保障ＤＲＰ系統數據準確性

程榮彬

對于企業來說，一套DRP（DRP，Distribution Resource Planning分銷資源計劃）系統上線只是萬里長征的第一步，上線時DRP的效用可能僅僅發揮了20－30%。如果想要系統更充分地發揮效用，還需要做很多堅持不懈、細致深入的工作，而這些工作當中，保障DRP數據的準確性又是一項非常重要的基礎性工作。

下面，我們結合某服裝鞋業企業的案例，同時結合其他企業DRP應用的情況，一起看看DRP系統當中的數據為什么不準確，數據不準確又造成了哪些影響，數據不準確的原因是什么，應當如何保障數據準確性。

某服裝鞋業企業目前在中國大陸各個省、直轄市、自治區設有30余家分公司，終端門店4000余家，銷售規模與門店規模均在國內同行業中排名前列。

該企業從2004年開始使用國內某知名軟件供應商的DRP系統，目前已經使用3年左右。由于系統本身仍在不斷完善當中，同時也由于各種原因導致的數據不準確等問題，造成目前軟件整體應用情況不是很理想：一方面表現在系統應用范圍小，目前僅有約1/3的分公司在使用DRP系統；另一方面表現在使用DRP系統的分公司對系統的滿意度不高，而已經使用系統的分公司對系統的滿意度不高，也影響了其它分公司上系統的意愿。

對系統不滿意的原因中，最突出反映的問題就是系統數據不準確。我們下面就來針對DRP系統的特點，結合該企業和同行業企業在DRP使用當中的問題，剖析原因、分析解決思路。

DRP系統中的數據問題

DRP上線前的數據主要是靜態數據（如基礎參數設置）和期初數據，這一部分屬于項目實施工作的范圍，一般如果實施方富有經驗、企業方又能夠充分重視和配合的話，這一部分的問題不會太大。

需要重視的是DRP上線后的數據準確性，這也是本文希望重點討論的內容。

DRP上線后，其數據準確性管理的難度在于三個方面：

一是數據以動態數據為主，如采購和銷售訂單、調撥出入庫等數據。這些數據每時每刻都在發生；二是數據來源于“數以十計”的分公司或者代理商、經銷商，來自以百甚至千計的門店，涉及范圍廣、人員多；三是DRP上線后的數據管理一般來說屬于實施項目范圍之外的事情，實施方不會關注，而企業方又往往重實施輕維護，把系統上線當成工作的結束，所以往往對DRP上線后保障系統數據準確性的工作重視不夠、投入不夠。

DRP系統中最核心的數據是銷售和庫存數據，這兩類數據也是企業通常最關心的。

一般來說，只要上了DRP系統，零售開單或者銷售出庫等操作都會通過系統來進行，所以銷售數據的準確性還是比較高的。我們看到的數據不準確主要是分支機構倉庫和門店倉庫的庫存數據不準確。

對于庫存數據而言，通常分支機構倉庫或門店倉庫的總數或者到商品大類（鞋/服裝/配件）的數量還是比較準確的，庫存數據的不準確，主要反映在庫存明細數據，即到款、到色、到碼的庫存數據不準確。

這種差異在不同企業、不同分支機構都不同程度的存在，有些企業、有些分支機構庫存數據的不準確，已經到了從門店到分支機構都基本不看系統庫存數據的程度，系統對于他們只是一個用來做銷售和出入庫開單的工具，而庫存相關的查詢和報表功能基本沒有發揮。

數據不準確的負面影響

數據不準確造成的影響是多方面的，我們看到企業中的多數人員，對數據不準確所造成的負面影響認識不足。那么，數據不準確造成的影響都有哪些呢？

高層決策缺乏及時有效的數據支持

DRP系統提供的銷售與庫存數據是高層決策的重要依據，這些決策包括：期貨與現貨訂貨、分支機構間暢滯銷商品調撥、銷售與促銷策略等。雖然目前銷售數據是基本準確的，但庫存數據的不準確，使高層的上述決策的有效性大大降低。

