利用Ｅｘｃｅｌ進行醫院固定資產核算

初始化工作

（1）固定資產的編碼設置：在建立表格之前，應對所有固定資產進行編號，可以方便查詢和日常管理。編碼應當注意：①盡量簡單。可以直接用流水號作為編碼。②唯一性。每件資產都應有唯一的專用編碼，保證不重碼，只有采用唯一編碼才能分別跟蹤每件資產。減少的固定資產使用過的編碼也不得重復使用，以方便檔案信息管理。③編碼盡量統一采用數字，不要混入字母、漢字和特殊字符，以便在利用計算機輸入數據時，不必在文字與數字鍵盤之間切換，提高速度。

（2）核算表格設置及操作：固定資產核算的主要業務包括：增加、減少、折舊等。日常核算、管理需要建立一套明細賬（卡片），增加、減少、折舊都在一個Excel工作簿上進行。

利用Excel處理，可以根據需要分別設立“固定資產明細”、“固定資產減少”“固定資產卡片”及“報表”四個主要表格。其中，“固定資產明細”相當于固定資產明細賬，用于記錄需要計提折舊和已提足折舊的在用固定資產。“固定資產減少”用于記錄報廢、對外捐贈、無償調出等減少資產的檔案記錄。“固定資產卡片”相當于每件資產的卡片，便于查詢明細和打印簽貼。“報表”用于分類匯總、分配資產折舊費用，匯總資產的原值、累計折舊等數據，制作固定資產匯總報表。

第一，“固定資產明細”表：①表格設置： 依次建立以下字段：行次（A列）、編號（B列）、入賬日期（C列）、入賬憑證號（D列）、資產名稱（E列）、規格型號（F列）、類別（G列）、用途（H列）、原值（I列）、殘值率（J列）、預計使用年限（K列）、已提折舊月份（L列）、每月折舊（M列）、本月折舊（N列）、累計折舊（O列）、凈值（P列）、使用部門（Q列）、存放地點（R列）、折舊科目（S列）、備注（T列）。也可以根據醫院管理需要，增加或減少字段，表中首列為“行次”作用是，由于經常需要進行排序等操作，打亂原始數據排列順序，按“行次”排序就可以恢復原始順序。

②相關計算公式:每月折舊:Excel提供了直線法、雙倍遞減余額法、年數總和法等各種折舊方法的函數，在這里不必使用專門的函數。以最常用的直線法為例：

每月折舊＝原值×（1－殘值率）÷預計使用年限÷12

在表中反映在M列，公式為：=I2*(1-J2)/K2/12

已提折舊月份:判斷一項資產是否已經提足折舊，本月是否應當計提，可以通過比較已提折舊月份是否小于預計使用月數，來判斷是否應當繼續提取折舊。從計算方法上看，采用的是：

已提折舊月份=［YEAR（折舊日期）－YEAR（入賬日期）］×12+MONTH（折舊日期）－MONTH（入賬日期）－1

其含義是：把折舊日與入賬日的年份差乘以12，加上對月日期的月份差，再根據實際月份調整，計算結果為連同折舊計算月份在內的月份差，所以還應扣除1個月，才是已計提月數。

例如，某項固定資產入賬日期2004年8月10日，計提折舊日期2007年2月28日，則：

已提折舊月份＝［YEAR（2007年2月28日）－YEAR （2004年8月10日）］×12+［MONTH（2007年2月28日）－MONTH （2004年8月10日）］－1=（2007－2004）×12+（2－8）－1＝29

如果是當月購入的固定資產，則已提折舊月份計算結果為－1。可以據此來判斷是否為當月增加的資產。

例中，已提折舊月份在L列，公式為：

=(YEAR(報表!＄B＄1)-YEAR(固定資產明細!C2))*12+MONTH(報表!＄B＄1)-MONTH(固定資產明細!C2)-1

本月折舊:按照“當月增加當月不提，當月減少當月照提”的規則，根據已提折舊月份判斷是否應計提折舊。

條件1：當月增加的固定資產不應提折舊。按上述計算已提折舊月份的公式，當月增加的固定資產已提折舊月份為－1，只有它≥0之后才計提折舊。

條件2：已提折舊月份小于預計使用年限×12，即未提足折舊，才繼續提取折舊。

則公式為：＝IF(AND(已提折舊月份>=0，已提折舊月份<預計使用年限×12)，每月折舊，0)

其含義：如果滿足上述兩條件，則本月折舊＝每月折舊，否則本月折舊＝0。

例中，本月折舊在N列，公式為：=IF(AND($L2>=0，$L2<$K2*12)，$M2，0)

累計折舊:則累計折舊公式應該為：＝（已提折舊月份+1）×月折舊

計提折舊，總有一些四舍五入的差異，考慮到計算誤差、錯誤等問題，實際累計折舊數據與以上計算結果會有差異。因此，應當在計提完本月折舊后，復制本月折舊列的數據，利用‘選擇性粘貼-數值-加“命令，將本月折舊額累計到累計折舊上。

例中，累計折舊在O列，沒有公式。

凈值:計算公式：＝固定資產原值－累計折舊

例中，凈值為P列，公式為：=I2-O2

③原始數據錄入:建立數據表后，就可以把賬簿數據錄入表中。其中，月折舊、本月折舊、凈值等字段可以計算得到，不必錄入。需要注意的是，累計折舊是歷史數據，必須按賬簿數據錄入。如果發現以前計提折舊有錯誤，最好在錄入前編制憑證調整準確。每列只要在第一條記錄輸入公式，利用單元格右下角的智能柄下拉復制，就可以編制好所有公式。折舊日期應當統一引用“報表”中的折舊日期，即B1單元格，以方便維護。

第二，“固定資產減少”表:需要新建一個“固定資產減少”表，專門用來存放減少的固定資產記錄，如出售、報廢、對外捐贈、無償調出等。

實際操作中，只要從“固定資產明細表”中剪切減少的固定資產，使用“編輯-選擇性粘貼-數值”，復制到“固定資產減少表”中，刪除每月折舊、本月折舊等，加上減少日期、減少憑證號、減少原因等字段即可，這樣減少不少的工作量。

第三，報表：在醫院日常財務管理中，往往需要一份或幾份綜合報表，提供當月固定資產原值、折舊的總額，并作明細分類。包括：①類別匯總：房屋建筑物、醫療設備、電子設備、交通運輸設備等。②按折舊費支出科目匯總：醫療支出、藥品支出、管理費用、其他業務支出等。③按使用科室匯總：可以在成本核算中將折舊核算具體到使用科室。

匯總處理的方法可以利用SUMIF函數匯總。

第四，固定資產卡片：卡片可以按要求做成固定格式，并且加上一些修飾，利用VLOOKUP函數來實現查找和引用。

日常操作

①每月月底，打開核算表格，在“固定資產明細表”中進行新增和減少資產的操作。并復制相應的計算公式。②在“報表”表中，更改折舊日期。折舊費等計算項目均自動計算，但應利用“編輯－復制”、“編輯－選擇性粘貼－數值－加”把當月折舊疊加到累計折舊列。操作完成務必保存，并打印報表。③每月把上月的文件復制一個，更改名稱。采用文件名為內容＋年月的方式比較容易識別，如“**醫院固定資產管理200702”。固定資產核算文件應設置打開權限密碼，以免其他人未經同意修改內容。

除了上述問題，還有許多操作細節問題沒有在此探討，但基本上可以完成醫院固定資產核算的大部分工作，在具體實踐中可以根據核算的需要增加相關的統計和計算表，以提高工作效率。