突出四個環節 開展在職培訓

長期以來，檔案在職培訓習慣于在經驗層次上開展，培訓內容、方式、設施設備等常多年不變，自身科學、規范管理不夠，沒有建立科學的培訓流程與體系，培訓效果受到影響。因此，做好檔案在職培訓，除加強宏觀管理與監督外，還應強調從微觀上加強自身管理，樹立新的理念，建立符合現代培訓管理理論與方法的工作體系。

突出培訓需求，增強培訓指向性

培訓需求是開展培訓的基礎，只有注重開展培訓前和日常的培訓調研，增強培訓的指向性，才能取得事半功倍的培訓效果。獲取培訓需求的有很多種，比較符合檔案在職培訓特點的方法有以下幾種：問卷調查法、座談法、電話訪談法、觀察法。

實際工作中可以將以上多種方法歸納為兩種類型來獲取學員的培訓需求，即統計型和調查型。統計型方法是對學員基本情況的分析，主要對學員檔案職業知識水平和能力等構成情況進行評估。培訓辦學單位在日常培訓管理工作中根據培訓項目的不同對學員的年齡層次、學歷層次、從事檔案工作的時間長短、檔案工作專兼職等情況進行統計分類，建立專門的、動態的轄區內檔案人員情況統計管理臺賬，作為培訓教學與管理的重要依據。調查型方法是以電話、調查問卷或座談等其他方法，設計一定的提綱和問題，調查獲取培訓需求。通過建立日常的統計管理臺賬，并在每次培訓前輔之以某種需求調查，獲得準確的需求信息，及時針對性的建立和修正培訓目標，調整教學計劃，確定正確的教學組織方式。

優化培訓設計，增強培訓針對性

首先，設計靈活的課程形式。由于檔案人員從事檔案工作的時間、崗位、單位性質不同，應區別不同層次、工作水平、類型的檔案人員，設置靈活的培訓課程和專題，開展有針對性的培訓。參加培訓的學員，從從事檔案工作的時間上看，有的從未接觸過檔案工作，有的從事過檔案工作，對檔案工作和理論有一定的了解；從對檔案工作的接觸深度上看，有的是兼職檔案員、有的是專職檔案員、有的是辦公室主任等檔案工作的領導；從從事檔案工作所屬單位的性質看，有的是機關、企業或事業單位，其檔案管理的內容、方法和要求各不相同。這些培訓對象存在的差別要求對不同的培訓對象應有不同的教學要求，改變不分層次同念一本經的狀況，對不同層次的檔案人員在培訓的內容、課程科目和學習方式上都體現出不同，區分不同情況開展靈活多樣的培訓，因人因地施教。課程設置中注意處理好靜態與動態的關系，靜態性主要表現為課程設置的系統性和相對穩定性，對一些反映檔案工作基本現狀的課程如文書檔案、科技檔案、會計檔案等傳統門類檔案管理的課程應保持穩定。動態性指根據社會發展需要對檔案管理的新技術、新方法、新思想不斷引進，適時增加新的教學內容。

其次，采取靈活的培訓方式。可根據培訓對象、培訓內容的不同從以下五種教學形式中選擇一種或綜合采取幾種不同的教學形式：一是實踐教學，將培訓的環境模擬設計為檔案工作現場，在講授完有關理論知識和操作要求之后，手把手地教授某種檔案整理、鑒定、分類、編目、裝訂等各個環節的技術要求和操作要領。二是直觀教學，將檔案工作各環節中需要用到的材料和方法，通過實物、模型、圖片、照片等形式在課堂上直觀地展示給學員進行教學。三是實例教學，將培訓設計在某個工作單位，通過在單位檔案工作中實踐，邊干邊學達到很好的教學目的，或者將培訓人員帶到某個檔案工作現場進行參觀教學。四是輔導教學，在培訓的過程中充分調動教師資源，以多個教師輔導大班進行教學。五是流動教學，對特殊單位可上門提供教學服務。

第三，采取多樣化的課堂教學方法。針對培訓對象特點、時間長短等，交替和結合使用講授法、討論法、問答法、座談法、案例分析法、情景模擬法、演講法、演示法、練習法、參觀考察法等多種課堂教學方法，開展啟發式、互動式教學。如，在數碼照片檔案管理的專題培訓中可以綜合采取講授法、討論法、問答法、案例分析法、演示法、練習法、參觀考察法等多種教學方法。

