拯救被“打斷”的時間

Michael Song

Michael Song 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司創始人和首席執行官。CKS 是一家電郵技巧培訓公司，向顧客提供關于電郵效率和電郵禮儀的培訓講座 ，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好

你的電子郵件，在你被它控制以前》一書已于今年 2 月由電子工業出版社出版。

辦公室里充滿了“打斷”， 尤其在郵箱提示音功能被發明之后 ，“打斷”來得更猛烈了。在接下來的半年里，如何保證自己的工作不被“打斷”可是個大問題 !

根據英國郵件專家托馬斯·杰克遜的研究成果 ，“嘣”——僅是從這一聲郵件提示音上拉回思緒，就需要 64 秒鐘。何況當你“情不自禁”地瞟上一眼那封郵件的時候，你的大腦已經開始處理它了，即便意識到這條信息并不重要，你的大腦也需要在調整自己重新回到剛才的思路上用上點兒時間。大腦運轉和火車一樣，一旦你進入一個良好的狀態，思維就有了慣性，不需要拼命搜索或集中精力也可進行。但“打斷”有點兒像讓火車減速、提速、減速、提速，需要耗費許多時間和燃料。要拯救你被“打斷”的時間 ?下面，我提供了這 6 種方法 :

方法一 :關掉郵件提醒功能。你在看著電腦聚精會神地工作，對嗎 ? 那么任何伴隨郵件到來的聲像都會刺激到你，使你不得不解決這個郵件里爆發出來的新問題，可是這個問題，往往不如我們正在處理的事情重要。關掉郵件提醒功能，實際是在考驗你如何在“新的”和“重要的”之間做抉擇。

方法二 :降低郵件收發頻率。大多數電腦的郵件收發間隔被自動設定在 5 分鐘——每個小時打斷你 12 次 ! 把你的工作日歷提醒設置成 30 分鐘一次吧，把你的工作任務提醒設置成 2 小時一次吧 ! 這會把你被“打斷”的機會降低 83% 。

方法三 :過濾器和文件夾。在郵箱里建一個新文件夾，把那些你不會優先處理的郵件自動導入這個文件夾，包括那些行業信息、電子快報、無用的投資信息等等。如果這些信息你

一個月集中看一到兩次就足夠了，他們就應該有一個專區。

順便提醒一下，如果你使用的是 Outlook 或 Lotus Notes 系統，把鼠標放在你要處理的郵件上，點擊右鍵，選擇“創建規則”， 點選“將電子郵件轉移至文件夾”就可以完成操作。每年 ，我用這種方法阻擋了 3000 到 4000 封郵件，如果你還不懂，可以點擊 www.hamsterrevolution.com， 那里有視頻教你使用這一方法。

方法四 :找到一種“身腦并用”的方法。我的很多靈感都來自于我跑步或騎自行車的時候。沒有高科技的打擾，我的思緒可以專注于那些需要我長時間深入思考的事物，而且這樣做的附加好處在于，大量的氧氣和血液能夠刺激我的創造力。看到那些來回在辦公室里踱步或者干脆出去跑一會兒的人了嗎 ? 很多復雜問題就是在那個時候被解決的。

方法五 :找到最安靜的時間和地點。我是個SOHO， 我的家里還有太太和三個孩子，每當辦公的時候，我就把工作室的門鎖起來 ，“安靜是金”。我最喜歡在清晨工作，在每個人都起床前，在電話開始頻繁響起前。當你要去圖書館或者會客廳的時候，一定要仔細考慮一下，在那個地方那個時間，被“打斷”的機會是不是最少的。

方法六 :少發即少收。我們最近幫助一家總部設在華盛頓的大型財務機構的 3000 名員工把發郵件數量降低了 20%， 結果呢 ? 他們總共少收了 10% 的郵件，其中“恢復所有人”類型的郵件更是少收了 23%。發得越少，你被回復“打斷”的機會就越少。

我希望上面這些技巧會幫助你，如果你照做，你將不會后悔看了這篇文章。

欄目編輯：王默 wangmo@cbnet.com.cn