企業(yè)要強(qiáng)化內(nèi)部控制

　　摘要　筆者通過(guò)分析典型案例，闡述了任何企業(yè)要實(shí)現(xiàn)持續(xù)經(jīng)營(yíng)，必須強(qiáng)化內(nèi)部控制的道理。
　　關(guān)鍵詞　內(nèi)部控制；案例；啟示
　　
　　內(nèi)部控制是指被審計(jì)單位為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法完整而制定和實(shí)施的政策與程序。其實(shí)質(zhì)是單位為了提高經(jīng)營(yíng)效率、保證信息質(zhì)量真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)安全完整、促進(jìn)法律法規(guī)有效遵循和發(fā)展戰(zhàn)略得以實(shí)現(xiàn)等而由單位管理層及其員工共同實(shí)施的一個(gè)權(quán)責(zé)明確、制衡有力、動(dòng)態(tài)改進(jìn)的管理過(guò)程。內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分，任何企業(yè)要實(shí)現(xiàn)持續(xù)經(jīng)營(yíng)，必須強(qiáng)化內(nèi)部控制。
　　筆者最近了解到這樣一個(gè)案例：2003年初，某機(jī)器制造公司審計(jì)處對(duì)公司2003年報(bào)進(jìn)行審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)反常現(xiàn)象：公司2002年、2003年的產(chǎn)品銷(xiāo)售收入分別為4563萬(wàn)元、5323萬(wàn)元，呈上升趨勢(shì)；財(cái)務(wù)反映的廢舊物資銷(xiāo)售的數(shù)量分別是78萬(wàn)元、45萬(wàn)元，呈下降趨勢(shì)。而在正常情況下，生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)生的邊角料等廢舊物資應(yīng)該與生產(chǎn)規(guī)模同比例增長(zhǎng)和下降，為什么財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映的卻是不合理的趨勢(shì)呢?帶著疑問(wèn)，審計(jì)處對(duì)公司物資處的廢舊物資的回收、銷(xiāo)售、收款等情況進(jìn)行了重點(diǎn)審計(jì)。經(jīng)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)物資處處長(zhǎng)、綜合室主任、倉(cāng)庫(kù)主任、廢舊回收站長(zhǎng)、計(jì)劃員等人為了小團(tuán)體的利益，與某個(gè)體經(jīng)營(yíng)者串通，通過(guò)買(mǎi)通門(mén)衛(wèi)、“開(kāi)陰陽(yáng)收據(jù)”等手法擅自降價(jià)將廢舊物資銷(xiāo)售給沒(méi)有業(yè)務(wù)往來(lái)、沒(méi)有簽字合同的個(gè)體經(jīng)營(yíng)者。并要求其將銷(xiāo)售貨款不交財(cái)務(wù)而直接交物資處。并截留了全部貨款。截至審計(jì)時(shí)，已經(jīng)將私自出售、截留的銷(xiāo)售收入私分。這起案件給公司造成了一定的損失，雖然涉及的金額不算很大，但它暴露出來(lái)的內(nèi)部管理問(wèn)題卻是嚴(yán)重的。經(jīng)審計(jì)，物資處廢舊物資的回收、分類(lèi)、過(guò)磅、合同、出售、門(mén)衛(wèi)檢查等業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)出現(xiàn)了失控或有章不循的情況——內(nèi)部控制出現(xiàn)了問(wèn)題。
　　
　　一、超越內(nèi)部組織分工原則處置業(yè)務(wù)
　　
　　根據(jù)公司內(nèi)部職責(zé)權(quán)限，廢舊物資的出售業(yè)務(wù)需要計(jì)劃處(簽合同)、財(cái)務(wù)處(審計(jì)價(jià)格變動(dòng))等部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，但是2003年下半年大部分廢舊物資的出售違反了組織分工控制原則，雖然在物資處內(nèi)專(zhuān)門(mén)設(shè)立了廢舊物資回收站，負(fù)責(zé)廢舊物資的回收和銷(xiāo)售，但很多廢舊物資業(yè)務(wù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)廢舊物資回收站，卻由物資處處長(zhǎng)指定沒(méi)有此項(xiàng)業(yè)務(wù)權(quán)限的綜合室主任直接處理。
　　
　　二、違反了不相容職務(wù)分離控制原則
　　
　　按照不相容職務(wù)分離控制原則，某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)，應(yīng)與執(zhí)行該業(yè)務(wù)的職務(wù)分離，但在廢舊物資出售業(yè)務(wù)處理中，出現(xiàn)了批準(zhǔn)人(物資處處長(zhǎng))親自與客戶(hù)處理降價(jià)、交款等業(yè)務(wù)。又如，物資計(jì)量有過(guò)磅員專(zhuān)司其職，卻出現(xiàn)了綜合室主任參與廢舊物資過(guò)磅等現(xiàn)象。
　　
　　三、不遵守業(yè)務(wù)流程控制
　　
