歐盟的檔案政策

歐盟是超國家組織，目前已經有27個成員國。歐洲的檔案為每一個國家和歐洲書寫歷史提供了必不可少的資源，很好的利用和保管檔案將有助于歐盟社會的民主功能，良好的檔案政策和有效的檔案管理也為利用提供了良好的條件①。歐盟認為檔案是歷史文明的記憶，檔案的留存促進了民主、責任和善治。歷史的責任和記憶駐留在文件和檔案中，檔案不僅是交易和法律意義上的證據而且是歷史事實的證據②。因此，歐盟一向重視對檔案的管理。歐盟的機構有很多，如歐洲議會、歐盟委員會、歐盟理事會、歐洲理事會等。這些機構在運作過程中形成大量的文件和檔案，歐盟為了加強文件和檔案的管理，在2003年5月出臺了《關于理事會的檔案方案》，該文強調了檔案在歐洲歷史與文化的重要作用以及加強在檔案領域利用信息技術的重要性。為了增強歐盟成員國之間檔案方面的合作與協調，歐盟在2005年出版《擴大后歐盟的檔案報告—增加在歐洲檔案的合作》報告?？傮w來說，歐盟的檔案政策并不像獨立主權國家那樣，除了內部政策即歐盟機構內部檔案的管理和對外開放政策之外，還包括成員國之間、歐盟委員會與歐洲、國際檔案機構以及其他機構之間合作的政策。

歐盟檔案的內部政策

內部政策主要指歐盟機構檔案的日常管理政策。歐盟每一個機構有它自己的檔案服務機構來負責有關文件和檔案的管理，并且管理整個文件和檔案的生命周期。為了方便公眾的利用，在2003年出臺了一個規定，要求每個機構建立它的“歷史檔案”，包括將機構檔案作為永久保存的檔案③。這個規定非常明確地表明了在現行檔案中的文件在生成之日起不超過15年應該移交到檔案館。文件自生成之日的25年內需要被鑒定，這被稱之為有目的地將具有行政和歷史價值的文件與沒有歷史和文化價值的文件分離出來的過程。

檔案的開放政策也是歐盟民主化進程重要的一步。按照文件生命周期規律，歐盟的機構必須服從“30年的規則”，意味著文件自生成之日起，最長的保存期限是30年就要對外開放，但是涉及到隱私、安全、商業利益等的檔案例外。而且，歐盟的組織和機構例如歐洲議會、歐盟理事會、歐盟委員會、歐洲法院、地區委員會、歐洲經濟和社會委員會、歐洲投資銀行向公眾開放歷史檔案具有共同的法律基礎。這個共同的法律基礎由成員國和相關機構共同簽署，主要完成三個目標：第一，鼓勵對歐共體歷史的研究；第二，促進公眾對歐洲一體化過程的興趣；第三，使歐盟機構的工作更具有透明度。

歐盟強調尊重每個機構和組織各自的特點，但要在尊重共同體法的基礎上，加強向公眾開放歷史檔案和不同檔案服務機構之間的緊密聯系。許多國家檔案館的領導認為共同體檔案開放政策的創意，有助于歐共體和成員國檔案服務的緊密合作。1983年歐共體的歷史檔案向公眾開放是歐盟民主化進程中的重要一步，由此，一個持續的檔案合作不僅在歐盟機構和組織中建立，而且也在成員國中建立，尤其是在27個國家的國家檔案服務機構以及在27個外事部委的檔案服務機構中建立，體現了成員國檔案館和歐盟機構緊密聯系的重要性。

根據1984年12月12日簽訂的合約，歐共體代表、歐盟委員會將超過40000卷歷史文件存放在歐盟的佛羅倫薩的機構和組織中。佛羅倫薩的機構和組織負責保存這些文件和檔案，并在30年后負責將部分檔案開放；同時也負責收集歐洲建設過程中重要的國際組織和運動以及私人收藏的檔案。

為了促進檔案更好的保存和利用，歐盟非常重視文件和檔案的數字化和數字化檔案的保存。在電子歐洲的行動計劃中提及了數字化的重要性。該行動計劃指出，為了充分開發數字技術，鼓勵在全球的網絡中歐洲文化內容的發展，歐盟決定通過跨國家的數字歐洲計劃，來保證公民廣泛利用歐洲共同的文化遺產④。 歐盟檔案開放政策，在歐盟的歷史上具有重要的意義，推動了歐洲的民主化進程，而且促進了知識的交流和共享。數字化歐洲的工程，拓展了公民利用歐盟檔案的渠道，更有助于檔案永久的保存。

