淺談高校考試歸檔文件材料的整理

摘 要：只有科學編排歸檔范圍與保管期限，準確掌握整理原則、要求與方法，才能做好高校考試歸檔文件材料的整理工作。

關鍵詞：高校考試 整理 歸檔范圍 原則 要求 方法

考試，是高校教學過程中的重要環節之一，是檢驗教學效果，為教學提供反饋信息的主要途徑，是評定學生學習、評價與檢查教學質量的手段。考試管理中形成的大量文件材料，是教學實踐活動的真實紀錄，具有保存和利用價值。

歸檔文件材料整理就是將擬歸檔的零散文件材料按其內容或形式的聯系進行整理使之有序化的過程。考試歸檔文件材料的整理，是教學管理工作的需要，也是完善教學檔案管理，適應高校檔案事業發展的需要。本人多年從事高校考試管理及兼職檔案管理，就實際工作談點體會。

一、科學編制文件材料的歸檔范圍與保管期限表

高校考試種類繁多，內容復雜，形式多樣。為了完整、齊全地收集檔案，規范、科學地整理歸檔文件材料，有序、有效地管理檔案，必須科學地編制歸檔范圍與保管期限表。

1. 考試管理規章制度文件材料

1.1課程考核規范：考場規則、監考人員制度、巡視員制度、課程考核管理辦法、課程考核考務工作規范、學生考試違紀舞弊處理有關規定、試題（卷）庫建設工作的若干意見、考教分離實施辦法、補考管理辦法等；

1.2等級考試規定：普通話水平測試工作規范、大學英語及計算機應用能力考試管理條例等；

2. 期末考試管理文件材料

2.1考試工作通知、考試安排表；

2.2命題上報審批；

2.3領導巡考安排表及登記表；

2.4學生質量信息員監督登記表；

2.5試卷母卷冊；

2.6試卷答卷冊（制訂整理要求，基層歸檔）；

3. 補考管理材料

3.1 正常補（緩）考：補（緩）考人數統計表、補（緩）考安排表等；

3.1.1試卷母卷冊；

3.1.2試卷答卷冊；

3.2畢業前補考：畢業前補考人數統計表、畢業前補考安排表、閱卷統計表等；

3.2.1試卷答卷冊；

3.3 返校補考：補考申請審批表、考試時間安排表等；

3.3.1試卷答卷冊；

4. 全國大學英語等級考試管理材料

4.1 報考通知、組考方案、考試總結等；

4.2 考試成績冊；

4.3證書領取登記冊；

5. 全國專業英語水平考試

5.1 報考通知、組考方案、考試總結等；

5.2 考試成績冊；

5.3 證書領取登記冊；

6. 全國計算機等級考試管理材料

6.1招考公告、組考方案、考試總結等；

6.2考試成績冊；

6.3證書領取登記等

7. 全省計算機應用能力考試管理材料

7.1報名通知、組考方案、考試總結等；

7.2考試成績冊；

7.3證書領取登記冊；

8. 普通話水平培訓測試

8.1報考通知、測前培訓安排表、測試工作人員安排表等；

8.2測試評分表；

8.3測試成績登記表；

8.4測試成績認定表；

8.5證書領取登記冊；

9. 其它考試

9.1 各校“專升本”招生考試：如考試安排、試卷答卷冊（本校招考）；

9.2 美術招生專業考試：如考場安排、監考安排等；

10. 學生考試違紀材料

10.1違紀原始證據（含作弊試卷）；

10.2違紀情況登記表、檢討書、處理通報等；

11. 聲像材料

11.1測試中的錄音文檔；

11.2考前培訓會的錄音、錄像帶；

12. 電子文件材料

12.1試題（卷）庫的電子文檔；

12.2考試上報數據盤；

12.3考試管理系統盤；

12.4現代化辦公設備的安裝盤；

13. 實物：榮譽證、工作牌、聘書、標語、橫幅、印章等

制定保管期限表主要依據國家檔案局制發的《機關檔案保管期限的規定》并結合考試歸檔文件材料的實際情況劃分為永久、長期、短期，并準確把握具體原則。管理人員在檔案移交、收集、整理歸檔文件材料時，逐條對照歸檔范圍，確保文件材料的齊全完整與規范。

二、明確制定不歸檔文件材料處理辦法

制定不歸檔文件處理辦法，能減少歸檔文件的數量，減輕檔案管理的負擔，有利于檔案的利用，節省檔案工作經費，還有利于保密工作。考試管理工作中形成了許多重份的文件、普發性文件、不重要的過程性文件材料、考試的空白余卷等等，這些都不需整理歸檔。在處理時要嚴格執行不歸檔文件材料的處理辦法，符合保密工作等方面的要求，不能隨意處置。

三、熟練掌握歸檔文件材料整理原則、要求與方法

1. 整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。

2. 質量要求：歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。所用的書寫材料、紙張、裝訂材料等都應符合檔案保護的要求。

3. 歸檔要求：高校教學檔案的形成有其特殊的周期性與階段性。工作計劃一般都是按學期或學年來制定，因而考試歸檔文件材料應安排在其形成學期的下一學期開學期間進行整理。一般文件材料歸檔一份，少數常規文件材料可以保存2到3份，便于今后工作中查考利用。

4. 整理方法：歸檔文件材料，一般按裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒的順序進行整理。具體實施時，要準確把握各環節的原則性和靈活性。

高校檔案實行部門預立卷制。檔案工作網絡較為健全，各部門兼職檔案管理人員大多是各項業務工作的骨干，熟悉歸檔文件材料的來龍去脈，有利于“文檔一體化”的管理模式，便于分散管理。考試歸檔文件材料的整理一般采取隨辦隨歸或分段管理的操作方式。

4.1 文書文件材料的整理。裝訂時可分別按件裝訂，能加快文件歸檔；歸類在收發登記時就進行，歸類要注意圍繞某一問題形成的一套文件材料是一個不可分割的有機整體，要維護其完整性；排列時，可將事由范圍縮小，直接按一事一件的原則排列；編號一次性到位；編目時可由計算機自動生成，年終集中打印；歸檔文件整理完畢后即可裝盒，正確填寫盒面和脊背，但為了移交檔案部門后進行統一調整，應該用鉛筆填寫。

4.2 聲像材料的整理。不需要裝訂，直接分類、編號、編目、排列，應該強調的是照片、錄音帶、錄像帶應分開整理，不能混合排列與編號。

4.3 電子文件材料整理。分類、編號、編目、移交都有特殊的規定，要嚴格執行《電子文件歸檔與管理規范》，在較長時期內，還要實行電子、紙質文件歸檔“雙軌制”。

4.4 實物的整理：實物具有形體直觀形狀多樣，必須進行科學的整理，可以將實物拍成照片，裝訂成冊，以便集中利用。

從事考試管理工作的兼職檔案員，平日工作任務繁重，在歸檔文件整理的工作方式方法上要動腦子、想方法，進一步節省人力。要精減一些不必要的歸檔范圍，要充分發揮計算機輔助整理的功能，采取隨辦隨歸，實行文檔一體化等等，總之，最根本的就是要提高歸檔整理人員的綜合素質，使其能勝任歸檔文件整理工作，更好地開發利用檔案信息資源，為領導決策、工作大局提供服務。

參考文獻：

［1］梁正銀.歸檔文件整理指南［M］.武漢：湖北人民出版社，2003.