妙用Ｅｘｃｅｌ２００７條件格式

Excel 2007的條件格式改進了不少，具有豐富視覺化的條件格式化功能可以幫助用戶發現并描述重要的趨勢以及突出數據中的例外，更輕松地應用條件格式功能并借助顏色坡度、數據條塊判斷趨勢。

實例一用“數據條”規則標示業績數據高低

資料條會使用不同長度的色條顯示數據，數字愈大色條愈長，反之，數字愈小則色條愈短。比如有一份銷售業績工作表，這個工作表的數據比較多，如何才能迅速地知道哪一個季度、哪一個人的銷售業績比較好，我們借助數據條，可以一目了然。

對于銷售業績工作表中的數據，高于平均值的以一種顏色標示，低于平均值的又以另一種顏色標示，選取數據區域，選擇“開始”選項卡，在功能區中點擊“樣式”項目中的“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“項目選取規則”下的“高于平均值”選項，在彈出的對話框中選擇一種顏色樣式，如“淺紅色填充深紅色文本”，點擊“確定”按鈕。低于平均值的顏色標示設置方法類似。

另外還可以再加上圖標規則，讓數據內容更明顯。選取數據區域后，在“開始”選項卡下，點擊“樣式”項目中的“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“數據條”選項，當鼠標懸停在項目上時，工作表中會實時預覽套用后的外觀，選擇一種合適的外觀后點擊即可。看看，將數據資料以數據條標示后，從表可以看出第四季度為銷售旺季，吳麗麗的每個季度的銷售業績都非常高，一目了然。

實例二用“色階”規則標示DVD租借次數

色階規則會使用不同深淺或不同色系的色彩顯示數據資料，例如數字較大的用深色表示，數字較小的用淺色表示。比如在DVD租借統計工作表中，假設我們想知道哪些片子借出的次數最多，選取數據區域，在“開始”選項卡下，點擊“樣式”項目中的“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“色階”選項，當鼠標懸停在色階項目上時，可顯示該項目的說明，選擇合適的色階項目后點擊，數據以色階標示，可以看出，顯示為深色的單元格就是熱門的DVD出租影片。

其實，Excel2007的“條件格式”中還有更多的圖標規則供我們選用，如“突出顯示單元格規則”，可以從千百萬個數據中突出顯示最大或者最小的數據等。

找回并排查看

我們有時會對兩個Word文檔中的內容對比，如上年報告中的數據和今年報告中的數據對比、上次獎勵名單和這次獎勵名單的對比、上下學期成績的對比等等，在Word2003中，只需同時打開兩個需要比較的文件，然后單擊其中一個文件的“窗口／與文件名并排比較”命令，就可以使打開的兩個Word文檔左右排開。而在Word 2007中，“并排查看”功能雖然搬家了，但是依然非常實用。

同樣打開要比較的兩個文件，在任意一個文件窗口中，單擊“視圖”選項卡，在“窗口”組中再單擊“并排查看”也可對比。

如果文檔內容比較多，還可以單擊“視圖”選項卡上“窗口”組中的“同步滾動”讓兩個文檔同時滾動，方便我們的對比查看。對比查看完后，可以再單擊“視圖”選項卡上“窗口”組中的“并排查看”來關閉并排比較視圖，在進行上述操作時最好在主文檔(也就是要編輯修改的文檔)中進行。同時提醒一下，Excel 2007中也具有此功能。