歐盟成員國之間的檔案合作政策

在歐洲領域檔案之間的合作早在1991年于挪威正式發起，第一份歐盟檔案合作方面的報告由歐盟委員會出版，并且于1994年在理事會通過專家報告黑皮書。1994年6月17日的理事會產生了很多的成果，尤其是歐盟倡議的關于電子文件和檔案多領域合作的第一屆、第二屆和第三屆文件生命周期論壇的組織（分別在1996年布魯塞爾、1999年布魯塞爾和2002年在巴塞羅那），這個論壇由歐盟成員國的國家檔案機構和對電子文件和檔案感興趣的公、私機構組成。另外，在歐盟的倡議下還發行了一本關于歐洲檔案方面的期刊《檔案信息摘要》。文件生命周期論壇定期的舉行和《檔案信息摘要》的出版，加強了成員國之間在檔案領域的合作。并且成員國之間關于檔案領域的合作，在歐共體條約151條款也已經做了明確的規定。在2001年4月4日瑞士總統任期制期間，成員國的國家檔案館提出了一個新的關于協調歐洲檔案的理事會草案，經過修改，2003年5月6日，歐盟采納了理事會關于檔案的解決方案⑤，這份方案對協調歐盟成員國之間檔案政策的合作具有重要的作用。

該解決方案建議歐盟委員會組織成員國的專家代表處理好以下問題：

第一，解決好成員國公共檔案的情況，包括未來幾年檔案發展的情況，尤其是歐盟東擴所帶來的檔案管理問題；

第二，關注最近幾年檔案領域包括新技術的發展問題；

第三，鼓勵采取適當的措施防止檔案在災難中受到損壞，加強在歐洲范圍內關于電子文件和檔案的真實性、長期的保存以及利用方面的合作；

第四，提高在檔案服務之間協調、信息共享和良好實踐的交換；

第五，進一步加強在歐盟層次上檔案專家組與其他活動尤其是電子歐洲行動方案的整合的可能性。

歐盟在2004年新增加了10個成員國，在2007年又增加了兩個成員國，這些新增加的成員國都是經濟比較落后的國家。為了協調這些國家和地區檔案事業的發展，理事會提出，建立由成員國和歐盟機構的檔案專家組成的歐盟檔案組，保證在歐洲檔案領域的合作和協調。此后，歐盟發布了《擴大后歐盟的檔案報告—增加在歐洲檔案的合作》報告，這個報告是指導歐盟東擴后，加強歐盟檔案方面合作的綱領性文件，該報告提出在以下幾個方面加強合作：

第一，加強在防止檔案毀壞方面的合作，尤其是在自然災害和其他毀壞性的意外事件發生的情況下，由歐盟檔案組負責制定防治文件和檔案被損壞行動計劃；由歐盟檔案組發起行動，促進毀壞的文件和檔案的保存和保護；

第二，加強歐洲關于電子文件和檔案多領域的合作，尤其是電子文件和檔案在真實性、長期保存和利用方面的合作；

第三，把建立歐洲文件和檔案互聯網作為優先行動。通過互聯網實現歐盟機構和成員國檔案服務的跨國利用；

第四，促進文件和檔案管理、利用和歐洲檔案法普及的最好實踐的交流。成員國或者歐盟檔案服務機構監督新的立法在任何一個成員國內部的執行，致力于識別關于文件和檔案管理的最佳實踐；

第五，采取措施防止檔案文件的偷盜。為了打擊檔案文件的被盜和找回被盜文件，制定成員國檔案服務大綱和行動計劃，促進檔案保護信息的交流和最好的實踐的傳播。

在信息化和全球化的沖擊下，歐盟檔案管理的跨國合作已成必然趨勢，歐盟本來就是超國家聯合體，在共同體法律的基礎上開展檔案方面的跨國合作本身就具有很大的優勢。這種跨國合作，促進了落后國家尤其是2004年后新加入的12個成員國檔案事業的發展，推進了這些國家的民主化進程，例如，羅馬尼亞為了加入歐盟，公開羅馬尼亞前政權的秘密檔案⑥，就是一個很好的例子。另外，歐盟充分利用互聯網技術平臺，在2000年建立歐洲聯合檔案網絡（European Union Archive Network），其目的是開放對歐盟檔案的訪問。歐洲聯合檔案網絡收集的檔案包含從11世紀到20世紀的信息財富，范圍從政府文件到知名人物的私人文件收藏，從社會主義國際的文件到蘇格蘭財產權的登記，從瑞典的外交信件到意大利聯合控制委員會的文件。歐盟聯合檔案網絡的開通，推動了檔案信息的跨國界、跨地區的流動，促進了歐盟檔案信息大范圍內的優化組合和交流。

注釋：

① Resolution of the Council and the Ministers of Culture meeting with the Council of 14 November 1991 on arrangements concerning archives. Official Journal C 314， 05/12/1991.

② the National Experts Group on Archives of the EU-Member States and EU-Institutions and Organs:“ Report on Archives in the enlarged European Union --Increased archival cooperation in Europe:action plan” ， 2005

③④Council Regulation No. 1700/2003， art. 1 (2， b).

⑤ Council of the European union Council Resolution of 6 May 2003 on archives in the Member States(2003/C 113/02)

⑥ http://jda.cq.gov.cn/ jsp/contentpub/ browser/ contentpro.jsp?contentid=4fdd5631c190

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院