聲像檔案管理思想的變革

“聲像檔案進入了戰國時代”，這是一位聲像檔案管理人員的感嘆，形象地反映了聲像檔案領域近年來的變化。各種新型的聲像材料、應用技術和管理手段層出不窮，足以至令人眼花繚亂的程度。無論是新技術導致的不斷變化的管理背景，還是聲像檔案呈現的數字化發展趨勢，都給傳統的檔案管理理念帶來很大的沖擊，只有以“保存歷史真實面貌，提供社會利用”為中心目標，解放思想，更新觀念，才能適應聲像檔案工作發展的需要。

一、前端控制和全程控制的思想

在大多數人看來，前端控制和全程控制思想是針對電子文件管理的特殊要求而言的。然而，無論是從復制編輯簡單、更改不易察覺的特點還是從信息和載體可分離的特質上說，聲像文件與電子文件均有很大的相似之處，因此聲像文件的形成和歸檔同樣容易超出傳統約束機制，影響文件的真實性、完整性以及歸檔的質量，聲像檔案收集成為困擾各個檔案室、檔案館的難題。早在1988年以聲像檔案等新型檔案材料為中心議題的第十一屆國際檔案大會上，就有檔案工作者指出聲像檔案的形成和收集與以移交為主要途徑的傳統檔案收集有非常明顯的差別，希望在檔案的形成階段就有一個檔案保管計劃，“從一開始就過問此事，以便按技術、經濟、法律和歷史標準接收到檔案館保存”。這完全可視作前端控制思想的發端，只是當時的聲像檔案規模和影響遠不及如今的電子文件，才未能為眾人所關注和認同。同樣地，在聲像檔案的數字化趨勢下，隨著聲像電子文件越來越多地產生，實施前端控制，變革傳統收集歸檔方式的要求更加迫切了。

根據文件形成的特點，在文件形成的初始階段即開始實施有利于實現檔案管理目標的控制。例如。要求形成文件的載體格式達到一定的技術標準；在文件形成的時候即產生相關的著錄信息，以免去歸檔后大量文件積累再逐份著錄所需要的人力和時間等。后者對于聲像檔案非常耗時耗力的著錄而言，尤其重要。

此外，新的技術環境也為前端控制提供了條件，尤其是文件產生與收集之間的時間縮短，較容易對文件進行必要的管理、核對和移交。拿數碼照片來說，可在拍攝時錄音，將所拍攝圖像的基本要素用聲音記錄下來，便于后期整理。即使沒有在拍攝時錄音也沒有太大影響，因為數字攝影無需膠片沖洗，縮短了照片形成的過程，加上數碼相機內存有限，必須及時將內存轉入電腦，故可以在將數碼相機內存照片輸入電腦時，即將相關的信息，如人物、事件內容、拍攝者等記錄下來，免得像過去那樣等積累了大批照片沖洗出來再整理時，已不能準確回憶照片的基本要素。

二、“簡化整理、深入檢索”思想

長期以來，我國檔案整理的模式是細化整理并立卷，這一模式的優勢體現在以下兩方面：一是案卷的一個突出優點是可將零散的紙張組在一起，構成放大的保管單位，方便管理，有利于安全保密；二是過去主要依靠手工檢索時，實體的整理和保管排架方式直接影響到查取信息的效果，因此需要實體的細化整理，按照各種邏輯聯系分類組合，相應地建立多層實體目錄來幫助提供更便捷的檢索途徑，提高檢索效率，由此分細類直至組成一個個案卷。

然而，上述兩方面優勢在聲像檔案管理的實際中和新的技術背景下發生了變化：

首先，對于聲像檔案來說，除照片還有紙質文件的若干特征需要形成照片冊這種“案卷”外，大多類型的聲像檔案本身就形成了特殊的天然的保管單位，如一卷(盒)錄音(像)帶、一盤電影膠片等類似案卷的單位，人為組立案卷的形式在這里失去了應有的意義。

其次，計算機技術的運用為聲像檔案檢索提供了廣闊的空間。只要建立了聲像檔案數據庫，并給予合理的著錄和標引，就可以實現多途徑、多層次的檢索利用。如果只是查看利用檔案信息內容，一般都不會涉及檔案實體的取用，當然如果要利用實體，可根據計算機上提供的庫架編號來查取。同時，計算機檢索也可避免依靠細化實體整理來檢索的缺陷——例如，由于分類整理在每一層次必須是同一標準，故檔案實體每次分類只能維系一種邏輯聯系，勢必割開了其他聯系，而實際中往往又會出現一盤磁帶內錄有多個主題類目的信息或者交叉類目信息的情況，給傳統模式的分類排架及檢索造成一定困難。利用計算機則可以按照各種邏輯聯系隨時建立多個虛擬的檔案類別，便于查檢，同時也降低了實體整理的難度。

“簡化整理、深入檢索”是新背景下的檔案管理趨勢。新修訂的《照片管理規范》(2003年)亦體現了這一點，如廢除了底片的分類、案卷題名等內容，新擬“照片檔案目錄的編制”。分“目錄的著錄”、“目錄的編制”兩個條款，大大充實了編目的內容。對聲像檔案管理而言，檔案實體只要保證基本的聯系，排架時有利于安全保護并能合理利用空間，便于取放即可；而與實體整理簡化相對應的，是對信息組織的更高要求，相關信息之間的內在聯系必須能夠得到恰當的揭示，這就要求提供更加全面和深入的檢索信息。

