專業檔案館與綜合檔案館的并存互補

檔案館網布局，直接影響到檔案資源的歸屬與流向，影響到檔案館的館藏建設，影響到檔案管理的科學化、規范化與現代化。在檔案館網布局中，綜合檔案館與專業檔案館的關系問題，一直是學者們關注的焦點。如何妥善處理這個問題呢？筆者認為，應著重從以下兩個角度考慮：一是檔案信息資源能否得到最大限度的開發利用；二是社會檔案需求能否得到最大限度的滿足。此外，社會成本問題，即投入與產出比也應該適當加以考慮。

一、專業檔案館的現狀及優劣分析

本文中所談的專業檔案館，特指國家或地方為專門管理某一方面、某一領域或某一特殊載體形態的檔案而設置的檔案館，包括專門檔案館與部門檔案館在內。

1、專業檔案館的現狀 目前，我國共有專業檔案館367個，其中國家專門檔案館225個，部門檔案館142個。①省級如測繪、地名、文化、藝術等各門類專業檔案館，且門類越來越多，不斷呈上升趨勢。大部分專業檔案館管理規范化、信息化程度較高，部分專業檔案館在當前經濟和社會發展中發揮了極大的現實效用，如城建檔案館、房地產檔案館等。但檔案行政管理部門監督指導不夠，仍存在部分管理不規范現象。一些地區和部門出于自身利益考慮，動輒建館。一些專業檔案館的設置，相關部門根本毫不知曉，更不要說進行監管。這不僅造成了大量人財物的浪費，而且極大地割裂了信息間的有機聯系。同時，相關檔案法規陳舊，已遠跟不上時代的發展，除了1992年頒發的《全國檔案館設置原則和布局方案》外，并沒有出臺更加具體的關于檔案館設置的規劃文件。此外，專業檔案館發展不平衡。一部分發達地區專業檔案館發展態勢良好，而其他地區專業檔案館則發展緩慢。

2、專業檔案館的優勢 專業檔案館所保存的檔案由于其自身的特點，在保存、管理、服務利用等方面具有特殊性，其優勢在于有利于深入細致地挖掘專業檔案資源，對檔案資源進行“深加工”，更好地為專業部門服務更加深入細致地滿足用戶的個性檔案需求，為用戶提供專業性強的特殊咨詢服務。

3、專業檔案館的局限性 首先，檔案信息資源長期分散管理，信息間有機聯系被人為割裂，不利于資源的整合和檔案利用率的提高。同時，綜合檔案館亦面臨難以真正實現“綜合”的尷尬處境。其次，部分檔案資源歸屬流向不清，容易造成重復進館或部分檔案無館可入，不利于館藏建設。再次，容易出現部分部門把持壟斷部分資源，限制社會利用的現象，從而淪為部門利益的資源爭奪戰。第四，增加了社會成本，造成了人財物的浪費。無論是政府各部門出錢還是各行業出錢，都是社會成本的一部分。對于投入產出比較低的檔案館來說尤為如此。第五，部門各自為政，相關標準、法規亦不統一，與檔案部門聯系不緊密，檔案專業技能掌握不夠，存在管理不規范現象。最后，距離公眾較遠，親和力不夠，部分專業檔案館“門檻”高，拒公眾于千里之外；用戶不能享受“一站式”服務，往往為查閱一份資料而奔波于綜合檔案館與專業檔案館之間。

二、“大檔案”的優劣勢分析

本文中所談的“大檔案”是指將一個城市或一個地區的對國家和社會具有保存價值的全部檔案集中到綜合檔案館實行統一管理，具體來講就是“一家保管、集中管理、一站式服務”的“和縣模式”。

1、“大檔案”的優越性 “大檔案”的成功實踐充分證明了對于一些規模小、基礎設施落后的城市和市級以下的區、縣，實行區域內檔案集中統一管理的優越性與可行性。（1）有利于降低社會成本，避免重復建設，減少人財物的浪費。對于這些地方尤其是西部一些困難地區來說，檔案管理基礎設施薄弱，管理條件落后，經費困難，館舍尚且難以保證，更別提很好地來管理專門檔案。館藏檔案數字化，實現虛擬集中統一管理，更是無從談起。（2）有利于信息資源的整合與工作效率的提高。（3）有利于政令統一，統一檔案管理的規范與標準，促進檔案的科學化、規范化管理。（4）實行“一站式”服務，方便了人們的利用。

