基于校院兩級管理下高校教學秘書工作探析

隨著高校教育管理體制改革的不斷深入，學校簡政放權，管理重心下移，逐步擴大了分院教學管理的自主權，已形成了校、院的二級管理體制。在這種新的體制下，校、院的二級管理工作面臨著一系列新的問題和挑戰，尤其是教學秘書工作，由原來的系教學秘書變成院教學秘書，教學秘書的管理范圍擴大了，教學秘書承擔的教學管理工作增多了，教學秘書要面臨著更多的系部、更多的專業、更多的學生，教學秘書責任重，壓力也大，這對教學秘書來說是一個嚴峻的考驗。此外，教學秘書的稱職與否又反過來關系到分院教學工作的順利開展，關系到學校教學改革的順利進行。為此，現階段如何做好教學秘書工作是學校管理體制改革中應該認真思考的問題，值得進行探討研究。

現階段高校教學秘書工作存在問題分析

1.重視程度不夠

傳統觀念認為，教學秘書工作只是一種簡單重復的機械勞動，排課調課、數據統計、材料上報、會議記錄、溝通信息、整理保管教學檔案等是其主要工作內容。只要不呆不傻，手腳勤快，什么人都可以干得好，教學秘書工作只能起到“傳聲筒、保管員”的作用。由于思想觀念陳舊，人們對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價，教學秘書在基層管理中所能發揮的作用得不到重視，導致教學秘書的精神壓力大，思想負擔重。同時，教學秘書在職稱、職務、評獎、學習、培訓等方面都比同學歷但崗位不同的人機會少，這樣嚴重挫傷了教學秘書工作的積極性，造成人心浮動、隊伍不穩，導致一些學歷高、能力強的教學秘書轉為教師或調離本崗位。

2.缺乏專業培訓

盡管一些高校為了提高學校管理隊伍的整體素質，聘用了一批較高學歷的教學秘書，但教學秘書的專業性、知識性仍未得到足夠重視，絕大多數學校未對教學秘書進行培訓。由于他們長期以來得不到現代高教管理方面的系列培訓，沒有經過專門、系統的學習和培訓，不熟悉現代教育管理思想和管理理念，導致理論知識和技能嚴重缺乏。在信息瞬息萬變的新形勢下，教學秘書隊伍對教學工作仍以經驗型管理為主，根本談不上教學管理的科學化、規范化、專業化，已適應不了教育發展的需要。

3.管理水平偏低

現階段在很多高校，教學秘書工作量大，事情瑣碎、繁雜、業務繁重，輔助性大，服務性強，無償勞動多，承擔的責任大。為了避免出現教學事故，他們往往疲于應付各項工作，一個院系即使有上百名教師和上千名學生，也僅僅只有一、二名教學秘書，使大部分教學秘書沒有充足的時間進行理論學習和教學研究，更多的只是充當“救火隊員”，導致個人管理水平難以得到提高。此外，隨著學校規模的不斷擴大和升級，出現了許多新情況、新問題，學校有關部門缺乏針對教學秘書管理和考核的相關制度，沒有對教學秘書工作范圍出臺相關的配套管理細則，實際工作中造成教學秘書無所適從。

校院兩級管理下教學秘書工作新要求

1.愛崗敬業、勇于奉獻

教學秘書的工作主要是服務性工作，很多是瑣碎的，不僅任務繁重，而且頭緒多，牽涉到高校各個部門，有時任務急，還得同時完成幾項任務，不得不加班加點，甚至連節假日也不能休息。因此，教學秘書需要有高尚的奉獻和自我犧牲精神，如果沒有一種服務意識和樂于吃苦、甘于奉獻的精神，是絕對做不好秘書工作的。所以要正確對待自己的人生觀和價值觀。秘書人員的價值就是通過自己任勞任怨地做好服務工作，在默默無聞的平凡事業中體現出來的，只要熱愛它，同樣可以作出顯著成績。要著眼全局，特別是一些重大問題、重大事項，都要集中精力、集中時間，全力以赴保障好、組織好、完成好。教學質量是高等學校生存和發展的基礎，是高校的生命線，保證和提高教育教學質量是學校永恒的主題。而這些都離不開教學管理人員對教學管理工作的忠誠和熱愛，對教學質量的不懈追求。我們要通過加強管理來保證人才的培養質量，向管理要效益，向管理要成績，向管理要質量。為此，教學秘書更要增強使命感和責任感，深刻明確肩上的重任，絕不可放松對教學管理質量的要求，更要有敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神，甘作無名英雄，兢兢業業地、腳踏實地努力工作，在實踐中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務質量。

2. 誠實守信、團結協作

教學秘書人員處于領導身邊，待人處事一定要誠實、守信、正直、公正、實事求是，做到尊重真理、尊重知識、尊重科學。對待領導要擺正自己的位置，不越權越位。遇事多請示，多匯報，尊重領導的意見。同時，也要獨立思考，有自己的主見。對待教師要態度謙虛、平易近人、積極服務。對待學生要一視同仁，熱情服務。教學秘書的工作無小事，不論大小，都要操心，不得出差錯。這就要求我們要嚴謹細致，不論是對待任何工作，都要經得起考驗，挑得起重擔，要管住自己的口、慎言、保守機密、堅持原則、周密細致、精益求精、不出差錯。無論是制訂教學計劃，修訂培養方案，還是落實教學任務，或是進行協調工作，都要堅持嚴謹的工作態度。對任何工作都要精益求精，兢兢業業，高標準、高質量的按時完成。這就要在實際工作中，及時地上情下達，下情上達，做好服務及協調工作，變被動服務為主動服務。同時，既要大膽工作，又要認真負責，以高度的政治責任感和事業心對待本職工作，在實踐中培養一種一心為公、盡職盡責、嚴謹細致的工作作風。作為社會的人，群體意識是最基本的屬性之一，個人只有在團體中、在追求共同事業的同時才能更好地發展自己、完善自己。所以說團結尤為重要，要加強團結，樹立起辦公室工作人員顧全大局、愛崗敬業、謙虛謹慎、平等待人、團結協作、率先垂范、開拓進取、務實高效的群體形象，嚴守各項紀律，堅持廉潔奉公，嚴格要求自己，規范言行，時時樹立全心全意為全校師生服務的宗旨。要以實際行動展示高校管理工作人員的風采，誠實守信、嚴謹細致、團結協作。