培訓設計中不管采取何種方式方法，都應體現以下指導思想或要求：一是堅持以學員的需求和學習效果為中心開展教學。二是開展實際操作和實際工作問題的研討，使學員深刻掌握學習內容，實現理論和實際結合。三是倡導培訓目標多元化，培訓不僅傳授檔案管理知識，更重要的是培養學員動手能力和工作創新的能力。四是注重確立新型的師生關系，在輔導教學中，在練習、討論、問答、參觀等教學過程中教師既是引導者也是學習伙伴，通過建立平等的教學關系，實現師生互動，教學相長。

強化培訓管理，增強培訓服務性

培訓管理環節要求按照既定的教學目標，通過一定的教學組織形式對教師、學員、教學設備等教學資源進行合理調配和使用，培訓管理是開展培訓工作的重要保障，抓好以下三個方面的管理能很好地體現培訓的服務性和取得較高的效率。

首先，抓好培訓師資管理。檔案在職培訓師資為專兼職結合并以兼職教師為主的教師隊伍，是專業技術性強、業務素質高的群體。師資管理重點應抓好：按照內外教育資源相結合的原則，建立培訓教師資源庫，構建多元化師資結構體系；根據教師基本能力要求，嚴格聘任培訓教師；多渠道多方式加強培訓教師的培訓與培養，拓展教學思路、提高教學技能；建立健全教師管理機制，引入競爭機制、加強考核機制、建立激勵機制等，采取切實有效的措施，從多方面創造條件、提供保障調動廣大專兼職教師的內在動力，發揮其主動性、積極性。

其次，抓好培訓學員管理。包括對學生生源的掌握和管理、學員考勤、課堂紀律和考試的管理、生活服務、學習效果跟蹤調查、發放證書等進行管理，有效地保證教學秩序。

第三，抓好培訓組織管理。一是建立健全培訓管理制度。主要應建立《教師管理使用制度》、《兼職教師培訓培養制度》、《學員管理制度》、《學員跟蹤考查制度》、《考風考紀制度》等，并制定培訓需求調查表、反饋信息表、跟蹤考核表、遠期效果調查表等培訓反饋和調查的樣表文件，通過建立和執行這些規范文件，使培訓得以良性有序的發展，為培訓諸環節的開展提供完整的、規范化的操作指導。二是加強培訓課堂的組織管理。教師通過設立一定的組織程序、開展一定的組織活動，控制好教學節奏，組織好課堂教學的各個環節，發揮師生雙方在教學中的作用。三是有效運用投影器、幻燈機、計算機教學系統等培訓教學設備和現代信息技術手段輔助教學。

嚴格培訓評估，增強培訓有效性

全程有效的評估是監測與控制培訓效果、提高培訓質量的關鍵。在檔案在職培訓中，應關注培訓前、培訓中、培訓后各個環節的檢測與控制，將培訓評估貫穿培訓活動始終。

培訓前評估：指培訓前對學員的知識結構、能力水平、工作態度等方面進行考查、評估，也即在前面提到的培訓需求獲取的過程中對培訓進行評估。

培訓中評估： 以每一個（次）培訓班為單位，在培訓中對課程內容、方式方法、組織管理、師資等情況進行實時調查、分析，通過定期召開學員座談會、發放調查問卷等方式按照階段目標進行考核，由教學管理人員制作培訓情況調查表、培訓反饋信息表等進行培訓效果評估，從中獲取信息，發現培訓目標、計劃、實施方案及相關培訓安排存在的問題與不足。

培訓后評估：是對培訓效果的系統考查，不但要評估培訓活動的主觀影響，對學員獲得的知識、技能進行評價，而且要評價培訓活動的客觀影響，對學員獲得的知識、技能等應用于檔案工作的好壞程度，對培訓帶來的直接效益進行評價。評估應在短期和長期的基礎上開展：在短期方面，評價學員學習知識和技能的收獲情況，主要是在培訓結束后通過考試考核等形式對學習效果進行考查；在長期方面，培訓結束后，由培訓辦學單位，對學員培訓后在檔案工作中運用所學知識的能力和工作實效進行跟蹤考查，對其工作業績和表現做出評價。有三種具體方法：一是由辦學單位在培訓結束三個月后根據培訓遠期效果調查表進行培訓遠期效果調查；二是檔案行政管理部門每年采取執法檢查的形式，把參訓學員所在的單位納入執法檢查的范圍，對檔案人員培訓后從事檔案工作、解決實際工作問題的能力等情況進行檢查，獲取意見反饋，并通過檢查促其整改，提高工作能力和工作質量；三是結束培訓后一段時期內（如三個月），向學員所在單位下發跟蹤考核表，由學員所在單位在綜合評語欄對學員學習后帶來的工作、士氣的變化進行評價和鑒定。

作者單位：北京市崇文區檔案局