2、“大檔案”的局限性 （1）“大檔案”的推行困難重重，涉及社會各有關方面、各部門之間利益關系的協調。作為改革試點的安徽和縣等是得到了國家相關部門的鼎力支持，才能夠取得今天的成果。（2）“大檔案”的推行將面臨收集困難，收集渠道不暢。尤其是對于一些專業部門來說，如城建檔案如果脫離了建設行政部門的直接領導，勢必會造成收集失控，從而給我們的檔案工作帶來極大的損害。（3）不利于深度開發專業檔案信息資源，檔案部門畢竟精力有限。（4）雖然“一站式”服務方便了用戶，但不利于滿足用戶的個性檔案需求，不利于為用戶提供專業性咨詢服務。（5）綜合檔案館缺乏相應專業技術人員，管理專門檔案所需的專業復合型人才對檔案館人才隊伍建設提出了新的挑戰，也增大了檔案部門人才隊伍建設的難度。（6）加大綜合檔案館負擔，“幾檔合一”所帶來新館址的擴建未必能夠降低社會成本。

三、檔案館改革與發展的對策

1、因地制宜，分層次推行改革

（1）對于一些小型城市、特別是市級以下的區、縣，出于檔案信息資源集中管理和社會成本考慮，應當集中到綜合檔案館實行統一管理。此方面可借鑒廣東順德市和安徽和縣等地實行“大檔案”的成功經驗。

（2）對于一些大中型城市，應當在實行有利監管、嚴格控制專業檔案館數量的基礎上，實行“綜合檔案館”與“專業檔案館”并存，相互協作，各有側重地來共同管理本區域內檔案。對于大中城市來說，在嚴格控制檔案館數量和利用網絡實現數字檔案館虛擬管理的基礎上，綜合檔案館與專業檔案館，一個抓“綜合”一個抓“特色”，相互協作、密切配合，全方位滿足用戶需求，何樂而不為？

（3）這樣做主要是基于專業檔案館存在的優勢與局限性、“兩館合一”的優劣勢及大檔案的實踐來加以考慮的，有利于揚長避短，充分發揮各自模式的優越性。對于小型城市、特別是市級以下的區、縣來說，涉及面小，遇到的阻力也相對較小，可操作性比較強。可以揚長避短，充分發揮“大檔案”的優勢。而對于一些大中城市來說，已經形成了綜合檔案館與專業檔案館相互協作、密切配合的館網體系。部分專業檔案館現代化程度很高，人員、設備齊全，有利于專業檔案的科學規范化管理，緩解綜合檔案館的壓力。同時，隨著“數字檔案館”建設進程的推進，跨地域的檔案信息資源虛擬管理成為可能。這在很大程度上有利于解決目前面臨的檔案信息資源過度分散這一問題。這樣可以充分發揮專業檔案館的優越性。

2、實現向公共檔案館的轉型，相互協作、密切配合

（1）二者都應做好做好“科學文化事業機構”的自身定位，為科學文化事業服務，突出自身的“文化屬性”。尤其是當前提出“文化強省”建設，我們的工作如何服務于“文化強省”建設，充分發揮發揮檔案文化在先進文化建設中的地位和作用，應當是我們當前考慮的一個重點。

（2）二者應當相互協作，密切配合。充分發揮二者各自的優勢所在，揚長避短，相互協作、密切配合，共同推進檔案事業的發展。進一步規范專業檔案館的審批程序，嚴格控制專業檔案館的數量。完善現行檔案館設置的相關法規，通過各有關部門的溝通、協調進一步明確檔案資源的歸屬與流向，加大對專業檔案館的監控力度。專業部門與檔案部門加強溝通、促進聯系，相互協調、密切配合，實現政令統一，促進標準與規范的統一，促進專業檔案的科學規范化管理。

（3）二者應逐步實現向開放式“公共檔案館”的過渡，打造良好親民形象。綜合檔案館與專業檔案館應當在做好自身定位的基礎上，實現向公共檔案館的轉型，盡快實現理念和模式上的轉變。公共檔案館是一種模式，更是一種制度、一種理念。“開放式”既要體現在辦館方向上，還要體現在館藏資源建設上，體現在服務理念上。應當走向公眾，貼近民心，這才是檔案館未來的發展趨勢，才是檔案館的生存發展之道。

此外，還應盡快實現當前“局館合一”管理體制的轉變，擴大檔案館的社會影響力。“局館合一”的管理體制，削弱了檔案館“科學文化事業機構”的功能，分散了檔案館的精力，不利于內部監督，不利于塑造良好親民形象。轉變“局館合一”的管理體制，使檔案館盡快脫離出來，這樣才有利于檔案事業的健康發展。

注釋：

①《全國檔案館工作概況》：http://www.saac.gov.cn/dags/txt/2005-05/28/content_78877.htm，2007—08—20

參考文獻：

1、張聲浩：《檔案館網建設存在的問題與對策》，《陜西檔案》2000年第5期。

2、宗培嶺：《公共檔案館建設若干基本問題探討（一）》，《浙江檔案》2006年第7期。

3、程英、張麗：《關于建立專業系統現行文件利用服務中心的設想》，《四川檔案》2005年第5期。

4、辛崇賢、張建平、景振華：《中外專業檔案館狀況與比較》，《檔案學研究》，2004年第3期。

作者單位：四川大學公共管理學院