三、以原始信息內容為主和便于保管和利用的思想

這是在載體匯合的趨勢下聲像檔案管理必須所作的應對。面對層出不窮的載體形式，檔案部門應當如何選擇呢?文件形成的初始介質與最終的載體并不完全吻合。甚至其間涉及到多種載體，對于同一信息內容的文件，應當選擇哪種載體歸檔呢?這些看似復雜的問題，實際上只要把握一個原則就可以了——以原始信息內容為主，便于保管和利用。

檔案原始信息內容是檔案管理的重點。因為對相當一部分聲像載體來說，在保管壽命和所承載信息的可讀性方面受到的限制都是它們難以避免的缺陷，在這種情況下，就有必要借助載體替代——用新的載體替代已經淘汰或老化的載體來延續檔案原始信息的生命。另一方面，還要注意到載體的兼容性，以便根據管理和利用的不同需要選擇在某些方面具備特定優勢的載體。所以，檔案部門應保持清醒頭腦，明確自己的責任和使命，既要保存好檔案原始信息內容，維護歷史的真實面貌，也要發揮不同載體的優勢使聲像檔案更有利于保管和利用。總之，應當充分利用技術發展給檔案管理帶來的便利而不是被紛繁的景象迷惑得分不清方向。

具體來說，對符合館藏要求的檔案原件載體，當然要予以保存，但可以隨保管、利用需要的不同，復制成不同的載體。存儲質量高、容量大、保存時間長的載體，利用便利的載體在這一過程中都大有用武之地，可以讓它們在各自具有比較優勢的功能上完成對其他載體的替代。

在聲像檔案的數字化趨勢下，對聲像電子文件的處理更能充分地體現這一思想。相比文字型的電子文件，聲像電子文件的載體形式要豐富得多。這也是視聽時代的一個重要標志和特色。數碼攝影、錄像，盡管采用的初始記錄材料層出不窮，形態各異，如“記憶棒”、“記憶盤”等，但并非都適于作為檔案保存，或是長期具備讀取的條件(相應的硬件和軟件)。這里需要注意的問題在于，初始采用何種載體往往并不重要，重要的是它們所記錄下來的數字化聲像信息，這些載體上的信息一般都具備一個起碼的條件，即都能在當時借助相應的設備、接口，通過計算機或其他設備來得到所記錄聲像信息的再現。所以對于檔案管理而言，只需要將這些數字信息轉制到一種或幾種相對統一的便于長期讀取和保存的標準載體格式和形式上，進行保存、傳播和利用。數字化的聲像記錄與傳統的模擬聲像記錄不同，后者由于每次在從模擬到模擬的復制轉錄中都可能會造成一定的信息蛻變，所以注重最初記錄載體(實體)的原始性，而聲像電子文件因為能夠實現數字代碼序列原封不動(無損)的轉移和各種相關載體之間的傳遞，故而更有條件保證信息本身的原始性。

1990年代以后，國外聲像檔案界已在一定程度上達成共識，即如果要長期保存大量聲像檔案，那么就應該保存有檔案價值的原始信息而非原始載體(原件)。如果將每一件聲像檔案都以其產生時的形式進行保管，對檔案館來說將是無法承受的負擔?？梢?，保證聲像檔案原始信息內容的延續是聲像檔案管理的中心目標，這是由聲像檔案本身的發展趨勢所決定的。

四、整體的效益觀念

所謂效益即是以最少的投入獲取最大的產出。樹立正確的效益觀念應當做到系統和辨證地評價投入與產出的比例。這要求從系統整體出發、從多方面、多角度長遠地看待效益。

例如，聲像檔案的著錄和標引如果過于簡略，短期看是節省了不少人力、時間和資源，但是將來因為著錄標引深度不夠使檢索難度加大不僅會耗費大量人力和時間，而且還影響了利用效果。

又如，現代技術提供的存儲便利和高存儲率可能會增大人們留存聲像檔案的任意性，造成數量的迅速增多，認為這只是較小的投入獲得了較大產出。但是這樣的想法卻忽視了重要的一點——即使利用最成熟的檢索技術，將數量很多的聲像檔案進行前處理轉變為可檢索的信息形式存入數據庫，并按照特定需求獲取它們仍然需要大量時間和人力物力。尤其是聲像檔案的處理非常耗時，必須實時地去聽和看，以便分析其內容和功用。所以從整體和長遠看，投入并非像人們開始想像得那么少，而且也會因為保存的檔案量多質雜影響利用效果。故保存時的投入和利用時的產出之間的效益比仍然要通過鑒定來提高。而說到鑒定，同樣需要全面評價效益問題，充分考慮檔案的各種保管和管理費用，而不是僅僅考慮其存儲和保存的便利與否。目前在很多單位，聲像文件的收集是最突出的問題，鑒定則尚未提上日程，但是，隨著時間的推移，鑒定的任務會越來越迫切，主要集中表現在兩個階段：一是歸檔鑒定，即篩選出真正具有保存和利用價值的聲像文件歸檔；二是將傳統文件進行數字化轉存時的鑒定。一方面，數字化磁帶庫也有容量的限制，另一方面因為數字化轉存很大程度上是為了提高檔案的利用效率，原件大多依然保存，所以無選擇地將一些利用率和價值不高的檔案數字化轉存顯然是資源的浪費，反而降低了數字化存儲應有的效益。

在當今所謂的“讀圖時代”，聲像檔案的形成比以往任何一個時代都要快捷，各檔案部門聲像檔案的數量也在快速增長，這無疑有利于館藏的優化，然而整體的效益觀念時時提醒我們：由于聲像檔案的保管成本要比紙質檔案的保管成本高，需要的投入更多，因此，若想得到同樣的效益，必須格外注重充分利用這些聲像檔案，以便獲得更高的產出。