充分發揮高校院系網站在教務管理中的作用

摘 要 教務管理網絡化和信息化是現代高校管理的重要趨勢，然而，基層院系網站建設滯后，教務管理功能發揮不充分，成為阻礙發展的瓶頸。本文認為，在高校教務管理工作中，要充分發揮院系網站的信息平臺功能，實現基層教務管理的信息化，提高教務管理工作的效率和水平。

關鍵詞 高校；教務管理；院系網站

中圖分類號： G647 文獻標識碼 A 文章編號 1671-489X（2008）08-0013-03

教學工作是高校各項工作的重心，教務管理則是組織、安排、協調學校教學工作的重要環節，是實現教育目的，培養合格人才的基礎。在當前的信息時代，高校教務管理工作正朝著網絡化和信息化的目標快速發展。高校基本都建有網站，高校網站的建設水平也成為衡量一所高校綜合實力的重要標志。不過，目前高校的二級網站——院系網站的建設還處于初期階段，院系網站在教務管理工作中的作用還沒有充分發揮，這成為高校教務管理工作發展的瓶頸。如何充分發揮高校院系網站在教務管理中的作用，促進高校教務管理信息化是一個值得重視的問題。

1 高校院系網站建設在教務管理中的作用及意義

教學管理工作是高校院系工作中的重中之重，院系網站也應該體現這一特點。因此，需要完善院系網站服務教務工作的各種功能，增加教務管理方面的信息含量。下面闡述一下院系網站在教務管理中應該發揮的重要作用。

1.1 實現教學資源共享及信息交流 院系網站可以成為信息發布和交流的平臺。利用計算機網絡進行信息的收集、傳播和管理，可以減少重復工作，大大提高工作效率和管理水平。教務管理工作的重要內容及信息等都可以存放在網站上，最大限度地實現數據共享。這些數據不僅可以在院系內各管理崗位之間進行數據共享， 而且還可以提供給校教務處或其他管理部門共享，也可以提供給兄弟院系或學生共享。此外，還可以建立院系網站的對外鏈接，有效促進與其他高校相同專業院系相互交流和學習。

1.2 對校級教學管理系統進行補充和延伸 當前高校教務處基本都實現了網絡管理，通過教學管理系統面向全校服務。但是“信息系統的特點決定了教務管理業務的高度集中和責任的明確分工，從管理學角度來看，其管理‘寬度’較大，但管理職能過分向教務處集中，帶來的是教務處日常事務性管理工作的不斷膨脹，阻礙了教務處管理職能的有效轉換，影響了教務處服務質量的提升”［1］。如果院系網站在教學管理上能實現校級教學管理系統的教師評學、學生評教等部分功能，在一定程度上可以緩解教務處的壓力，也是對校級教學管理系統的有利補充和延伸。

1.3 減輕教務人員的工作強度，提高工作效率 高校辦學規模不斷擴大，專業增加，師生人數日益增多，學校教務管理部門所要處理的事務和數據越來越多。教務管理工作本身就是一項繁瑣而艱辛的工作，特別是院系教務工作者，直接面對教師和學生，所處理的問題多，所接觸的信息量大，因而常常忙得焦頭爛額。他們在日常工作中，不僅要維護好院系教學工作的正常運轉，還要協助領導處理好一個學期中各階段的工作及師生等方面的各種咨詢，常常是辦公桌前圍滿了學生或教師，而不知該先回答誰，而且常常是同一個問題被多次詢問。教務員整天忙于事務性工作，一個工作日下來，人總是筋疲力盡。如果把教學過程中的各種通知、安排等都上學校的局域網，那么教師、學生無論在哪個地方，通過互聯網 ，就能隨時查到自己所需的信息。這樣就會大大減少教務員的工作強度，提高工作效率［2］。

2 當前高校院系網站在教務管理中的現狀

在高校網站中，院系網站是具體內容的基本載體，服務的主要對象是本院系的全體教師與學生，其信息發布與交流的平臺功能本該發揮得非常充分。但是，除個別大學的院系網站功能比較強大外，大多數院系網站的建設還處于初期階段，在教務管理工作中沒有發揮出應有的作用，從總體上看存在一些問題。

1）從內容上看多簡介少深入，重宣傳輕服務，更新不夠及時，內容不夠豐富，這是目前高校院系網站普遍存在的問題。 大多數高校院系網站主要內容是院系簡介、專業設置、師資隊伍、科研和教學成果介紹，內容簡單，注重的是宣傳介紹，而且很多信息過于陳舊。隨時出現的教務通知和十分豐富的教務資料大多沒有錄入到院系網站上。

2）從功能上看，除個別比較有名的大學，如北京大學的光華管理學院教務管理服務功能比較全面，服務意識高以外，目前大多數院系網站在教務管理方面只有教務通知功能，互聯網信息交流存儲的功能還有待開發，在教務管理中服務功能有待加強。

