給你的報表加把鎖

裴亞杰

小李是公司的辦公室文秘，經常要做各種各樣的報表。每次他完成初稿之后，就要將報表共享給幾個相關部門的領導，請他們審核。在此期間，報表是不允許無關人員瀏覽的，幾個領導中也是某些人可以瀏覽，某些人可以編輯。而且每次報表被修改后，在最后匯報階段，小李還得防止大Boss無意中對文檔進行誤操作。許許多多的小問題，每次都讓小李頭疼不已??！

郁悶的小李只好求助于公司Office方面的專家阿達。在了解小李的問題后，阿達立刻給出了一套解決方案，讓文檔在共享過程中更加安全。

加密文檔

首先來解決不讓無關人員瀏覽文檔內容的問題，用密碼為文檔加密就OK了。

和Excel 2003一樣，Excel 2007也提供了對整個Excel文檔的口令加密功能，而且它的操作更簡單、方便。單擊“Office按鈕”→“準備”→“加密文檔”，在彈出的加密文檔對話框中輸入一個密碼即可。無論誰要打開這個文檔，都必須通過密碼驗證才行，這樣一來，無關的人員就打不開文檔了

限制權限

小李的報表雖然是提請幾位領導審核，但只有兩位領導可以修改這個Excel文檔，而另外幾位領導都只有讀的權限，那么，小李可以利用“限制權限”的功能來輕松達到目的。

單擊“Of f ice按鈕”→“準備”→“限制權限”。如果是第一次使用這項功能，系統會提示安裝“信息權限管理客戶端”，可根據提示去下載文件“WindowsRightsManagement ServicesSP2-KB917275-Client-CHS-x86.exe”安裝后設置賬戶，以后就可以方便地使用“限制權限”功能了。

打開“限制權限”，在彈出的對話框中，針對不同的領導分別設定他們的權限即可（如圖）。

以上兩個問題解決后，文檔就可以共享出來讓相關部門負責人來修改和瀏覽了。

標識最終狀態

各位領導審核完成后，小李要將報表提交給大Boss，大Boss會召集副總開會討論，可是這個粗心的大Boss在文檔上指點江山時，嘴上滔滔不絕卻忽略了自己那不安分的手指，經常無意間誤刪一些字詞，搞得小李每次都要重新校對，真是崩潰！為了讓小李解決這個問題，阿達設計的方案是“標記為最終狀態”。

單擊“Office按鈕”→“準備”→“標記為最終狀態”，彈出一個對話框，選擇“確定”。這樣文檔就被標識為最終狀態，所有對文檔內容操作的菜單和按鈕變為灰色，數據變為不可更改狀態，無論大Boss如何豪邁地在文檔上指點江山，也不用擔心誤操作的發生。

如果要取消最終狀態的標識，只需要再次進行同樣的操作，即可解除鎖定！

檢查文檔

如果各位老總討論沒問題，那么下面就該將報表發布給大家了，不過還有一些內容需要檢查。比如，在文檔編輯過程中，小李會將一些重要的中間數據進行隱藏，可能是一行或一列甚至是一個工作表，最終要發給大家時，可能會忘記它的存在，讓重要數據泄露出去。所以，阿達建議小李應該對最終文檔進行一下檢查，看看是否有什么不妥之處，需要完善。

單擊“Office按鈕”→“準備”→“檢查文檔”。在其中可以根據需要選擇“批注和注釋”、“文檔屬性和個人信息”、“自定義XML數據”、“頁眉和頁腳”、“隱藏行和列”、“隱藏工作表”和“不可見內容”7項內容。

單擊對話框中的“檢查”，會提示我們當前文檔存在的問題，我們只需要單擊有問題項后面的“全部刪除”即可。好啦，按阿達設計的這番方案設置好的文檔，已經是非常安全了。這下，小李這個月的獎金又有得拿啦！