美國商業性文件中心ＩＲＯＮＭＯＵＮＴＡＩＮ的運作模式分析及啟示

文件中心起源于20世紀40年代的美國，是節約文件管理成本和提高文件管理效率的產物。文件中心因其經濟、高效的突出優點后來受到國外的普遍青睞。許多國家效仿美國紛紛建立了文件中心或類似機構。商業性文件中心是文件中心的一種類型，最早產生于20世紀50年代，是由私人創辦的、主要為工商企業服務的營利性文件保管機構。美國是商業性文件中心建立較早、發展水平較高的代表性國家，本文擬選擇美國一個典型性的商業性文件中心——IRON MOUNTAIN公司，對其運作模式進行分析，從中總結對我國的一些啟示。

美國商業性文件中心IRON MOUNTAIN的運作模式

美國商業性文件中心IRON MOUNTAIN成立于1951年，是一家提供文檔管理、數據恢復等服務的跨國公司。其總部設在美國紐約州，在全球有600多個分支機構，遍及北美洲、南美洲、歐洲和大洋洲。目前它擁有12萬客戶，產值超過23億美元，年收入1.2億美元。2003年入圍了美國1000強企業，名列第887位。它是美國、也是世界上最著名的商業性文件中心之一。

1、服務內容

IRON MOUNTAIN的業務范圍主要集中在三個方面——文件管理、數據保護與恢復、文檔和數據信息的安全銷毀。

2、服務方式

IRON MOUNTAIN采取了主動上門的服務方式。只要任何一家企業有需求，都可以通過電話或網絡與IRON MOUTAIN取得聯系，IRONMOUNTAIN的工作人員就會及時登門，主動提供文件的運輸服務，將客戶委托保管的文件存放在庫房中加以妥善保管。正是因為有了周到、細致、主動的服務，才使得IRON MOUNTAIN贏得了眾多客戶的滿意和信賴。

3、服務特點

IRON MOUNTAIN的服務特點是特別注重文件和數據的安全，因為其職能是為客戶提供文件管理服務，維護文件的實體和信息內容安全不僅是衡量其服務質量的重要標準，而且是自身生存和發展的“生命線”。為此。IRON MOUNTAIN提出了這樣的宣傳口號——“安全是一種生活方式(secuntyis a way of life)”。安全的理念已經滲透在IRONMOUNTAIN目常管理和服務流程之中。首先，員工進入公司之前要經過嚴格的選拔和考核，這樣可保證員工的忠實可靠。其次，在文件運輸和轉遞的過程中，各種安全保護措施也十分嚴格、細致。IRON MOUNTAIN采用的是全封閉式車輛，并裝有車載報警系統。再次，IRON MOUNTAIN保存機要和永久保管文件的庫房均建在地下，常年恒溫，各種安全保障措施十分齊備。

IRON MOUNTAIN對我國建立商業性文件中心的啟示

IRON MOUNTAIN是美國商業性文件中心的一個典型，其發展規模和經營效果都較為良好。但它目前并未進入我國，捷足先登的是美國另一家商業性文件中心——信安達公司。盡管信安達公司在上海已經建立了分公司，并在上海和北京等地開展了企業文件和檔案的托管服務，但嚴格地說，我國并未建立起真正意義上的商業性文件中心。據國外文件管理公司網絡媒體的統計，美國擁有近2000家文件管理公司，其市場占有率達到40％；歐洲文件管理公司的市場占有率已經達到10％；亞洲、南美洲和非洲的文件管理公司的市場占有率雖然不及美國和歐洲，但正呈上升之勢。國外商業性文件中心的蓬勃發展對我國無疑是有啟示意義的，本文通過對IRON MOUNTAIN的運作模式分析，可以得出以下兩點較為宏觀的啟示——

1、我國建立商業性文件中心的必要性和可行性。

近年來我國經濟迅速發展，經濟成分日趨多元。大量外資企業進入了中國，民營企業和私營企業也大量涌現。這些企業的性質、組織結構和運作模式與國有企業存在區別。盡管這些企業的文件、檔案管理模式可能不盡一致，但文件、檔案管理的需求是普遍存在的。而很多外資企業、私營或民營企業沒有或不愿設置專門的文件、檔案保管機構。這樣一來，這些企業的文件、檔案管理需求采取怎樣的方式加以滿足，就是一個亟待解決的問題?，F有情況下，我國已經存在幾種解決形式。一是以深圳市檔案寄存中心為代表的檔案中介機構，可以為有需要的外企、破產企業或其他企業提供文件、檔案寄存和管理服務。二是以上海信安達文件、檔案管理公司為代表的商業性文件中心，可以為有需要的企業提供文件、檔案保管服務。三是其他一些承擔文件、檔案管理外包服務的機構，如外企人力資源中心FESCO，可以為在華外資企業提供人事代理服務，其中也包括人事檔案的保管服務。這些形式說明，我國其實已不需要在理論上辨明商業性文件中心建立的必要性和可行性，事實已經充分證明了商業性文件中心或類似機構在我國已經出現。

