSoft公司推出的最早的可視化程序設計語言之一，一直以其功能強大和簡便易學，深受廣大程序設計人員的愛好。

3、Access簡介 Access是Office套件之一，可用于處理小型數據庫。目前最新的版本是Access2007。

4、SQL語法簡介 SQL是數據庫操作中的通用語言，可以實現對數據庫、記錄表以及記錄的添加、編輯、查詢。

三、項目開發

1、Access數據庫 （1）字段。來文單位、年、月、日、標題、密級、編號。（2）3.1.2版本。必須將Access轉換為Access2000版本，才能由VB6進行操作。

2、用戶登錄 （1）判斷用戶名與密碼。如果輸入不正確，將提示重新輸入，但若三次輸入不正確，則將結束程序運行。

If logins<3 Then

MsgBox(“帳戶或密碼錯誤！”)

End

（2）如果密碼正確，則進入下一窗體。代碼是，

Unload Me

NextForm.Show

3、菜單設計 本系統的菜單層次如下：

4、系統數據庫的創建 （1）本系統采用VB的Data控件來實現數據庫的各項操作。向窗體添加一個Data控件。（2）Data控件與數據庫的連接。在Data的屬性窗口為Data設置其DataBaseName屬性為指定的Access文件。此處，Access文件必須為Access2000版本。

5、收文登記（1）在List控件中，可由用戶手工錄入或下拉列表選擇上級單位名稱。在Text控件中由用戶手工錄入來文編號、文件標題、密級等信息。系統默認收文日期為系統當前日期，但也可由用戶修改。（2）“保存”按鈕是將當前的登記保存到數據庫中。命令代碼是，Data.UpdateRecord

Data.Recordset.MoveLast

（3）“放棄”按鈕是不保存當前的登記而回到歡迎頁面。命令代碼是，Data.Recordset.CancelUpdate

6、打印“公文處理單”。 （1）用戶可以通過“第一條”、“上一條”、“下一條”、“最后一條”等按鈕找到需要打印的公文信息。如，“下一條” 的代碼如下，

If Not Data.Recordset.EOF Then

Data.Recordset.MoveNext

End If

（2）按“打印”，開始打印“公文處理單”。

7、打印“公文傳閱單”。每次最多可以打印10個文件編號。 （1）實現公文的選擇性顯示。可以分別顯示“全部”、“本月”、“今天”的公文。如顯示“本月”公文的Option的代碼如下，If Data.Recordset.Fields(“年”)=Year(Now()) And Data.Recordset.Fields(“月”) =Month(Now()) Then

List.AddItem Data.Recordset.Fields(\"編號\")

End If

（2)當用戶在List中選中文件編號時，將在下方的標簽同步顯示該文件的標題。代碼如下，While Not Data.Recordset.EOF

If Data.Recordset.Fields(“編號”)=List.Text Then

Label.Caption=“文件標題”+Chr(13)+Data.Recordset.Fields(“來文標題”)

End If

Data.Recordset.MoveNext

Wend

(3)“選擇”。可以將選中的文件編號添加到另一列表List2中。最多可以添加10個文件。

If List2.ListCount<=9Then

List2.AddItem List1.Text

List1.RemoveItem List1.ListIndex

Else

aa=MsgBox(“文件數目不能超過10個”)

End If

(4)“不選”按鈕可刪除不傳送的文件。將該文件號添加到備選列表框。

List1.AddItem List2.Text

List2.RemoveItem List2.ListIndex

(5)按“打印”，開始打印“公文處理單”。

8、VB打印技術 (1)打印機的設置①設置打印頭位置

Printer.CurrentX=x Printer.CurrentY=y②設置打印機的字號Printer.FontSize=size③設置打印機的字體

Printer.FontName=\"FontName\"

(2)打印內容 ①打印字符串rinter.Print\"公文處理單\"②打印控件中的內容。如，下面的代碼打印Combo中的內容：Printer.Print Combo.Text③打印當前日期Printer.Print Year(Now())+Month(Now())+Day(Now())

④打印橫線Printer.Line (x，y)-(x+x1，y)⑤打印垂直線

Printer.Line (x，y)-(x，y+y1)

(3)立即打印命令 Printer.EndDoc

四、項目的運行

1、 打印好的某“公文處理單”如下：

2、 打印好的某“公文傳閱單”如下：

五、結束語

1、本系統實現了收文登記、打印“公文處理單”、“公文傳閱單”的功能，完成了項目提出的任務。經辦公室應用近2年來，運行穩定，極大地減輕了文書的工作量，提高了工作效率，杜絕了差錯。

2、運行支持：需要安裝Visual Basic6.0的完整完整版本、Access2000及以上版本。

3、根據需要，還可以對本系統添加其他功能。