ＣＯＴＡ^＠，整理信息的最佳“抽屜”

專欄/Michael 的 E-mail 秘籍

Michael Song

MichaelSong 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司創(chuàng)始人和首席執(zhí)行官。CKS 是一家電郵技巧培訓(xùn)公司 ， 向顧客提供關(guān)于電郵效率和電郵禮儀的培訓(xùn)講座 ，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好你的電子郵件 ， 在你被它控制以前》一書已于今年 2 月由電子工業(yè)出版社出版。

在我們調(diào)查過的 2000 多名職業(yè)人士中 ，有 78% 的人都承認(rèn) : 尋找電郵和文件又費(fèi)時(shí)、又費(fèi)心。

我們通常習(xí)慣把電郵放在收件箱、存儲(chǔ)文件夾里 ， 把文件扔在“我的文檔”中 ， 把鏈接放在“我的收藏夾”里 ， 幾個(gè)系統(tǒng)各行其是 ， 誰也沒時(shí)間做歸檔整理這件事 ， 以至于扔到里面的東西好像蒸發(fā)了一樣 ! 很顯然 ， 你花在尋找文件上的時(shí)間和精力至少有一半是可以節(jié)省下來的。

多數(shù)職業(yè)人士關(guān)心的都是他們存了“什么”東西 ， 而不是“怎樣”存東西。結(jié)果積壓了一大堆難題 ， 使電郵和文檔越來越難找要是早點(diǎn)兒花時(shí)間設(shè)計(jì)出一個(gè)好點(diǎn)兒的系統(tǒng)就好了。現(xiàn)在 ，你有了這個(gè)系統(tǒng)——COTA@。

那么什么是 COTA@呢 ?

我?guī)椭^很多人組織他們的電郵和文檔 ，好讓他們快速地存檔并找到自己需要的內(nèi)容。這些人來自規(guī)模不同的公司 ， 從事五花八門的工作。然而通過觀察他們的存檔習(xí)慣 ， 我發(fā)現(xiàn) ， 只要設(shè)置下面四個(gè)一級文件夾 ， 就能夠涵蓋你所有的工作信息。

COTA 文件夾 包含的信息內(nèi)容

1. Clients 客戶你的團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部或外部客戶

2. Output 成果你的團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品和服務(wù)

3. Teams團(tuán)隊(duì)你的團(tuán)隊(duì)

4. Admin管理你的非核心工作任務(wù)

團(tuán)隊(duì) :回憶一下過去 10 年你所做的工作吧 ，有沒有工作不屬于團(tuán)隊(duì)呢 ? 在商業(yè)世界里 ， 團(tuán)隊(duì)是一個(gè)永恒的組織形式 ， 所以這是一個(gè)有用的文件夾 ， 可以儲(chǔ)存所有和團(tuán)隊(duì)相關(guān)的信息。

成果 :一個(gè)工作團(tuán)隊(duì)一定要產(chǎn)出一些有價(jià)值的東西 ， 否則這個(gè)團(tuán)隊(duì)很快就會(huì)被解散。所以說 ，“成果”也是一個(gè)有用的文件夾。

客戶 :如果你做的每項(xiàng)工作都可以歸結(jié)為“某個(gè)團(tuán)隊(duì)提供某項(xiàng)成果”， 那么是不是總有一群人在接受你們團(tuán)隊(duì)的成果呢 ? 生產(chǎn)出沒人需要的東西毫無意義。所以說“客戶”也永恒存在。

管理 :管理工作永遠(yuǎn)難以逃避 !

因?yàn)殡娔X默認(rèn)的是字母排序 ， 所以我在文件夾的名字前加上數(shù)字 ， 這樣電腦會(huì)按我設(shè)定的數(shù)字自動(dòng)排序 ， 文件夾的順序就更合理了。把“客戶”排到第一位 ， 是因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)按重要性排更好。把“管理”放在第四位 ， 是因?yàn)樗m然也很重要 ，但不是最緊急的。

如果一個(gè)文件可以并入兩個(gè)文件夾 ， 那么該怎么辦呢 ? 比如我為研發(fā)部特別設(shè)計(jì)的一個(gè)效率提升項(xiàng)目 ， 那么它是應(yīng)該被收進(jìn)“成果”文件夾下面的“效率提升項(xiàng)目”， 還是應(yīng)該被收進(jìn)“客戶”下面的“研發(fā)部”呢 ?

我們可以為這種情況設(shè)定一個(gè)統(tǒng)一原則 ，即出現(xiàn)這種情況時(shí) ， 只要用 COTA 文件夾的順序來決定文件歸屬就行了。所以 ， 一個(gè)文件如果既可以進(jìn)入“客戶”， 又可以進(jìn)入“成果”， 那就把它放進(jìn)“客戶”， 因?yàn)椤翱蛻簟痹?COTA 里的順序靠前。

利用這種方法 ， 我們就可以把我們的郵件 ，甚至文件和網(wǎng)絡(luò)鏈接用同一方法歸檔 ， 收納到一個(gè)個(gè)精心設(shè)計(jì)的抽屜里去。當(dāng)然 ， 接下來 ， 我們還要不停地完善這些抽屜 ， 我們下期見 !