檔案信息資源管理社會化建設模式、作用績效與措施對策等

2007年第四期《山西檔案》上張銳的文章指出，檔案信息資源管理社會化是指在檔案信息資源管理與服務過程中，改變既往一切均由政府“統包統管”的傳統模式與方法，充分調動社會各方面的力量參與其中。在努力強化國家綜合檔案館建設的同時，有目的、有條件地將檔案信息資源管理的諸多職能通過協調合作、委托代理等方式向社會進行轉移，達到借助社會力量節省資金投入、擴大服務范圍、提高工作效率的目的。

就目前的發展現狀分析，除各級各類國家綜合檔案館這種極具公共性的檔案信息資源主導管理模式外，主要還有以下檔案信息資源管理社會化的輔助管理模式：

1、共建共享模式——即通過某種形式或機制將社會亟需的、分散保存在不同領域、行業、部門的檔案信息資源進行系統整合，形成集約化的檔案信息管理體系，供社會各方面共同享用，使檔案信息資源得到充分的開發與利用。

2、委托代理模式——即有條件、有選擇地將部分難以通過正常“流通”渠道進入各級各類檔案館進行管理的檔案信息資源委托給社會化的專業管理機構進行管理與開發，并形成制度，使之接受地方檔案行政管理部門的監督指導，達到擴大檔案信息資源的社會輻射面，使檔案信息資源的作用效能實現最大化的目的。

3、自主管理模式——即由公民個人或公民自治組織接受政府檔案行政管理部門的業務指導、建立具有某種形式的社會“自治”機構，接受地方檔案行政管理部門的業務指導，形成“藏檔于民”、“自我管理”檔案信息資源的管理模式，達到有效減輕社會、政府投入負擔、提高社會公眾生活的質量、豐富社會檔案信息資源、在一定程度上滿足社會公眾檔案信息需求的目的。

大量的實踐表明：在經濟社會發展的現階段，如果仍然采取單純依靠政府“統包統管”的方法，既不符合經濟社會發展的現實、也不可能得到社會的普遍認同，還將成為桎梏檔案事業健康發展的“枷鎖”。可見，檔案信息資源管理社會化是有效改變上述現象、完善檔案信息資源管理的基本選擇。

信息公開視角下現時檔案館已公開現行文件利用服務剖析

覃鳳琴在2007年第六期《檔案管理》上撰文指出，信息公開條例對檔案館作為“政府信息查閱場所”的合法地位有明文規定，但客觀地說，它只正其名卻未置其身——檔案館開展現行文件公開服務很大程度上是因勢上馬，在管理制度、基礎業務、文件利用方式、人員配置和人才培養等方面都未作出及時回應。對比信息公開條例的立法思路、原則和具體條款，從目前檔案館現行文件服務的開展情況來看，還有許多需要進一步理順的關系和相關法律法規的支持。首先，檔案立法中關于檔案開放、利用的一些原則和規范與信息公開立法思路有銜接上的斷層，間接影響到現行文件開放利用服務的質量。其次，從目前檔案館現行文件開放利用實踐來看，相應的規范制度更多地從檔案館開展工作的角度進行內容設計，恰恰忽略了諸如現行文件收集權、公開權、加工權和補償權等相關權益的保障。

應該認識到，檔案館已公開現行文件開放服務與政策信息公開服務是一種互動的關系。檔案部門應立足信息公開的客觀需要，從保障信息公開有效實施的視角重新審視我國檔案館在開放現行文件方面存在的制度缺陷，積極建立起已公開現行文件利用的保障體系，明確館內承擔開放工作的職責、職能部門以及相關協調監督機構。在現階段政府信息公開以及利用制度仍不健全的情況下，檔案部門應該積極想辦法，利用現代網絡等信息技術，多途徑收集和積累現行文件以及與現行文件相關的信息。檔案部門應多途徑收集和匯總現行文件以及現行文件相關的背景信息，匯編各種專題文件庫、手冊；編制多種檢索工具，讓公眾方便快捷地找到自己需要的信息。充分利用政府網站和檔案館網站來發布信息，編制查詢導航系統。研制出多種高效快捷服務手段，一方面擴大現行文件服務效率和知名度，另一方面讓公眾和政府肯定自身在政務信息公開的服務中的重要作用，從而獲得政府的支持和認可，以此為契機塑造信息時代檔案館的新形象。