有些情況下，為了高層能夠看到準確數據，企業在DRP系統之外，又根據手工單據及部分系統單據維護手工賬，雖然通常手工賬的準確程度要比系統賬高一些，但因為工作量的增加往往造成手工賬比實際業務和系統賬時間大大延遲，所以高層看到數據的時間常常比期望的時間晚一兩個星期甚至更多，時間的延遲也造成決策的有效性受到極大影響。

財務部、商品部及門店做手工賬、工作量大

前面提到由于系統數據的不準確（或者說對于系統數據的不信任），為了管理層能夠看到準確數據，也為了分支機構和門店自身的需要，很多分支機構和門店都在不同程度地維護系統賬的同時維護一套進銷存手工賬。

一方面系統上的單據錄入、確認、審核等工作在做，一方面還要手工維護一套進銷存賬簿，這使得分支機構的財務部、商品部以及門店的賬務管理人員工作量增加了一倍左右。

工作量大的最直接影響是人員流動率高，這一點在分支機構的財務部和商品部反映比較集中。而人員的流動帶來的過高的新人比例，又影響到工作效率和效果，從而反過來影響到工作量，由此形成“工作量大－＞人員流失－＞新人多－＞效率低－＞工作量大”的負循環。

分支機構內部的門店間調撥、門店要貨等有效性低

由于系統數據不準確，而手工賬的數據又有所延遲，不論手工賬還是系統賬都難以反映分支機構進行門店間調撥或者門店向分支機構要貨的有效性，造成在還有大量庫存時卻仍然在進行貨品調入等情況，使得季末貨品滯銷、不得不降價打折損失利潤或者積壓占用大量資金。

流程與部門職能的非正常化

系統數據的不準確還造成流程和部門職能的非正常化，其中最突出的反映在分支機構的商品部和財務部。

商品部作為商品流動的管理機構，負責監控和保障商品流動的合理性、有效性，其中一項重要工作就是對門店的要貨進行審核。但我們在有的分支機構看到，由于掌握不到準確的庫存數據，商品部難以對門店要貨是否合理進行判斷，同時限于前述的部門工作量大等問題，造成商品部不對要貨進行審核，由門店直接向分支機構倉庫要貨，倉庫以庫存是否滿足為依據直接發貨，從而使商品部的商品管理職能大大削弱，也為門店貨品滯銷、積壓等埋下引子。

同時，財務部的一項重要工作是盤盈虧審核和原因分析追查，但是由于花費大量時間維護手工賬，財務的盈虧也往往以手工賬為準，往往要到盤點之后次月較晚時間才能確定盈虧數字，再與門店進行盈虧的明細核對和原因的一一分析也因為時間較長而心有余而力不足。盈虧的無法追查也造成問題責任遲遲不能明確、問題原因無法細致分析、問題根源無法得到清除。

系統停用的風險

前面談了很多影響，其實最大的影響，在于企業由于數據不準確、從系統中得不到及時準確的數據支持，也不能通過系統理順業務部門間的流程、減輕各部門不必要的工作，而將責任歸咎于系統本身、對系統失去信任。

這種情況下，企業對系統“食之無味、棄之可惜”，勉強在有限范圍內使用，不能進一步推廣應用，甚至停用系統或者轉而使用其它系統。這不但是軟件供應商和實施方的失敗，更是企業自身的損失。

數據不準確的癥結所在

我們說的數據不準確，實際說的是系統庫存數據和實際庫存數據差異較大，這種差異集中反映在每個月的系統期末數字和實盤單數據的差異，就是系統當中根據實盤單和系統期末數生成的盤盈虧數據（假設每月期末盤點，即最后一天盤點）。

