淺論高校系級檔案建設與高校評估關系

隨著“高等學校教學質量與教學改革工程”的深入實施，五年一輪的高校人才培養工作水平評估成了我國各高校、教育行政主管部門以及高教理論界都十分關注的熱點問題之一，因為評估的結果直接影響一所高校的聲譽和地位，關系學校的命運和前途。大家從中也充分認識到，收集齊全完整、整理科學規范的高校檔案是開展評估工作的重要基礎，是評估專家系統準確了解學校各項工作進而作出科學評價的必不可少的依據。

評估專家組對高校進行評估的一般辦法是，除安排一些現場聽課、座談會、匯報會等現場考察外，主要是查閱學校提供的各項主要信息(側重對原始材料的審閱)。而這個“原始材料就是指學校的檔案，是學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它們能夠真實地反映學校不同時期的教學工作和管理工作的水平。因此評估是以學校檔案為依據，檢查學校各項工作的管理水平，教學檔案是學校辦學水平和辦學實力的重要原始記錄和佐證材料。”

高校的檔案是它在從事教學、科研、管理和其他各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、照片等不同載體的歷史記錄，它隨著學校的建立而產生，隨著學校的發展而積累，它是學校生命的年輪，是學校發展建設的見證，高校檔案不僅反映了高校的歷史面貌，同時也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。因此，高校檔案的建設對于高校評估能否順利開展顯得至關重要，其作用是越來越大。

教學檔案產生于教學評估活動中，全面系統地記錄了學校教學活動的全過程，這些檔案是教學活動的原始記錄，理所當然地可以用來作為教學活動的佐證，水平評估中每個項目、指標、觀測點的內容都是學校檔案的具體體現，最終都要以學校各級檔案提供的原始材料為依據。

在此，尤其要提及的是系級教學檔案，所謂系級教學檔案，是指在系一級教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的東西，是對系級教學工作的內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是進行教學管理和教學研究活動不可缺少的依據，是改進教學工作，促進教學交流，提高教學質量的信息資源，也是系級檔案工作的核心。它包括教學管理類檔案、教師業務檔案、學生管理類檔案、實驗室建設類檔案、教學輔助材料檔案等。

一、系級教學檔案的特點

1 分散性和特殊性

就系級教學檔案的來源而言，政府教育主管部門，本校教學主管部門，本系各教研室、實驗室、公共課教學部門以及師生個人都是它的信息源，它集結了富有成就的教學人員、教學管理人員和學生的個體勞動成果。如富有特色的教學計劃、教學工作經驗總結、高質量的教材、高水平的論文、學生的優秀畢業論文(設計)、各項出色的活動記載等，都是教學檔案的重要組成部分。

2 內部性和原始性

就系級教學檔案的形成而言，系級教學檔案材料大多是系內教學實踐活動和教學管理中自然形成的歷史記錄，并為其直接管理和使用，一般不經過文書處理部門的收發登記，除讓級下達的文件以外，其他材料多數不帶文號。

3 專業性和多學科性

就系級教學檔案而言，由于系級專業設置，學科劃分比較細致、各專業在培養目標、教學要求、課程設置、教學內容、學時分配、教學方法等方面有所不同，因而這些教學檔案材料表現出很強的專業性和多學科性。

4 開放性和透明性

就系級教學檔案系統而言，通過輸入信息(收集、整理和輸出信息、開發利用)的不斷交換、反饋，使教學檔案組成一個開放的系統。教學檔案與其他檔案不同，往往是大家都知道并且是教師、學生自己整理形成的。如教師考核表、畢業生登記表等，還有一部分是必須向學生公開的，如學習成績、評估登記、紀律處分等，除試題庫外，其余絕大部分都是公開透明的。

5 周期性和成(套)性

就和系級教學檔案的運行而言，教學檔案有其獨特的周期性特點，它不是以自然年度為周期，而是以學期或學年，甚至更長的時間為周期，如學期或學年度工作計劃、總結、招生計劃，某一課程的授課計劃、學生成績統一報表等。學生從一入學到畢業分配，一般要經過四年，在此期間，要接受基礎課、專業基礎課，專業課，教學實踐、教育實習、畢業設計及論文答辯等一整套完整而系統的培養程序，這一過程反映了教育者和受教育者在這一教學活動周期中的全貌，因而同一周期的教學工作形成了一整套材料，是一個有機的整體。

