強化高校校辦企業(yè)檔案管理之管見

在市場經(jīng)濟條件下，各個行業(yè)的競爭日趨激烈，高校校辦企業(yè)也伴隨著社會的需要與發(fā)展不斷地發(fā)展壯大起來。高校校辦企業(yè)不同于社會的一般企業(yè)，她有著自身獨有的特點，例如：一類是緊密依托學(xué)校的人才優(yōu)勢、學(xué)科優(yōu)勢，堅持產(chǎn)學(xué)研結(jié)合、堅持技術(shù)創(chuàng)新，以高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化為支撐點，興辦高新技術(shù)企業(yè)。這一類主要服務(wù)于高校的教學(xué)科研事業(yè)，服務(wù)于國家的經(jīng)濟建設(shè)；另一類則是為學(xué)校的教科研和教職工生提供后勤保障和各種便利的實體企業(yè)，它主要服務(wù)于學(xué)校的教職工生以及有關(guān)業(yè)務(wù)往來單位的人員。無論是哪種類型的高校校辦企業(yè)，要把企業(yè)穩(wěn)定的發(fā)展下去，甚至做強做大，都不容忽視企業(yè)檔案管理中所起的重要作用。

強化高校校辦企業(yè)檔案管理的必要性

1.校辦企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展壯大的依據(jù)

校辦企業(yè)從創(chuàng)業(yè)成立到發(fā)展壯大，經(jīng)理了無數(shù)次風(fēng)風(fēng)雨雨、艱難曲折，在不斷發(fā)展壯大的歷史進程中，形成了許多具有查考利用價值的文件、報表、圖紙、照片等材料。這些材料是校辦企業(yè)進行技術(shù)開發(fā)、科學(xué)實驗、生產(chǎn)經(jīng)營、政治生活的真實記錄，校辦企業(yè)檔案是高校全部檔案的一個重要組成部分，同樣是高校的寶貴歷史財富和文化財富。

校辦企業(yè)的發(fā)展變化，前進征程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，都能夠從企業(yè)中的各種計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、研究材料等文件中體現(xiàn)出來。研究和制定企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃要查考它，研究校辦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的歷史經(jīng)驗教訓(xùn)要利用它，有時，領(lǐng)導(dǎo)作決策，解決實際問題還要使用它。這些珍貴的歷史資料，不僅是記錄企業(yè)發(fā)展壯大的依據(jù)，而且對指導(dǎo)、推進企業(yè)今后的發(fā)展起著重要的作用。

2.強化檔案管理，是防止企業(yè)資源流失的需要

有些校辦企業(yè)，尤其是部分規(guī)模較小的校辦企業(yè)，在創(chuàng)辦企業(yè)過程中，對檔案管理認(rèn)識不足、重視不夠、缺乏管理經(jīng)驗，也沒有設(shè)專人負(fù)責(zé)，特別是企業(yè)的專利技術(shù)資料、圖紙、科技檔案等，由于企業(yè)經(jīng)營者怕泄密，只交給自認(rèn)為可靠的人保管，留下了很多隱患，也帶來了很多遺留問題。

近年來，我們從身邊或從報端經(jīng)常可以看到一些企業(yè)的管理或技術(shù)人員，帶著重要的技術(shù)資料或先進研發(fā)成果“跳槽”到另外的企業(yè)，從而使本企業(yè)的資源流失，先期投入付之東流，給企業(yè)帶來嚴(yán)重?fù)p失。因此，要建立必要的檔案管理制度，對檔案管理進行必要的規(guī)范和約束，尤其是對技術(shù)檔案、機要檔案進行有效的管理、防止企業(yè)資源流失，避免給企業(yè)帶來損失。

3.強化檔案管理，是維護企業(yè)利益的需要

一個企業(yè)的檔案資料完備，不僅有助于企業(yè)的各項管理，使管理工作規(guī)范有序，同時也能避免一些不必要的經(jīng)濟糾紛。近年來，也有一些經(jīng)濟糾紛，就是由于企業(yè)檔案資料不齊全而致使企業(yè)蒙受損失。例如：有家科技型企業(yè)在一次經(jīng)濟糾紛中，被對方告上法庭，因不能出具原始證據(jù)來維護自己的合法權(quán)益，缺少合法的法律依據(jù)而敗訴，企業(yè)為此損失慘重。充分說明了校辦企業(yè)檔案原始憑證作為一種法律依據(jù)對維護企業(yè)合法權(quán)益所起到的重要作用。因此，強化檔案管理，對維護企業(yè)利益起著不可低估的作用。

