新形勢下如何加強高校科研檔案管理工作

高校科研工作是高校中非常重要的工作，科研水平反映了高校的綜合實力，而科研檔案直接反映了高校不同歷史時期的科學研究水平，是一個高校科研實力的重要憑證。因此，科研檔案管理的規范與否直接影響到科研管理的質量、效率和水平，甚至在一定程度上影響著高校科研工作的發展。而目前高校科研檔案管理現狀不容樂觀，基于此，本文結合高校科研檔案管理工作存在的問題，就新形勢下如何加強高校科研檔案管理進行探討。

一、高校科研檔案管理工作存在的主要問題

1.檔案意識淡薄，歸檔不齊全。高校科研檔案收集的準確性與完整性的統一是保證存檔材料質量的前提，然而由于高校科研人員對檔案知識和管理法規知之甚少，普遍存在檔案意識淡薄的傾向，出于對技術成果保密原因，科研人員往往將科研活動中形成的重要記錄、原始數據與關鍵材料等過程性文件料私自留存，如有的科研課題有開題報告，缺論證意見，或者只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、技術報告、實驗記錄、成果鑒定及推廣等方面的資料。還有科研人員不了解歸檔范圍，只知紙質材料需歸檔，不知其他載體如光盤、照片、錄像帶等材料也要歸檔。也有些科研人員擔心獲獎證書、專利證書、鑒定結果等原件上交了自己用起來不方便，所以自留原件，只交復印件，導致科研檔案材料復印件過多。諸如此類現象勢必影響科研檔案的完整性、系統性和利用價值。

2.制度不到位，職責不明確。目前，大多數高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規章制度和對課題組進行檢查的約束機制，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，管理部門的人員只能是要求課題負責人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上作一些說明、解釋而不能強求，監管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時常處于半失控狀態之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴重脫節，“四同步”管理原則無法從根本上得到貫徹落實。

3.科研檔案的過程管理未受重視。高校科研管理部門是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來源性文件和成果性文件的匯集點，在科研檔案建設中本應發揮主導作用。但是在高校科研管理工作評估中往往把科研課題級別、經費、成果鑒定或獲獎成果、成果轉化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標志和考核高校科研管理工作的重要指標，因此這些立項、經費及成果管理等受到高校科研管理部門的高度重視，成為高校科研管理工作的重點和核心，而科研檔案的過程管理往往由于其長期性、事務性、瑣碎性的特點而不受重視，從而造成科研管理過程中科研檔案建設力度不夠。

二、加強高校科研檔案管理工作的對策

1.加強宣傳，提高各級人員檔案意識。要使科研檔案工作順利開展，必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責。

2.加強學習，提高科研檔案管理人員綜合素質。提高科研檔案管理人員整體素質是做好科研檔案管理工作的前提。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態度，高度的責任感，還要能不厭其煩、主動加強與課題負責人的聯系，認真檢查、指導和督促課題負責人收集、整理各類科研材料并及時歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質、科研管理素質和豐富的檔案管理知識。為此，檔案管理部門應注重加強科研檔案管理人員的檔案法規學習，并定期組織其參加業務知識和計算機網絡化培訓，幫助科研檔案管理人員及時掌握新形勢下科研檔案管理規范程序。

3.強化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規范化的關鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應明確職責，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應新形勢下的科研檔案管理制度，對科研檔案的歸檔時間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規定等要做出明確規定。在制度中真正落實“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍；同時做到“四同步”，即下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結題的項目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結題鑒定會，評優的項目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評優。此外，還要制定科研檔案保密及知識產權保護的相關規定，強調須嚴格遵守保密法規，在利用時限定使用范圍，對于一些有產權的，要保護其產權不受侵犯，還要保證他們隨時都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時，在制度中還要制定一些制約措施，如把個人科研檔案的歸檔情況與年終工作實績考核掛鉤。

4.充實力量，設立專門科研檔案室和配備專（兼）職檔案員。隨著高校科研事業的發展，科研檔案越來越多，為了加強科研檔案建設的過程管理，充分發揮高校科研管理部門在科研檔案建設中的主導作用，可在高校科研管理部門設立專門的科研檔案室，配備專（兼）職檔案員。科研工作具有其特定的規律，科研管理與科研檔案管理工作也必須與之相適應，從研究課題立項到總結、驗收，然后申報成果和獎勵，最后進行成果推廣應用，整個過程周期較長，且每個階段在時間上并非連貫的過程，所以為適應科研管理部門對科研檔案邊管理邊使用的特點，每一階段完成后形成的檔案文件應由科研部門的檔案室保存，待課題全部工作結束后再移交至學校檔案管理部門，既可保證檔案材料的及時歸檔，不至于因過早移交到檔案管理部門而影響科研管理部門的后續管理工作。科研管理部門設立專門的檔案室和配備專（兼）職檔案員是實現科研管理部門與檔案管理部門業務銜接的有效途徑。

5.強化服務，加強科研檔案信息化建設。全國檔案事業發展“十一五”規劃明確指出“積極開展多種形式的檔案開發利用工作，采用先進技術和手段加強檔案信息資源的開發和利用，最大限度地滿足各方面對檔案利用的需要。”目前多數高校科研檔案管理雖然已開始使用檔案網絡系統，但使用范圍仍局限于案卷級和文件級目錄著入，科研檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高，這樣勢必影響了科研檔案的利用效率。因此，必須加強科研檔案管理信息化建設，實現科研工作的網絡化管理，把科研檔案中重要科技成果資料全部數字化，要充分利用和發揮檔案網站的作用，在網站上通過權限直接可調閱相關科研資料，使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口，形成一個動態的科研數據中心和科研管理溝通平臺，全面、實時、準確地提供學校相關科研信息，服務于高校科研工作人員，輔助領導進行科研管理決策，為科研管理人員開展工作提供極大的便利。

（作者單位：東華理工大學）