3）從發展前景來看，普遍存在的一些制約因素，使教務管理對院系網站的利用率低。比如資金投入不足，基層教務人員網絡技術缺乏。院系網站建設是基于校園網內的局域網，網絡空間有限，后續建設的升級改造，長期停在建設初期的水平上。

總之，一些高校院系網站給人的最突出感受就是：重宣傳輕服務，多簡介少深入，內容不夠豐富，功能不夠強大，缺乏特色，還有很多可以改進的方面。

3 加強院系級網站建設，充分發揮服務于教務管理的作用

日常教務工作涉及學校整個教學活動中的大量信息，如教學計劃、課務安排、考務安排、考試成績、學籍信息、教材管理、學位審核等等。依靠傳統的教務管理模式去進行數據的收集、整理、統計、分析、安排等，任務相當繁重，效率低、易出錯。現在校級教學管理系統基本能實現日常教務管理工作的網絡化和信息化。但是由于受到各種因素的影響和制約，使校級教務管理系統異常繁忙，面臨很大的壓力。這種情況下，要充分開發院系網站的教務管理功能，提高教務管理工作水平，還有很多工作需要加強。

3.1 充分發揮服務教學管理工作的信息發布功能 教務管理過程的實質就是教學信息的獲取、存儲、加工、輸出的過程。利用網上信息瀏覽、信息交換、資源共享等技術，能使教務管理系統的指令傳達快速及時、安全可靠。為提高教務管理的工作效率，可以在院系網站建立更多版塊，增強信息發布的功能，如教務通知、考務通知、實習管理、畢業論文管理、創新實踐管理等；增加一些教學管理的重要檔案資料，如教師手冊、學生手冊、教學工作量，教學計劃、教學大綱、教學日歷、課程表和考試日程等等內容。學生、教師不管身在何處，都能隨時可以通過互聯網了解到學校的各種教學安排，查詢到各種教務管理信息，使教務管理更加方便快速，既可以實現信息的發布共享，又能滿足教學檔案的科學管理。

3.2 通過院系網站建立互動的教務管理 目前，大多高校網站都有為學生開設的用于提出意見或建議的留言板或論壇，可以充分利用這一平臺，創建教師與學生互動的、積極的交流渠道，營造出良好管理氣氛。這種方式打破了傳統的“人—人”的管理模式，實現了“人—網絡—人”的新型管理模式［3］。不但節約時間、精力、經費，而且使一些重要信息在極短的時間內得到貫徹和溝通，從而大大提高教學管理的效益和質量，使管理工作更加科學化，增強開放性和透明性。

3.3 培養教務管理人員及師生利用網站的意識 教務管理人員必須不斷提高自身的技能和素質，掌握計算機網絡信息技術，轉變管理理念，拓展思路，勇于打破陳舊的教務管理模式，學習和習慣利用院系網站進行教務信息的發布和存儲。在計算機已經廣泛普及的今天，高校教師基本都有個人電腦，大多數高校的學生宿舍也都有網絡設備，要加強師生利用院系網站進行交流的培養。否則院系網站建設得再完美，內容再豐富，功能再全面，如果瀏覽率和利用率低下，也會影響教務管理水平的提高。

3.4 加強教務管理人員的培訓， 加大資金投入 信息技術在教務管理中的使用要求管理人員要時刻關注現代管理技術的發展情況。教務管理工作人員需要熟悉文字處理、數據報表、數據庫等相關軟件的操作技能，這需要高校對教學管理人員進行各種形式的培訓，提高計算機和網絡技術水平，使基層教務人員能夠進行網絡平臺的信息錄入和日常維護工作，將基層單位的教務工作能隨時體現在院系網站上。同時，由于數據存儲要求使用性能更高的計算機設備，而計算機等硬件設施的更新周期越來越短，院系網站系統需要不斷升級、改造、擴展，尤其在軟件系統方面需要定期投入經費，因此，高校應該撥出一定數額的經費專門用于基層單位教務管理信息化建設。

4 結論

我國高校院系網站的建設已經取得了一定的成績，但是互聯網的功能非常強大，還有很多的功能需要開發和利用。目前應該繼續完善網站教務信息的發布功能，但最終的目標是在互聯網上建立一個較為完善的平臺，使高校內部的各種資源可以充分交流和互動，充分利用互聯網跨時空的交流功能，加快高校院系教務管理全面網絡化、信息化。

參考文獻

［1］張建.信息化下的院系二級教學運行管理的改革與實踐［J］.職業技術教育，2006(20)

［2］陳雅.淺談互聯網(Internet)在教務管理工作中的應用［J］.廣東職業技術師范學院學報，2000(4)

［3］沈大強.試探高校教務管理信息化［J］.廣西大學學報，2005(27)