新形勢下的檔案管理

檔案管理現代化是適應時代發展的必然選擇

現代化是科技發展的必然趨勢。現代化科學技術在世界范圍內迅速發展。隨著計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通信技術等新技術、新手段在社會生活各個領域得到了越來越廣泛的應用，辦公自動化和無紙辦公已經成為一種新的發展趨勢。在這種情況下，形成了各種新載體、新介質的檔案形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰。檔案工作必須適應時代發展，適應科技發展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，實現檔案管理現代化。

科技進步和知識經濟的到來為檔案管理提出了新的更高的要求。科技進步日新月異，知識經濟快速發展。一切先進的科學技術和管理手段必將取代傳統的管理手段，檔案載體將由傳統的“白紙黑字”轉變成“電子數字”，檔案的收集、存儲、管理和利用等各項工作都將發生質的改變。特別是電子檔案自身的機讀性、檔案信息與載體的可分離性、檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數字化和集成性等特性，都需要我們用新的思維、新的觀念、新的方法去重新建構檔案學的理論基礎和檔案工作的實踐原則。所有這些，都為加快檔案管理現代化步伐提供了難得的契機。

實現檔案管理現代化，是現實的迫切需要。從檔案管理工作的現狀來看，現有的檔案保護條件和管理手段還存在很多漏洞和問題。據抽樣調查顯示，新中國成立初期形成的檔案由于載體材料差，加上保持手段跟不上等多種原因，已有20％左右的檔案出現褪變現象，褪變嚴重的已變成了“無字”檔案。由此看來，檔案本身也向管理現代化提出了挑戰，迫切需要用現代化管理手段提高管理質量。

實現檔案管理現代化，是減輕工作人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率的有效手段。在每年文件歸檔之際，檔案人員都要進行收集分類、分析鑒定、編目整理、立卷保管等工作，運用計算機等現代科學技術手段可減少許多手工勞動。機關檔案實現自動化，從文件的收發、傳閱，年終的分類、鑒定、立卷歸檔一氣呵成，隨即打印出卷內目錄、案卷目錄，既減少人力，減輕工作強度，又做到立卷整潔美觀，提高了檔案保管質量。

檢索速度迅速、準確，提高檔案的查準率和查全率。其一，計算機檢索雖然比較復雜，但它具有高速運算的特點。手檢速度與電子計算機的檢索速度是根本無法比擬的。其二，查全的可能性大。計算機檢索檔案可以同時在若干個數據庫中進行搜索，遺漏的可能性小。而在手檢中，因受人力、時間、地區和其他條件的限制是不可能辦到的。其三，查準率高。電子計算機數據表達、邏輯運算都能以很高的精確度進行，只要標引準確，是不會發生差錯的。

輸入存儲全文檔案，有利于保護檔案原件。計算機存儲檔案，主要目的在于保護檔案原件，提高利用效率。利用掃描儀和光盤進行全文輸入存儲，就起到了很好的保護原件的作用。

因此，建立現代化的檔案管理系統，實現檔案管理的根本性轉變，是檔案工作適應時代和社會發展的必然選擇。

實現檔案管理現代化的思路和方法

實現管理思想的現代化。在過去很長一段時間里，由于長期傳統環境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術的迅速發展和對社會生活的巨大影響，已經讓檔案工作者認識到計算機、網絡等已成為檔案管理工作不可缺少的技術和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現檔案管理思想的現代化，才能抓住機遇，開拓進取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現代化建設方略。

實現管理方式方法的現代化。檔案管理工作現代化，不能簡單地理解為買計算機，編程或買一份軟件，輸入微機三部曲。檔案管理工作現代化是一個系統工程，它包括檔案的整理、著錄標引、數據輸入和為它們服務的分類法、詞表等檔案管理工作現代化的基礎工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發過程，計算機管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發階段，而應更深入地發掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務，這就提高了開發檔案的檔次。同時，社會的需求與承認也會大大促進檔案事業的發展。在市場經濟條件下充分開發檔案信息資源變得愈來愈重要，檔案館要按用戶的要求提供文件和有關的事實材料，以此證明自身的存在，這一點日益關鍵。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規范化的科學管理模式，改變封閉的現行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務由內向型轉為外向型，直接面向經濟，面向公眾和社會的需求。

實現館藏資源的現代化。檔案館藏資源的現代化是檔案管理現代化的基礎，數據庫的建立則是檔案館藏資源現代化的標志。因此，檔案部門要把數據庫建設作為信息建設的基礎工程和核心任務來抓。現行檔案館的館藏檔案多以紙質、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數字信息非常少，勢必影響到數字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環。

實現人員素質的現代化。檔案管理的現代化對人員結構和知識結構提出了更高的要求：一方面，面對各種計算機、網絡等現代技術含量的專業設施，需要一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修；各種應用管理軟件的升級、更新，也需要相應的軟件開發人員的開發研制。同時，檔案管理人員的知識結構也要相應做出調整，除熟練掌握檔案專業知識外，還要掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識以及電子文件的管理知識，并具備一定的適應數字化建設發展需求的基本技能。只有這樣，才能處理好數字化檔案信息，提高檔案信息資源的利用服務水平。

（作者單位：泰山學院綜合檔案室）

編校：鄭艷