　　每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成都需要經(jīng)過(guò)一定的業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)。廢舊物資銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的環(huán)節(jié)包括：業(yè)務(wù)批準(zhǔn)一物資過(guò)磅一填單(包括磅碼單和結(jié)算單)－交款－辦出門(mén)單－門(mén)衛(wèi)驗(yàn)單放行(包括復(fù)檢或抽驗(yàn))。但是案件中廢舊物資銷(xiāo)售卻違反了業(yè)務(wù)流程。
　　
　　四、不遵守業(yè)務(wù)單據(jù)控制管理原則
　　
　　《磅碼單》和《產(chǎn)品、材料轉(zhuǎn)移結(jié)算單》有兩種，其中一種沒(méi)有編號(hào)，無(wú)法知道使用了多少、什么時(shí)間使用和誰(shuí)領(lǐng)用的。由于單據(jù)管理不當(dāng)，審計(jì)核查廢舊物資銷(xiāo)售業(yè)務(wù)時(shí)，竟出現(xiàn)了有廢舊物資銷(xiāo)售業(yè)務(wù)卻沒(méi)有《磅碼單》和《產(chǎn)品、材料轉(zhuǎn)移結(jié)算單》相對(duì)應(yīng)的現(xiàn)象，無(wú)法核對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的真實(shí)情況。
　　
　　五、廢舊物資業(yè)務(wù)管理混亂
　　
　　廢舊物資的回收、登記、過(guò)磅、銷(xiāo)售等沒(méi)有做到點(diǎn)點(diǎn)相連、環(huán)環(huán)相扣，有的無(wú)記錄、無(wú)單據(jù)，缺乏連續(xù)性、完整性和有效性。回收和出售的數(shù)字統(tǒng)計(jì)與實(shí)際出入較大。由于物資處廢舊物資銷(xiāo)售業(yè)務(wù)記錄不完整，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與物資處廢舊物資銷(xiāo)售業(yè)務(wù)記錄無(wú)法核對(duì)，物資處的廢舊物資回收記錄與各生產(chǎn)單位無(wú)法核對(duì)，因?yàn)楦魃a(chǎn)單位也沒(méi)有記錄。
　　
　　六、規(guī)章制度沒(méi)有起到作用
　　
　　公司專(zhuān)門(mén)制定了《廢舊物資回收利用管理辦法》，同時(shí)，涉及的相關(guān)制度還有《出入生產(chǎn)區(qū)管理制度》、《現(xiàn)金有價(jià)證券管理辦法》、《資產(chǎn)管理總則》等，但在這起舞弊案件中，相應(yīng)的制度并沒(méi)有起到作用。這么多的違規(guī)廢舊物資從過(guò)磅、填單、合同、收款、門(mén)衛(wèi)檢查等要經(jīng)過(guò)多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和多個(gè)部門(mén)卻能順利出門(mén)。
　　企業(yè)的一切管理工作都是從建立和健全內(nèi)部控制制度開(kāi)始的，企業(yè)的一切決策都應(yīng)在完善的內(nèi)部控制體系之下運(yùn)行。但是，有了內(nèi)部控制制度，必須嚴(yán)格遵守并嚴(yán)格檢查執(zhí)行情況，才能保證制度的有效運(yùn)行。在這起舞弊案件中，廢舊物資業(yè)務(wù)處理涉及的回收、分類(lèi)、登記、過(guò)磅、合同、出售、收款、門(mén)衛(wèi)檢查等流程環(huán)節(jié)均出現(xiàn)了失控。內(nèi)部控制之所以失控，不是沒(méi)有規(guī)章制度，而是有章不循、違章不究。另外，內(nèi)部控制制度如果存在“蟻穴”，一定要及時(shí)修補(bǔ)完善，否則容易釀成大錯(cuò)。比如，此起舞弊案件的手段并不高明，其之所以得逞，一個(gè)重要原因是票據(jù)管理有漏洞。作為銷(xiāo)售業(yè)務(wù)結(jié)算用的《產(chǎn)品、材料轉(zhuǎn)移結(jié)算單》等重要單據(jù)，竟然沒(méi)有編號(hào)，領(lǐng)用也沒(méi)人管理，完全違背了內(nèi)部控制制度要求的憑證和記錄預(yù)先編號(hào)保持記錄的鏈條性、完整性原則。在內(nèi)部控制方面，對(duì)人的要求不能只注重業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要注重道德素養(yǎng)，因?yàn)橹贫仍偻晟疲绻麤](méi)有合格的人來(lái)執(zhí)行或者執(zhí)行不到位，早晚是要出問(wèn)題的。如果讓其鉆空子得逞一次，則將一發(fā)不可收拾，帶來(lái)更大的損失。如，轟動(dòng)全世界的“巴林銀行倒閉案”，僅僅因?yàn)橐幻麊T工的職業(yè)道德操守有問(wèn)題，進(jìn)行違規(guī)操作，就斷送了一個(gè)歷史悠久、信譽(yù)卓著的企業(yè)，這個(gè)案件最主要的教訓(xùn)就是內(nèi)部控制的松散。也就是缺乏嚴(yán)密的、行之有效的內(nèi)部控制。
　　還有太多類(lèi)似的案例，典型的如我國(guó)的“瓊民源案”、“銀廣廈事件”、“巨人集團(tuán)的倒閉”、“亞細(xì)亞的破產(chǎn)”以及美國(guó)的“安然事件”、“世通公司造假案”等案例，究其原因。大都是疏于內(nèi)部控制。實(shí)實(shí)在在的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)證明：事后控制不如事中控制。事中控制不如事前控制。如果規(guī)范管理、違章必究、控制到位，舞弊案件是可以避免或及早發(fā)現(xiàn)的。可惜的是有些經(jīng)營(yíng)者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，總是等到舞弊案件發(fā)生并造成損失后才尋找補(bǔ)救措施。
　　管理實(shí)踐證明，得控則強(qiáng)，失控則弱，無(wú)控則亂。這些舞弊案件充分說(shuō)明了這個(gè)道