提高認識，認真做好歸檔范圍和保管期限編定工作

為貫徹國家檔案局2006年12月18日頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》），北京市檔案局前不久頒發了《北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則（試行）》（以下簡稱《實施細則》）。規范文件材料歸檔范圍及檔案保管期限的工作非常有意義，這項工作在檔案業務中地位突出、作用重要，可以說它是整個檔案工作中基礎性最強、時效性最長、重要性最為顯著，也是最能檢驗檔案管理水平、考驗工作人員業務功底的一項工作。對于檔案人員來說，它是入行的門檻性的技能和本領，各級檔案部門必須充分認識做好這項工作的重要意義。

它是依法開展檔案工作的必然要求。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第九條規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構履行指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作。依法做好歸檔指導工作，必須有一個編制規范的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表為依據，否則，檔案室的法定指導職責就無法充分履行。過去，有一些單位檔案工作不規范，在劃分保管期限上表現出隨意性，甚至個別單位有逃避向同級檔案館移交檔案，將永久的劃成長期，長期的劃成短期的違法行為。為依法強化這方面工作，國家檔案局頒布實施了《規定》，這是一部部門行政規章，具有法規效力，我市的《實施細則》是《規定》的具體化，同樣帶有強制性。各機關檔案部門要從認真貫徹執行檔案法律法規的高度，執行好《規定》和《實施細則》，應當樹立這樣的觀念：編制機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的工作，必須依法進行，不能違規與隨意，這里沒有太多的自由裁量權。市、區縣檔案局要加大監管力度，對于違反歸檔范圍和保管期限有關規定的違法行為，堅決予以查處。

它是推動檔案基礎業務工作的重要手段。在機關檔案工作中，收集工作是第一位的，沒有高質量的檔案收集工作做保證，檔案的保管和利用就會受到影響。做好檔案收集工作的一項基礎性任務就是要編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，這是做好機關檔案工作的前提條件，是推動檔案室基礎業務建設的基本保證。因為，這項工作直接關系到機關文件材料的存毀。如果我們不能科學界定文件材料的歸檔范圍，不能準確劃分檔案的保管期限，就會影響本機關歸檔文件的質量，使一些應當歸檔保存的文件短缺不全，使一些不應歸檔的材料流入檔案室。所以，各級檔案部門要格外重視這項基礎性工作，趁借貫徹執行《實施細則》的有利契機，把規范歸檔范圍和保管期限的要求作為加強機關基礎業務建設的重要手段，進一步提高機關檔案管理工作的水平。

它是促進檔案信息化建設、檔案信息資源開發利用的基礎性工作。檔案信息化建設是全市檔案工作重中之重的任務。機關檔案信息化工作中的一項基本任務，就是要建立電子文件管理制度，認真抓好網絡環境下電子文件的歸檔和電子檔案的管理。由于電子文件的歸檔范圍和保管期限要依據傳統載體文件的歸檔范圍和保管期限來確定，所以編制好本機關文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，不僅對傳統載體檔案有指導作用，而且對電子文件的管理也有重要促進作用。如果歸檔范圍和保管期限表編制不規范，必然要影響電子文件歸檔與管理，影響機關檔案信息化建設進程。

檔案信息資源開發利用工作依賴于室藏檔案的完整與精煉，機關檔案不全，價值不高，就不可能完成好為領導決策服務、為各部門開展工作服務、為社會公眾服務的任務。因此，我們做好規范文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的工作，夯實基礎，會對檔案信息資源開發利用工作產生積極影響和有力促進作用。

它是加強國家檔案資源建設的重要舉措。機關檔案是國家檔案資源的重要來源，在檔案館館藏中占有顯著位置。各機關歸檔文件質量不高，今后必然會導致國家檔案館館藏質量的下降。我們下大氣力抓文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的規范工作，這不僅對檔案室藏建設有重要意義，而且對進一步促進全市國家檔案資源建設，提高國家檔案質量同樣有重要影響。各機關要站在維護國家檔案資源齊全完整的立場上，理解這項工作，合理界定文件材料歸檔范圍，科學鑒定檔案保管價值，準確劃分檔案保管期限，為將來檔案移交進館打下良好基礎，確保國家檔案資源建設依法有序地進行。