實盤數是實物盤點的結果，只要盤點準確，這個數字就是準確的。我們這里以門店數據為例，重點討論期末數字，分析哪些環節數據上可能出問題。

我們知道，期末數字＝期初＋進貨＋調入－調出－退貨－銷售（注：進貨指從分支機構倉庫發貨到門店，退貨指門店退貨到分支機構倉庫，調入和調出指門店間的調撥，銷售退貨可以看作紅字銷售，以上數字均指當期數字。）

我們看到，期末只是一個結果數字，期末和實盤數對不上，說明一定是等式右邊的某個環節上出了問題：

期末：DRP系統中的庫存數字，哪怕以前的數字怎么不準，只要上個月底的盤點數字是準確的，而我們又根據實盤數字更新了本月的期初數據，那么本月的期初數字肯定就是準確的。

我們發現在企業應用DRP的過程中，期初沒有進行調整是數據不準確的一個重要原因。因為沒有做期初調整，所以很多門店和分支機構只要以前的數據不準，以后就一直不準。關于期初沒有調整的原因，見圖1中的分析1。

盤點前沒有及時處理當月單據，或者盤點流程操作有誤，從而造成期初更新不正確，是導致數據不準確的另一個重要原因。關于期初更新不正確的原因，見圖1中的分析5.1、5.2。

出入庫及銷售：出入庫包括進貨、調入、調出、退貨，這是數據不準確的第三個重要來源。出入庫方面可能的問題包括：漏單或單據延遲、重復錄單或確認、單據與實物不一致以及在門店所用系統（零售系統）和分支機構所用系統（分銷系統）間數據傳遞過程中可能的偏差。關于出入庫，見圖1中的分析3.1、3.2、3.3、3.4。

此外，對于沒有上系統的門店來說，通過傳真、電話等和分支機構進行銷售和調撥數據的傳遞，也是可能出問題的環節，見圖1中的分析。

如何保障數據準確性

問題分析清楚了，方法也就清楚了。對應上面的問題分析，可以將保障數據準確性所需要的工作歸納為兩條：

數據處理：日清日結

保證各種銷售、出入庫單據的及時處理，不遺漏、不延遲、不重復，且單據與實物保持一致，如有差異需及時作差異處理。對于因為網絡、系統、操作等原因而可能導致的上傳下載不成功，需要有專人定期檢查，發現問題及時處理。

流程操作：有始有終

最關鍵的是盤點流程，要確保盤點前、中、后的操作完整、準確，盤點前必須將所有未處理單據及時處理完畢，盤點之后的實盤單確認、盈虧審核等必須根據系統流程要求及時準確地處理完畢。對于盤點中發現的盈虧較大的商品，從門店到分支機構都有責任核實情況、查明原因、及時準確處理。

其實不同企業可能都已經或多或少制定了不同形式的規定或者制度，但是卻缺乏有效的執行。在這個方面，解決的思路也主要有兩條：

一是通過制度，一級一級明確崗位、明確職責進行監督檢查，包括定期（每月、每周甚至每天）的監督檢查，也包括不定期的抽查。對發現的問題及時處理，對產生的人員進行提醒、批評，直至采取罰款等獎懲措施。

二是通過系統，對可能出現的問題進行控制，如我們看到有企業對日常業務進行“負出庫”控制，即在系統中禁止任何可能導致庫存數為負的銷售或調撥出庫，從而能夠第一時間發現和控制可能的庫存數量偏差和單據錯誤，從而最大可能地杜絕各種人為的誤差。

一般來說企業在DRP上線之后都會遇到數據不準的問題。關于如何保障DRP系統的數據準確性，不同的DRP系統、不同的企業可能需要不同的思路、不同的解決辦法。

所有辦法中共同的一點就是要根據系統的流程要求制定相應的操作規范，通過堅持不懈地進行人員培訓和考核，同時建立嚴格的、體系化的系統應用監督維護機制。只有這樣，才能保障DRP系統數據的準確性不斷提高，促進DRP系統功能的充分發揮。