之所以強調商業性文件中心當前在我國建立的必要性，主要是因為文件中心以及商業性文件中心所具有的經濟節約、規模效益等突出優點已經得到了世界各國的認同。IRON MOUNTAIN的成功經驗啟示我們，當前我國需要結合國情，建立富有中國特色的商業性文件中心。不過，名稱上并不強求照搬國外，關鍵是應讓這種機構充分具備商業性文件中心的優點。

2、文件中心的運作模式應充分體現“中國特色”。

國外商業性文件中心是一種典型的私人企業，以追求利益最大化為根本目標。我國雖然具有建立商業性文件中心的可能，但完全照搬國外模式，就可能難以取得理想的效果，甚至可能造成“削足適履”的危害。

首先需要考慮的是商業性文件中心的性質和地位。在國外j商業性文件中心是一種營利性的私營企業，完全自負盈虧。這是基于私有制的特點，商業性文件中心較好地滿足了政府無權管轄的私企或私人文件、檔案的管理需求。富有中國特色的商業性文件中心也應當是一種經濟、高效地管理國家檔案部門管轄范圍之外的文件、檔案的形式，至于它是否一定要比照國外的模式，本文認為需要結合國情靈活考慮，必要時可以采取分步走的形式。我國現存的針對外企、民營或私營企業文件、檔案進行管理的幾種形式，雖然還談不上是真正意義上的商業性文件中心，但畢竟適應了現階段的我國國情，具有一定的合理性。將來條件成熟，我國可以考慮建立完全商業性的文件中心，這當然也需要相關的法律政策予以保障和約束?，F有條件下，商業性文件中心只需也只能是文件、檔案管理中的一種補充形式，并不會危及國家檔案部門的主導地位。換言之，商業性文件中心只是對檔案部門的有益補充，與檔案部門根本不存在取代或被取代的問題。其存在的目的是更好地滿足當前我國文件、檔案多元化的管理需求。

其次需要考慮的是商業性文件中心的職能和業務范圍。商業性文件中心是滿足現代企業文件、檔案安全保管和有效利用需求的產物，保管和服務是商業性文件中心的基本職能。關鍵是商業性文件中心應當能夠為客戶提供經濟、安全的保管和優質、高效的服務。從IRON MOUNTAIN的業務范圍來看，既有傳統的文件管理和音像文件管理，又有數據保護與恢復、軟件服務，還有知識產權服務，可以說是包羅了信息服務的方方面面。這說明國外商業性文件中心已經超越了傳統的文件保管職能，服務觸角已經根據社會發展的需要延伸到更大的范圍。由此帶來的啟示是，我國的商業性文件中心也應根據當前需要和條件靈活設定其業務范圍，服務內容和服務項目可以力求多元化，除了基本的文件、檔案保管之外，也可以拓展包含信息服務的一些內容。但是，商業性文件中心最重要的還是應體現自身的專業特色，業務范圍應當立足于自己的專長，否則商業性文件中心可能因為“雜而不?！睙o法在市場競爭中贏得立足之地。

再次需要考慮商業性文件中心的特色和優勢。商業性文件中心在國外之所以能夠推廣，不僅是因為它可以幫助客戶在文件管理上實現經濟和有效，更重要的是因為它能夠幫助客戶在文件管理上做到安全和可靠。IRON MOUNTAIN的服務特色就有力地證明了這一點。它深知，確?？蛻敉泄芪募陌踩?、保密，不僅直接關系到客戶自身的利益，也直接影響到文件中心的信譽。正因如此，IRON MOUNTAIN才會視安全和保密為其“生命線”。由此帶來的啟示是，我國的商業性文件中心也必須高度重視安全和保密問題，不僅確保文件、檔案的實體安全，也要維護文件、檔案的信息安全。這就需要商業性文件中心建立和健全各項安全和保密制度，構建庫房及其設施的安全保管環境，杜絕一切有可能危害文件、檔案實體和內容安全的隱患因素。特別是在保障文件、檔案的機密性上，商業性文件中心必須不遺余力，避免發生泄密事件。我國商業性文件中心只有做到并保持“安全、保密”的特色和優勢，才有可能贏得客戶的信賴，才有可能發展和壯大起來。