現代采購信函的商務寫作技巧

　　[摘 要]隨著中國與世界的貿易往來越來越頻繁，外貿人員與外商的溝通交流技巧也越來越重要。商務采購信函是一種重要的溝通方式，在國際商務中扮演著極其重要的角色，現代商務信函的寫作要嚴格遵守國際原則。在具體的商務信函寫作中，各種商務信函寫作技巧的靈活運用是順利完成商務溝通的基礎和保證。本文就現代采購信函的寫作技巧進行了歸納與總結。
　　[關鍵詞]商務信函；商務溝通；寫作原則；寫作技巧
　　[中圖分類號]F275.3[文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432(2008)45-0158-02
　　
　　1引言
　　
　　改革開放以來，特別是加入世界貿易組織以后，我國與世界各國的經濟交往日益頻繁，對外經濟合作日漸加強。因此，培養一大批既熟練掌握外語，又通曉國際商務知識，并善于進行跨文化交際的國際商務人才已成當務之急。在國際商務人員必備的諸多技能中，商務信函寫作是其中一項重要的技能，也是商務活動得以順利開展的重要保證。一封好的商務信函(business letter)能夠在促進貿易、增進友誼和獲得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美傳達信息的信函才是完美的信函。因此，在寫作時嚴格遵守并且靈活運用7“C”原則是必不可少的：Consideration(體諒)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Concreteness(具體)、Conciseness(簡潔)、Clarity(清楚)、Courtesy(禮貌)。這七個原則是商務信函寫作最基本的指導原則。同時，在商務信函的寫作中，要掌握一定的寫作技巧，才能順利完成商務信息的交流。
　　
　　2現代采購信函的特點
　　
　　2.1現代采購信函應該是“索取函”
　　它索取的可能是一種產品，一項服務，一項專利，一個觀念……因此，在寫作時候，要牢記你是在與讀者進行交談。這種交談成功與否，你的目的是否實現，關鍵取決于商務信函中信息的表達方式和內容。如何把你的思想，清晰、準確地表達給“讀者”，產生情感上的共鳴是商務信函的首要任務。
　　2.2現代采購商務信函的寫作要重點突出，簡明扼要
　　“時間就是金錢，效率就是生命”，商務信函要盡可能地避免使用花哨、華麗的詞藻。因此，商務信函的寫作，首先，要把握簡潔、扼要的特點。其次，掌握好簡潔的表達內容與有效率的分寸。如果在書寫商務信函時，開頭就唐突地說出交易需求，也會顯得冒昧而令對方不明所以。最后，好的商務信函還應體現以下特點：易讀易懂，語氣真誠友好、客氣，評閱簡短、樸實，自然或生動、有趣、有吸引力，內容清晰、準確、具體行文正確、完整、不花哨。
　　
　　3現代采購信函的寫作原則
　　
　　3.1體諒
　　體諒對發信人和收信人之間保持進一步聯系至關重要。發信人應盡可能從收信人的立場來考慮問題，在分析對方會如何理解信息的基礎上，提供其所需要的立場來考慮問題，在分析對方會如何理解信息的基礎上，提供其所需要的信息。簡言之，體諒就是要做到為對方著想，移情于對方，在人性層面上來理解對方。此外，體諒意味著要堅持用肯定而非否定的態度，要強調“你”的態度而不是“我”的或“我們”的態度。
　　3.2正確
　　現代商務信函必須寫的正確，因為其牽涉到雙方的權利和義務，而且它還是商業單據的憑證。正確的商務信函不僅表現為語法恰當、標點符號和詞匯拼寫正確，還要求敘述正確、提供的事實和數字無誤、寫作格式規范、技巧運用恰當以及商業術語正確。
　　3.3完整
　　現代商務信函必須力求完整，要包括寫信人希望收信人作出積極反應的一切情況，或是回答來信所提出的全部問題和要求。一封完整的現代商務信函不僅可能會帶來預期的結果，還可能建立起更好的商務關系。
　　3.4具體
　　現代商務信函必須寫得生動、具體和明確，要避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句。在寫現代商務信函的過程中，應盡量運用具體的事實和數字，選擇形象的及通過想象所創造的字和詞語，一般使用主動語態來陳述內容。
　　3.5簡潔
　　所謂簡潔，就是指要言簡意賅地表達所需表達的意思，同時又無損于書信的完整和禮貌。在書寫英文現代商務信函時，要摒棄那些陳舊的商業術語，做到簡潔明了。通過去掉不必要的詞和冗長的句子，保留有效、簡潔的事實信息，就可把最重要的信息呈現給對方。
　　3.6清楚
　　采購商務信函應使讀者一目了然，沒有晦澀難懂或容易產生誤會之處。在確定了所要寫的內容后，選擇使用簡短、熟悉和口語化的詞語，構建簡單、有效的句子和段落來清楚地表達目的，避免使用產生歧異或意義不明確的詞匯。如有需要，可以使用樣例、插圖以及其他在視覺上有助于理解的東西。
　　3.7禮貌
　　禮貌在采購商務信函中有其特殊而豐富的內涵。一封禮貌的信函可以加深與目前客戶的業務關系，也有助于結交新的業務伙伴。在現代商務信函的寫作過程中，及時是禮貌之首。此外，在撰寫商務信函時，應避免使用可能激怒、傷害對方的言詞或語氣，語調上要盡可能站在客戶的立場上，考慮到對方的愿望和背景，做到互惠互利。
　　
　　4現代采購信函的寫作技巧
　　
　　4.1多使用主動語態
　　主動語態能夠更自然和準確地表達寫信人的本意，收信人會覺得更生動，并有一種面對面談話的親切感。
　　以下樣函采用過多被動句式，顯得軟弱乏味：Please be advised that the L/C should be opened by the end of May. Your prompt reply would be highly appreciated.
　　如果改成主動語態，就能營造出友善和靈活的氣氛：Could you please open the L/C by the end of May? Thanks.
　　4.2使用淺白、通俗易懂的詞匯，避免使用艱深晦澀的詞匯
　　商務英語中使用艱深晦澀的詞匯，不會讓書信顯得正式、嚴肅，反而會令收信人閱讀過程延長，理解出現偏差，難以迅速準確地回復。英語是全球通用的語言，為確保不同國家的人士明白書信的意思，應多使用通用的詞匯，以達到自然順暢，撰寫快捷，簡潔明了，又不失商業味道的效果。
　　4.3提問要客氣、直截了當，避免使用含糊、過于古舊、迂腐的語言
　　客氣明了地提出問題，不但給人親切感，更令收信人產生需要回答的心態。并且，直截了當的詢問能便于收信人回復。
　　4.4力求正面肯定地談論問題，避免使用讓收信人反感的詞語
　　寫信人要顧及收信人的感受和要求，盡量從正面與對方討論問題。避免使用如：f