4.強化檔案管理，可利用歷史少走彎路

檔案工作的根本目的在于利用。許多企業(yè)非常重視文件、檔案等的收集和管理，文件檔案信息資源儲備數(shù)量很大。但一些企業(yè)在進行經(jīng)營管理重大決策時，決策層卻很少去查閱企業(yè)文檔、去分析和研究過去企業(yè)在遇到類似問題時的決策意見，不注意吸取前人和他人的成功和失敗的經(jīng)驗教訓(xùn)，走了很多冤枉路，浪費了寶貴的時間，造成了經(jīng)濟損失。

強化高校校辦企業(yè)檔案管理的有效措施

1.企業(yè)經(jīng)營者應(yīng)高度重視檔案管理工作

改革開放以來，校辦企業(yè)已在市場競爭中顯露了勃勃生機，按照市場經(jīng)濟規(guī)律轉(zhuǎn)變校辦企業(yè)經(jīng)營者的經(jīng)營理念，與現(xiàn)代企業(yè)制度接軌，有效合理地整合校辦企業(yè)內(nèi)部各種資源，全面提升企業(yè)經(jīng)營者的自身管理水平，才能形成企業(yè)自主創(chuàng)新能力和核心競爭力，因此，企業(yè)經(jīng)營者必須從企業(yè)的科學(xué)管理入手，高度重視企業(yè)的檔案管理工作。同時，抓好三個方面：一是人員配備，挑選有事業(yè)心、有責(zé)任感、懂業(yè)務(wù)、善學(xué)習(xí)的同志從事檔案管理工作；二是資金投入，要保證文檔管理必要的資金需求，比如：檔案室的建立、電子設(shè)備的配置、以及人員培訓(xùn)工作等等；三是完善制度，建立必要的、完善的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循。

2.加強培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理水平，要使檔案管理達(dá)到我們預(yù)期的目標(biāo)，必須不斷地提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。校辦企業(yè)檔案管理科學(xué)化和提高檔案開發(fā)利用率，都要求檔案人員必須掌握計算機、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)以及音像、光盤刻錄等知識和技能。因此，校辦企業(yè)經(jīng)營者要根據(jù)實際情況，制定提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的規(guī)劃，切實抓緊業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)業(yè)務(wù)水平和實際操作技能，鼓勵自學(xué)專業(yè)技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)知識，結(jié)合工作實際和發(fā)展需要，選派檔案管理人員到檔案館進修或參加地方舉辦的培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，使其系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理、信息開發(fā)等方面的知識，以全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3.努力實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和目標(biāo)管理

檔案管理主要是針對從事檔案管理具體工作的人員及其活動而開展的，其重心是對檔案人員的管理，是通過對人的科學(xué)、有效的管理從而實現(xiàn)對檔案管理工作的科學(xué)管理和高效完成，并在此基礎(chǔ)上，高價值地實現(xiàn)管理的知識化、達(dá)到傳播企業(yè)歷史、弘揚企業(yè)文化的作用。作為企業(yè)經(jīng)營者，要通過制訂崗位目標(biāo)責(zé)任制，將目標(biāo)管理應(yīng)用到檔案管理人員身上，從而實現(xiàn)通過對檔案管理人員的管理而實現(xiàn)管理出效益的目標(biāo)上。

總之，在不斷深化校辦企業(yè)改制的同時，校辦企業(yè)的健康發(fā)展對社會進步和經(jīng)濟發(fā)展起著重要的作用。沒有健全的校企檔案，校辦企業(yè)的基礎(chǔ)就不牢，校辦企業(yè)經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會受到影響。建立規(guī)范的檔案管理工作，對提升校辦企業(yè)整體管理水平、維護校企自身利益、規(guī)避市場風(fēng)險、保證校辦企業(yè)健康發(fā)展都具有重要意義。

作者單位：河南大學(xué)接待服務(wù)中心河南開封