如何建構一次奧運？

根據歷屆奧運會的經驗來看，舉辦北京奧運會所需要的工作人員總數大約在4000 人。這些人要把一場有28 個體育大項、302個運動小項、10000 名運動員、20000名媒體記者參加的盛會運行下來——哦，對了，艾杰比尼爾森媒介研究機構還預測本屆奧運會的觀眾人數將創歷史新高，比上屆雅典奧運會的觀眾人數“40億人次”還要高——這4000 人所要面臨的挑戰不言自明。

總體工作進度表

北京奧組委總體策劃部項目管理處四級項目專家曹蕾在一篇涉及奧運會項目管理的論文里寫道：“從規模上看，奧運會涉及到的參與人員達到數百萬以上，包括運動員、技術官員、媒體記者、奧林匹克大家庭成員貴賓、國際與國內貴賓、奧運會志愿者、奧運會觀眾等。”要應付如此眾多的“龐雜人等”，還要建立相應的場館設施、公共設施、信息平臺——我們要標準，不要混亂。

因此，北京奧運會總體工作進度表(Master Plan) 的設置就顯得尤為重要。它由國際奧委會和北京奧組委共同制定，要確定奧運會籌備期間超過800 項的重要活動、會議和任務及其完成時間。進度表需要涵蓋與組織奧運會直接相關的各個部分，包括場館建設、市場開發、競賽組織、財務、人事管理、新聞和電視轉播、技術服務、法律事務等13 個方面。時間跨度上從2001 年7 月13 日北京與國際奧委會簽署主辦城市合同開始，一直到2009 年9 月北京向國際奧委會遞交2008 年奧運會正式總結報告為止。進度表幾乎等同于北京奧運會的“DNA”。

通常情況下，國際奧組委會給進度表的內容提出一個大的框架，然后由申辦國根據其具體情況作出計劃，具體到每一個實施時間點和進度。定版后，申辦國奧組委必須要嚴格遵循進度表的規定，而且進度表也會成為國際奧委會考核奧組委工作的重要依據。

項目管理處——項目并聯總開關

北京奧組委自2001 年12 月13 日成立，包括秘書行政部、總體策劃部、國際聯絡部、體育部、工程部、環境活動部、運動會服務部、安保部、媒體運行部、新聞宣傳部、文化活動部、市場開發部、醫療服務部、人事部、財務部、法律部、技術部、監察審計部、信息中心等19 個部門，各部門負責本領域內的各項目工作。隨著籌辦工作的推進，相繼增設了物流部、場館管理部、交通部、志愿者部等部門。

曹蕾從項目管理的角度來分析，認為：“奧組委的計劃管理工作是一種弱矩陣的模式，即設于總體策劃部之下的項目管理處負責全委的項目管理工作，形式上相當于項目管理辦公室(ProjectManagement Office)。”

項目管理處無異于奧運各項目的并聯總開關，對體育競賽、國際聯絡、場館建設、場館管理、環境保護、市場開發、票務、技術系統、互聯網、安保、交通、注冊以及餐飲、住宿、觀眾服務、醫療服務與興奮劑控制等運動會服務、開閉幕式與火炬接力、主題文化活動、媒體運行、新聞宣傳、教育、人事、財務、采購與物流、法律、保險與風險管理、后勤保障等約40 個項目領域負責。

如何保障能夠及時監督各項目的進展？北京奧運會項目管理處的方式是運用管理信息系統(PMIS)，比如使用“P3E/C 項目管理軟件”來打破職能部門的管理模式所形成的信息孤島，然后根據實際情況制定北京奧組委計劃管理的工作流程，包括計劃編制、計劃監控、計劃變更三個核心流程。

具體操作方法是，項目經理負責審核和計劃執行監督，其直屬領導三個組——規范組、實施組、系統組。規范組負責培訓和規范規定；實施組負責編制、執行、輔導和反饋；系統組則負責需求分析、系統設計、建設實施、測試應用、支持維護。

“部門+ 合作伙伴”負責

具體實施

根據總體工作進度表，奧運會各個部門會根據自身職能進行項目建設，而奧運各級合作伙伴將會以不同方式參與其中，共同實施。

以信息系統架構為例，在奧組委技術部的牽頭下，北京奧運會全球信息技術合作伙伴源訊負責設計搭建并運行這個龐大的信息系統，該系統的先進和穩健程度關乎到“向全球各地的觀眾和媒體實時轉播奧運會運動員信息和賽事結果”。

具體來說，源訊需要同聯想、中國網通、中國移動等北京奧運會技術合作伙伴合作共同實施及支持本屆奧運會的信息系統架構。它需要連接國內各地超過60 場競賽和非競賽場地，其間將使用900 多臺服務器、7000 臺PC 機和1000 部網絡安全設備。

信息系統架構圍繞三大主要基礎設施：業務連續性、數據網絡和信息安全來展開。舉個例子，源訊公司奧運會項目技術經理蔣升說，“一般網絡系統都是根據平均流量設計的，而奧運會的信息系統全部是按照最大流量為基準進行設計的。哪怕奧運會16 天期間出現網絡最大流量只有10 分鐘，我們都必須按照數倍于這10 分鐘的流量進行設計，而不是按照16 天的平均值設計。此外，我們預計北京奧運會可能會產生2 億個警報。當然，并非每個警報都是威脅，我們的智能監控系統會對每個警報進行相關性分析、累加分析，最后過濾出那些真正的威脅，然后提示、處理。”

制定框架、分職能部門、找到中央監控、各部門與合作伙伴負責具體實施，這似乎是每屆奧運會都會具備的關鍵詞，但我們知道，為何一屆奧運會需要提前8 年時間開始籌備，就是因為繁復細微的標準背后對應著更加繁復細微的工作。