3.樂于學習、開拓創新

教學秘書的工作涉及面廣、綜合性強，這就要求既當專家，又當通才，開拓創新，不斷樹立競爭意識、適應學校的競爭機制，教學秘書在專業知識、科研水平、業務技能等方面展開競爭，在競爭中不斷提高管理水平。在處于教育改革浪潮中的今天，許多學校都增加了辦學層次，拓寬了專業方向，擴大了招生額，各類學生在校人數不斷增加，課程門類增多，教學管理的業務信息隨之急劇膨脹，傳統的管理方式越來越不適應新的形勢。只有具備復合型知識結構和較高的科學文化素質的教學秘書才能提供高質量的綜合服務。知識的陳舊、老化，必然導致思維的滯后和僵化，教學秘書要適應高校教學管理科學化、規范化、程序化的要求，就必須加強自身的業務素質，不斷更新知識，完善知識結構。具體來講，教學秘書應該掌握下列相關知識：基礎知識，包括行政管理類、語言文學類、數學統計類、法律類等，這是秘書知識結構的重要構成；專業知識，包括教學秘書所在院的相關專業知識，與秘書工作相關的業務知識、輔助知識，如外語，計算機等。知識結構的完善必須是動態的，終身學習是知識經濟時代對教學秘書工作的必然要求。

提高高校教學秘書工作水平的對策建議

1.加強思想教育

圍繞新時期高校教學秘書工作的新特點和新要求，學校各部門要改變傳統觀念，為教學秘書適應新形勢創造客觀條件。加強思想教育，就是使教學秘書牢固樹立管理育人服務育人的思想，強化全心全意為人民服務的思想觀念，使他們明確教學管理是一項科學性、知識性和實踐性很強的工作，不同于一般的行政管理工作，教學管理人員的素質和水平高低直接影響著管理的質量和效果。通過思想教育，提高他們的責任心和犧牲精神，提高他們的整體素質。此外，要重視教學秘書工作，改善教學秘書的工作待遇，充分肯定教學秘書工作的地位和作用。教學秘書的逐步年輕化、知識化、高學歷化是他們的優勢所在，但目前由于高校教職工的工資、福利待遇都與技術職稱或行政職務掛鉤，而教學秘書的工作沒有引起人們的足夠重視，因此在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面處于劣勢。這就需要改革現有的管理體制，提高教學秘書待遇，實現教學秘書的權責一致，這樣不僅有利于創造良好的工作環境，而且對于提高教學秘書的工作效率也大有裨益。

2.開展崗位培訓

開展崗位培訓，對教學秘書進行在崗繼續教學，把教學秘書的培養納入校師資培養計劃內，定期和不定期地采取培訓班或對外交流形式，對在崗的教學秘書進行學歷和非學歷的培訓，校內可利用學校師資資源舉辦各種類型的培訓班，可開設教育學、管理學、秘書學、公共關系學等課程，以提高教學秘書的文字表達能力和口頭表達能力，組織教學秘書到兄弟院校觀摩學習，開闊他們的視野，加大教學管理交流，學習兄弟院校成功管理經驗，根據本校的實際情況加以消化吸收，進一步完善本校的教學管理制度，提高教學秘書工作效率，組織教學秘書對教學管理中出現的一些典型案例進行示范分析，以提高教學秘書的政策水平和管理水平。

3.引入激勵機制

引入激勵機制，開展教學管理評估的評獎工作。獎優罰劣，優上劣下，開展教學秘書之間的崗位爭優活動。對在工作中推諉拖拉，不負責任，馬虎應付，管理能力差，不適合教學秘書這一崗位的人員給予處分或調換其他工作；對工作責任心強，業務水平高，業績突出者給予表彰和獎勵，在職稱評審時可優先考慮；對管理能力突出者提供晉升機會，增強其工作的成就感。此外，建立教學秘書崗位最長年限制。教學秘書的共同特點是在崗位上默默無聞地付出，學校應從人性化、科學化管理角度，給在教學秘書崗位工作達到一定年限的人員一些內部優惠政策，如在學校內部可以優先安置新的崗位等，解決教學秘書的后顧之憂，使他們工作起來更加有動力。

總之，教學秘書的工作盡管復雜，但其中蘊涵有許多管理科學的內容，只有在管理過程中不斷地加強對現代教育理念的學習，總結經驗，不斷地分析新情況，解決新問題，才能使教務管理走上進一步科學化、現代化、規范化的軌道。在日常的工作中應充分發揮協助、協調、協作、協商的功能，樹立“以人為本”的思想，不斷強化敬業意識，服務意識、責任意識、創新意識，不斷提高自身的綜合素質，與時俱進，開拓進取，做一名稱職的、出色的教學秘書。