6 多樣性和復雜性

就系級教學檔案的形式而言，教學檔案的內容豐富，載體形式多樣化，除了紙質的材料、教學計劃、大綱、教材，各類登記表冊外，還有照片、錄音、錄像、幻燈片、計算機軟件等記錄材料。

二、系級教學檔案管理遵循的原則

1 教學性原則

其教學檔案主要記載教學計劃、教學大綱、教學日歷及其執行情況，能夠反映出教學過程、教學質量、實踐性教學環節以及命題、考試等各個環節的整體面貌，真正體現出教學檔案的教學性特點。

2 成套性原則

是指教學檔案要完整，要齊全成套，不能殘缺不全，要保證其收集整理和文件、資料的穩定性和連續性，再通過整體編排，形成一個有機的整體。

3 客觀性原則

是指教學檔案必須做到客觀、準確，必須與它所記述的教學活動情況相符合，相一致，這樣，才能夠使教學檔案成為教學活動的計劃，過程和結果的真實記錄，為開展教學研究、評估和決策提供客觀依據。

4 現實性原則

就是要實現教學檔案的有效利用，因為這些數據將為今后的教學活動、教學管理及教學研究工作的完善提供有益的參考。

在探究高校教育評估指標時，我們不難發現，評估指標以提高教育教學質量為指導思想，以教育教學過程中形成的檔案材料為觀測點，這就給檔案材料賦予了新的價值。在教學評估準備中，我們時常感到：支撐評估指標觀測點的材料難以收集，而收集的材料又不能有效地反映教育教學過程，反映教育教學質量的材料極度缺乏。究其原因主要是在日常教育教學工作中對教學檔案的作用，教學檔案和教學工作檔案之間關系認識不到位，是我們在日常工作中對教學檔案材料少于積累，少于整理所致，筆者作為教學管理者和工作實踐者，試對此作探析。

三、高校系級工作檔案的建立存在的問題

一方面，在教學工作檔案建立中不能明確收集對象。其原因是將教學工作檔案與文書檔案混為一談，其實教學工作檔案與文書檔案有明顯不同的特點。教學工作檔案主要集中在教學管理業務部門，學校教師需要解決教學方面的某些問題或領導作決策時，可提供利用。教學工作檔案通常是一些無編號的教學文件材料，如學校梯隊建設，試卷分析、專業評估、課程評估、教學業務、師資隊伍等資料。從形成時間上看，教學工作檔案多為學年度材料。文書檔案往往是有編號的、規范性的文字材料。可見，教學工作檔案包含了文書檔案。在教學檔案建設中，必須將教學工作檔案與文書檔案區分開來，分清兩者之間的內在聯系，才能在教學工作檔案建立中把握好材料收集的對象。實踐證明，無論是從管理上還是從利用效果上看，必須認真區分教學工作檔案與文書檔案，建立起合理的類別才能提高教學工作檔案的使用價值。

另一方面，對教學工作檔案認識不全面。教學工作檔案包括三個層次的材料：一是對學校及主管部門下行的文件資料；二是部門對下行文件所作的相關配套管理規定，實施細則；三是部門向上級主管部門上行所形成的相關材料。但在實踐中，由于對教學工作檔案認識不全面，導致在檔案建立中常出現三種傾向：文件檔案多，教育教學科研資料少；紙質資料多，電子聲像資料少；宏觀資料多，微觀資料少。因此，加強對各個層面材料的收集、整理，才能形成完整的教學工作檔案。這三個層面是相互聯系，相互制約，其同發展的，只有加強對這三個層面的建設，才有利于檔案建設的整體完善。

在實踐中，筆者體會到：教學工作檔案的建立能起到回顧工作、督辦工作、彌補問題的作用：一是在教學工作檔案的歸類、整理中，可及時發現未結束的工作予以及時完成；另一方面，在材料整理中，可對處理事項重新審視、判斷，特別是對政策性較強的文件處理進行再思考，若有偏差，可及時予以糾正，因此，在整理過程中能全面了解工作，熟悉工作，把握工作。從而使工作胸有全局，并根據規律預測工作發展，樹立起超前的工作意識。

加強教學工作檔案建立不僅具有管理價值，而且，在當前本科教學水平評估中具有重要現實意義，因而抓緊進行教學工作檔案建立是管理的需要，是提高教學水平的需要。