對數字檔案管理系統基礎數據庫建設的幾點認識

近年來，隨著公司現代企業制度的建立，公司的管理體制、運行機制都已發生質的變化。這使得大型集團公司的檔案管理模式遠遠滯后于集團公司的現代管理要求，必須進行體制與機制的改革，以適應在市場經濟體制下集團公司對檔案工作的要求。對于擁有龐大信息的企業檔案管理部門，利用數字化檔案管理系統來管理檢索檔案信息是一種必然的方式。數字化檔案館是對檔案的數字化加工、數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用和數字管理的全過程。那么筆者認為要實現檔案信息化最重要的內容就是基礎數據庫建設，這也是計算機組織信息的一種重要形式，利用數據庫信息，可以實現資源共享，統一管理，高效檢索和方便利用。下面談幾點認識：

對檔案基礎數據庫建設重要性的認識

當前，我們正處于信息技術快速發展的知識經濟時代，檔案作為人類社會活動的歷史記載，檔案資源的開發利用和檔案基礎數據庫的建設已經成為國家信息資源建設的重要組成部分。檔案基礎數據庫的建設已經成為檔案館提供信息資源利用服務的基本職能。但是多數檔案檔案館還沒有真正建立全面的、系統的、面向公眾查閱需求的檔案基礎數據庫，檔案數據不系統、不完整、不共享，沒有形成一個統一的能夠描述的標準方法，實現檔案資源的整合、組織與存儲的技術方案。因此，數字化檔案信息的格式規范以及檔案基礎數據庫建設的思路方法、存儲、檢索利用以及提供檔案信息檢索服務的有效機制成為當前檔案基礎數據庫建設的重要的基礎性工作。

對檔案數字化加工中存在問題的認識

當前，檔案工作的信息化已成為檔案工作的主要任務，也就是把檔案轉化為計算機數據庫中的數據，方便用戶檢索利用，其核心問題表現為檔案數據庫的建設問題。檔案基礎數據庫建設是一個長期的、復雜的系統化工程，許多檔案館由于認識或技術等方面的問題，在檔案數據庫建設方面存在一系列的問題：檔案館在進行數據庫建設時，存在著重視軟硬件網絡環境的投入，認為信息化建設就是買計算機、建網絡、買軟件，而忽視了后期工作，就是將檔案信息輸入到檔案數據庫系統中，形成一個可供人們查詢的資源庫。再就是盲目追求輸入的條目數量，不看質量，有許多單位大都是臨時找人幫助錄入，導致數據庫的質量下降。因為在數據庫建設中，數據的輸入是一個量大而煩瑣的工作，必須要有充分的準備，需要長期積累，要持之以恒，這樣才能豐富數據庫的內容。

對提高建庫質量的認識

1.盡快完善文件制度，使公文制度達到規范化。文書和檔案是緊密相連的，公文是檔案的來源，檔案是由公文轉化而來。公文質量的好壞，直接影響日后檔案的質量。為此我們公司為了使公文制發達到規范化標準，制定下發《規范公文辦理工作的規定》，從文件格式、行文規則、公文起草、文件簽發、發文辦理流程等方面進行了嚴格要求，以確保公文質量，為檔案基礎數據庫建設奠定了基礎。

2.做好電子文件歸檔的技術處理，與紙質文件一樣發揮社會效用。電子文件在形成后，沒有草稿與正本的差別，人們可以根據需要隨時對文件信息進行復制、修改和重新組合、打亂或破壞了文件的本來順序。因此，要確定文件的來源，必須正確說明檔案的原始聯系，了解文件的形成變化過程，從形成者的法律責任和行政管理的角度來看，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性、原始性、真實性，從而有效實施電子文件管理。

3.企業檔案工作者提高綜合素質，實現檔案現現代化管理。當今檔案內容的多樣化，計算機、多媒體、縮微技術的廣泛應用，使傳統的檔案模式已經不能滿足當前工作所需。作為信息時代的檔案工作者，不應滿足現狀，應正確面對自己的業務水平，認識到檔案管理手段的發展趨勢已成為利用計算機、縮微機、掃描儀、互聯網對檔案進行檢索、存儲和管理，來減輕檔案工作量和勞動強度，提高檔案工作效率，實現檔案管理的現代化。數字化檔案信息需要過硬的計算機技術和應用技術，所以檔案工作者既要懂得計算機、網絡、數據庫發展的新技術，又要熟悉檔案管理的各個環節，讓檔案人員親自參與到數據庫的建設工作中去，為檔案數據庫建設發揮應有的作用，這樣的數據庫系統才是功能完善的數據庫系統。

4.檔案工作網絡化。這是企業實現檔案工作網絡化管理和檔案信息資源共享的前提條件和物質基礎，也就是說，在必須符合國家檔案管理標準的前提下，針對企業檔案類型、要求研發設計企業檔案管理系統網絡平臺，建立能適應企業條件下的系統管理功能，包括角色管理、日志管理、修改密碼、清除異常等任務。目前我們集團公司使用了PDE檔案綜合信息管理系統，公司下屬單位已全部安裝并開始錄入，各單位所錄入的檔案信息存儲在計算機網絡中心系統中，以數據形式建立起來的，將所有檔案數據集中在相同的數據庫中進行統一管理。數據庫放在服務器端，檔案館主管部門檔案人員可通過瀏覽器，在經過系統用戶密碼、權限認證后，就可根據具體情況在本地或者遠程對數據庫中的檔案數據進行瀏覽、增加、修改等維護工作，操作簡單，便于使用。實現了檔案數據共享，充分發揮了檔案數據庫的作用，為檔案利用者提供了強大的查詢功能。

5.設立嚴格數據庫進入權證等級制度。為了確保檔案的真實性、完整性，依據保密等級，設立嚴格的權證等級，主要目的是區分瀏覽者、維修者和管理者的身份。不同保密等級的使用者可根據不同的權限等級進入數據庫查閱所需的資料。

總之，要實現檔案信息資源的共享化利用，必須重視檔案基礎數據庫建設。作為企業檔案管理部門，在進行數據庫建設時，要把好質量關，同時檔案還應培養一批專業技術人員，既要懂得計算機、網絡、數據庫發展的最新技術，又要熟悉檔案管理的各個環節，這樣的數據庫系統才是功能完善的，才能提高檔案館的整體水平，才能為企業提高高效、優質的服務。