如何做好會計電算化之后會計檔案的管理工作

摘 要：近年來我國會計電算化事業發展迅速。為加強會計電算化之后會計檔案的管理工作，本文提供了一些有效的辦法。

關鍵詞：會計電算化 會計檔案 管理

近年來，我國會計電算化事業發展迅速，越來越多的單位會計工作已經電算化，配套的會計檔案管理工作也發生了很大的變化。筆者根據企、事業單位會計電算化工作的實踐，就如何加強會計電算化之后會計檔案的管理工作，談談個人看法。

一、會計電算化后會計檔案的變化

如今的電算化會計檔案，包括存貯會計數據（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。與傳統的會計檔案相比，會計電算化后會計檔案一般具有如下幾個特點：

1.內涵更廣泛。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

2．存貯形式多，存放條件高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。

3．磁性介質或光盤上的會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。

4．磁性介質或光盤上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

5．磁性介質或光盤上的會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多。

二、加強會計電算化后會計檔案管理的措施

由于會計電算化后會計檔案發生上述變化，在會計電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應采取以下措施，加強會計電算化后會計檔案管理：

1．加強對會計檔案中軟件文檔的管理

軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，更重要的是保存完整的軟件文檔，在軟件系統產生一些問題時，它對系統的維護是至關重要的。

2.加強對磁性介質質量和存放環境的管理

在選用保存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的磁性介質，存貯介質的質量關系到會計檔案能否被有效地使用。對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所。對存放往年會計檔案的介質應定期復制，每次復制最好復制雙份，存放在不同的地點。對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換。對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

3．加強對磁性介質或光盤上的會計檔案安全性的管理

對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。經常采用的安全保密措施包括用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案；操作日志管理應由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監督系統操作，留下審計線索；數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份，分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據帶來問題。

4．加強對會計電算化軟件的管理

磁性介質或光盤會計檔案和軟會計電算化件版本要相匹配。在對電算化會計檔案進行管理時應注意保存各種版本軟件系統的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質的標簽上注明軟件的版本號，以利于使用。

為了搞好會計電算化后會計檔案的管理工作，使其發揮更大的作用，除了采取以上措施外，還必須形成一套電算化會計檔案的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷毀手續等內容，以便對電算化會計檔案的管理形成制度化。

此外，電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀的特點對歷史會計數據的比較與分析，可以看出本單位、本部門甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，從而為企業或部門決策者提供可靠的決策依據。